唐燁斌 曹歡歡 郭峰

【關(guān)鍵詞】學(xué)術(shù)類 國際會議 收費(fèi)機(jī)制 費(fèi)用管理 研究 探討

眾所周知，絕大部分國際學(xué)術(shù)會議的舉辦都是由國內(nèi)的學(xué)術(shù)申辦機(jī)構(gòu)，通常例如醫(yī)院、協(xié)會、學(xué)會或者領(lǐng)域內(nèi)著名的專家個人提出承辦申請，經(jīng)由國際主辦方的學(xué)術(shù)常委會投標(biāo)決定，之后交由國際主辦方長期合作的國際PCO和國內(nèi)舉辦。在選定目的地城市之后，國際和國內(nèi)主辦方通常會采用公開招投標(biāo)的方式，通過國際主辦方和國內(nèi)主辦方共同投票，確定國內(nèi)PCO。國內(nèi)PCO中標(biāo)后，則是將會議服務(wù)的整體服務(wù)包（MICE）和主題活動等根據(jù)自己公司的實際情況全包或者部分轉(zhuǎn)包給國內(nèi)其他DMC公司負(fù)責(zé)。

國際學(xué)術(shù)會議項目的資金籌措保障措施和建立以滿足大會要求的流動資金、高效利用項目局部的流動資金、最大程度發(fā)揮流動資金效益為標(biāo)準(zhǔn)，這在保證重大國際學(xué)術(shù)會議順利進(jìn)行方面發(fā)揮重要的作用。但同時，長期以來國內(nèi)主辦方、承辦方逐漸出現(xiàn)的收費(fèi)項目不合理、收費(fèi)方式不規(guī)范、前期收費(fèi)的資金池管理缺乏、外幣兌換等外匯渠道被政策限制等問題，也已經(jīng)在一定程度上影響并阻礙了國內(nèi)承辦國際大型學(xué)術(shù)會議的發(fā)展。如何降低會議成本，提高與會質(zhì)量，成為國內(nèi)會議承辦方亟待思考并解決的問題。

目前國際學(xué)術(shù)類會議的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)類別和合理性規(guī)則尚無明確定義，根據(jù)國際會議與大會協(xié)會（簡稱：ICCA）會議的大類歸納及8-10個國際學(xué)術(shù)類大會[1]的實際情況歸納如下：

（一）國際學(xué)術(shù)會議收入類項目分類

1.企業(yè)贊助類收入一國際學(xué)術(shù)會議主要的收入來源

主要包括大會冠名及贊助、企業(yè)展位費(fèi)（特裝和標(biāo)準(zhǔn)展位）、各類線上線下大會廣告費(fèi)、大會用品（筆、包等）專項贊助、禮品贊助、大會單個項目冠名贊助。基本上圍繞著本產(chǎn)業(yè)鏈上的相關(guān)商業(yè)企業(yè)開展的招商項目都可以歸納入這一類收入。

組委會還可以指定一個詳細(xì)的贊助商和參展商的利益回報資源列表，列表內(nèi)包括贊助套餐、展覽展示的機(jī)會以及回報、企業(yè)衛(wèi)星會的時間等等。

2.代表注冊費(fèi)、參會人員注冊費(fèi)等相關(guān)收入

國際學(xué)術(shù)會議的代表注冊費(fèi)收入是國際主辦方非常重視的收入項目之一.其重視程度比國內(nèi)的學(xué)術(shù)會議主辦方要高很多，甚至排在企業(yè)類贊助收入之前。國際主辦方會非常重視代表或參會人員注冊費(fèi)的設(shè)計、定價等相關(guān)工作，其分類和定價的考量因素眾多，而且非常復(fù)雜。比如：既要考慮國際上的通常做法，又要結(jié)合是否符合舉辦地當(dāng)?shù)氐氖杖胨胶臀飪r水平。多種因素的平衡梳理非?？简炛鬓k方和PCO的統(tǒng)籌分析能力。

2.1代表注冊費(fèi)的分類

國內(nèi)目前對學(xué)術(shù)類會議注冊費(fèi)分類問題尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前國際上通用的分類做法是大致根據(jù)與會代表的地區(qū)來源、參會代表類型、會議注冊參加時間、參會代表身份類型等來劃分。

