郭留紅 高愛民 齊云飛 朱蘭蘭 郝偉斌

摘? 要：本文基于公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)背景、設(shè)計(jì)原則和構(gòu)建方法，重點(diǎn)闡述了元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)思路和核心內(nèi)容，為確保公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件真實(shí)有效性提供基礎(chǔ)支撐。

關(guān)鍵詞：電子文件;元數(shù)據(jù);公路建設(shè)項(xiàng)目

Abstract： Based on the construction background， design principles and construction methods of electronic document metadata standards for public road project， it focuses on the design ideas and core contents of metadata schemes in order to provide the foundation support for the authenticity validity of the public road project electronic records.Keywords： Electronic records; Metadata; Public road project

1 引言

目前，在電子文件管理領(lǐng)域國家檔案局和住建部制定了《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范提供了一般的指導(dǎo)，但是對(duì)于能夠滿足特定領(lǐng)域電子文件管理需要的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)仍然較為匱乏。對(duì)此，本文以河南省“公路建設(shè)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔”試點(diǎn)任務(wù)為依托，詳細(xì)論述公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)方案的設(shè)計(jì)過程與核心內(nèi)容。

2 建設(shè)背景

2.1 國家法規(guī)政策的支持。早在2009年，中辦、國辦印發(fā)了《電子文件管理暫行辦法》。2016年11月，國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合下發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子文件管理暫行辦法》。各行業(yè)也在此基礎(chǔ)上制訂了相關(guān)制度，如2017年河南省交通運(yùn)輸廳下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范交通建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作的通知》，進(jìn)一步確立了原生電子文件在公路建設(shè)項(xiàng)目管理中的行政效力和業(yè)務(wù)有效性，并把電子檔案管理工作納入建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容。電子文件檔案替代紙質(zhì)文件檔案成為公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體。2020年3月，按照《國家檔案局 國務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室 國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室關(guān)于開展電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)工作的通知》（檔發(fā)〔2020〕2號(hào)）的要求，河南省交通運(yùn)輸廳公路管理局承擔(dān)了“公路建設(shè)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔”的試點(diǎn)任務(wù)。

2020年新修訂的《檔案法》第三十七條明確規(guī)定：電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)的載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?，F(xiàn)有的信息技術(shù)發(fā)展能夠充分滿足檔案法要求的三個(gè)條件，為建設(shè)項(xiàng)目電子文件單套管理提供了法律依據(jù)。其中“要素合規(guī)”中的要素就包含元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)研究是建設(shè)項(xiàng)目電子文件單套管理重要支撐。

2.2 現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的不適用性。目前，國內(nèi)外尚未有公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如表1）不太適用和指導(dǎo)全過程的公路建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件管理?，F(xiàn)有相關(guān)的兩個(gè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中，一是DA/T 46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案，只面向公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文書類電子文件元數(shù)據(jù)歸檔問題;二是CJJ/T187-2012建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，主要規(guī)定了工程施工階段電子文件的元數(shù)據(jù)，較少規(guī)定項(xiàng)目前期階段的元數(shù)據(jù)。而公路建設(shè)項(xiàng)目現(xiàn)代化管理、信息化治理勢(shì)在必行，建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)亟待深入研究制訂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。這就需要基于全程管理框架對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件分類與數(shù)字檔案資源分類進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析之上，構(gòu)建公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)方案。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的研究實(shí)踐。自2017年始，河南省交通運(yùn)輸廳公路管理局、河南鼎智工程咨詢有限公司、鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院開展了“公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)與檔案流程一體化管理信息系統(tǒng)”項(xiàng)目，并在充分試驗(yàn)論證的基礎(chǔ)上在“S312線鄭州境改建工程”“G311線許周界至許昌西改建工程”等公路建設(shè)項(xiàng)目上進(jìn)行了示范應(yīng)用，取得了良好效果。但是在應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)，缺乏相應(yīng)的規(guī)范、指南等指導(dǎo)性文件指導(dǎo)，對(duì)此，根據(jù)前期實(shí)踐基礎(chǔ)，2019年公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)研究批準(zhǔn)立項(xiàng)并列入了河南省地方標(biāo)準(zhǔn)制訂計(jì)劃。

