孫 靜 山東省菏澤市牡丹區(qū)教育和體育局

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)對(duì)檔案管理的重視程度也越來(lái)越高。目前，檔案管理工作是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作，可以有效推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。隨著我國(guó)科技的快速發(fā)展，檔案管理工作也出現(xiàn)了新的管理方式，信息化建設(shè)勢(shì)在必行。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要切實(shí)強(qiáng)化信息技術(shù)的綜合應(yīng)用，使其能夠充分發(fā)揮高效調(diào)用、共享以及整合優(yōu)化的作用，進(jìn)而為促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定快速發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)?，F(xiàn)針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，分析事業(yè)單位檔案管理工作的主要問(wèn)題，明確事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)發(fā)展方向，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)更好地發(fā)展提供完備的思路。

近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人們工作理念的轉(zhuǎn)變，人們對(duì)檔案管理工作的重視度越來(lái)越高。隨著信息化發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作急需作出改變。當(dāng)前，檔案管理工作中存在效率低下、質(zhì)量參差不齊、管理手段落后等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)展。因此基于現(xiàn)代信息技術(shù)手段強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效果具有重要意義。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷優(yōu)化，人們對(duì)各行各業(yè)的要求也越來(lái)越高。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在一些問(wèn)題，由于各單位規(guī)模、人員結(jié)構(gòu)等不同，其對(duì)檔案管理工作有著不同的要求。部分事業(yè)單位不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理手段落后，檔案管理人員工作效率低下。事業(yè)單位檔案管理工作需要根據(jù)員工的綜合素質(zhì)、工作環(huán)境進(jìn)行考核評(píng)估，結(jié)合檔案管理工作質(zhì)量水平，分析其中可能存在的問(wèn)題，避免因?yàn)闄n案管理工作的疏忽而出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題。在實(shí)際工作中，部分事業(yè)單位沒(méi)有建立完善的檔案管理制度，內(nèi)部規(guī)章制度不規(guī)范、不合理。在日常工作中，部分檔案管理人員對(duì)檔案管理制度不重視，導(dǎo)致出現(xiàn)資料丟失、保管不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，直接影響了檔案信息資料的安全保管，影響了事業(yè)單位工作的順利開(kāi)展。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理模式，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高其知識(shí)技術(shù)水平，確保檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。在實(shí)際工作中，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)與各單位領(lǐng)導(dǎo)之間的有效溝通和交流，以有效發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的積極作用，探索符合時(shí)代發(fā)展的檔案管理模式。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)工作起步較晚，可參考的資料和信息也比較少。目前大部分事業(yè)單位都缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員。由于事業(yè)單位的特殊性，員工的工作質(zhì)量、工作效率都會(huì)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)造成很大影響。有些工作人員因?yàn)槿粘９ぷ鬟^(guò)于繁忙，無(wú)法及時(shí)完成事業(yè)單位下達(dá)的檔案管理建設(shè)指標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理信息化工作出現(xiàn)了許多問(wèn)題。近年來(lái)，雖然我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)工作取得了較大進(jìn)展，但是相關(guān)管理制度、操作標(biāo)準(zhǔn)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有完全統(tǒng)一。現(xiàn)有的管理模式很難滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的要求，比如，多數(shù)事業(yè)單位的相關(guān)管理制度不完善、不健全；部分事業(yè)單位的相關(guān)管理人員未及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)；部分事業(yè)單位缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員；部分事業(yè)單位的管理人員缺少對(duì)檔案管理相關(guān)政策的了解，這些問(wèn)題會(huì)影響我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的效率和質(zhì)量，嚴(yán)重制約我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

當(dāng)前，我國(guó)檔案管理工作已經(jīng)逐漸走上現(xiàn)代化管理道路。事業(yè)單位要不斷創(chuàng)新檔案管理方式，提高事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化水平，打造高質(zhì)量的檔案管理信息化平臺(tái),要將檔案管理信息化作為檔案管理部門(mén)未來(lái)發(fā)展的重要任務(wù)之一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理主要以紙質(zhì)材料為主，為了優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位需要不斷完善相關(guān)管理制度及檔案管理流程，同時(shí)還需要開(kāi)展現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)來(lái)解決檔案管理存在的問(wèn)題。