（1）根據(jù)代表的來源地、國家地區(qū)，可以把注冊費(fèi)分為國際代表注冊費(fèi)和國內(nèi)代表注冊費(fèi)兩種。前者主要針對舉辦地以外的國家和地區(qū)，后者顧名思義就是本國代表享受的注冊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，國內(nèi)代表注冊費(fèi)比國際代表的享有優(yōu)惠政策。這種按照與會代表來源地的國家和地區(qū)進(jìn)行分類的好處是解決了發(fā)達(dá)國家和地區(qū)與欠發(fā)達(dá)國家和地區(qū)之間收入不平衡的問題，讓更需要精進(jìn)知識的欠發(fā)達(dá)國家和地區(qū)的代表也有經(jīng)濟(jì)能力參加此類高水平的學(xué)術(shù)盛宴。

比如表2：RICMMHS 2021大會的注冊費(fèi)國際最高USD 250.本地印度盧比INR6500（按照2021年8月30日匯率計算6500印度盧比約為88.9887美元）。

（2）根據(jù)參會代表的類型，可以把國際學(xué)術(shù)會議的注冊類型分為非會員代表注冊費(fèi)（Non-member）和會員代表注冊費(fèi)（Member），一般會員代表注冊費(fèi)優(yōu)惠于非會員代表注冊費(fèi)。因為國際學(xué)會協(xié)會（即主辦方）大多都會鼓勵通過一次次會議的舉辦吸納更多的協(xié)會組織會員，每年繳納的會員費(fèi)收入也是國際協(xié)會除了辦會以外的收入來源之一。

比如：原定于2020年9月30日-10月3日在匈牙利布達(dá)佩斯舉行的第四十一屆世界骨科大會（SICOT 0WC2020）因為疫情推遲到2021年9月15-18日，SICOT協(xié)會對非會員代表注冊費(fèi)和會員代表注冊費(fèi)分類非常清晰，如圖3。

（3）根據(jù)參會代表報名參加的時間分類。國際學(xué)術(shù)會議通常針對申請者申請與會資格的先后、注冊申請時間點，會采取不同的費(fèi)用優(yōu)惠政策，國外的做法是希望人員提前預(yù)定、提前規(guī)劃好各類行程、酒店住宿等。因為臨時到場注冊，所有的吃飯、住宿、資料都沒辦法提前做好籌劃，就會給會務(wù)組織工作帶來諸多不便。所以國外對提前申請注冊的代表會給予很大幅度的注冊費(fèi)優(yōu)惠，現(xiàn)場注冊費(fèi)也相對會最貴。具體大致可以分會早鳥注冊費(fèi)（EarlyBird Registration Fee）、預(yù)注冊類型（Pre—registration fee）、在線注冊類型（Online Registration fee）、現(xiàn)場注冊類型（Onsite Registration Fee）。比如：2022年1月15一19日召開的IMSH2022。

（4）根據(jù)參會代表的身份類型分類。一般可以分為被邀請的專家（InvitedGuest）、專家學(xué)者、學(xué)生、企業(yè)代表等。每個國際學(xué)會組織還有很多自己組織內(nèi)部本身的身份分類。

（5）根據(jù)注冊人數(shù)數(shù)量分類，可以分為個人注冊（IndividualRegistration）和團(tuán)隊注冊（Group/Team Registration）。一般做法為一個注冊組織或企業(yè)內(nèi)部的三個或三個以上的參會人員可以注冊為一個團(tuán)體，有些主辦方的團(tuán)隊人數(shù)要求也可能會提高為五人以上。有些經(jīng)過主辦方認(rèn)證的人數(shù)大于等于五人的團(tuán)體，還有機(jī)會獲得一定的申請費(fèi)團(tuán)隊折扣（一般為10%-20%）。

（6）根據(jù)參加不同時長會議日程來分類。可以分為會前會Pre-congress、會前培訓(xùn)課程Training、主會議（KeynoteLecture或者是STATE OF THE ARTTALKS）、衛(wèi)星會、只參加某個單日注冊類型（ONE Day Registration），參加2天的注冊類型（2一day Registration），參加全部日程的注冊類型（Full Registration）。比如：美國甲狀腺協(xié)會召開的90th AnnualMeeting of the American ThvriodAssociation（ATA Annual Meeting）按照注冊代表的身份分了十大類不同的類型，時間上分了Early Registration和Regular Registration兩種，如圖6。

