劉朕中

（陜西小保當?shù)V業(yè)有限公司，陜西 榆林 719000）

為了解決煤礦安全隱患問題，落實煤礦安全生產(chǎn)責任，預防煤礦生產(chǎn)安全事故發(fā)生，陜西小保當?shù)V業(yè)有限公司（以下簡稱“小保當”）建立了智能安全預控系統(tǒng)、煤礦井下人員定位系統(tǒng)、井下安全人員（瓦斯）巡檢系統(tǒng)等信息系統(tǒng)。自建立以來這些系統(tǒng)不斷產(chǎn)生許多技術含量高、參考價值大的電子文件以及具有長期保存價值的結構化數(shù)據(jù)。為使這些文件和數(shù)據(jù)能夠按標準歸檔、管理且發(fā)揮其最大的利用價值為企業(yè)發(fā)展、運營服務，小保當成設立“煤礦安全系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理”課題研究項目，主要研究內(nèi)容包括：1.建立以電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、科學化管理為核心，相關單位和人員權責明確，覆蓋從建設項目電子文件“形成、流轉(zhuǎn)、歸檔”到電子檔案“移交、保管、利用”等的全流程管理制度體系；2.研究建設小保當項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類體系；3.研究建設小保當項目電子文件歸檔和電子檔案管理中存儲格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、封裝和備份等關鍵技術方案；4.研究建立小保當項目電子文件自動分類、自動編目、自動歸檔機制；5.提出、制定小保當電子文件在流轉(zhuǎn)及長期保存過程中保證其真實性、完整性、可用性和安全性（以下簡稱“四性”）解決方案。課題研究項目主要目標是使各業(yè)務系統(tǒng)（煤礦安全系統(tǒng)）、OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)建立銜接的關系，根據(jù)煤礦行業(yè)及小保當各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件及數(shù)據(jù)特點編制其歸檔范圍和保管期限表，利用數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)對原生電子文件、數(shù)據(jù)進行收集、清洗、規(guī)約、轉(zhuǎn)換，封裝為標準格式向電子檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，同時要求創(chuàng)建檢測系統(tǒng)在電子文件和元數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)及長期保存過程檢測其是否真實、完整、可用、安全，且制定科學、合理的備份還原機制防止檔案由于自然災害、人為風險而受到損害。

小保當煤礦安全系統(tǒng)會不斷產(chǎn)生大量的原生電子文件。例如，煤礦井下人員定位系統(tǒng)對每個礦工的井下位置狀況、進入?yún)^(qū)域進行管理，反映井下人員工作情況等。首先，各個系統(tǒng)產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)龐大，全部進行歸檔增加了數(shù)據(jù)化檔案管理難度，降低了經(jīng)濟效益，且短時效的數(shù)據(jù)過期后并無實際意義，因此如何確定這些文件和數(shù)據(jù)的歸檔范圍和保管期限是我們課題研究的首要問題。其次，各個系統(tǒng)的運行平臺和開發(fā)語言差異較大，所使用的通信協(xié)議和數(shù)據(jù)格式各不相同，且原生數(shù)據(jù)或以結構化的方式存儲或以文件（例如XML）的方式進行存儲，如何使這些文件和數(shù)據(jù)以統(tǒng)一的格式進行歸檔，是課題研究的核心技術要求。再者，文件和數(shù)據(jù)從業(yè)務系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)中進行流轉(zhuǎn)、在檔案系統(tǒng)長期存儲以及向其他系統(tǒng)進行移交等過程，如何保證電子文件、元數(shù)據(jù)、信息包、傳輸環(huán)境、存儲環(huán)境、存儲介質(zhì)等的四性則是電子檔案的重要管理手段。