積極轉(zhuǎn)變工作理念，有效提升事業(yè)單位檔案管理水平，為各項(xiàng)工作提供有利條件。首先，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段提升檔案管理信息化水平。傳統(tǒng)檔案管理模式主要依靠人力和物力，難以滿(mǎn)足當(dāng)下各單位的需求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)優(yōu)化資源配置，提高檔案管理工作效率。事業(yè)單位通過(guò)信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)，可以更好地滿(mǎn)足各個(gè)單位不同的工作需求。其次，將信息技術(shù)手段融入檔案管理中。各事業(yè)單位應(yīng)該積極利用信息技術(shù)手段改進(jìn)檔案管理方法，不斷促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。在實(shí)際工作中，應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，將檔案管理創(chuàng)新理念應(yīng)用到實(shí)際工作中，通過(guò)對(duì)檔案資料的收集整理，有效提高檔案管理的信息化水平。

制定科學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃

首先，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須制定科學(xué)的規(guī)劃，明確自身職能定位及發(fā)展目標(biāo)。以相關(guān)要求及行業(yè)趨勢(shì)為基礎(chǔ)，制定合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，結(jié)合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、社會(huì)環(huán)境以及國(guó)家對(duì)事業(yè)單位的管理要求，更好地提高事業(yè)單位整體工作效率。其次，事業(yè)單位需要不斷完善工作流程，制定相關(guān)工作制度，不斷提升其服務(wù)水平。在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求確定具體的規(guī)劃，在加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用時(shí)，需要注意將檔案管理信息化建設(shè)與生產(chǎn)管理融為一體。最后，為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位工作效率和服務(wù)水平的提升，應(yīng)該不斷完善檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)內(nèi)容并嚴(yán)格按照相關(guān)要求開(kāi)展工作。例如，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，可實(shí)現(xiàn)檔案信息共享、查詢(xún)，并提供個(gè)人、單位聯(lián)系方式等數(shù)據(jù)庫(kù)信息；還可以充分利用QQ、微信公眾號(hào)等平臺(tái)開(kāi)展工作，通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)站提升檔案信息的公開(kāi)度，促進(jìn)各單位信息以及工作進(jìn)展情況之間的交流、溝通等，并借助公共服務(wù)平臺(tái)為受眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，有效提升其工作質(zhì)量和效率。

提升檔案管理信息化水平

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中必須注重提高工作人員的工作效率和水平，以更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展。首先，根據(jù)各單位的實(shí)際情況制定一個(gè)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃。要積極了解檔案管理工作的具體內(nèi)容，包括行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)以及員工所掌握的知識(shí)技能等。其次，要進(jìn)行綜合分析，利用現(xiàn)代化手段改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的特點(diǎn)以及行業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，綜合分析檔案管理領(lǐng)域的各項(xiàng)工作內(nèi)容。例如利用軟件技術(shù)進(jìn)行檔案管理存儲(chǔ)和檢索等相關(guān)操作，實(shí)現(xiàn)可視化。最后，要充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)越性，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，可以利用信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及生物識(shí)別技術(shù)等從整體和細(xì)節(jié)上分別提升事業(yè)單位檔案管理水平。

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該積極利用信息技術(shù)提高檔案管理服務(wù)，運(yùn)用信息技術(shù)建立完善且高效的檔案管理信息化系統(tǒng)，從而規(guī)范事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)達(dá)到新水平。同時(shí)，應(yīng)該積極引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，例如，利用人工智能進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與處理工作，這樣不僅能夠有效保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)要求落實(shí)到實(shí)際應(yīng)用層面，同時(shí)也能使事業(yè)單位的內(nèi)部系統(tǒng)更加完善。事業(yè)單位還應(yīng)該積極主動(dòng)地利用信息技術(shù)完成各項(xiàng)管理工作，如利用物聯(lián)網(wǎng)建立完善且高效的檔案管理體系，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源的有效調(diào)用和共享。

由于事業(yè)單位工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，其內(nèi)部人員和外部環(huán)境具有一定的復(fù)雜性。所以，事業(yè)單位應(yīng)該利用信息技術(shù)將檔案管理和業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，提高檔案管理水平和管理效果，有效發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。為此，事業(yè)單位應(yīng)積極貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定，有效整合現(xiàn)有的資源，提升檔案利用率，并利用云計(jì)算建立完善且高效的檔案管理系統(tǒng)，提升整個(gè)檔案系統(tǒng)的利用率，以此促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

