黃潔卉 馬絲語(yǔ)

摘要：現(xiàn)金流是企業(yè)賴以生存的保障，通過(guò)建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心集中化的資金管理體系，可提高閑置資金的利用效率，降低資金管控風(fēng)險(xiǎn)。資金管理平臺(tái)不僅能夠匯總數(shù)據(jù)，它還是一個(gè)信息樞紐，為企業(yè)各方面的決策提供數(shù)據(jù)和信息支持。以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，利用信息技術(shù)，從預(yù)算、控制、監(jiān)督和考核4個(gè)方面構(gòu)建資金管理體系，重點(diǎn)分析資金支付業(yè)務(wù)管理的運(yùn)行流程。期望此項(xiàng)研究能對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下資金管理體系的建設(shè)，以及資金管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行提供有用建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);財(cái)務(wù)共享模式;資金管理體系

0 引言

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)財(cái)務(wù)管理逐漸走向流程化、集成化。大數(shù)據(jù)將分散在各個(gè)子公司、分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)信息收集起來(lái)并實(shí)現(xiàn)共通共享，由財(cái)務(wù)共享中心對(duì)其進(jìn)行集中核算、控制與監(jiān)督，目的是整合相似業(yè)務(wù)處理流程，通過(guò)流程化處理，減少財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的精確度，從而提升企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理的效率。

在傳統(tǒng)資金管理模式下，各子公司、分支機(jī)構(gòu)獨(dú)立且分散在各地，信息無(wú)法互通，導(dǎo)致財(cái)務(wù)問(wèn)題無(wú)法得到及時(shí)處理。由于近幾年資金管理問(wèn)題突顯，國(guó)內(nèi)對(duì)于資金管理的研究日趨完善，主要是從內(nèi)部控制、流程管理2個(gè)角度提出企業(yè)資金管理中存在的問(wèn)題及解決方案。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的發(fā)展，也有學(xué)者從信息技術(shù)如何完善企業(yè)的資金管理角度出發(fā)，討論資金管理框架的構(gòu)建。

本文基于財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)信息可以在企業(yè)內(nèi)部高效溝通的特征，構(gòu)建財(cái)務(wù)共享模式下的資金管理體系，并分析資金支付管理的運(yùn)行流程。

1 財(cái)務(wù)共享模式下資金管理體系構(gòu)建的意義

現(xiàn)金流是企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表中質(zhì)量最高的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，鑒于其對(duì)企業(yè)的重要性，所以在實(shí)際操作中很少會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。業(yè)財(cái)融合是指不斷擴(kuò)展財(cái)務(wù)人員的工作范圍，使財(cái)務(wù)人員不再拘泥于處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而是要了解業(yè)務(wù)前端，將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相結(jié)合。通過(guò)現(xiàn)金流加快業(yè)財(cái)融合的應(yīng)用其實(shí)是最便捷的，因?yàn)楝F(xiàn)金流數(shù)據(jù)需要的財(cái)務(wù)專業(yè)化水平較低，業(yè)務(wù)人員也很容易讀懂。因此，企業(yè)構(gòu)建和實(shí)施自身的資金管理體系，在一定程度上也可以加快業(yè)財(cái)融合落地。

1.1 有利于加強(qiáng)資金集中管理，提高財(cái)務(wù)信息透明化

財(cái)務(wù)共享模式最主要的特征即集中化處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，使企業(yè)能夠隨時(shí)掌握子公司和分支機(jī)構(gòu)的資金周轉(zhuǎn)情況、賬戶內(nèi)剩余資金情況，這在一定程度上保障了企業(yè)資金賬戶的安全。財(cái)務(wù)共享中心將企業(yè)的各子公司、分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)信息集中起來(lái)，統(tǒng)一審核、復(fù)核原始憑證，生成記賬憑證。資金集中化管理建立在財(cái)務(wù)共享中心規(guī)范、科學(xué)的工作流程之上。資金集中化管理提高了財(cái)務(wù)信息的透明度，一方面使財(cái)務(wù)處理過(guò)程中的差錯(cuò)有跡可循;另一方面降低了子公司或分支機(jī)構(gòu)人員挪用企業(yè)賬戶資金的風(fēng)險(xiǎn)。既然現(xiàn)金流對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)至關(guān)重要，那么更應(yīng)該嚴(yán)格把控現(xiàn)金、銀行存款的流入、流出。資金集中化管理避免企業(yè)的子公司、分支機(jī)構(gòu)單獨(dú)記賬，而是統(tǒng)一交給財(cái)務(wù)共享中心，使企業(yè)總部能更好地把控資金流動(dòng)的方向及金額。