一、建立小保當電子文件管理規(guī)章制度

依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》等標準規(guī)范，建立小保當電子文件管理規(guī)章制度，明確電子文件管理分管領導責任，并將電子文件管理職責納入相應的檔案人員、業(yè)務人員、信息人員的崗位職責范圍，建立符合小保當檔案業(yè)務的電子文件管理操作規(guī)則和指南，詳細地指明電子文件從生成、登記、流轉(zhuǎn)、鑒定、歸檔、管理、永久保存或銷毀整個生命周期的任務和要求，具有可操作性，讓業(yè)務人員、檔案人員在電子文件管理過程中有章可循，有據(jù)可查。

二、建立小保當電子文件分類、歸檔范圍和保管期限表

在梳理小保當電子文件分類歸檔范圍和保管期限時，不僅要參照國家、行業(yè)相關政策法規(guī)，同時要結合小保當各項檔案管理規(guī)定以及實際數(shù)據(jù)特征特點。參照《煤礦安全監(jiān)管條例》《煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等相關規(guī)定，根據(jù)各業(yè)務系統(tǒng)特點首先建立分類，煤礦安全系統(tǒng)作為一級類目，各業(yè)務系統(tǒng)名稱作為二級類目，三級類目按照各業(yè)務系統(tǒng)專業(yè)、項目性質(zhì)、種類和用途等設置，例如，智能瓦斯巡檢系統(tǒng)下屬分類（井下巡檢學習資料、井下巡檢安全技術措施、井下巡檢安全文件、井下巡檢法律法規(guī)、井下巡檢日統(tǒng)計表、井下巡檢班統(tǒng)計表、井下巡檢月統(tǒng)計表、井下巡檢瓦斯巡檢日報表、井下巡檢記錄）。對于學習資料、安全技術措施、安全文件等保管期限設為永久，其他類別保管期限均設為30年。最終編制了《小保當電子文件歸檔范圍和保管期限表》。

三、利用數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)建立小保當檔案資源池

數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)支持多源異構數(shù)據(jù)接入、支持各種關系型數(shù)據(jù)庫（Mysql、Oracle、Sqlserver）、支持多接口多協(xié)議的推送傳輸（RestFul、WebService接口數(shù)據(jù)和Http、TCP、UDP多種協(xié)議），可存儲非結構化數(shù)據(jù)、半結構化數(shù)據(jù)以及結構化數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)采集和接收各業(yè)務系統(tǒng)的原生電子文件和結構化數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)聚合和數(shù)據(jù)分發(fā)等操作，形成龐大的檔案數(shù)據(jù)資源池。通過Javascript、Java、Python、Shell等腳本實現(xiàn)數(shù)據(jù)聚合過程中復雜的邏輯判斷，實現(xiàn)對資源池中的數(shù)據(jù)進行歸檔范圍劃分和保管期限的設置。許多業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是以非結構化數(shù)據(jù)（XML、txt等）的方式進行存儲，難以理解、存儲和利用，借助數(shù)據(jù)治理就可以將非結構化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為結構化數(shù)據(jù)進行儲存，提高了數(shù)據(jù)的可用性和利用效率。

四、歸檔接口研究

需要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標準，確保各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件及元數(shù)據(jù)自動同步歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)，使各業(yè)務系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)互為銜接，實現(xiàn)電子文件的“一鍵式”歸檔。要形成規(guī)范的信息包，再通過相關接口技術實現(xiàn)信息包在系統(tǒng)間的交換。信息包也是電子檔案長期保存和移交進館的主要存儲形式。主要依據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，效仿OAIS模型中對電子文件的封裝方式，通過XML采集文件數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)，并按照文件數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)的結構關系進行物理打包封裝，生成至少一個歸檔信息包。信息包主要內(nèi)容包括：封裝包格式描述、版本、封裝包創(chuàng)建時間、數(shù)據(jù)來源、電子文件和被簽名對象等，封裝核心內(nèi)容包括：業(yè)務實體塊、文件實體塊、責任實體塊和關系實體塊。煤礦安全系統(tǒng)、數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)均以WebService接口方式進行數(shù)據(jù)傳輸，在電子檔案管理系統(tǒng)編寫通用的標準數(shù)據(jù)歸檔接口，由歸檔系統(tǒng)進行各自的WebService歸檔調(diào)用。標準數(shù)據(jù)歸檔接口可以保持向后兼容，適用于任何業(yè)務系統(tǒng)接口集成，無須重新開發(fā)，也無須修改現(xiàn)有接口代碼。