3 公路建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建

3.1 構(gòu)建原則。公路建設(shè)項(xiàng)目原生電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建原則包括一致性、一體化、專業(yè)化、模塊化等四個(gè)原則。一致性原則就是與國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)保持一致;一體化原則就是公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案的一體化管理;專業(yè)化原則就是面向公路建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)域，突出元數(shù)據(jù)信息描述的專業(yè)性;模塊化原則就是將元數(shù)據(jù)劃分成多個(gè)模塊，提高元數(shù)據(jù)對(duì)不同類型實(shí)體、不同側(cè)面屬性的描述能力。

3.2 元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)。在元數(shù)據(jù)實(shí)體設(shè)計(jì)方面，采用《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》和《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)體分類方法，將元數(shù)據(jù)元素劃分為：文件實(shí)體元數(shù)據(jù)、責(zé)任者實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)和關(guān)系實(shí)體元數(shù)據(jù)四種類型。標(biāo)準(zhǔn)共制定文件實(shí)體元素58項(xiàng)，業(yè)務(wù)實(shí)體元素9項(xiàng)，責(zé)任者實(shí)體元素4項(xiàng)，關(guān)系實(shí)體元素4項(xiàng)。

在元數(shù)據(jù)描述方法方面，采用《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》等國家標(biāo)準(zhǔn)做法，從編號(hào)、中英文名稱、定義等十五個(gè)方面對(duì)元素進(jìn)行描述，其中編號(hào)、中英文名稱是該元素的身份標(biāo)識(shí)，定義和目的說明了元素的含義和作用。約束性說明了該元素的強(qiáng)制性使用程度，分為“必選”“條件選”和“可選”三種類型?？芍貜?fù)性用于定義元素是否可以重復(fù)出現(xiàn)。元素的結(jié)構(gòu)具有層次性，根據(jù)電子文件描述需要可以將元素拆分為多個(gè)子元素，實(shí)現(xiàn)對(duì)該元素更進(jìn)一步的描述和限定。為了區(qū)別元素和子元素，本標(biāo)準(zhǔn)將元數(shù)據(jù)元素分為“簡(jiǎn)單型”和“容器型”，其中“簡(jiǎn)單型”元素指不具有子元素的元素，“容器型”元素指具有多個(gè)子元素且本身不能被賦值的元素類型，本標(biāo)準(zhǔn)共制定了10個(gè)“容器型”元素，62個(gè)“簡(jiǎn)單型”元素。值域和缺省值用于定義該元素的取值情況，信息來源用于說明元素取值的獲取方式，相關(guān)元素用于顯示與該元素有密切關(guān)系的元素，注釋用于對(duì)元素的進(jìn)一步說明。

4 公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的特色分析

4.1 基于工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)的電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建。河南省公路局研究出臺(tái)了《公路工程工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控規(guī)程》（DB41/T 1164-2015），并配套工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)管理信息系統(tǒng)在公路建設(shè)項(xiàng)目管理中應(yīng)用。

研究應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)，工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)不僅是工序的轉(zhuǎn)換點(diǎn)，工程質(zhì)量的控制點(diǎn)，也是電子文件的創(chuàng)建點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，后續(xù)研發(fā)了公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程與檔案一體化系統(tǒng)，為保障所形成的電子文件的真實(shí)完整和系統(tǒng)規(guī)范性，公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件類目和代碼、元數(shù)據(jù)方案成為兩大核心問題。[10]

