李宗富 范風(fēng)杰

（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院，河南鄭州，450001）

2021年6月印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（下文簡稱《規(guī)劃》）明確提出“全面推進檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能”?！兑?guī)劃》還提出，要“開展副省級以上綜合檔案館綠色檔案館自評工作”，強調(diào)了在綜合檔案館綠色檔案館建設(shè)過程中評估工作的重要性，對“十四五”時期綜合檔案館發(fā)展建設(shè)提出了新的任務(wù)和要求。綜合檔案館綠色檔案館評估工作既是檔案治理工作的具體體現(xiàn)，也是檔案治理工作的重要環(huán)節(jié)，在檔案事業(yè)從檔案管理向檔案治理全面轉(zhuǎn)變過程中，其發(fā)展建設(shè)影響著檔案治理體系現(xiàn)代化建設(shè)及治理能力提升。做好綜合檔案館綠色檔案館評估工作，對加快建設(shè)綠色檔案館、助力檔案治理及提升檔案治理效能、促進檔案事業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、 綜合檔案館綠色檔案館評估工作現(xiàn)狀及評估原因

參照綠色建筑的定義描述，一般可以將綠色檔案館建筑定義為：綠色檔案館是指在檔案館建筑的全壽命周期內(nèi)，最大限度地節(jié)約資源保護環(huán)境和減少污染，為檔案館工作人員以及檔案利用人員提供健康、適用和高效的使用空間，與自然和諧共生的建筑。［1］綠色檔案館評估即由專門機構(gòu)或具備資質(zhì)的機構(gòu)對綜合檔案館綠色檔案館建設(shè)情況及成果進行全面的審核和再評價工作。

1. 綜合檔案館綠色檔案館評估工作現(xiàn)狀

研究方面，國內(nèi)既有研究成果主要包括綠色檔案館建設(shè)原因、路徑、實踐以及針對具體問題提供對策。關(guān)于綠色檔案館評估的相關(guān)研究成果，僅有5篇文獻，且聚焦于綠色檔案建筑評價系統(tǒng)［2-3］、檔案館綠色評價體系評價指標(biāo)權(quán)重確定［4］、《綠色檔案館建筑評價標(biāo)準(zhǔn)》解讀。［5-6］國外關(guān)于綠色檔案館的研究涉及評估綠色檔案建筑特征［7］、維持綠色認(rèn)證建筑物來改善其環(huán)保表現(xiàn)［8］等。相對而言，國外對綠色檔案館研究更早，相關(guān)成果也更為豐富，但多集中于綠色檔案建筑本身?？傮w上，當(dāng)前國內(nèi)外關(guān)于綜合檔案館綠色檔案館評估與檔案治理的研究很少。

實踐方面，近年來，在國家政策及政府部門的大力支持下，我國綠色檔案館建設(shè)工作逐步開展，一些省、市級綜合檔案館緊跟社會發(fā)展變化，大力推進綠色檔案館規(guī)劃與建設(shè)。當(dāng)前，綠色檔案館建設(shè)的前期評估工作做得相對較好，如蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館在綠色檔案館規(guī)劃建設(shè)時聘請專家顧問指導(dǎo)設(shè)計組，始終貫徹節(jié)能環(huán)保理念，被授予三星級綠色建設(shè)證書。但綠色檔案館建設(shè)處于起步階段，綜合檔案館綠色檔案館評估工作實踐仍有諸多不足之處。評估工作沒有直接的評估標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范做參照，只能借助綠色檔案建筑標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致評估內(nèi)容不明晰。此外，評估工作中評估主體與檔案館之間的權(quán)責(zé)關(guān)系尚未厘清等，都會影響評估工作的持續(xù)深入開展。