（7）國際學(xué)會、協(xié)會及組織主辦方一般會推出獎學(xué)金或獎勵類型的注冊費(fèi)類型（Fellowship Fee&Award），F(xiàn)ellowshipFee的種類分類標(biāo)準(zhǔn)一般會根據(jù)情況不同分為免注冊費(fèi)、免食宿、免交通等標(biāo)準(zhǔn)。

國際學(xué)術(shù)會議非常重視鼓勵投稿者投稿學(xué)術(shù)論文，在經(jīng)過組委會學(xué)術(shù)委員會的專家組審核后，也會對獲獎?wù)哌M(jìn)行減免注冊費(fèi)的獎勵.通常做法如下：

a.投稿論文口頭交流，Best Oral Award

b.投稿論文壁報交流，Best Poster Award

c.論文刊物印刷交流Publication交流，Best Paper Award

d.以協(xié)會杰出貢獻(xiàn)人物為名字的各類Award、Grants&Prizes

（8）其他類型的注冊費(fèi)的情況

a.線上注冊類型或者叫虛擬注冊類型

因為2020年新冠疫情的全球爆發(fā)，越來越多的國際學(xué)術(shù)會議組織者根據(jù)舉辦的實際需求增加了線上會議的注冊類型。

b.會后活動類型注冊費(fèi)（Post Congressactivities）

主要是針對初次來舉辦目的地的與會人員，為他們提供會后的一系列參觀或者游覽當(dāng)?shù)厝宋暮途吧然顒印?/p>

c.陪同人員注冊費(fèi)用（AccompanyPerson Fee）

與會專家的家屬或者秘書等陪同人員也有相應(yīng)的注冊費(fèi)，在很多國際大會上會出現(xiàn)Accompany Person Fee這樣一類注冊類型。這些參加人員是陪同人員。他們不參加學(xué)術(shù)活動.只參加大會的一些社交活動，比如說：晚宴、會后活動、用餐等。

（9）注冊費(fèi)類型以外的一些收費(fèi)項目及需要特別注意的事項

學(xué)術(shù)會議中住宿費(fèi)、簽證費(fèi)（VISAApplication）、邀請函打印及寄送服務(wù)都是需要收費(fèi)的。這些項目中，除了住宿費(fèi)可能會產(chǎn)生一些收入外，其他都屬于基礎(chǔ)會務(wù)服務(wù)，一般不加收費(fèi)用。住宿費(fèi)我們在之后的文章中再進(jìn)行詳細(xì)的分享和討論。

注冊的取消政策（CancellationPolicy）及退款：注冊費(fèi)用的返還將按一定的時間政策參考：

1.30天內(nèi)取消，將收取每人固定費(fèi)用的取消費(fèi)：

2.30-15天內(nèi)取消，將收取每人固定費(fèi)用高1-2倍的取消費(fèi)用：

3.14-7天內(nèi)取消，將收取注冊總費(fèi)用的50%;

4.6-0天內(nèi)取消，將收取注冊費(fèi)用的100%：

（不退還費(fèi)用）

無法退還費(fèi)用還包括機(jī)票、火車票等交通工具費(fèi)用，或已經(jīng)支付且不能退還的費(fèi)用，這將直接計入取消費(fèi)用中不作退還。所有退還費(fèi)用將在收到申請15-20日內(nèi)退還。提前一個星期申請取消的，統(tǒng)一會后完成退款（如有）。一般所產(chǎn)生的銀行手續(xù)費(fèi)將由參會代表自行承擔(dān)。

