摘要：業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)是把業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及管理部門的流程，通過管理軟件及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的方式融為一體，使業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)與管理有機(jī)結(jié)合，推動數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。通過研究發(fā)現(xiàn)，業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)既可以減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，又能通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，有利于工作流程的順利推進(jìn)，也有利于內(nèi)部控制的執(zhí)行和資金的安全管理，最終達(dá)到降本增效的戰(zhàn)略目標(biāo)。業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)適用于大中型企業(yè)，尤其是分/子公司較多、覆蓋地域較廣的集團(tuán)企業(yè)。

關(guān)鍵詞：業(yè)財(cái)一體化;業(yè)財(cái)融合;閉環(huán)管理

0 引言

隨著“一帶一路”倡議的提出，越來越多企業(yè)在發(fā)展方向上選擇了“走出去”，企業(yè)在海外的事業(yè)蓬勃發(fā)展，規(guī)模越來越大，不可避免地會遇到集團(tuán)化經(jīng)營中的管控問題，這對企業(yè)管理層及財(cái)務(wù)管理是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)^[1]。在這樣的背景下，業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，在這個(gè)新概念層出不窮的“云時(shí)代”，一家企業(yè)要想長遠(yuǎn)發(fā)展，壯大自身，就更需要跟上信息時(shí)代的步伐。《阿房宮賦》里有這樣一段話“滅六國者六國也，非秦也。族秦者秦也，非天下也”。同理，一家企業(yè)被淘汰的原因可能有很多，但最大的危險(xiǎn)并非來自外部，而是企業(yè)本身。所以，在舊的管理模式已不再適應(yīng)企業(yè)發(fā)展時(shí)，就應(yīng)果斷放棄，改變管理理念，采取新的管理模式，否則，企業(yè)將被市場淘汰。

本文將對NJ公司使用業(yè)財(cái)一體化管理軟件的情況進(jìn)行分析，并與該公司全面預(yù)算精細(xì)化管理制度及內(nèi)部控制制度相結(jié)合，站在多部門及企業(yè)管理層的角度對使用業(yè)財(cái)一體化的應(yīng)用進(jìn)行綜合評價(jià)，希望能為更多企業(yè)經(jīng)營管理者提供參考。

1 業(yè)財(cái)融合信息系統(tǒng)理論的形成

為響應(yīng)國家“十三五”規(guī)劃，真正落實(shí)“三去一降一補(bǔ)”的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，財(cái)政部多次發(fā)文推行管理會計(jì)相關(guān)政策，在經(jīng)濟(jì)整體下行的環(huán)境下，為企業(yè)的發(fā)展指明方向^[2]。國家對管理會計(jì)越來越重視，財(cái)務(wù)管理界也紛紛展開了研究與實(shí)踐。基于大數(shù)據(jù)思維，無論是理論界還是實(shí)務(wù)界，都紛紛將調(diào)查研究結(jié)果指向業(yè)財(cái)融合管理信息系統(tǒng)。

研究認(rèn)為，只有業(yè)財(cái)融合才可以突破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)工作的局限性，有效地將管理會計(jì)運(yùn)用到企業(yè)經(jīng)營管理之中，為企業(yè)管理者決策提供及時(shí)、有效的信息，提高企業(yè)的管理效率，這是當(dāng)今企業(yè)管理前進(jìn)的方向，也是財(cái)務(wù)會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵^[3]。若要實(shí)現(xiàn)真正的業(yè)財(cái)融合，就必須搭建新型業(yè)財(cái)一體化信息平臺，將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)深度融合，整合各類信息，并通過信息系統(tǒng)共享滿足業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門和管理層的需求。新型管理系統(tǒng)的構(gòu)建不僅需要有與信息系統(tǒng)匹配的企業(yè)戰(zhàn)略及配套的設(shè)施條件，還需要業(yè)務(wù)部門之間、業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門之間保持通暢的溝通，人員之間通力協(xié)作，達(dá)到真正的業(yè)財(cái)融合^[4]。

雖然企業(yè)管理向信息化轉(zhuǎn)型的過程可能會困難重重，但企業(yè)發(fā)展本就如逆水行舟，不進(jìn)則退，若不能讓企業(yè)各部門的工作都跟得上企業(yè)戰(zhàn)略的步伐，那么企業(yè)戰(zhàn)略將成為空談。業(yè)財(cái)融合的重要性不言而喻。