2. 綜合檔案館綠色檔案館評估原因探析

在高質(zhì)量發(fā)展的大背景下，“綠色發(fā)展”已經(jīng)成為普遍共識，綠色發(fā)展理念逐漸深入人心。檔案行業(yè)也要積極響應(yīng)國家政策，順應(yīng)時代發(fā)展潮流，大力推進綠色節(jié)能檔案館建設(shè)，助力國家節(jié)能減排目標(biāo)實現(xiàn)。信息化背景下，為更好地滿足公民檔案利用需求，做好綜合檔案館綠色檔案館評估工作，推進綜合檔案館轉(zhuǎn)型迫在眉睫。通過評估工作可以對已建成綠色檔案館的運行效果進行評析，吸收已有綠色檔案館建設(shè)的特色之處，對其不足之處進行反思改進，為未來更多綜合檔案館規(guī)劃建設(shè)綠色檔案館提供參考或借鑒。

二、 開展綜合檔案館綠色檔案館評估工作：治理助推及效能提升

1. 優(yōu)化評估主體結(jié)構(gòu)，助力檔案治理

多元主體是相對于傳統(tǒng)檔案管理實踐中的一元主體而提出的概念，是檔案治理區(qū)別于檔案管理的顯著特征和重要標(biāo)志。［9］多元主體協(xié)同推進評估工作不僅可以整合多方意見建議、減少評估主體主觀意識對評估結(jié)果的影響，也可以從實踐中推動檔案管理向檔案治理邁進。因此，可以選擇以下評估主體。

一是本館內(nèi)部人員。開展綜合檔案館綠色檔案館評估工作可由館內(nèi)人員組成評審小組。檔案館員負(fù)責(zé)館藏檔案的保管利用、庫房管理等工作，對檔案館各個方面較為熟悉，了解本館存在的優(yōu)勢與不足，可以為綠色檔案館建設(shè)提出更具針對性的建議。

二是檔案主管部門。2020年6月新修訂的《中華人民共和國檔案法》指出：縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。［10］檔案主管部門是開展評估工作的組織者和指導(dǎo)者，應(yīng)適時根據(jù)工作目標(biāo)任務(wù)等成立相關(guān)評估小組，滿足綜合檔案館建設(shè)綠色檔案館的需要，更好地指導(dǎo)綠色檔案館發(fā)展建設(shè)，推進綜合檔案館轉(zhuǎn)型升級。

三是專業(yè)評估機構(gòu)和評估專家。開展綜合檔案館綠色檔案館評估工作，可以聘請專業(yè)的第三方評估機構(gòu)或評估專家，由評估機構(gòu)或評估專家從專業(yè)角度對綠色檔案館的建設(shè)條件、建設(shè)方向及建設(shè)效果等進行綜合評估，從而更好地建設(shè)綠色檔案館。

2. 擴充評估要素，豐富治理內(nèi)容

綜合檔案館綠色檔案館評估工作是檔案治理的重要組成部分，評估工作如果僅局限于綠色檔案建筑層面，治理內(nèi)容就會有所缺失。因此，綜合檔案館綠色檔案館評估內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)有所擴充。

一是建筑建設(shè)。多年來，在建筑行業(yè)發(fā)展過程中，資源浪費、環(huán)境污染問題頻發(fā)，對經(jīng)濟發(fā)展以及環(huán)境保護造成了很多不利影響。因此，評估工作首先要對建筑設(shè)施進行評估，以“節(jié)能、環(huán)保、低碳”為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照《綠色辦公建筑評價標(biāo)準(zhǔn)》進行科學(xué)選址選材、工程驗收，力求降低能耗、節(jié)約資源，建造綠色舒適高效的檔案館建筑，［11］與周邊自然、社會人文環(huán)境和諧共生。

二是檔案館藏。過快增長的館藏檔案數(shù)量給檔案保存和管理帶來了巨大壓力，且接收的檔案大多為紙質(zhì)材料，紙張的大量使用不僅會造成極大的資源浪費，而且會對環(huán)境保護產(chǎn)生不利影響。庫房建設(shè)和擴容、配套設(shè)備購置等，大大增加了運營管理成本。［12］綜合檔案館綠色檔案館評估工作中對館藏檔案的評估主要集中于保存檔案的價值以及數(shù)字化程度。以科學(xué)的檔案價值鑒定理論為指導(dǎo)，鑒別館藏紙質(zhì)檔案價值，以有限的空間，保存較大價值的檔案。同時，做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息化工作，提升檔案館數(shù)字化、信息化、智能化水平。