就收入而言，國際學(xué)術(shù)會議的支出和花費(fèi)部分，國內(nèi)和國際做法比較類似，主要包括以下內(nèi)容：會務(wù)費(fèi)、餐旅費(fèi)、專家費(fèi)（國內(nèi)和海外專家，海外專家需要現(xiàn)場準(zhǔn)備美金或者外幣講課費(fèi)，或者會后匯款）、簽證費(fèi)用及網(wǎng)站建設(shè)、各類印刷品、現(xiàn)場搭建布置及設(shè)備、各種會議相關(guān)的信息化系統(tǒng)、國外主辦方的合作費(fèi)、大會保險費(fèi)等。其他還包括：學(xué)分費(fèi)用、會議宣傳廣告費(fèi)、前期的籌備會議需要的費(fèi)用。根據(jù)國際主辦方和國內(nèi)承辦的PCO公司的合同會約定盈利部分的分配方式，結(jié)余部分的外幣需要通過匯款方式匯款至國外協(xié)會或者其指定的海外賬戶。

國際主辦方與國內(nèi)PCO的合作模式一般有這么幾種：第一種，利益共享，風(fēng)險共擔(dān)。第二種，只享受利潤，不承擔(dān)風(fēng)險。比較強(qiáng)勢的主辦方會采取這種合作模式，本身此類學(xué)術(shù)會議成熟，質(zhì)量高、業(yè)內(nèi)影響力大。第三種，固定服務(wù)費(fèi)，利益和風(fēng)險全由國際或國內(nèi)主辦方承擔(dān)。

我們以第三種類型進(jìn)行探討，如果在國際學(xué)術(shù)大會召開前PCO公司可以預(yù)見到收入將不足以覆蓋支出的，書面通知了國際主辦方并要求主辦方給予指示。主辦方在收到PCO公司的書面通知之日起幾天內(nèi)應(yīng)給予明確指示，告知應(yīng)該如何處理。如果根據(jù)主辦方的指示導(dǎo)致大會的收入最終不足以支付支出的，差額部分由主辦方承擔(dān)。三種合作模式各有利弊，根據(jù)雙方自身各自的情況不同，最終談判達(dá)成一致即可。

（一）國內(nèi)舉辦國際學(xué)術(shù)類會議經(jīng)費(fèi)和收費(fèi)方面的問題

從世界國際會議、亞太國際會議及我國的國際會議的發(fā)展現(xiàn)狀看，國際會議呈現(xiàn)不斷增長的態(tài)勢，且發(fā)展?jié)撃軣o限。但是2011年2月，經(jīng)國務(wù)院同意，財政部、外交部聯(lián)合發(fā)出《關(guān)于嚴(yán)格控制在華舉辦國際會議的通知》。在全球國際會議發(fā)展呈現(xiàn)快速發(fā)展的時機(jī)，我國卻對在華舉辦國際會議嚴(yán)格控制，這一舉措目的不是打擊，而是針對目前國內(nèi)國際會議存在的問題進(jìn)行整改，促進(jìn)會議產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。目前在華舉辦國際會議存在以下一些問題。

1.會議數(shù)量增多，費(fèi)用極高

目前我國能舉辦國際學(xué)術(shù)會議的單位很多，各家互相攀比，造成的后果就是國家的財政支出很高。因為國際會議在中國開，很多費(fèi)用是由我國承擔(dān)的，且很多要動用國家財政撥款給予費(fèi)用支持。在這種情況下，很多名不副實的國際會議大行其道。與此同時，一些城市還盲目修建豪華大型會議中心，甚至建造多個，主會場極大，分會場極多，而使用效率極低，可想而知浪費(fèi)是必然的。

2.學(xué)會會議質(zhì)量不高，缺乏品牌

在眾多的國際學(xué)術(shù)會議中，有一些所謂的國際學(xué)術(shù)會議根本沒有任何價值，解決不了任何問題。一是論文指標(biāo)和背后涉及的學(xué)術(shù)利益，參加國際學(xué)術(shù)會議做口頭報告或墻報能被認(rèn)作國際論文發(fā)表，還有一些國家科研評審機(jī)構(gòu)，把組織國際學(xué)術(shù)會議當(dāng)成工作業(yè)績指標(biāo)來完成，所以會議的質(zhì)量可想而知。我國也有一些自主品牌的國際會議，但是高端會務(wù)少之又少，沒有高端的內(nèi)容，只為了品牌而做品牌，也不會有健康的行業(yè)內(nèi)容提升與實質(zhì)性的會議發(fā)展。