因此，首先是基于公路建設(shè)項(xiàng)目工序質(zhì)量節(jié)點(diǎn)理論，其次是公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件類目與代碼體系，使得本標(biāo)準(zhǔn)更側(cè)重于公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件形成至歸檔階段的元數(shù)據(jù)方案構(gòu)建，在元數(shù)據(jù)實(shí)體元素選取和描述上與一般建設(shè)項(xiàng)目電子檔案元數(shù)據(jù)有明顯不同。

4.2 賦予電子文件形成過程中元數(shù)據(jù)實(shí)體元素集唯一性標(biāo)志?；跈n案化理念和滿足關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理需要，每個(gè)實(shí)體元數(shù)據(jù)都需要具有能夠標(biāo)識(shí)其唯一身份的元素。例如，對(duì)于文件實(shí)體元素集，本標(biāo)準(zhǔn)采用電子文件號(hào)元素進(jìn)行唯一性描述，用于描述公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程與檔案一體化管理系統(tǒng)為電子文件賦予的唯一身份標(biāo)志;對(duì)于業(yè)務(wù)實(shí)體元素集，采用建設(shè)項(xiàng)目、項(xiàng)目階段和業(yè)務(wù)層級(jí)三個(gè)元素作為唯一標(biāo)識(shí)。為了更清楚描述公路建設(shè)項(xiàng)目、實(shí)際業(yè)務(wù)之間的樹型結(jié)構(gòu)關(guān)系，本標(biāo)準(zhǔn)則依據(jù)《公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件類目和代碼》指導(dǎo)業(yè)務(wù)元素的取值;對(duì)于責(zé)任者實(shí)體和關(guān)系實(shí)體元素集，采用責(zé)任者名稱和關(guān)系標(biāo)識(shí)進(jìn)行唯一性標(biāo)識(shí)。

4.3 面向公路建設(shè)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)特征的實(shí)體元素描述。本標(biāo)準(zhǔn)基于公路建設(shè)項(xiàng)目及管理信息系統(tǒng)的實(shí)際情況，創(chuàng)新使用了組件、文件聯(lián)、業(yè)務(wù)層級(jí)、業(yè)務(wù)事項(xiàng)、表單標(biāo)識(shí)碼等實(shí)體元素并描述。但總體上本標(biāo)準(zhǔn)仍借鑒一般情況下的元數(shù)據(jù)描述框架，分文件實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體和關(guān)系實(shí)體四部分進(jìn)行描述，以體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)研制的規(guī)范性和實(shí)用性。

4.3.1 文件實(shí)體描述。本標(biāo)準(zhǔn)主要涉及組件、文件和文件聯(lián)三種類型資源，針對(duì)每種資源類型本標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)了不同的元數(shù)據(jù)元素進(jìn)行描述。

關(guān)于原生電子文件的描述。由于公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理驗(yàn)證系統(tǒng)內(nèi)嵌了多種表單結(jié)構(gòu)，能夠自動(dòng)生成項(xiàng)目所需的表單、目錄和文件，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置了組件元素用于描述系統(tǒng)自動(dòng)生成的原生電子文件。為描述原生電子文件的內(nèi)容信息，本標(biāo)準(zhǔn)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》設(shè)置了內(nèi)容描述元素，該元素負(fù)責(zé)對(duì)電子文件題名、主題、編號(hào)等內(nèi)容特征進(jìn)行描述，作為容器型元素，其包含題名、文件編號(hào)、主題詞、關(guān)鍵詞、人名、摘要、責(zé)任者、文種八個(gè)子元素，其中除題名為必選元素外，其他元素均可由使用者決定是否使用。

關(guān)于非原生電子文件的描述。對(duì)于非原生電子文件，本標(biāo)準(zhǔn)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》設(shè)置了數(shù)字化屬性元素。數(shù)字化屬性元素指電子文件數(shù)字化的一組關(guān)鍵特征描述，作為容器型元素，其包括數(shù)字化對(duì)象形態(tài)、掃描分辨率、掃描色彩模式、OCR標(biāo)準(zhǔn)、壓縮、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)六個(gè)子元素，它們?cè)敿?xì)記錄了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中采用的載體形態(tài)、掃描參數(shù)和生成文件格式等背景信息，對(duì)于追溯電子檔案的數(shù)字化過程發(fā)揮著重要作用。該元素為條件必選型元素，只有面對(duì)非原生電子文件才需要填寫。