重視專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，需要切實(shí)重視專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。可以采取各種方式進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，例如，對(duì)相應(yīng)崗位的工作人員開(kāi)展培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)提高這些工作人員的專(zhuān)業(yè)技能；還可以與各高?；蛘呖蒲袡C(jī)構(gòu)合作建立人才培養(yǎng)基地、學(xué)習(xí)中心等，讓相關(guān)崗位工作人員進(jìn)入其中學(xué)習(xí)，使其更好地掌握信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，從而對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行有效優(yōu)化。除此之外，還需要加強(qiáng)崗位人員的職業(yè)道德教育與思想教育，提高其個(gè)人素質(zhì)與技能水平，提高員工的安全意識(shí)及責(zé)任意識(shí)，提升部門(mén)的綜合素質(zhì)能力，為推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供良好保障。

為了不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展和壯大，重視專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的規(guī)范化建設(shè)十分必要。因此，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)需要打造合理的人力資源管理體系。

加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，首先，要不斷加強(qiáng)事業(yè)單位的軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟硬件設(shè)施的完善可以讓檔案管理工作更加輕松，也可以為現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建立奠定良好的基礎(chǔ)。事業(yè)單位在軟硬件設(shè)施建設(shè)過(guò)程中必須重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，例如，安裝具有加密功能的軟件可以對(duì)檔案資源進(jìn)行保護(hù)，避免出現(xiàn)信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。其次，建立和完善電子借閱系統(tǒng)。事業(yè)單位沒(méi)有及時(shí)建立電子借閱系統(tǒng)或電子借閱系統(tǒng)不完善的話(huà)，會(huì)導(dǎo)致大量檔案文件在無(wú)法被利用，這樣不僅會(huì)造成大量檔案資料的閑置，還可能影響其他相關(guān)部門(mén)的工作進(jìn)展。為了提高電子檔案的借閱效率，一定要建立和完善電子借閱系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化控制。要利用現(xiàn)代化技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，完善文件檢索系統(tǒng)。最后，目前事業(yè)單位內(nèi)部的檔案信息資料存在一定的安全隱患。一些人會(huì)通過(guò)非法手段獲取事業(yè)單位的檔案信息資料或者隨意刪除這些資料，部分單位檔案信息資料存在違規(guī)操作的現(xiàn)象，因此要不斷加強(qiáng)信息安全意識(shí)，制定完善的安全措施。為了減少信息安全隱患，事業(yè)單位應(yīng)該積極提高信息安全系數(shù)，設(shè)置防火墻，提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力，同時(shí)不斷進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，提高安全性，還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理。事業(yè)單位還要加大法律法規(guī)的宣傳力度，培養(yǎng)相關(guān)人員的法制觀(guān)念，更大程度地提高檔案信息安全防護(hù)水平。

完善信息化檔案管理制度

建立信息化檔案管理制度是我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，要充分重視管理制度對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的促進(jìn)作用。為了提高檔案管理信息化建設(shè)工作的科學(xué)性和合理性，需要充分結(jié)合實(shí)際工作構(gòu)建起健全的信息化管理制度。例如，在信息化管理過(guò)程中要確保電子系統(tǒng)的安全性，這樣才能對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效管理。在此基礎(chǔ)上還要注重對(duì)相關(guān)設(shè)備的日常維護(hù)、定期檢查等，使其更好地發(fā)揮作用。另外還要利用新技術(shù)對(duì)檔案信息材料進(jìn)行保存和管理，提升檔案信息系統(tǒng)的實(shí)用性。同時(shí)，使用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理還必須進(jìn)行相應(yīng)的檢測(cè)，確保其符合工作標(biāo)準(zhǔn)；也要注意對(duì)軟硬件的及時(shí)維護(hù)與更新，及時(shí)消除安全隱患。在檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)要確保相關(guān)設(shè)備不受損壞，保證設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行，這樣才能更好地提高檔案信息系統(tǒng)的利用率。

事業(yè)單位要在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中逐步完善相關(guān)的規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，進(jìn)而將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，確保檔案管理制度能對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行有效規(guī)范，從而進(jìn)行有效的監(jiān)控和管理。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以有效提升其工作效率，提升單位整體管理水平。事業(yè)單位應(yīng)積極構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，不斷完善檔案管理信息化的工作內(nèi)容，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作順利開(kāi)展。此外要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用及相關(guān)人員之間的溝通，有效利用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。創(chuàng)新檔案管理模式，更好地發(fā)揮出檔案管理信息化的作用，以期為促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供重要保障。