三是運行管理。為了保持檔案館衛(wèi)生環(huán)境，應(yīng)當(dāng)招納一定數(shù)量的清潔人員定期打掃；為了更好地保管檔案資源，應(yīng)當(dāng)購置更節(jié)能環(huán)保的先進設(shè)備，做好庫房管理及館藏檔案的保管工作；為了高效服務(wù)，要以科技為驅(qū)動，大力推進文明和諧的綠色服務(wù)流程，構(gòu)建檔案館與檔案信息利用者的生態(tài)交互系統(tǒng)。［13］綠色檔案館的運行管理需要改掉傳統(tǒng)檔案館存在的弊端，實現(xiàn)全方位、全過程的綠色管理運行。

四是人才培養(yǎng)。過去的紙質(zhì)檔案管理只要是稍懂庫房管理的人就可以勝任，查找模式也非常簡單，就是按照目錄上的標(biāo)記，去庫存實地查找搜索。［14］綠色檔案館對檔案館員提出了更高要求：檔案館員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，做可持續(xù)發(fā)展的堅定執(zhí)行者；還應(yīng)具備更高的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力，將綠色技術(shù)和管理理念以及計算機技術(shù)等應(yīng)用到檔案館建設(shè)運行的各個方面。

五是功能定位。評估綠色檔案館功能不應(yīng)只聚焦于其作為檔案保管場所的單一屬性，綠色檔案館不僅是保存檔案的公共機構(gòu)，更可以成為集教育、文化、休閑娛樂等于一體的綜合服務(wù)中心?？梢詮奈幕逃约靶蓍e娛樂方面著手?jǐn)U展檔案館的功能，吸引更多公眾走進檔案館，參加檔案館開展的各種活動，在濃厚的文化教育氛圍中增強公眾檔案意識，提升檔案館的社會知名度和公眾認(rèn)可度。

3. 選擇合理時機地點，提高治理效率

一是評估時機的考慮。為了保證評估效果的全面客觀，更有效率地建設(shè)綠色檔案館，可以對其進行建設(shè)前期、中期以及后期評估，根據(jù)不同的建設(shè)時機建立一個嚴(yán)密動態(tài)的評估計劃。建設(shè)前期需要對綠色檔案館建設(shè)時機、建設(shè)條件等進行評估，為實施階段工作提供指導(dǎo)。建設(shè)中期對材料采購、現(xiàn)場施工情況進行監(jiān)督，以保證綠色檔案館建設(shè)按照規(guī)劃順利開展。建設(shè)后期由評估人員對已建成的綠色檔案館的功能分區(qū)、工作設(shè)備、人員服務(wù)、功能定位等進行總體評估。對符合評估標(biāo)準(zhǔn)的綠色檔案館冠以綠色能源標(biāo)識，為其他綠色檔案館建設(shè)提供示范；對于評估不合格的建筑予以督促整改，以保證綠色檔案館的建設(shè)質(zhì)量和水平。

二是評估地點的選擇。評估地點需要根據(jù)不同時期的評估要求合理計劃，以提高效率、減少不必要的開支。在綠色檔案館建設(shè)前期，可由評審人員通過線上或者線下會議等方式對建設(shè)規(guī)劃的合理性等進行評估。但是在建設(shè)中期及建設(shè)后期，如果只是根據(jù)檔案館的匯報情況和評估材料等，無法對綠色檔案館建設(shè)情況做出準(zhǔn)確評價。要想保證評估結(jié)果的真實完整，在建設(shè)中后期需要評估人員深入第一現(xiàn)場，全面評估綠色檔案館建設(shè)質(zhì)量。

