鄭 婧 范 輝 張鋼春 張 犇 李滿玲 謝 萍 盧玉明

(福建省煙草公司龍巖市公司，福建 龍巖 364000)

0 引言

采購是指企業(yè)在一定條件下從市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)，保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一種活動[1]。國家煙草專賣局明確提出，煙草企業(yè)采購管理必須始終堅守嚴(yán)格規(guī)范“生命線”不動搖，堅持規(guī)范與效率有機(jī)統(tǒng)一，逐步建立職責(zé)明確、分工協(xié)作、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、風(fēng)險可控的采購工作機(jī)制。煙草企業(yè)由于采購總金額較大、參與范圍廣、實施流程多，只有加強(qiáng)采購的科學(xué)管理和控制，探索構(gòu)建采購高效能模式，才能有效降低企業(yè)采購成本，確保采購質(zhì)量，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

L市煙草公司作為F省三個主要煙葉產(chǎn)區(qū)煙草企業(yè)之一，依法開展煙葉種植指導(dǎo)服務(wù)、煙葉購銷管理、卷煙營銷服務(wù)、卷煙物流配送、專賣管理等工作，年均采購數(shù)量達(dá)223項。如何構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)?shù)毓芾硖厣牟少從Ｊ剑_保采購規(guī)范和采購效率雙提升，成為L市煙草公司“十四五”期間高質(zhì)量發(fā)展亟須研究的重要課題。本文運(yùn)用管理診斷方法，找準(zhǔn)現(xiàn)階段L市煙草公司采購管理中存在的問題，從構(gòu)建企業(yè)高效能治理模式[2]入手，按照系統(tǒng)化、協(xié)同化、高效化要求進(jìn)一步優(yōu)化工作機(jī)制，重點(diǎn)探索在各層級、各部門、各崗位認(rèn)真履行采購職責(zé)基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用數(shù)字化轉(zhuǎn)型思維，強(qiáng)化決策、執(zhí)行、監(jiān)督相互貫通的閉環(huán)管理機(jī)制，構(gòu)建上下、左右、內(nèi)外相互銜接的協(xié)同配合機(jī)制，即：從上往下做好采購流程設(shè)計及優(yōu)化，從下往上做好采購過程的實施操作及跟蹤反饋，并以信息化為手段固化管理成果，以期為煙草企業(yè)采購高效能管理提供借鑒及操作實例。

1 問題識別

L市煙草公司運(yùn)用管理診斷模式[3]對采購管理過程中存在的問題進(jìn)行識別，具體流程詳見圖1。

圖1 采購管理問題識別流程

1.1 相關(guān)方需求

為了解各相關(guān)方對采購管理的需求期望，L市煙草公司于2020年召開2場采購經(jīng)辦人員代表座談會，深入基層調(diào)研15次；與57名各層級員工座談交流，共收集各類問題點(diǎn)11條，需求期望9條，建議意見3條。通過匯總整理，將各相關(guān)方的具體需求總結(jié)歸納如下：

使用部門需求：采購成果滿足生產(chǎn)經(jīng)營使用要求。

實施部門需求：采購流程簡單、高效。

監(jiān)審部門需求：采購過程廉潔、規(guī)范。

采管部門需求：采購廉潔、規(guī)范、高效、物美價廉。

從中可以看出，“規(guī)范”“高效”是采購過程各相關(guān)方的共同需求。

1.2 外部檢查識別出的問題

目前L市煙草公司采購管理外部檢查主要有上級公司檢查考核、采購監(jiān)管平臺督查、專項審計[4]等三類。通過對2018—2020年采購管理外部檢查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)，“檔案管理多、錯、亂、漏”問題數(shù)占36.18%，“采購過程上傳表單錯誤” 問題數(shù)占18.42%，“采購過程項目實施前后程序倒置” 問題數(shù)占8.99%，“采購過程評標(biāo)不合規(guī)及中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)不規(guī)范” 問題數(shù)占7.89%，“采購過程系統(tǒng)未及時同步” 問題數(shù)占 7.68%，這五個問題數(shù)合計占外部檢查發(fā)現(xiàn)總問題數(shù)的79.16%，根據(jù)“二八原則”，將這些問題判定為關(guān)鍵問題點(diǎn)。

