王淑娟

摘 要：本文對新形勢下創(chuàng)新科技檔案管理模式的舉措進(jìn)行分析與探究，希望為相關(guān)人員提供一些幫助和建議，助其更好地創(chuàng)新自身的科技檔案管理模式，通過科技檔案的科學(xué)化管理促進(jìn)單位的發(fā)展與進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：管理模式;科技檔案;創(chuàng)新;探究

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，人們進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，科技檔案管理迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，各單位和企業(yè)應(yīng)采取有效的創(chuàng)新舉措，實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。筆者認(rèn)為，推進(jìn)新時代科技檔案管理模式創(chuàng)新，可以采取如下幾個方面的措施。

1 充分認(rèn)識創(chuàng)新科技檔案管理模式的意義和要求

對于單位或企業(yè)來講，檔案管理工作水平的高低可以作為衡量其管理效果、業(yè)績的標(biāo)準(zhǔn)。在其發(fā)展過程中，科技檔案的作用不容忽視?？萍紮n案管理既能將可靠性、有效性較高的第一手資料提供給單位或企業(yè)，幫助其提升業(yè)績;又可以將充足、大量的信息資源提供給單位或企業(yè)，以便于確定未來發(fā)展的方向，科學(xué)制定發(fā)展方案和措施。不僅如此，健全、創(chuàng)新的科技檔案管理機(jī)制還能夠推動單位或企業(yè)的發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益及市場競爭力。面對不斷發(fā)展的國內(nèi)外形勢，單位或企業(yè)應(yīng)積極改革并創(chuàng)新科技檔案管理機(jī)制，嘗試先進(jìn)的管理機(jī)制，找到與自身發(fā)展相適應(yīng)的科技檔案管理機(jī)制[1 ]，推進(jìn)科技檔案管理工作。

推進(jìn)科技檔案管理模式創(chuàng)新，應(yīng)堅持統(tǒng)一管理科技檔案的基本原則，順應(yīng)科技文件材料及檔案的自然生成規(guī)律，確?？萍紮n案的準(zhǔn)確性與完整性，保持科技檔案管理模式創(chuàng)新的正確方向。

2 進(jìn)一步完善科技檔案管理機(jī)制

在新時代，完善科技檔案管理機(jī)制能夠提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。一般來說，進(jìn)行檔案相關(guān)工作時需要將《檔案法》作為主要的法律依據(jù)，結(jié)合科技檔案利用開發(fā)條例、暫行規(guī)范、工作辦法等法規(guī)規(guī)章，按照單位具體的科技生產(chǎn)狀況，健全并完善科技檔案管理機(jī)制，并使該機(jī)制具備較高的操作性和詳細(xì)性[2 ]。

2.1 規(guī)范科技檔案管理流程并嚴(yán)格要求

在產(chǎn)生、積累、歸檔、收集、審核、存放和使用的全過程中，科技檔案管理都有相應(yīng)的工作規(guī)定和細(xì)則。對按照科技檔案管理機(jī)制嚴(yán)格進(jìn)行檔案管理工作的人員，單位應(yīng)進(jìn)行一定的物質(zhì)或精神獎勵。反之，對不遵守單位制度、條例來管理科技檔案或管理工作不到位的工作人員，應(yīng)進(jìn)行教育和批評，要求其端正工作態(tài)度，及時整改。

2.2 全面加強(qiáng)科技檔案利用體系建設(shè)

單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的基礎(chǔ)性工作，構(gòu)建一個全面的檢索制度，設(shè)計多功能、全方位、系統(tǒng)、實用的檔案檢索方法，將良好的檔案利用渠道提供給單位[3 ]。單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)在完善科技檔案利用工作方面加以重視，改變以往的分散式、傳統(tǒng)型檔案管理模式，創(chuàng)新為集中式、現(xiàn)代化檔案管理模式，為科技檔案的精準(zhǔn)利用與開發(fā)提供條件，培養(yǎng)、引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，推進(jìn)科技檔案管理的現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化，使單位獲得完善的科技檔案服務(wù)。在這一過程中，應(yīng)對科技檔案管理相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)尤為重視。

2.3 建立健全科技檔案管理制度

2.3.1 應(yīng)明確建檔要求、建檔機(jī)制，確定建檔的具體范圍，使建檔機(jī)制納入到科技檔案管理機(jī)制中。應(yīng)將科技檔案的產(chǎn)生、積累、收集職責(zé)落實到部門與個人，并將科技檔案管理納入到單位科研工作流程和環(huán)節(jié)中，使其成為檔案管理人員月度、季度、年度考核的重要指標(biāo)[4 ]。

2.3.2 應(yīng)構(gòu)建保密機(jī)制。單位應(yīng)按照自身具體明確的科技檔案保密范圍，定期做好機(jī)密等級的調(diào)整工作，構(gòu)建機(jī)密檔案審批、查閱的權(quán)限管理機(jī)制。具體工作時，需將檔案保密和檔案利用開發(fā)間的關(guān)系協(xié)調(diào)好，避免科技檔案在利用環(huán)節(jié)出現(xiàn)泄密等情況[5 ]。

