楊曉文

（青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 青島266000）

檔案系統(tǒng)、軟件的出現(xiàn)和興起，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)時(shí)代的到來(lái)，提升了檔案管理的實(shí)效性，使檔案管理有機(jī)地融入企業(yè)、政府、高校及相關(guān)組織的運(yùn)營(yíng)管理中，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的動(dòng)態(tài)化錄檔、實(shí)時(shí)化檢索、規(guī)范化管理的目的。但要想借助信息技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量，還需要從信息化內(nèi)涵及其對(duì)檔案管理工作的影響等角度出發(fā)，從時(shí)代與社會(huì)發(fā)展的層面上，探索檔案管理的發(fā)展方向與創(chuàng)新理念。以此推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

一、信息化及其建設(shè)的基本內(nèi)涵

信息化主要指發(fā)展、培養(yǎng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的生產(chǎn)力，并使其服務(wù)社會(huì)的時(shí)代歷程。相較于傳統(tǒng)生產(chǎn)力，數(shù)字化、信息化能夠以數(shù)據(jù)庫(kù)、互聯(lián)網(wǎng)、現(xiàn)代通訊為發(fā)展基礎(chǔ)，對(duì)研究要素進(jìn)行收集、處理、存儲(chǔ)、傳輸，以此提升特定人群的學(xué)習(xí)、工作、生活品質(zhì)，推動(dòng)現(xiàn)代社會(huì)的健康發(fā)展。在信息化得到大力發(fā)展的過(guò)程中，信息技術(shù)與信息資源得到了充分的利用與共享，能夠使資源潛力與智能潛力得到有效的發(fā)揮，進(jìn)而使社會(huì)運(yùn)行、組織決策及個(gè)人行為趨于理想狀態(tài)。在信息化建設(shè)過(guò)程中，社會(huì)主體需要在電子商務(wù)、網(wǎng)站、現(xiàn)代通訊等層面上，加大投入力度，注重資源利用、管理體系的建設(shè)。關(guān)注信息技術(shù)與傳統(tǒng)組織架構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制及業(yè)務(wù)模式的融合、融通，進(jìn)而發(fā)揮信息技術(shù)與信息資源的社會(huì)推動(dòng)與服務(wù)作用。在信息化建設(shè)中，知識(shí)管理、信息集成、協(xié)同辦公及信息發(fā)布等平臺(tái)能夠?qū)⑿畔①Y源與信息技術(shù)有效地結(jié)合起來(lái)，使信息化建設(shè)呈現(xiàn)出易用性、強(qiáng)大性、安全性、整合性及移動(dòng)性等特征。因此在檔案管理工作中，信息化建設(shè)的基本內(nèi)容應(yīng)包含信息平臺(tái)、信息技術(shù)及信息資源等內(nèi)容。在借助信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理體系的過(guò)程中，需要檔案管理者或組織負(fù)責(zé)人從技術(shù)、資源及平臺(tái)應(yīng)用的角度出發(fā)，以此提升檔案管理的質(zhì)量。

二、信息化對(duì)檔案管理的影響

（一）檔案管理的機(jī)遇

首先是信息檢索的簡(jiǎn)易性與便捷化。在信息化建設(shè)的背景下，檔案管理員能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)與檢索，能夠突破時(shí)間與空間的限制，提升檔案信息查詢(xún)的精準(zhǔn)性、便捷性與有效性。而在實(shí)際的信息查詢(xún)中，組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)及模糊查詢(xún)等功能可以減少檔案查詢(xún)的時(shí)間，提高查詢(xún)的質(zhì)量，使檔案信息查詢(xún)變得更加便捷。其次，檔案的可控化能夠使管理者在調(diào)取、查看檔案數(shù)據(jù)的過(guò)程中，更好地查詢(xún)到相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，能夠規(guī)避檔案檢索“不全面”“不規(guī)范”等問(wèn)題。此外，檔案查詢(xún)的信息或記錄會(huì)存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便檔案管理員查看并統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的使用情況。最后是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。在信息技術(shù)的支持下，檔案管理者能夠切實(shí)地提升入檔、歸檔的質(zhì)量與效率，使檔案管理更加符合業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范，幫助組織管理者更好地深化檔案管理制度，提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（二）檔案管理的挑戰(zhàn)