2 NJ公司業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)介紹

NJ公司為SH集團(tuán)的子公司，是一家工業(yè)企業(yè)，其全面預(yù)算管理采用的是混合式，即上下結(jié)合式，公司有一套完整的內(nèi)部控制制度。NJ公司內(nèi)部分為多個(gè)部門，包括生產(chǎn)部、檢修技術(shù)部、安全部、行政管理部、人力資源部、采購部、營銷部、倉管部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部等。在沒有使用業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)之前，各個(gè)部門使用自己單獨(dú)的系統(tǒng)完成工作。比如倉管部門使用單獨(dú)的倉庫管理系統(tǒng)，辦理完出入庫之后將單據(jù)打印出來交由財(cái)務(wù)部入賬;采購部門在合同執(zhí)行完畢之后，也需要把付款的資料及審批流程單獨(dú)打印提交財(cái)務(wù)部付款;其他部門工作形式類似。NJ公司原有業(yè)務(wù)流程見圖1。

SH集團(tuán)內(nèi)控部門如果要審查NJ公司工作，需NJ公司各個(gè)部門提供資料并相互比對，工作量繁重且不易發(fā)現(xiàn)問題。為解決業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)工作相脫節(jié)的問題，SH集團(tuán)對信息化管理模式進(jìn)行了改革。NJ公司各部門仍使用原有系統(tǒng)，但聘請專業(yè)技術(shù)人員將各部門原有系統(tǒng)之間進(jìn)行了融合，各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)之間，以及業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門系統(tǒng)之間相互對接。這就如同打通了企業(yè)的“任督二脈”，讓各個(gè)部門的數(shù)據(jù)能夠充分共享，大大減輕了相關(guān)部門員工的工作量，并且SH集團(tuán)也能通過業(yè)財(cái)融合之后的信息系統(tǒng)調(diào)取子公司數(shù)據(jù)，可隨時(shí)監(jiān)督檢查各子公司的運(yùn)營情況，對內(nèi)部控制管理有很大助益。

以生產(chǎn)部門為例，每年第四季度，生產(chǎn)部門會根據(jù)當(dāng)年的實(shí)際情況及未來可能發(fā)生的情況，預(yù)測出下一年的生產(chǎn)需求，編制并上報(bào)年度預(yù)算表，經(jīng)過幾輪討論進(jìn)行分析、調(diào)整，最終由管理層審核定稿，上傳至已經(jīng)打通過的信息系統(tǒng)。次年，當(dāng)生產(chǎn)部門需要某原材料時(shí)，需要在信息系統(tǒng)里提出申請，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批，流程流轉(zhuǎn)至采購部門。采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門的需求及預(yù)算的額度，按照相關(guān)采購制度簽約下單。待供應(yīng)商將原材料送至NJ公司倉庫后，倉管人員根據(jù)系統(tǒng)里的訂單對實(shí)物進(jìn)行核對并辦理入庫。之后，生產(chǎn)部門可根據(jù)需求在系統(tǒng)中申請領(lǐng)用。倉庫系統(tǒng)會將相關(guān)出入庫數(shù)據(jù)上傳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)并生成憑證，采購部門會根據(jù)相關(guān)合同及入庫數(shù)據(jù)在規(guī)定期限內(nèi)申請付款。財(cái)務(wù)部門將審批后的付款申請上傳至銀企直聯(lián)系統(tǒng)，款項(xiàng)經(jīng)由財(cái)務(wù)軟件中的信息中心按期支付，銀行憑證由系統(tǒng)自動生成。財(cái)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)生成的憑證完成當(dāng)月財(cái)務(wù)報(bào)表及管理報(bào)表的編制，在預(yù)算執(zhí)行分析系統(tǒng)中進(jìn)行對比，對實(shí)際數(shù)與預(yù)算數(shù)、上年同期數(shù)的差異超過正負(fù)5%的部分逐條分析，并發(fā)送給相關(guān)業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門反饋造成差異的原因。對于不合理、無正當(dāng)理由的差異，由業(yè)務(wù)部門提交整改報(bào)告，并錄入系統(tǒng)，提交上級部門。NJ公司應(yīng)用業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)之后的新業(yè)務(wù)流程見圖2。