1.3 日常工作中識別出的問題

采購管理部門在日常工作中經(jīng)常接到采購實施單位(部門)的咨詢，回答及解釋單位或部門所咨詢的問題花費(fèi)了大量時間。以2021年第一季度為例，采購實施單位咨詢的問題主要有“項目金額減少是不是可以直接換采購方式”“小金額是否不用實施采購”“最高限價不懂制定”“采購流程多不懂怎么實施”四類。通過對這四類問題的提問次數(shù)及解釋耗時進(jìn)行統(tǒng)計后發(fā)現(xiàn)，“采購流程多不懂怎么實施”是實施單位(部門)咨詢數(shù)量最多的問題，提問了15次，占總提問數(shù)的60%。同時，該問題也是解釋耗時最長的問題，平均解釋耗時為17.8min/個，當(dāng)季度總解釋耗時為267min，占咨詢問題總耗時的77.53%。

1.4 考核檢查識別出的問題

如上所述，采購實施單位(部門)對“采購流程多不懂怎么實施”問題最為關(guān)注。對采購經(jīng)辦人員素質(zhì)及經(jīng)辦年限進(jìn)行調(diào)查，L市煙草公司采購管理人員本科及以上人數(shù)占比為60%，總體素質(zhì)較高；采購經(jīng)辦年限中位數(shù)為3年，總體采購經(jīng)驗?zāi)晗掭^短。L市煙草公司每年均召開采購管理過程培訓(xùn)及筆試考核，年均培訓(xùn)總課時為17小時，培訓(xùn)內(nèi)容覆蓋采購管理全流程，參與覆蓋率達(dá)100%，考試通過率為100%，理論知識掌握較為全面。但是，在實際操作中仍會出現(xiàn)流程混淆、節(jié)點(diǎn)混亂的情況。因此，考核檢查中將采購實施單位(部門)存在的問題歸納為“采購流程多、時間長、節(jié)點(diǎn)容易忘記或者混淆”。

1.5 問題總結(jié)及管理診斷

通過以上的調(diào)查分析，基于各相關(guān)方需求，L市煙草公司運(yùn)用5M1E分析法對采購管理過程存在問題進(jìn)行總結(jié)及癥結(jié)判定，形成管理診斷報告，結(jié)果如表1所示。

2 管理改進(jìn)

2.1 修訂完善采購管理過程企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

L市煙草公司根據(jù)診斷報告修訂完善采購管理過程企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確“計劃申報”三原則、“采購內(nèi)容”三要素。

(1)明確“計劃申報”三原則。必要性是相對于選擇性而言的一種事物傾向，達(dá)到一定目標(biāo)所需要的條件、因素。可行性是對計劃、過程能否在所要求的時間范圍內(nèi)成功完成的確定，通常要求市場分析準(zhǔn)確、方案合理，包含環(huán)境可行、經(jīng)濟(jì)可行、政策可行、技術(shù)可行、道德可行等。合理性是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的實際需求，由采購部門合理編制采購需求，對需求的完整性、必要性進(jìn)行充分調(diào)研和價格測算，從源頭強(qiáng)化采購成本控制，充分考量采購實施的限制因素，才能準(zhǔn)確合理提出計劃。