五、關鍵技術解決電子檔案管理的問題

一是構建煤礦安全系統(tǒng)電子檔案元數(shù)據(jù)體系。目前，國內(nèi)沒有明確煤礦安全系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)標準，也缺乏具體的實踐案例。煤礦安全系統(tǒng)文件與文書類電子文件類似，例如，管理制度、安全措施等是以文檔形式上傳而來，可以參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》將文件屬性作為其元數(shù)據(jù)。這些也有其自身業(yè)務特點，例如，監(jiān)測運行記錄、隱患清單等是一個時間段某個作業(yè)詳情的真實記錄，是很多種監(jiān)測數(shù)值的集中展示。根據(jù)《信息和文獻.記錄管理過程.記錄用元數(shù)據(jù).第1部分：原則》對記錄用元數(shù)據(jù)的概念區(qū)分，將電子文件元數(shù)據(jù)分為：文件實體、機構人員實體、業(yè)務實體、實體關系4個部分，從這4個角度描述電子文件。二是利用數(shù)字摘要、時間戳、數(shù)字簽名和哈希校驗等方式，驗證電子文件、信息包是否真實有效。三是通過具有可信驗證機制的安全接口通信交互，不使用中間數(shù)據(jù)庫等中轉(zhuǎn)方式傳遞數(shù)據(jù)；控制用戶對資源的訪問，僅授予用戶所需的最小權限，采用身份認證，防抵賴、可追蹤，減少用戶在接收過程中的不必要操作，避免誤操作帶來的風險；數(shù)據(jù)傳輸通道加密，并做到點對點傳輸，在傳輸前，先確定對方身份，避免非法傳輸申請，并且對傳輸內(nèi)容進行加密，需要保證傳輸?shù)倪^程不被竊取或信息完整性被破壞。

六、建立自動分類、自動編目、自動歸檔機制

在數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)間設立自動機制。數(shù)據(jù)治理系統(tǒng)按照規(guī)定的頻次自動從各業(yè)務系統(tǒng)采集和接收數(shù)據(jù)統(tǒng)一放入檔案資源池，并按照制定好的歸檔范圍和保管期限設置自動進行數(shù)據(jù)篩選封裝，然后將封裝好的信息包推送到電子檔案管理系統(tǒng)，后者設立專門的歸檔接收模塊，實現(xiàn)接收電子文件和元數(shù)據(jù)的跟蹤、統(tǒng)計。接收到信息包后自動調(diào)用四性檢測工具進行檢測并生成檢測報告和明細，最后將解析后的文件和元數(shù)據(jù)存儲在系統(tǒng)對應門類中進行管理。另外，按照歸檔要求采取按件的形式進行自動邏輯編目歸檔，系統(tǒng)需要設計檔號自動規(guī)則及檔案相關的元數(shù)據(jù)，根據(jù)文件與檔案的對應關系，實現(xiàn)自動歸檔。同時，這種自動機制實現(xiàn)了小保當網(wǎng)絡化和無紙化模式，實現(xiàn)了煤礦安全系統(tǒng)電子文件“單套制”歸檔。

七、“四性”保證措施

國家檔案局印發(fā)的《文書類電子檔案檢測一般要求》為電子檔案四性檢測提供了技術規(guī)范和技術指導。參照此標準，小保當開發(fā)出真實性、完整性、可用性和安全性等四性檢測系統(tǒng)，在歸檔環(huán)節(jié)、移交與接收環(huán)節(jié)、長期保存環(huán)節(jié)自動調(diào)用設置好的檢測策略對電子文件、元數(shù)據(jù)、信息包、網(wǎng)絡環(huán)境、存儲環(huán)境、存儲介質(zhì)等執(zhí)行四性檢測并生成檢測報告和檢測細則。利用關鍵技術驗證電子文件及信息包是否被篡改、是否真實；利用元數(shù)據(jù)設置方案檢測元數(shù)據(jù)是否缺失、是否準確和完整；集成病毒查殺工具檢測電子文件、信息包、存儲介質(zhì)、存儲環(huán)境等是否安全；檢測文件與元數(shù)據(jù)關聯(lián)性、文件是否可用等。檢測工具支持自定義設置檢測策略，包括檢測頻率（天、季度或年）、檢測范圍（數(shù)據(jù)范圍）、檢測比例（全檢或抽檢）、檢測項篩選，且同時支持手動檢測和自動檢測。