整個(gè)流程看起來比較復(fù)雜，但在實(shí)際運(yùn)用中卻十分簡單，每人只需完成自己工作的部分，數(shù)據(jù)皆通過系統(tǒng)自動提取，而操作系統(tǒng)的員工若有一處填寫不規(guī)范，則不會流轉(zhuǎn)到下一個(gè)流程，從源頭保障了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3 業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)的優(yōu)勢

作為一種新型管理模式，業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的優(yōu)勢是顯而易見的。根據(jù)NJ公司實(shí)際應(yīng)用情況，從閉環(huán)管理、工作效率、內(nèi)部控制、資金安全、降本增效5個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)說明。

3.1 實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理

在上述NJ公司的流程中，從生產(chǎn)部門發(fā)出申請，直至生產(chǎn)部門再從倉庫領(lǐng)用，這是一個(gè)小閉環(huán)。該條業(yè)務(wù)線完成過程中涉及多個(gè)審批環(huán)節(jié)，防止舞弊的發(fā)生，還能通過預(yù)算管理有效地控制使用額度。而從倉庫辦理入庫直至最終形成會計(jì)憑證，這又是第二個(gè)小閉環(huán)。所有業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)工作相融合，結(jié)合預(yù)算管控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全信息化閉環(huán)管理，防止人為干預(yù)造成的舞弊及錯誤的發(fā)生。

3.2 提高工作效率

從信息系統(tǒng)使用方面來看，整個(gè)流程環(huán)節(jié)的所有程序都在有序進(jìn)行，每個(gè)環(huán)節(jié)步驟都將通過信息系統(tǒng)處理，與傳統(tǒng)的各部門靠人工傳遞資料審批相比，大大縮短了流程流轉(zhuǎn)的時(shí)間，也能防止人為因素造成的錯誤。財(cái)務(wù)人員無論是付款還是入賬，都能更加準(zhǔn)確、快捷，減少了財(cái)務(wù)人員錄入數(shù)據(jù)過程中可能出現(xiàn)的差錯，真正實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)表與管理報(bào)表同步生成、數(shù)據(jù)互取，大大提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。且因如今網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，雖然流程上需要層層審批，但無論是計(jì)算機(jī)還是智能手機(jī)都可以操作，隨時(shí)隨地進(jìn)行審批，不會出現(xiàn)因某位領(lǐng)導(dǎo)出差等導(dǎo)致流程被拖延的情況。

3.3 實(shí)現(xiàn)事前控制與事后監(jiān)督

從內(nèi)部控制管理方面來看，信息系統(tǒng)里的時(shí)間是不可更改的，這就杜絕了一些審批流程后補(bǔ)、時(shí)間倒掛的現(xiàn)象，還能對預(yù)算管理起到事前控制的作用，大大提升了整個(gè)SH集團(tuán)的內(nèi)部管控力度，因?yàn)樽詈玫目刂婆c監(jiān)督都是嵌入業(yè)務(wù)流程的。而且整個(gè)運(yùn)行過程省去了許多人工環(huán)節(jié)，杜絕了人為造假的情況;所有流程都公開透明，可以防止舞弊的發(fā)生。以倉庫物資保管為例，美國的一項(xiàng)調(diào)查研究表明，有1/3的員工存在不同程度的盜竊企業(yè)資產(chǎn)的行為，其中零售業(yè)被盜走的物資中有70%是企業(yè)員工所為。而如果使用了業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)，倉庫管理人員物資的出入庫都在系統(tǒng)中完成，物資由誰領(lǐng)用一目了然，物資庫存也清清楚楚，只要按時(shí)盤點(diǎn)，就能大大減少他人冒領(lǐng)物資、模仿簽字甚至仿造領(lǐng)用單據(jù)以盜取企業(yè)資產(chǎn)的情況發(fā)生。另外，風(fēng)控人員與審計(jì)人員要檢查相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，也能迅速從信息系統(tǒng)中調(diào)取數(shù)據(jù)，無須到現(xiàn)場核查，這為集團(tuán)公司檢查監(jiān)督外地子公司的工作提供了很大便利。尤其在如今新冠肺炎疫情形勢下，出差去外地子公司進(jìn)行內(nèi)部控制審計(jì)工作存在一定風(fēng)險(xiǎn)，而線上數(shù)據(jù)調(diào)取則大大方便了審計(jì)工作的開展。