(2)明確“采購內(nèi)容”三要素。一是準(zhǔn)確描述采購范圍，明確供應(yīng)商資質(zhì)。合理設(shè)置投標(biāo)人資質(zhì)條件，既適當(dāng)鼓勵資質(zhì)信用好、履約能力強(qiáng)的供應(yīng)商入圍投標(biāo)，又避免涉及法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)章制度禁止的限制規(guī)定或者排斥性條款。二是根據(jù)市場行情合理制定最高限價。對潛在投標(biāo)人的生產(chǎn)能力、專業(yè)技術(shù)能力、業(yè)績成就、市場占有率等各方面考察，盡可能綜合掌握網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)類似項目價格信息，進(jìn)而能夠為最高限價編制提供科學(xué)依據(jù)。對競爭充分的產(chǎn)品，適當(dāng)放寬最高限價，以吸引更多供應(yīng)商參與投標(biāo)，通過競爭降低成本。對供應(yīng)商較少和市場價格比較難以準(zhǔn)確判斷的產(chǎn)品，嚴(yán)格控制最高限價，防止供應(yīng)商漫天要價、串通哄抬?？茖W(xué)合理制定最高限價，既可以實現(xiàn)降本增效的目的，也有利于采購項目順利執(zhí)行。三是合理制定技術(shù)指標(biāo)。結(jié)合項目具體情況選擇最適合的評標(biāo)辦法，細(xì)化評分因素的分值設(shè)定，合理設(shè)置評委的自由裁量空間。采購文件的格式、形式要求應(yīng)當(dāng)清晰明確，不得因裝訂、紙張、文件排序等非實質(zhì)性的格式、形式問題限制和影響供應(yīng)商投標(biāo)。通過擴(kuò)大公告發(fā)布范圍、確定合適的資質(zhì)條件、科學(xué)設(shè)定最高投標(biāo)限價、減少非必要廢標(biāo)條款等方式，確保更多供應(yīng)商參與競爭。

2.2 構(gòu)建采購時間節(jié)點(diǎn)提醒服務(wù)模式

由于采購流程穩(wěn)定性高，一般情況下，系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時長可以較為精準(zhǔn)地進(jìn)行預(yù)估。根據(jù)采購相關(guān)制度明確各種采購方式流程實施時長，防止超時或者未及時啟動影響采購效率。具體流程時長如下：公開招標(biāo)大約需要50天；競爭性磋商大約需要25天；其他方式采購大約需要15天。

為解決采購管理過程規(guī)范與效率問題，L市煙草公司利用甘特圖構(gòu)建采購時間節(jié)點(diǎn)提醒服務(wù)模式，根據(jù)年度計劃采購時間及項目實施流程長短，明確項目實施時間關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：啟動時間、申請抽代理、標(biāo)書會審、公告、候選人公示、中標(biāo)人公示等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。充分利用企業(yè)釘釘平臺日歷功能，將項目關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)推送至相應(yīng)經(jīng)辦人員，并設(shè)置提醒服務(wù)，以周為單位提醒對應(yīng)實施部門及時落實、避免延誤。

2.3 制作《采購系統(tǒng)一點(diǎn)通》手冊

在全省統(tǒng)一采購目錄、采購流程、采購系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，只需按照系統(tǒng)要求實時錄入，即可達(dá)到項目程序規(guī)范。為提升采購效率，L市煙草公司對流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理，將上級文件制度進(jìn)行解讀、分析、重新歸納，制作《采購系統(tǒng)一點(diǎn)通》手冊，從30個方面對采購系統(tǒng)操作流程進(jìn)行全方面解讀，并對重點(diǎn)環(huán)節(jié)(如采購方式適用對比、采購環(huán)節(jié)易出問題及預(yù)防措施)進(jìn)行詳細(xì)說明，在采購過程中遇到的任何問題均能在手冊中找到解答，實現(xiàn)難點(diǎn)、重點(diǎn)、易錯點(diǎn)全覆蓋。