我國近幾年越來越重視學(xué)術(shù)會議的舉辦質(zhì)量，從2021年7月15日中國科協(xié)辦公廳“關(guān)于公布《重要學(xué)術(shù)會議指南（2021）》收錄會議的通知”可以看出國家提升學(xué)術(shù)會議的決心，具體通知如下：

為進(jìn)一步營造良好學(xué)術(shù)交流環(huán)境，服務(wù)學(xué)術(shù)高端引領(lǐng)，推動學(xué)術(shù)會議質(zhì)量提升，促進(jìn)學(xué)術(shù)會議品牌建設(shè)，中國科協(xié)開展了《重要學(xué)術(shù)會議指南（2021）》相關(guān)工作。經(jīng)專家提名、學(xué)會遴選、指導(dǎo)委員會認(rèn)定等環(huán)節(jié)，《重要學(xué)術(shù)會議指南（2021）》共收錄123家全國學(xué)會（學(xué)會聯(lián)合體）推薦的707個會議，現(xiàn)對入選會議名單予以公布。

希望各相關(guān)單位深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記在兩院院士大會、中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會第十次全國代表大會上的重要講話精神，努力營造奮勇爭先的科技創(chuàng)新氛圍，大力弘揚(yáng)科學(xué)家精神，持續(xù)打造同行認(rèn)可的高水平學(xué)術(shù)會議，為不斷提升我國原始創(chuàng)新能力、實現(xiàn)高水平科技自立自強(qiáng)作出更大貢獻(xiàn)。

（一）收費(fèi)規(guī)范與靈活、便利性

根據(jù)注冊費(fèi)類型的收費(fèi)幣種一般為：美金，歐元、本地貨幣（如：人民幣，日元、韓元）根據(jù)舉辦地的主辦方而定。那么，國際收款就成為了國內(nèi)承辦國際學(xué)術(shù)類會議的一個重要問題。為了符合各國代表的日常支付習(xí)慣，通常收款為整數(shù)額收款，手續(xù)費(fèi)（Handling Fee）由大會承擔(dān)。目前針對國內(nèi)代表的收費(fèi)方式邊界比較清晰，國際與會代表的收款會比較麻煩一點，有這幾種收費(fèi)方式：國際匯款、國際在線支付、信用卡、現(xiàn)場付費(fèi)POS機(jī)、現(xiàn)場現(xiàn)金。

我們的經(jīng)驗是國內(nèi)有一個在線支付通道，可以是微信、支付寶、信用卡等常見的在線第三方支付方式。國際收款除了贊助商使用國際匯款方式較為普遍外，Paypal貝寶就是首選的在線收款工具。Paypal的優(yōu)勢是其在全球范圍內(nèi)有超過3.25億用戶，跨境交易結(jié)算能通過電子郵件輕松收付款，且全球203個國家支持使用，26種貨幣匯率自動兌換，保護(hù)商家利益，能解決美國、歐洲、亞洲、澳洲大部分國家和地區(qū)的在線支付問題;而且在國外普及度非常高，支付系統(tǒng)穩(wěn)定;更為重要的是可以解決退款的問題。Paypal在線支付的款項不會直接匯到舉辦會議機(jī)構(gòu)所在的國家賬戶內(nèi)，而是停留在Paypal的賬戶里面，可以很方便的匯款給境外，退款給境外的與會代表。Paypal提供了多種提現(xiàn)渠道，十分便捷，最終在大會結(jié)算時也能幫助國內(nèi)的PCO公司，在符合中國的稅收政策和相關(guān)法律規(guī)定的情況下，根據(jù)會議舉辦地國家政策，提供與國際主辦方的合同、填寫說明文件，輕松搞定大額國際匯款。對于一個大會而言，參會人員支付各項費(fèi)用的便捷程度也是決定國際與會代表是否積極報名參加的重要因素之一，所以支付問題解決的好壞對于國際學(xué)術(shù)會議的成功舉辦非常重要。