首先是信息化建設(shè)與傳統(tǒng)管理模式的沖突。檔案管理員傳統(tǒng)的管理方法、管理手段及管理內(nèi)容都是基于管理實(shí)踐、管理經(jīng)驗(yàn)及管理目標(biāo)所形成的，相對(duì)科學(xué)、相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理體系。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理方法、體系及模式將難以適應(yīng)信息化建設(shè)的基本要求，進(jìn)而阻礙信息化建設(shè)的進(jìn)程。另一方面，信息化建設(shè)也將導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理體系發(fā)生內(nèi)容、秩序及行為等層面上的混亂，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)缺乏目標(biāo)和方向。其次是檔案管理員與信息化建設(shè)的矛盾，如果檔案管理者缺乏充足的信息化素養(yǎng)、信息化能力，將導(dǎo)致檔案管理信息化難以得到有效的推進(jìn)，進(jìn)而使檔案管理工作發(fā)展滯后。因此，信息化建設(shè)在能力、素養(yǎng)及理念上，對(duì)檔案管理員提出了諸多的挑戰(zhàn)。

三、檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)、政府或?qū)W校，通常將信息化建設(shè)所帶來(lái)的挑戰(zhàn)作為革新檔案管理工作的突破點(diǎn)。然而在實(shí)際建設(shè)中，卻存在諸多的技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題。

（一）信息化技術(shù)的應(yīng)用深度

檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從信息資源、信息技術(shù)與管理平臺(tái)等角度出發(fā)，而在實(shí)際應(yīng)用中，檔案管理人員通常將信息化技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用作為檔案信息化建設(shè)的全部?jī)?nèi)容，難以充分發(fā)揮信息化技術(shù)和管理平臺(tái)在檔案管理中的功能和作用。而在檔案管理“方法”“內(nèi)容”“模式”上，依舊以傳統(tǒng)的管理體系、理念及思想為主。如果檔案管理者難以深化信息化技術(shù)的應(yīng)用深度，將導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)依舊局限在表層，難以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，無(wú)法提升檔案管理工作的信息化、智能化及現(xiàn)代化水平。

（二）信息化技術(shù)的應(yīng)用維度

在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，信息化技術(shù)依舊停留在檔案管理領(lǐng)域，沒(méi)有與其他部門(mén)建立聯(lián)系，進(jìn)而使信息資源的獲取、利用及存儲(chǔ)質(zhì)量受到影響。雖然應(yīng)用維度與應(yīng)用深度的概念較為相近，但關(guān)系到檔案管理在組織運(yùn)作、經(jīng)營(yíng)管理及機(jī)制建構(gòu)中的地位，影響檔案管理在決策制定與戰(zhàn)略規(guī)劃中的作用。但由于信息化技術(shù)的應(yīng)用維度較窄，導(dǎo)致信息化背景下的檔案管理工作依舊停留在傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)范疇中，無(wú)法觸類(lèi)旁通、開(kāi)拓發(fā)展，不能與其他業(yè)務(wù)部門(mén)形成系統(tǒng)統(tǒng)一的整體。

（三）檔案管理的數(shù)字化水平

由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)還處于探索階段，因此很多聲像、圖紙、文檔等資料依舊采用相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅提高了查閱與管理的難度，更不利于檔案的管理。而部分組織或機(jī)構(gòu)雖然能夠開(kāi)展信息化檔案管理工作，然而卻在檔案管理中出現(xiàn)“數(shù)字檔案”與“紙質(zhì)檔案”并存的問(wèn)題。因此，要想切實(shí)提高檔案管理的實(shí)效性與有效性，還需要加大財(cái)力、物力及人力等層面的投入力度。此外是檔案信息管理平臺(tái)的安全問(wèn)題，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，部分組織或機(jī)構(gòu)往往忽視網(wǎng)絡(luò)信息安全防范的價(jià)值和作用，導(dǎo)致檔案管理風(fēng)險(xiǎn)增加，不利于信息化建設(shè)工作的持續(xù)推進(jìn)。

四、信息化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑

在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理工作還存在諸多的問(wèn)題和弊端，需要組織負(fù)責(zé)人從應(yīng)用深度、應(yīng)用維度、數(shù)字化水平及理念創(chuàng)新等層面出發(fā)，切實(shí)優(yōu)化檔案管理的信息化水平，創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容、方法及理念。在某種程度上，應(yīng)用信息化技術(shù)的過(guò)程，也屬于檔案管理體系的創(chuàng)新過(guò)程，能夠從多個(gè)角度、多個(gè)層面，為我國(guó)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展提供支持和幫助。