2.4 制作采購管理知識云庫

為解決傳統(tǒng)手冊檢索不便、設(shè)置沒有針對性、表述太過于繁瑣不便操作等問題，L市煙草公司充分利用數(shù)字化、信息化技術(shù)，采用屏幕錄制技術(shù)+操作語音介紹，制作發(fā)布視頻解說教程《采購系統(tǒng)操作指南》(共7集)，分步驟、分模塊完成公開招標(biāo)常規(guī)流程操作介紹；采用直播錄制+聲音識別技術(shù)，制作發(fā)布視頻解說教程《采購管理關(guān)鍵點(diǎn)解析》(共7集)，對采購過程中的難點(diǎn)、重點(diǎn)、易錯點(diǎn)進(jìn)行一一解析；采用分步驟操作截圖技術(shù)制作并發(fā)布《采購系統(tǒng)操作手冊》，方便采購人員按照手冊進(jìn)行系統(tǒng)操作；根據(jù)上級文件制度要求及時更新各類表單，發(fā)布新的采購要求，制作更新采購管理相關(guān)材料，形成各類標(biāo)準(zhǔn)范本11套。同時，通過釘釘云盤構(gòu)建采購知識云庫，包括操作指南庫、材料范本庫、視頻解說庫等，實現(xiàn)采購知識的固化、傳播、共享。

2.5 搭架信息實時溝通平臺

L市煙草公司充分應(yīng)用釘釘平臺，組建“全市采購管理群”，成員覆蓋各單位采購管理部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員、市局機(jī)關(guān)各部門經(jīng)辦人員，實現(xiàn)煙草商業(yè)系統(tǒng)采購管理人員全覆蓋，實現(xiàn)信息有效溝通及資料實時共享。

3 管理成效分析

3.1 模式總結(jié)

L市煙草公司通過綜合管理診斷活動總結(jié)提煉出“采購管理知識云”模式，將管理成果運(yùn)用信息化手段進(jìn)行固化，構(gòu)建采購時間節(jié)點(diǎn)提醒服務(wù)模式，形成數(shù)字化、可視化、貼心化的知識云庫，讓采購實施人員隨時隨地“問、看、點(diǎn)、學(xué)、做”，提升采購效率及質(zhì)量。

3.2 項目實效

通過本研究項目的有效開展，采購管理存在的問題得到較好改善，在日常采購管理過程中，采購實施部門咨詢問題的次數(shù)及耗時顯著下降，具體對比如表2所示。

表2 采購管理知識云實施效果對比

通過構(gòu)建和豐富知識庫，目前采購過程中遇到的問題均可以在知識庫里找到解決方法及操作說明。從表2可以看出，咨詢問題類別下降50%，咨詢數(shù)量下降68.00%；平均解釋耗時下降81.23%，總解釋耗時下降91.58%。

4 結(jié)論及討論

本文運(yùn)用管理診斷方法，從相關(guān)方需求及外部檢查、日常工作、考核檢查中識別問題，采用5M1E分析法形成管理診斷報告。在管理提升過程中，L市煙草公司運(yùn)用企業(yè)高效能治理模式、知識云模式、信息化手段等對法、測、機(jī)、人四個方面進(jìn)行改進(jìn)，總結(jié)提煉出“采購管理知識云”模式，實現(xiàn)采購實施人員隨時隨地“問、看、點(diǎn)、學(xué)、做”，解決了現(xiàn)階段L市煙草公司采購管理中存在的問題，實現(xiàn)日常工作中咨詢問題類別下降50%，咨詢數(shù)量下降68.00%；平均解釋耗時下降81.23%，總解釋耗時下降91.58%，顯著提升了采購管理效能。

在下階段工作中，L市煙草公司將繼續(xù)深化課題研究，注重知識庫的更新，如遇到之前沒有出現(xiàn)的問題，采購管理部門在解決完畢后會及時制作相應(yīng)的資料，進(jìn)一步補(bǔ)充采購知識庫。同時，探索培訓(xùn)考核新模式，將實操測驗納入培訓(xùn)中，確?！奥牭枚龅脮?，提升采購管理培訓(xùn)實效。