（二）國際學(xué)術(shù)會議收費(fèi)法律風(fēng)險探討

不管是國內(nèi)還是國際學(xué)術(shù)會議，一直是各行業(yè)營銷領(lǐng)域商業(yè)賄賂高發(fā)的風(fēng)險環(huán)節(jié)，特別是醫(yī)學(xué)類學(xué)術(shù)會議，更是在此范圍之內(nèi)，我國近些年嚴(yán)厲監(jiān)管和打擊的也是醫(yī)藥領(lǐng)域會議。無論是在醫(yī)藥廠家自己主辦學(xué)術(shù)會議還是在參與國際學(xué)術(shù)類會議，如何發(fā)現(xiàn)并防范營銷中的商業(yè)賄賂問題十分重要。

根據(jù)資料，我國2016年頒布的《最高人民法院、最高人民檢察院關(guān)于辦理貪污賄賂刑事案件適用法律若干問題的解釋》進(jìn)一步明確：賄賂犯罪中的“財產(chǎn)性利益”包括可以折算為貨幣的物質(zhì)利益如房屋裝修、債務(wù)免除等，以及需要支付貨幣的其他利益如會員服務(wù)、旅游等。新修訂的《反不正當(dāng)競爭法》也列舉了商業(yè)賄賂的具體行為類型，刪除了“回扣”條款，并增加了“經(jīng)營者的工作人員進(jìn)行賄賂的，應(yīng)當(dāng)認(rèn)定為經(jīng)營者的行為”的規(guī)定。

上述新法規(guī)的頒布實施，對國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議如何舉辦提出了新的挑戰(zhàn)，尤其是企業(yè)普遍采用的“以學(xué)術(shù)會議的名義進(jìn)行市場推廣”方式，這其中是否存在向?qū)＜摇W(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人員輸送“財產(chǎn)性利益”情況并進(jìn)而被認(rèn)定為商業(yè)賄賂的事情，也是目前學(xué)術(shù)大會舉辦、承辦企業(yè)普遍關(guān)注的問題。

1.風(fēng)險識別

通過學(xué)術(shù)推廣活動名義進(jìn)行賄賂，主要是指企業(yè)自己通過主辦學(xué)術(shù)會議，或?qū)W(xué)術(shù)會議的國內(nèi)國際主辦方（各類學(xué)會、協(xié)會、醫(yī)療機(jī)構(gòu)）、參會代表提供資金資助，幫助解決會議召開及參會代表的食宿、交通、注冊、專家授課等費(fèi)用，誘使利益接受方違背其法定義務(wù)或職業(yè)道德，利用其權(quán)力、影響力，為利益輸送方謀取好處或誘使交易發(fā)生。其風(fēng)險表現(xiàn)形式包括但不限于：

（1）對國內(nèi)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)（學(xué)會、協(xié)會）主辦的會議提供贊助;

（2）對國際主辦（學(xué)會、協(xié)會）的會議提供贊助;

（3）對國內(nèi)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、國際主辦方委托的第三方會務(wù)公司提供贊助;

（4）企業(yè)自辦學(xué)術(shù)會議或者在國際大會中舉辦企業(yè)衛(wèi)星會，邀請并贊助與會代表參加會議;

（5）企業(yè)贊助利益相關(guān)者參與第三方主辦的學(xué)術(shù)會議，承擔(dān)他們的交通費(fèi)、食宿、注冊費(fèi);

（6）以費(fèi)用報銷的形式，為參會代表個人提供參會的交通、食宿、注冊費(fèi)用。

2.風(fēng)險防范

舉辦國際學(xué)術(shù)類會議對贊助的合規(guī)建議：

（1）事前審查會議性質(zhì)，確保會議在國際上真的屬于與技術(shù)相關(guān)的學(xué)術(shù)性會議;

（2）避免將某一個單獨(dú)機(jī)構(gòu)、單獨(dú)專家個人、單獨(dú)內(nèi)部業(yè)務(wù)單元、職能部門或協(xié)會內(nèi)部機(jī)構(gòu)作為贊助對象;

（3）簽訂書面協(xié)議，明確贊助資金僅能用于本次國際學(xué)術(shù)會議本身，確保?？顚Ｓ?