（一）深化信息化技術(shù)的應(yīng)用深度

在檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用深度主要指技術(shù)的應(yīng)用程度，譬如入檔信息化、管理信息化及查詢(xún)信息化等。但要想切實(shí)深化信息技術(shù)的應(yīng)用深度，首先應(yīng)從檔案管理需求的角度出發(fā)，確定信息化技術(shù)的應(yīng)用目標(biāo)。譬如在知識(shí)管理中的顯性知識(shí)與隱性知識(shí)上，管理員可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升隱性知識(shí)的管理質(zhì)量，使隱性知識(shí)呈現(xiàn)出可視化、具體化及顯性化特點(diǎn)。其次從管理質(zhì)量的角度出發(fā)，提升信息化技術(shù)的應(yīng)用廣度。在檔案管理中，管理者應(yīng)以精細(xì)化管理為抓手，利用信息化技術(shù)提升不同檔案管理環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。使其所利用的信息化技術(shù)類(lèi)型、種類(lèi)更加多樣和更加廣泛。譬如為提升檔案信息檢索服務(wù)的質(zhì)量，可將大數(shù)據(jù)的信息挖掘技術(shù)、分析技術(shù)應(yīng)用在信息檢索及習(xí)慣歸納的過(guò)程中，使信息檢索更加“人性化”“具體化”“智能化”。

（二）拓展檔案管理的管理維度

拓展檔案管理維度，能夠延伸信息化技術(shù)的應(yīng)用范疇，使檔案管理成為組織或機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略制定、決策制定的依據(jù)。首先，構(gòu)建并完善檔案信息管理平臺(tái)，使檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)部門(mén)建立聯(lián)系，進(jìn)而形成檔案數(shù)據(jù)和信息的自動(dòng)收集、自動(dòng)整理、自動(dòng)存儲(chǔ)及自動(dòng)歸檔的“目的”。其次，要充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及自動(dòng)化技術(shù)，使檔案數(shù)據(jù)管理工作呈現(xiàn)出規(guī)律化、標(biāo)準(zhǔn)化的特征。即根據(jù)機(jī)構(gòu)或組織存儲(chǔ)、調(diào)用、查詢(xún)檔案的特點(diǎn)，智能地抓取與之相對(duì)應(yīng)的“數(shù)據(jù)信息”，以此形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。但在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理員需要根據(jù)信息化技術(shù)所提供的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行信息歸納、分類(lèi)及存儲(chǔ)等工作。以此使各部門(mén)或單位的信息資源得到有效的整合。最后，要構(gòu)建外延式“管理機(jī)制”，將組織或機(jī)構(gòu)涉及財(cái)務(wù)、財(cái)稅等內(nèi)容的檔案信息，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的方式，介入政府網(wǎng)站或信息管理平臺(tái)中，以此減少相關(guān)檔案管理環(huán)節(jié)，提升檔案管理的質(zhì)量與效率。此外，在“拓展檔案管理維度”或“擴(kuò)寬技術(shù)應(yīng)用范疇”的過(guò)程中，組織負(fù)責(zé)人應(yīng)加大人員培訓(xùn)力度，注重信息素養(yǎng)、信息能力及專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，并以人員培訓(xùn)為抓手，解決傳統(tǒng)檔案管理方法、模式、理念及經(jīng)驗(yàn)與信息化建設(shè)之間的矛盾和沖突，使檔案管理員可以更好地參與檔案信息化建設(shè)的全過(guò)程。

（三）構(gòu)建科學(xué)合理的保障機(jī)制

首先構(gòu)建監(jiān)管機(jī)制。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中所存在的數(shù)字化水平低的問(wèn)題，組織負(fù)責(zé)人應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，明確檔案管理者在信息化建設(shè)中所肩負(fù)的責(zé)任和義務(wù)，確定管理目標(biāo)及工作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而在人力、物力、財(cái)力得到有效投入的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的數(shù)字化水平。其次，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中所存在的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，組織負(fù)責(zé)人從預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)漏洞及信息泄露等層面出發(fā)，構(gòu)建科學(xué)合理的防范機(jī)制，明確檔案管理者在網(wǎng)絡(luò)信息安全防范中的責(zé)任，以此使檔案管理信息化建設(shè)體系更加完善、更加系統(tǒng)和更加安全。最后，要構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑u(píng)價(jià)審核機(jī)制。在創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容、方法及方向的過(guò)程中，檔案管理員往往肩負(fù)著檔案信息入錄、數(shù)字檔案檢索、檔案信息挖掘和管理等層面的責(zé)任，要想切實(shí)提高檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性，就必須構(gòu)建出與之相對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制，以此診斷管理員在檔案管理中所存在的問(wèn)題，提升檔案管理的水平和質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)使檔案管理的內(nèi)容、形式及方法都發(fā)生了深刻的轉(zhuǎn)變，能夠切實(shí)地提升傳統(tǒng)檔案管理的實(shí)效性與有效性。然而在技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中，卻存在諸多的問(wèn)題。因此在創(chuàng)新檔案管理體系時(shí)，需要檔案管理者從技術(shù)應(yīng)用深度、維度及構(gòu)建保障機(jī)制等角度出發(fā)，深化信息化技術(shù)與檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系，彰顯信息化技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，使檔案管理工作呈現(xiàn)出智能化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、多元化的新特征和新特點(diǎn)。