八、長期保存與移交接收

在“單套制”越來越趨于主流的時代，做好電子檔案長期保存和移交接收工作對檔案工作意義重大。長期保存和移交接收的前提是要保證電子檔案的真實、完整、可用、安全。首先，長期保存需要統(tǒng)一電子文件的存儲格式，小保當利用OpenOffice等轉(zhuǎn)換工具將系統(tǒng)原生電子文件轉(zhuǎn)換為PDF統(tǒng)一進行利用管理，采用數(shù)字摘要、電子簽名、時間戳等技術措施生成電子文件固化信息，避免人為因素導致數(shù)據(jù)失真或遺漏；其次，對于長期保存信息包的封裝，將元數(shù)據(jù)與電子文件按照其邏輯結構封裝為更利于長期保存的格式（與歸檔信息包類似）；最后，對于長期保存的信息包配置檢測策略可手動或自動檢測其四性?！峨娮訖n案移交與接收辦法》為電子檔案移交與接收工作提供了政策依據(jù)和業(yè)務指南。移交接收工作分為在線和離線兩種方式，相同點是都需要生成移交信息包。根據(jù)電子檔案移交與接收辦法中描述的電子檔案存儲結構將電子檔案說明文件、目錄文件、電子檔案及其他信息封裝為移交信息包，通過在線接口或離線載體的傳輸方式移交給檔案館或其他相關管理系統(tǒng)。在移交和接收的過程都要對信息包進行四性檢測。

九、電子檔案備份還原機制

由于檔案的不可再生性以及一旦損毀將產(chǎn)生嚴重后果的特點，電子檔案管理系統(tǒng)建立備份還原機制尤為重要。從檔案界的工作趨勢來看，檔案異地異質(zhì)備份已經(jīng)成為公認較安全的檔案保護措施。電子檔案管理系統(tǒng)的備份涉及原生電子文件備份、數(shù)據(jù)庫備份、長期保存信息包備份，還原包括：系統(tǒng)還原、手動還原、范圍數(shù)據(jù)還原?；谛”．斒莾?nèi)網(wǎng)環(huán)境部署且有檔案的保密性要求，選擇靜態(tài)、離線的備份的方式；且由于其電子文件數(shù)量龐大而電子檔案數(shù)據(jù)更改頻繁，小保當對電子文件采取增量備份的方式，對數(shù)據(jù)庫采取完全備份的方式。對于備份介質(zhì)選擇存取速度最快且容量較大的硬盤，建立多重備份制度，備份兩套硬盤，一套封存、一套異地保存，分開保管。建立自動備份、手動備份雙重模式，自動備份根據(jù)備份設置的頻次自動執(zhí)行備份，手動備份由專人負責，每周備份一次存放指定場所進行保管。對于備份的文件、數(shù)據(jù)可手動進行還原操作。

十、總結

本文闡述了小保當在電子文件歸檔與電子檔案管理中的實際問題，有助于小保當實施煤礦安全系統(tǒng)電子文件無紙化管理模式，也為小保當整體實現(xiàn)電子檔案“單套制”管理奠定了堅實的基礎，為小保當未來數(shù)字檔案館（室）建設創(chuàng)造了有利條件。同時，也為煤礦行業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理工作提供了有益參考。在今后的檔案管理工作中，企業(yè)相關人員仍需要保持現(xiàn)代檔案管理思維，積極地推動企業(yè)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。