（4）贊助資金必須“公對公”，并由受贈單位出具公益事業(yè)捐贈統(tǒng)一票據(jù)或會議贊助發(fā)票，避免將贊助款交給個人或某個部門。

筆者對贊助與會專家代表參加國際學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)承辦的大會或企業(yè)在大會中自辦學(xué)術(shù)會議、衛(wèi)星會、企業(yè)會等的合規(guī)建議：

保留邀請專家真實參會的材料。注意留存邀請函、會議通知、會議議程、參會專家代表的注冊費(fèi)用發(fā)票（國際為INVOICE）、現(xiàn)場簽到、現(xiàn)場照片、PPT等會議材料，證明學(xué)術(shù)會議本身及專家參會的真實性。

合理安排參會行程和選擇會議地點。贊助行業(yè)專家代表參加國際學(xué)術(shù)會議時，行程時間安排應(yīng)適當(dāng)緊湊;行程路線安排應(yīng)避免非正常經(jīng)過旅游城市或景點，并滯留時間較長。企業(yè)的衛(wèi)星會、企業(yè)發(fā)布會出席日程需要的時間段以外，其他時間段不要安排統(tǒng)一的行程。更不能假借國際會議的名義，開會后選擇在舉辦地的景點、風(fēng)景區(qū)停留太多時間，各項會后活動都必須是官方認(rèn)可的比較好。

避免無關(guān)費(fèi)用支出。費(fèi)用支出上應(yīng)該僅限于正常的交通、住宿、餐飲、注冊費(fèi)用，避免出現(xiàn)景點門票、導(dǎo)游服務(wù)費(fèi)、導(dǎo)游加班費(fèi)、用途不明的雜費(fèi)等與會議無關(guān)的非正常費(fèi)用。

贊助指向性不應(yīng)過于明確。不應(yīng)與專家代表個人簽訂贊助協(xié)議，也不宜與特定的機(jī)構(gòu)簽訂指向性過于明確的贊助協(xié)議。

贊助費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)避免過高。贊助專家代表參加國際學(xué)術(shù)會議，如會議主辦方對住宿、餐飲有統(tǒng)一安排的，應(yīng)以主辦方的安排為準(zhǔn)，不宜另外提供明顯更高價位的食宿安排;企業(yè)在大會期間自辦衛(wèi)星會或發(fā)布會等，主辦方對住宿、餐飲沒有安排時，注意將人均消費(fèi)控制在合理的范圍內(nèi);交通費(fèi)用方面避免安排頭等艙、頭等座。

（一）國際學(xué)術(shù)會議收入部分是重代表注冊費(fèi)而輕企業(yè)贊助

大部分國際主辦方都把學(xué)術(shù)和商業(yè)化區(qū)分的非常清楚，他們注重學(xué)術(shù)內(nèi)容和氛圍，導(dǎo)致有時候難以理解我們國內(nèi)一些贊助商的商業(yè)化做法。某些企業(yè)想要投資贊助，但是需要經(jīng)過篩選和審核，這套篩選審核機(jī)制也是有著非常嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和流程的。國際學(xué)術(shù)會議對注冊費(fèi)類型、贊助費(fèi)類型、各類捐贈細(xì)致程度都區(qū)分的相當(dāng)清楚。收入部分側(cè)重于招募更多的參會代表、收取更多的注冊費(fèi)，而國內(nèi)主辦方更關(guān)注企業(yè)贊助收入的這一部分開發(fā)。

國際學(xué)術(shù)會議對注冊費(fèi)的關(guān)注程度，努力確保了主辦方是更傾向于關(guān)注學(xué)會協(xié)會會議的長期健康發(fā)展;為各類型的與會人員提供不同類型的注冊費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，也是鼓勵一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)的學(xué)生、研究生參與到學(xué)術(shù)研究中來。國內(nèi)學(xué)術(shù)會議更多的只是就項目本身的盈利出發(fā)，缺乏中長期考量，所以在收費(fèi)項目和注冊費(fèi)類型設(shè)定上比較簡單粗暴。關(guān)鍵還在于對一些注冊費(fèi)收費(fèi)細(xì)節(jié)問題上的處理。