4. 完善評估方式，保障治理評價效果

檔案治理效果衡量需要建立相關(guān)的評價體系、采用合時合規(guī)的方法。做好綜合檔案館綠色檔案館評估工作，也需要合理完善的方式，綜合研究、統(tǒng)籌規(guī)劃，以保障評估結(jié)果的合法合理性。

一是內(nèi)部評估的方式。內(nèi)部評估是由檔案館評審小組或上級檔案主管部門全面系統(tǒng)地收集相關(guān)信息，在建設(shè)前期與專家進行討論、建設(shè)中期在建設(shè)現(xiàn)場對綠色檔案館建設(shè)進度合理監(jiān)控、建設(shè)后期結(jié)合檔案館實際情況，及時進行分析評估。

二是外部評估的方式。“自查自糾式”的評估結(jié)果難免會存在片面性，為了更好地開展評估工作，還要借助一些外部力量。既可以購買評估機構(gòu)服務(wù)，也可以由檔案領(lǐng)域?qū)W者、政府相關(guān)部門、企業(yè)界代表等組成專家組，進行聯(lián)合評價或交叉評價，從而避免主觀性。評價結(jié)果可向社會公開，接受社會各界的監(jiān)督。

三是內(nèi)部評估與外部評估相結(jié)合的方式。內(nèi)部評估以綠色檔案館的日常運行管理為主，外部評估注重綠色檔案館建設(shè)效果和隊伍水平等。采用內(nèi)部評估與外部評估相結(jié)合的評估方式，可以提升評估結(jié)果的公正性和客觀性。

5. 盤活館藏資源，提升治理效益

做好綜合檔案館綠色檔案館的評估工作帶來的效益有以下方面。

一是經(jīng)濟效益。長期以來，檔案館給公眾留下的印象都是非營利性的公共文化機構(gòu)。提起檔案館，大多數(shù)人更加注重其帶來的社會效益而忽視檔案館創(chuàng)造經(jīng)濟效益的可能性。做好評估工作，引導(dǎo)綠色檔案館發(fā)揮自身信息、人力、資產(chǎn)等資源優(yōu)勢，與市場經(jīng)濟接軌，通過對檔案信息資源的深度加工，開展各種類型的有償服務(wù)。［15］評估工作還會與其他行業(yè)產(chǎn)生交集，評估工作的需求為其他行業(yè)帶來了經(jīng)濟效益。

二是社會效益。首先，做好評估工作，推進綜合檔案館向綠色檔案館轉(zhuǎn)型升級。隨著檔案館工作環(huán)境綠化水平、信息化水平和服務(wù)水平的不斷提升，查檔用戶可以在檔案館中獲得更加舒適愉悅的體驗，能夠更好地滿足社會公眾的檔案利用需求。其次，更加智能化的設(shè)備和更開闊的空間可以為檔案館開展一系列文化活動提供便捷渠道。通過虛擬與現(xiàn)實技術(shù)、3D技術(shù)等舉辦特色主題展覽、設(shè)計休閑益智游戲增強與用戶的交互性等，使公眾在休閑娛樂中陶冶情操，獲得知識，體會蘊藏在檔案資源中的豐富文化價值，能夠帶來較大的社會效益。

三是環(huán)境效益。做好綜合檔案館綠色檔案館評估工作，引導(dǎo)綠色檔案館建設(shè)貫徹可持續(xù)發(fā)展理念和原則，科學(xué)選址選材、降低能耗，節(jié)省資源。努力實現(xiàn)節(jié)地、節(jié)水、節(jié)能、節(jié)材等建設(shè)目標(biāo)，與傳統(tǒng)綜合檔案館相比，會節(jié)省很多資源，符合綠色發(fā)展理念，從而有利于環(huán)境保護和可持續(xù)發(fā)展。