1.2 有助于企業(yè)更好地分析財(cái)務(wù)預(yù)算，提高財(cái)務(wù)管理效率

得益于財(cái)務(wù)共享中心對(duì)資金流動(dòng)的全方位監(jiān)控，企業(yè)可收集各子公司、分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，編制每年的財(cái)務(wù)計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算。企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的集中化處理，提出更加準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)計(jì)劃和財(cái)務(wù)決策，由企業(yè)總部統(tǒng)籌管理各子公司和分支機(jī)構(gòu)的具體財(cái)務(wù)計(jì)劃和財(cái)務(wù)決策。資金沉淀是指企業(yè)存在閑置資金，這在企業(yè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中是較為常見(jiàn)的情況[1]。利用財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行資金管理，通過(guò)資金池在企業(yè)內(nèi)部調(diào)控閑置資金，不僅能提升企業(yè)資金的使用效率，而且能通過(guò)投資或?qū)㈤e置資金轉(zhuǎn)移給其他子公司或分支機(jī)構(gòu)使用，最大限度地增加企業(yè)的收益。有效利用企業(yè)的閑置資金，可避免某家子公司或分支機(jī)構(gòu)出現(xiàn)資金困難，而其他下屬公司存在閑置資金的情況，從而降低資金管理風(fēng)險(xiǎn)和資金管理難度。

2 財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下資金管理體系的構(gòu)建

企業(yè)在資金管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題比較統(tǒng)一，主要包括銀行賬戶多、線下管理難，交易流水整合和合并雜亂無(wú)章，人工編制資金報(bào)表易出錯(cuò)等，可以通過(guò)構(gòu)建資金管理體系來(lái)解決這些問(wèn)題。企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心承擔(dān)著日常資金結(jié)算、分配、監(jiān)督等工作，資金管理平臺(tái)的建設(shè)能提高財(cái)務(wù)共享中心的專業(yè)化水平和效率，而財(cái)務(wù)共享中心也提高了資金管理平臺(tái)的運(yùn)行效率。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享資金管理平臺(tái)需要考慮的因素包括提高資金管理有效性，降低資金管理風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)資金價(jià)值的利用[2]。企業(yè)資金管理體系的構(gòu)建需要連接財(cái)務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)預(yù)算、控制、監(jiān)督和考核4個(gè)功能。以上功能能夠?qū)⒇?cái)務(wù)人員從事務(wù)繁多且雜亂無(wú)章的資金管理工作中解脫出來(lái)。從全流程角度看，這降低了資金管理過(guò)程中的成本，提高了流程的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化。財(cái)務(wù)共享模式下的資金管理體系見(jiàn)圖1，其中資金管理主要包括資金預(yù)算管理、資金控制管理、資金預(yù)測(cè)管理和資金考核管理4項(xiàng)。

2.1 資金預(yù)算管理

資金預(yù)算管理的功能體現(xiàn)在，反映企業(yè)子公司及分支機(jī)構(gòu)在一定時(shí)間段內(nèi)資金的來(lái)源及用途，代表企業(yè)及其下屬機(jī)構(gòu)現(xiàn)金流的流向及內(nèi)容。編制資金預(yù)算有助于企業(yè)控制自身資金的收支情況，也為其增強(qiáng)戰(zhàn)略可行性提供基礎(chǔ)。企業(yè)總部需要根據(jù)子公司和分支機(jī)構(gòu)提交的工作計(jì)劃書(shū)編制資金管理預(yù)算方案，通過(guò)大數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)查詢、對(duì)比和監(jiān)控各子公司和分支機(jī)構(gòu)的預(yù)算方案，如果發(fā)現(xiàn)實(shí)際收支與預(yù)算方案差距較大，可以將誤差精確到某筆業(yè)務(wù)或某個(gè)人。企業(yè)總部編制資金預(yù)算計(jì)劃表時(shí)，可以根據(jù)收付實(shí)現(xiàn)制，盡可能加快對(duì)未來(lái)現(xiàn)金流量的預(yù)測(cè)。資金預(yù)算管理體系包括編制、執(zhí)行、控制和評(píng)價(jià)等方面，可加強(qiáng)企業(yè)總部對(duì)資金流向的預(yù)測(cè)和管控，為企業(yè)進(jìn)行預(yù)算管理提供了數(shù)據(jù)流支持[3]。