3.4 保障資金安全

從資金安全性方面考慮，NJ公司實(shí)行零現(xiàn)金管理，所有對供應(yīng)商的付款及企業(yè)員工的費(fèi)用報(bào)銷都無須財(cái)務(wù)人員到銀行辦理支付，也無須登錄網(wǎng)上銀行，付款流程經(jīng)由各層線上審批后流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)記賬軟件，再由財(cái)務(wù)人員操作，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行支付，如無審批，或缺少任何一位相關(guān)人員的簽字，流程都無法到達(dá)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，款項(xiàng)就不可能支付出去，這就大大降低了財(cái)務(wù)人員侵占資金的可能性。另外，因流程只在信息系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，付款也是通過信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員無法自主操作，這就杜絕了管理層凌駕于控制之上，指使財(cái)務(wù)人員做出不利于資金安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

3.5 降本增效抗風(fēng)險(xiǎn)

打通各部門的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化，不僅僅是為了數(shù)據(jù)共享，它還可以讓所有部門都能全方位、全員、全過程地參與預(yù)算及執(zhí)行，對于不合理的支出可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提出建議，進(jìn)而解決問題，減少浪費(fèi)，達(dá)到降低成本的目的。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)可以自動同步，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不再有時(shí)間差，財(cái)務(wù)人員就可以更加及時(shí)地分析數(shù)據(jù)，把第一手?jǐn)?shù)據(jù)以最快的速度提供給管理層決策，提高了整個(gè)流程的工作效率。比起舊的管理模式，管理者可以更快地收到信息。在這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，誰先掌握了信息，誰就掌握了先機(jī)，這就避免了因?yàn)樾畔蠖斐傻娘L(fēng)險(xiǎn)，真正實(shí)現(xiàn)“降本增效，提高核心競爭力”的目標(biāo)^[5]。

4 業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)建設(shè)的難點(diǎn)痛點(diǎn)

企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)真正的業(yè)財(cái)融合，需要企業(yè)的決策者站在戰(zhàn)略的高度定位企業(yè)的目標(biāo)，制定企業(yè)的制度，要有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，并為業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)提供人力、財(cái)力等各方面的支持。如若不能全盤考慮到位，很有可能會畫虎不成反類犬，最終不僅不能助企業(yè)達(dá)到目的，反而會影響企業(yè)的發(fā)展。

4.1 對員工素質(zhì)要求較高

與傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)工作流程相比，業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)對員工的能力提出了更高要求，如果員工不能理解業(yè)財(cái)一體化的意義，不熟悉系統(tǒng)及流程的操作方法，將會影響整體工作的推進(jìn)。例如，生產(chǎn)部門員工不能按照規(guī)定申請材料，將會影響生產(chǎn)及后續(xù)流程的推進(jìn);采購人員如果操作失誤，將會影響采購物資的及時(shí)到庫和付款流程的執(zhí)行，并且也可能影響財(cái)務(wù)的入賬處理。而業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)對財(cái)務(wù)人員來說更是一次新的挑戰(zhàn)，也是業(yè)財(cái)一體化管理的核心所在，若沒有正確的引導(dǎo)來改變財(cái)務(wù)人員的思維，則很難達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。另外，使用了業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)完全來源于業(yè)務(wù)部門的推送，若業(yè)務(wù)部門出現(xiàn)了錯誤，就會把錯誤的數(shù)據(jù)直接傳送給財(cái)務(wù)人員;若財(cái)務(wù)人員過分依賴信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，就很難發(fā)現(xiàn)前面流程中的錯誤，進(jìn)而造成財(cái)務(wù)憑證和報(bào)表出錯。