三、 綜合檔案館綠色檔案館評估工作高質(zhì)量發(fā)展的優(yōu)化策略

1. 完善評估標(biāo)準(zhǔn)體系

目前我國雖已出臺了綠色檔案建筑標(biāo)準(zhǔn)，但評估內(nèi)容具有局限性，缺乏完善的綠色檔案館評估標(biāo)準(zhǔn)體系，給評估工作實踐帶來了一定影響。國外綠色檔案館建設(shè)起步較早，綠色檔案館評估標(biāo)準(zhǔn)體系相對完善。英國首先建立起世界上第一個綠色建筑評價系統(tǒng)；荷蘭在城市整體規(guī)劃中引入了檔案館建筑可持續(xù)發(fā)展思想。［16］因此，有關(guān)部門可以充分借鑒國外先進做法與經(jīng)驗，完善評估標(biāo)準(zhǔn)體系，為開展綜合檔案館綠色檔案館評估工作提供統(tǒng)一、切實可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

2. 建立專業(yè)評估工作組織

建立專業(yè)的綜合檔案館綠色檔案館評估工作組織，需要貫徹“以人為本”的理念。在信息化高速發(fā)展的時代，評估組織人員構(gòu)成不僅需要具備扎實專業(yè)知識理論的檔案專業(yè)人員，還應(yīng)當(dāng)選擇具有豐富評估實踐經(jīng)驗、較強評估理論知識和一定信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合性技術(shù)人才，以適應(yīng)新形勢下綜合檔案館綠色檔案館評估工作的發(fā)展要求。同時，由于綜合檔案館綠色檔案館評估工作正處于探索之中，相關(guān)專業(yè)人才緊缺，可以放眼未來，建立長效培訓(xùn)機制，制定具體培養(yǎng)計劃，做好人才培養(yǎng)工作，為未來綜合檔案館綠色檔案館評估工作的大規(guī)模開展儲備高水平復(fù)合型人才。

3. 健全考核、監(jiān)督和評估工作獎懲機制

合理完善的考核、監(jiān)督和獎懲機制對評估工作的推進、改善和提升等都具有重要作用，對做好綠色檔案館評估工作具有重要意義。一要將評估工作列入檔案館績效考核內(nèi)容。二要建立評估監(jiān)督機制。加強評估制度建設(shè)，建立評估工作的監(jiān)管機制，確保評估工作公開、透明、規(guī)范。三要完善獎懲機制。通過獎勤罰懶、獎優(yōu)罰劣、按勞分配等一系列措施，引導(dǎo)和規(guī)范評估人員行為，提升評估人員的工作積極性和效率。

4. 推進綠色檔案館評估試點工作

認(rèn)識來源于實踐，要形成成熟的評估流程，需要在評估實踐中根據(jù)具體情況及時總結(jié)經(jīng)驗、逐漸完善，以達到預(yù)期的評估目標(biāo)和效果。國內(nèi)綜合檔案館綠色檔案館研究工作開展較晚，實踐中向綠色檔案館轉(zhuǎn)型的綜合檔案館數(shù)量更是少之又少。因此需要注意加強有關(guān)試點工作，并在實踐中注意及時總結(jié)經(jīng)驗，深化相關(guān)研究，支撐并推動評估工作持續(xù)深入進行。

四、 結(jié)語

本文對綜合檔案館綠色檔案館評估工作進行了一些探討，分析了做好綜合檔案館綠色檔案館評估工作對于助力檔案治理、提升檔案治理效能的意義，并提出了推進綜合檔案館綠色檔案館評估工作高質(zhì)量發(fā)展的優(yōu)化策略。綜合檔案館綠色檔案館評估工作并不僅局限于檔案學(xué)科，未來其研究可以進行跨學(xué)科融合，從多個視角和領(lǐng)域出發(fā)，完善綜合檔案館綠色檔案館評估工作的實踐與理論，更好地推動綠色檔案館建設(shè)、助力檔案治理體系現(xiàn)代化建設(shè)及檔案治理效能提升，進而促進檔案事業(yè)全面高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。