2.2 資金控制管理

資金控制管理由企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，根據(jù)預(yù)算編制情況，各子公司、分支機(jī)構(gòu)的實(shí)際使用情況，以及企業(yè)總部相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行管理。資金控制管理包括賬戶設(shè)置、現(xiàn)金歸集、內(nèi)部融資和數(shù)據(jù)管理。賬戶設(shè)置是指企業(yè)對(duì)于自身、子公司和分支機(jī)構(gòu)的賬戶信息和賬戶余額進(jìn)行統(tǒng)一管理，賬戶是企業(yè)總部、子公司和分支機(jī)構(gòu)與銀行之間進(jìn)行資金集中核算的基礎(chǔ)?，F(xiàn)金歸集是在企業(yè)不改變資金所有權(quán)的情況下，在財(cái)務(wù)共享中心設(shè)置資金池，由于財(cái)務(wù)共享中心對(duì)企業(yè)各子公司和分支機(jī)構(gòu)的資金賬戶進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，因此可以及時(shí)將超出定額的資金劃歸到資金池賬戶。企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心的統(tǒng)一管理，可以看到各子公司、分支機(jī)構(gòu)的資金使用情況，生成資金日?qǐng)?bào)或周報(bào)，完善賬戶結(jié)構(gòu);同時(shí)還可以將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)，生成銀行日記賬，減輕財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。內(nèi)部融資是指企業(yè)利用內(nèi)部閑置資金進(jìn)行內(nèi)部融資。需要注意閑置資金的投入對(duì)企業(yè)子公司和分支機(jī)構(gòu)資金的后續(xù)使用是否有影響。企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息的共享，以及對(duì)資金管理的全方位把控，為閑置資金用作內(nèi)部融資提供了基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)管理是基于大數(shù)據(jù)的支持，快速識(shí)別銀行流水，并對(duì)其進(jìn)行清洗和結(jié)構(gòu)化存儲(chǔ)。把這些數(shù)據(jù)分門(mén)別類地存儲(chǔ)在不同的地方，并在一個(gè)地方匯總;利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，將資金管理的內(nèi)容按照各個(gè)主題進(jìn)行劃分。只有有效地存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，才能更有效地利用數(shù)據(jù)。

2.3 資金預(yù)測(cè)管理

當(dāng)在數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中分類和存儲(chǔ)各類型數(shù)據(jù)之后，數(shù)據(jù)本身的規(guī)律會(huì)向后推演。除少數(shù)規(guī)律外，絕大多數(shù)規(guī)律是可預(yù)測(cè)的，要讓歷史數(shù)據(jù)在財(cái)務(wù)共享中心呈現(xiàn)內(nèi)在規(guī)律。財(cái)務(wù)共享中心可以根據(jù)數(shù)據(jù)的特征匹配不同的預(yù)測(cè)模型，如時(shí)間序列分析、數(shù)據(jù)特征模型。資金預(yù)測(cè)管理過(guò)程也需要人為判斷，而資金管理部擁有許多了解資金信息、熟悉資金管理流程的財(cái)務(wù)人員。除此之外，財(cái)務(wù)共享中心本身也具有對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題的直覺(jué)判斷機(jī)制。因此，大數(shù)據(jù)背景下的業(yè)務(wù)追蹤、信息集成將更有利于資金預(yù)測(cè)管理的實(shí)施與落地。

2.4 資金考核管理

企業(yè)利用財(cái)務(wù)共享中心處理和生成的資金數(shù)據(jù)，抽離出收付實(shí)現(xiàn)制的經(jīng)營(yíng)績(jī)效考核指標(biāo)，再用這些指標(biāo)衡量各子公司和分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)情況，而這些指標(biāo)同樣便于業(yè)務(wù)人員理解，這便是業(yè)財(cái)融合理念應(yīng)用的一部分。利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，按照功能對(duì)各子公司和分支機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行分類與整理，將問(wèn)題精確定位到個(gè)人或業(yè)務(wù)的某個(gè)細(xì)節(jié)，各子公司、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)各自的資金管理考核標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)，確保企業(yè)的資金考核管理順利實(shí)施[4]。在資金部層面，管理者可以通過(guò)各子公司、分支機(jī)構(gòu)考核標(biāo)準(zhǔn)的完成程度對(duì)其資金考核管理做出獎(jiǎng)懲安排，以便在資金考核管理環(huán)境發(fā)生變化時(shí)及時(shí)改變相關(guān)對(duì)策。