4.2 對技術(shù)成本要求較高

因?yàn)闃I(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)需要把各個(gè)部門的系統(tǒng)進(jìn)行融合，這會提高對設(shè)備軟件和硬件的要求，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全，如果信息系統(tǒng)出現(xiàn)了故障或遭到病毒侵?jǐn)_，將會造成整個(gè)管理過程的癱瘓，對企業(yè)的影響巨大。這就需要專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)幫助企業(yè)進(jìn)行信息系統(tǒng)的開發(fā)及維護(hù)。對很多實(shí)力不強(qiáng)的中小企業(yè)來說，這是一筆較大的費(fèi)用支出，可能會成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)一體化”最大的阻礙，限制了部分企業(yè)的發(fā)展。

5 針對系統(tǒng)建設(shè)難點(diǎn)痛點(diǎn)的管理對策

SH集團(tuán)在使用業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)的初期，也遇到了種種困難與障礙，畢竟每一個(gè)新事物的產(chǎn)生，都需要長期的磨合。為克服系統(tǒng)建設(shè)及使用過程中遇到的困難，為企業(yè)發(fā)展清除障礙，SH集團(tuán)及下屬子公司，包括NJ公司在內(nèi)，均采取了一系列措施，以確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。以下從人才培養(yǎng)和系統(tǒng)安全2個(gè)方面進(jìn)行說明。

5.1 人才培養(yǎng)計(jì)劃

為推進(jìn)“業(yè)財(cái)一體化”的良性運(yùn)轉(zhuǎn)，在人員方面，SH集團(tuán)及NJ公司對員工進(jìn)行了一系列培訓(xùn)，讓員工建立“業(yè)財(cái)一體化”思維，讓業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門人員之間的配合更加緊密^[6]。業(yè)務(wù)人員需要學(xué)習(xí)部分財(cái)務(wù)知識及系統(tǒng)的操作應(yīng)用;財(cái)務(wù)人員需要提升管理方面能力，要走出僅僅記賬核算的認(rèn)知范圍，從宏觀角度，站在新的高度思考問題。作為一名優(yōu)秀的財(cái)務(wù)工作者，不能僅做數(shù)據(jù)的“搬運(yùn)工”，還要提升邏輯分析能力，把所有數(shù)據(jù)進(jìn)行剖析，提煉出對企業(yè)管理者決策有用的信息。最重要的一點(diǎn)是，財(cái)務(wù)人員要學(xué)會溝通，與其他部門人員的溝通和與決策者的溝通都要做到相互了解并理解，即有效溝通。人才的培養(yǎng)不是通過短期培訓(xùn)就可以實(shí)現(xiàn)的，這是一項(xiàng)長期戰(zhàn)略。對員工而言，學(xué)習(xí)這件事應(yīng)該永遠(yuǎn)都在進(jìn)行中，人才始終是業(yè)財(cái)一體化順利運(yùn)行的基石。

5.2 保障信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行

網(wǎng)絡(luò)安全性方面，NJ公司利用信息技術(shù)進(jìn)行集成和共享的同時(shí)，對于工作用設(shè)備全面取消無線網(wǎng)絡(luò)，每臺計(jì)算機(jī)均配備單獨(dú)的網(wǎng)線，加強(qiáng)監(jiān)督控制，防范員工訪問有病毒的網(wǎng)站所帶來的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，并聘請了專業(yè)信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

6 結(jié)語

綜上所述，利用業(yè)財(cái)一體化信息系統(tǒng)可以把智能技術(shù)貫穿于企業(yè)整個(gè)經(jīng)營管理流程，把業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、控制體系相融合，引導(dǎo)企業(yè)財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員從各自為政到積極配合，實(shí)現(xiàn)“財(cái)務(wù)云”共享服務(wù)，提高財(cái)務(wù)工作效率，將財(cái)務(wù)部門的職能從記賬、核算逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉治?、預(yù)測，為管理層決策提供輔助，提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平。業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)的應(yīng)用是一場以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的管理變革，不僅需要企業(yè)戰(zhàn)略作為支撐，更需要企業(yè)管理層及員工改變管理理念，為系統(tǒng)的搭建提供適合的平臺，提升員工的專業(yè)化水平，這對于提升企業(yè)的價(jià)值和長遠(yuǎn)發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響，是未來財(cái)務(wù)管理的方向，也是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然趨勢^[7]。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2022-03-04

作者簡介：

郝瑞玲，女，1985年生，本科，會計(jì)師，主要研究方向：公司財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)分析評價(jià)。