2.3.3 應(yīng)針對科技檔案管理機(jī)制來制定全面的配套機(jī)制。如管理人員機(jī)制、資料借閱機(jī)制等，以上機(jī)制都應(yīng)堅持公開、透明的原則，張貼于檔案部門或檔案室的明顯部位，方便使用者更好地了解遵守。

3 不斷更新科技檔案管理方法與設(shè)施

大量檔案管理實例表明，只有使用和更新管理方法，才可以讓科技檔案管理真正實現(xiàn)現(xiàn)代化。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，科技檔案出現(xiàn)了多種類型，檔案的數(shù)量也呈爆發(fā)式增長態(tài)勢，極大地增加了檔案部門的工作量。由此發(fā)現(xiàn)，進(jìn)行科技檔案管理，管理人員應(yīng)采用先進(jìn)、科學(xué)的管理方法，開發(fā)利用科技檔案，使科技檔案更好地為單位的生產(chǎn)和科研活動服務(wù)。與此同時，單位應(yīng)根據(jù)科技發(fā)展?fàn)顩r更新科技檔案管理設(shè)施，通過先進(jìn)的計算機(jī)信息系統(tǒng)管理科技檔案，提高其準(zhǔn)確性和效率，便于檔案信息的儲存和取用，人力大大節(jié)約。因此，單位應(yīng)及時更新科技檔案管理方法與設(shè)施，確保檔案管理工作的先進(jìn)性[6 ]。

4 及時采用新的科技檔案管理技術(shù)

由于人們在學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、生活中普遍運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用和檔案信息共享的實現(xiàn)成為了單位和企業(yè)必須解決的現(xiàn)實問題。為此，應(yīng)采取一些必要措施，解決這一問題。

4.1 加大硬件投入

單位應(yīng)投入更多的資金用于科技檔案管理，做好服務(wù)器、計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施的完善及配備。

4.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)建設(shè)

單位應(yīng)引入并使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，在信息共享、電子化、辦公自動化的條件下不斷強(qiáng)化自身的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建完備的科技檔案數(shù)據(jù)庫，讓各個部門的人員能夠在網(wǎng)絡(luò)條件下進(jìn)行科技檔案的交流、咨詢和溝通。

4.3 規(guī)范檔案信息系統(tǒng)

在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)建設(shè)時，制定新型檔案管理技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，提高科技檔案管理的規(guī)范性，從而創(chuàng)新科技檔案管理模式。

5 進(jìn)一步開發(fā)利用科技檔案

《檔案法》要求檔案機(jī)構(gòu)將便捷的利用條件提供給檔案利用者。一般來說，科技檔案是單位主要的科技信息來源，從這個意義上講，企業(yè)應(yīng)對科技檔案積極主動地進(jìn)行開發(fā)，將其全面深入地利用到自身的生產(chǎn)、科研活動中。為了有效地開發(fā)利用科技檔案，檔案管理人員應(yīng)掌握單位所有科技檔案系統(tǒng)并熟悉編目、機(jī)密等級、載體、時間、類型等情況和方法，把握科技檔案的完整度、使用價值、主要內(nèi)容等。對科技檔案內(nèi)容掌握得越多、越深入，那么開發(fā)科技檔案的效果便越好，特別是對價值高、重要的科技檔案，檔案管理人員應(yīng)盡可能了如指掌[7 ]。與此同時，檔案管理人員應(yīng)做好檔案用戶的研究工作。由于單位中各個部門、各個人員的需求不同，其利用科技檔案時也存在一定的差異性，將檔案用戶研究透徹，才可以提高利用、開發(fā)科技檔案的有效性與針對性。

6 加強(qiáng)科技檔案管理隊伍建設(shè)

科技檔案管理對于工作人員有較高要求，其原因在于科技檔案管理具有較高的科技含量和較廣的內(nèi)容。良好的工作素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、思想意識，有利于最大限度地發(fā)揮科技檔案管理的效力。由此能夠發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員應(yīng)形成并培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的工作精神，努力學(xué)習(xí)新時代的科學(xué)技術(shù)知識、檔案管理知識，把握信息化的檔案管理方式。與此同時，單位應(yīng)定期組織全體檔案管理人員開展專業(yè)技能、專業(yè)知識培訓(xùn)，將優(yōu)質(zhì)的培訓(xùn)教育條件提供給檔案管理人員，通過提高檔案管理人員素質(zhì)實現(xiàn)科技檔案管理的創(chuàng)新。

研究新形勢下創(chuàng)新科技檔案管理模式具有重要的意義。相關(guān)人員應(yīng)對當(dāng)前科技檔案管理的概況有一個全面了解，充分把握創(chuàng)新科技檔案管理模式的作用與價值，通過完善科技檔案管理機(jī)制、更新管理方法與設(shè)施、采用新型檔案管理技術(shù)等多種方式方法，推進(jìn)科技檔案管理模式的創(chuàng)新，更好地為單位和企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步服務(wù)。

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（作者單位：山東省青島市招生考試院）