3 財(cái)務(wù)共享模式下的資金支付業(yè)務(wù)管理流程

在基于財(cái)務(wù)共享模式的資金支付業(yè)務(wù)流程中，各子公司、分支機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資金需求將“資金支付申請(qǐng)單”提交至財(cái)務(wù)共享中心。企業(yè)需要各個(gè)子公司、分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部配合財(cái)務(wù)共享中心，構(gòu)建資金支付業(yè)務(wù)管理流程。資金支付業(yè)務(wù)的管理流程見(jiàn)圖2。

3.1 支付申請(qǐng)

明確資金支付制度，才能有效實(shí)施資金管理。由于各子公司、分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)情況存在差異，因此企業(yè)需要考慮自身情況，根據(jù)法律法規(guī)制定資金支付管理制度。企業(yè)在取得總部的同意后，根據(jù)自身的資金支付制度提交資金支付申請(qǐng)計(jì)劃。首先，各業(yè)務(wù)部門(mén)要分類資金的申請(qǐng)，資金申請(qǐng)所涉及的關(guān)聯(lián)費(fèi)用需要計(jì)入不同預(yù)算項(xiàng)目，并根據(jù)可支配資金情況制定不同的策略;其次，業(yè)務(wù)部門(mén)據(jù)此填寫(xiě)“資金支付申請(qǐng)單”;最后，財(cái)務(wù)部門(mén)核實(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)所填寫(xiě)的相關(guān)支付申請(qǐng)單并上傳至貨幣資金業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

3.2 支付審批與結(jié)算

企業(yè)各子公司、分支機(jī)構(gòu)的總經(jīng)理會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)情況對(duì)“資金支付申請(qǐng)單”是否真實(shí)、可靠進(jìn)行審核，之后將申請(qǐng)單傳送給財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)處。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，總經(jīng)理只需要依靠手機(jī)、平板電腦等智能設(shè)備即可完成對(duì)申請(qǐng)單的審核，大大提高了申請(qǐng)單的審核效率[5]。

財(cái)務(wù)共享中心先對(duì)“資金支付申請(qǐng)單”進(jìn)行統(tǒng)一歸集，然后分配給不同的業(yè)務(wù)人員，最終由審核會(huì)計(jì)處理。而審核會(huì)計(jì)的職責(zé)分成2種：審核和復(fù)核。承擔(dān)不同職責(zé)的審核會(huì)計(jì)相互制約，一方面降低了企業(yè)內(nèi)部人員尋租的風(fēng)險(xiǎn);另一方面加強(qiáng)了審核的準(zhǔn)確性。

3.3 檔案管理

會(huì)計(jì)核算的流程中會(huì)留有諸多可供參考的文件記錄，這些文件記錄清晰、明確地記錄了每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，可有據(jù)可依、精確定位。財(cái)務(wù)共享中心的檔案管理主要涉及原始憑證管理。首先，由財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑證進(jìn)行整理、編號(hào)并簽字;其次，財(cái)務(wù)人員將整理好的原始憑證上傳至財(cái)務(wù)共享中心保存;最后，財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員將上傳的原始憑證與影像記錄核對(duì)，并將其存儲(chǔ)于檔案管理系統(tǒng)。

4 結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)主要是為了應(yīng)對(duì)企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，以及通過(guò)財(cái)務(wù)人員人工處理繁多且復(fù)雜的財(cái)務(wù)信息會(huì)耗時(shí)、耗力的問(wèn)題[6]。 構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的資金管理體系可降低資金管理成本，提高準(zhǔn)確性和效率，不斷簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)共享模式下的付款流程，減少各分支機(jī)構(gòu)的付款環(huán)節(jié)，并且付款統(tǒng)一由企業(yè)總部負(fù)責(zé)，加強(qiáng)資金統(tǒng)一管理，提高付款效率，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，構(gòu)建資金管理體系和優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程是否能夠有效地實(shí)行都離不開(kāi)大數(shù)據(jù)[7]。由于篇幅限制，本文只著重對(duì)資金支付業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化，收款等其他業(yè)務(wù)在資金管理中也同樣重要。

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收稿日期：2022-03-18

作者簡(jiǎn)介：

黃潔卉，女，1998年生，碩士研究生在讀，主要研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。

馬絲語(yǔ)，女，1999年生，碩士研究生在讀，主要研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。