首先要在會前就做好預(yù)算管理，哪些收費(fèi)項目是要爭取的，哪些支出項目是必要花費(fèi)，經(jīng)費(fèi)籌措、食宿等周邊服務(wù)安排、注冊費(fèi)收繳等一系列準(zhǔn)備工作，都需要提前細(xì)化制定。其次，在會議過程中要科學(xué)安排組織分工，合理配置會議人力、物力、財力資源。最后在會議結(jié)束后要認(rèn)真進(jìn)行會議資料的整理、會議各類費(fèi)用的結(jié)算、會議籌備經(jīng)驗的總結(jié)與反思等會后收尾工作。總之，認(rèn)真制定大會的預(yù)算、設(shè)計注冊費(fèi)收費(fèi)類別、贊助商贊助類別，切實將其落實到國際學(xué)術(shù)會議的資金籌措、費(fèi)用的預(yù)算管理工作中去，是舉辦高質(zhì)量、高水平國際學(xué)術(shù)會議的關(guān)鍵。

國際學(xué)術(shù)大會對壁報（Poster）和獎項的重視程度非常高，這為正在精進(jìn)自身醫(yī)學(xué)專業(yè)度的年輕人和一些想聽取意見的年輕學(xué)者創(chuàng)造了極佳的參與機(jī)會，而國內(nèi)大部分壁報和獎項都流于形式，被重視程度不高。

（二）國際學(xué)術(shù)類會議的支出和費(fèi)用部分是重學(xué)術(shù)、輕會務(wù)

國際會議基本不設(shè)有接送參會者的相關(guān)服務(wù)。大教授小專家都得自己去，因為國際會議主辦方在這部分支出十分有限。而國內(nèi)的學(xué)術(shù)會議都是全程接送包住宿吃飯，大部分費(fèi)用都花在專家機(jī)票、住宿，餐飲等非學(xué)術(shù)項目。其他的花銷支出例如：會務(wù)布置、搭建、印刷品、互聯(lián)網(wǎng)信息化等部分與國內(nèi)學(xué)術(shù)會議大體一致，只是國際的會議還多了一些跨國跨地區(qū)的相關(guān)費(fèi)用如：簽證、外幣等。

盡管國際和國內(nèi)學(xué)術(shù)類會議在收費(fèi)和支出管理上有這些差別，但大部分是國內(nèi)的會議在收費(fèi)和費(fèi)用管理上有些不規(guī)范和粗糙。畢竟國內(nèi)的學(xué)術(shù)會議市場化運(yùn)作起步比國外晚好多年，而且加上國內(nèi)對學(xué)術(shù)會議行業(yè)從業(yè)人員的培訓(xùn)途徑太少，大多是非本領(lǐng)域會議服務(wù)和管理專業(yè)人員，所以水平參差不齊，造成目前的國內(nèi)想要承辦真正意義上的國際學(xué)術(shù)性大會，還需要國際主辦方、國際PCO的指導(dǎo)。

盡管國內(nèi)學(xué)術(shù)會議非學(xué)術(shù)方面的支出和繁縟的東西太多，但毫無疑問，國內(nèi)從業(yè)人員和PCO的辦會水平也在不斷改善。我以前工作過的一家國內(nèi)專業(yè)的PCO公司團(tuán)隊競標(biāo)成功、舉辦過一次第十六屆國際兒科腎臟病大會（IPNA2013），舉辦的非常出彩。大會在國際主辦方的指導(dǎo)下學(xué)習(xí)和進(jìn)步，最后所有的會務(wù)服務(wù)、財務(wù)管理、合規(guī)性都達(dá)到了國際主辦方的標(biāo)準(zhǔn)，甚至達(dá)到了舉辦以來的最高水平，得到了國際主辦方官方的高度認(rèn)可和書面表揚(yáng)。

希望國內(nèi)能舉辦越來越多高水平超國際化的國際學(xué)術(shù)大會，這樣既能像習(xí)近平總書記所指示的：國內(nèi)要引進(jìn)和舉辦高水平的學(xué)術(shù)會議，增加合作，提升科研水平，讓學(xué)術(shù)水平的提高起到促進(jìn)社會進(jìn)步和改善生活水平的真正應(yīng)有的作用，也能讓國內(nèi)的從業(yè)人員、相關(guān)企業(yè)在舉辦國際學(xué)術(shù)類會議時在財務(wù)管理等方面更加規(guī)范、更加合規(guī)，讓辦會質(zhì)量更高，讓行業(yè)發(fā)展更健康。