關(guān)于電子文件集合的描述。在公路建設(shè)項(xiàng)目歸檔過程中，經(jīng)常存在多個(gè)電子文件生成一個(gè)信息包的情況，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)提出了文件聯(lián)這一資源類型，并通過文件聯(lián)元素對(duì)其進(jìn)行描述。文件聯(lián)指依照公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件類目體系構(gòu)成的電子文件管理單元，主要由多個(gè)電子文件構(gòu)成，文件之間存在特定的業(yè)務(wù)關(guān)系。

4.3.2 業(yè)務(wù)實(shí)體的描述。電子文件與具體業(yè)務(wù)之間存在著必然聯(lián)系，二者存在著一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。為了清楚描述公路建設(shè)項(xiàng)目、子項(xiàng)目與具體業(yè)務(wù)之間的層次關(guān)系，在對(duì)公路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行全面、系統(tǒng)調(diào)查的基礎(chǔ)上，依據(jù)《公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件類目和代碼》明確公路建設(shè)項(xiàng)目、項(xiàng)目階段和業(yè)務(wù)層級(jí)三個(gè)元素的取值范圍和編碼方案，構(gòu)建了可以系統(tǒng)描述公路建設(shè)項(xiàng)目不同階段業(yè)務(wù)活動(dòng)的樹型結(jié)構(gòu)，提高了系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)信息的自動(dòng)識(shí)別能力。

4.3.3 責(zé)任者實(shí)體的描述。責(zé)任者實(shí)體元素集負(fù)責(zé)描述電子文件相關(guān)人員的背景信息，包括責(zé)任者層級(jí)、責(zé)任者名稱、建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、責(zé)任者許可、責(zé)任者手機(jī)號(hào)八個(gè)子元素。責(zé)任者層級(jí)元素反映了責(zé)任者的類型，對(duì)于公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件，其責(zé)任者可以是參建單位、具體部門或是個(gè)人。

4.3.4 實(shí)體之間關(guān)系的描述。文件、業(yè)務(wù)和責(zé)任者是與電子文件密切相關(guān)的三種實(shí)體類型，為了進(jìn)一步描述三者之間的關(guān)系還需要構(gòu)建關(guān)系實(shí)體元素集。關(guān)系實(shí)體元素集包括關(guān)系標(biāo)識(shí)、關(guān)系類型、關(guān)系和主實(shí)體標(biāo)識(shí)和相關(guān)實(shí)體標(biāo)識(shí)，其中關(guān)系標(biāo)識(shí)元素是關(guān)系實(shí)體的唯一標(biāo)識(shí)，通過該元素可以定位實(shí)體間關(guān)系，為針對(duì)特定實(shí)體關(guān)系的檢索提供支持。

5 結(jié)論

本文闡述了公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件元數(shù)據(jù)方案的建設(shè)背景、設(shè)計(jì)原則和構(gòu)建方法，對(duì)元數(shù)據(jù)方案中關(guān)鍵指標(biāo)的設(shè)計(jì)思路和核心內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)闡釋。其成果已發(fā)布為河南省地方標(biāo)準(zhǔn)，并在公路建設(shè)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)用，取得了良好的應(yīng)用效果。

*本文系河南省交通運(yùn)輸廳科技項(xiàng)目“公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案分類辦法與元數(shù)據(jù)方案研究”的階段性成果。

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（作者單位：郭留紅、高愛民，河南省交通事業(yè)發(fā)展中心;齊云飛、朱蘭蘭、郝偉斌，鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院 來稿日期：2022-02-14）