摘 要：在檔案管理中主要是對各類檔案資源進行收集、整理、歸檔、保管等工作，目前在多數(shù)事業(yè)單位中的檔案管理信息化建設(shè)進程不斷加快，其在實際中有效地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案工作的開展形式，能夠應(yīng)對現(xiàn)代檔案事業(yè)所提出的要求。同時還應(yīng)重視對現(xiàn)代技術(shù)的合理化應(yīng)用，以此來進一步地挖掘檔案資源的價值，利用信息技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)對海量信息進行高速分析、篩選、處理，使檔案管理的開展速率得到提升，減少在檔案管理中的疏漏問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

信息時代的快速發(fā)展推動了檔案管理的改革及創(chuàng)新，在實際中可以通過現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)、模式、方法的運用來改進其以往管理工作中存有的不足，實現(xiàn)對檔案資源進行高效管理的目的。在檔案管理中，應(yīng)從創(chuàng)新的角度來分析其工作發(fā)展形勢及事業(yè)單位發(fā)展需求，以信息時代背景所帶來的優(yōu)勢，結(jié)合相關(guān)管理工作的實情來對其現(xiàn)有的管理體系進行調(diào)整，從而對快速增長的檔案信息資源進行科學(xué)化處理，使檔案資源能夠得到有效利用。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義分析

1.提高檔案管理質(zhì)量

在事業(yè)單位檔案管理中，許多檔案資料都具有較高的應(yīng)用價值，但不斷增多的檔案資料在實際中增加了檔案的調(diào)用難度，因此，許多具有珍貴價值的檔案未得到有效的查閱及使用，進而影響檔案價值的開發(fā)。而通過信息技術(shù)、計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，對檔案進行數(shù)字化處理能夠有效推動檔案管理的信息化。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行處理及存儲，當(dāng)需要提取檔案資料時，可直接在數(shù)據(jù)庫中進行檔案資料的搜索，使檔案的查閱更為快捷方便，從而有效提高檔案管理質(zhì)量。

2.降低檔案管理成本

在信息時代的背景下，其改變了傳統(tǒng)檔案資料的管理形式，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變在極大程度上優(yōu)化了管理工作流程，有效地減少在檔案管理中的工作量，這樣可以節(jié)約檔案管理成本支出。并且檔案管理信息化推動了檔案管理的自動化、智能化發(fā)展，這在極大程度上提高了其管理效率，再加上檔案信息化管理模式在應(yīng)用中對人力、設(shè)施、工具等的要求較少，人力、物力支出的減少在實際中降低了檔案管理所需成本。

3.保證檔案資源的安全

在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案對存儲環(huán)境及保管條件有著一定的要求，若是檔案資料保管不當(dāng)可能會出現(xiàn)損壞、破損、丟失等問題。目前在檔案管理中，多數(shù)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的方式來開展相關(guān)工作，這樣可以進一步保證檔案資料的完整性。同時在信息技術(shù)的支持下，對檔案數(shù)字化處理能高效地對檔案信息進行篩查，從而保留具有價值的檔案資料，信息技術(shù)在應(yīng)用中可以對多數(shù)類型的檔案進行數(shù)字化存儲，如影音、圖片等，使檔案資料不受外界環(huán)境的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存有的不足分析

1.管理機制存有不足

當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理機制依然存在著諸多不足之處，即使已經(jīng)逐步將新的改革制度融入了管理體制中，但由于無法保證落實效果使改革表現(xiàn)并不明顯。信息化時代，事業(yè)單位檔案管理部門逐漸將電子信息作為主要的管理對象，在此過程中管理互動凸顯出了較為明顯的便攜性。但由于多數(shù)事業(yè)單位在機制改革的過程中滯后問題較為嚴重，使得整體的工作效率受到了嚴重影響。

2.技術(shù)應(yīng)用存有不足

雖然在檔案管理工作中信息化建設(shè)已經(jīng)得到了廣泛的推行，但在實際中仍然存在對現(xiàn)代化管理技術(shù)利用程度不足的情況，在檔案管理信息化建設(shè)中仍然處于初步階段。并且在檔案管理發(fā)展的過程中要求其可以提供更為多樣的管理服務(wù)，使檔案管理的實施能夠更好地對檔案資源的價值進行挖掘，從而充分地對檔案管理的功能進行開發(fā)。但是因?qū)π畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用程度不足，使許多具有較強實用性的功能未得到有效的開發(fā)，這也使得實際檔案管理中所采用的管理技術(shù)、管理方法逐漸無法應(yīng)對不斷增多的管理要求，進而影響檔案管理實效。

3.人才培訓(xùn)存有不足

檔案管理信息化建設(shè)不僅需要有充足的資金及現(xiàn)代化的技術(shù)支持，還需要有專業(yè)的管理人才來落實信息化建設(shè)的各個項目，因此要求檔案管理人員能夠?qū)ο嚓P(guān)技術(shù)進行掌握及應(yīng)用。但以目前事業(yè)單位的檔案工作開展情況來看，雖然管理人員多數(shù)已經(jīng)掌握基礎(chǔ)的信息技術(shù)來進行檔案的處理，但是在最新的科技應(yīng)用中，仍然存有著較大的限制，其主要是由于在事業(yè)單位內(nèi)部，許多檔案工作人員未能得到系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓(xùn)，因此，無法適應(yīng)快速增多的檔案管理信息化建設(shè)要求，使其在管理工作中無法達到理想的工作效果。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法分析

1.加大檔案管理信息化建設(shè)投入

為了使檔案信息化在事業(yè)單位中可以得到順利推行，則需要通過提供充足的資金、設(shè)備設(shè)施等支持，對其基礎(chǔ)條件進行完善，并且，事業(yè)單位內(nèi)部許多檔案資料都有著較強的機密性，因此，應(yīng)根據(jù)實際的工作條件來配備完善的軟件、硬件設(shè)施。同時在檔案信息化中數(shù)據(jù)庫的建設(shè)屬于檔案工作中的重點內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)范流程來對檔案資料進行規(guī)范的數(shù)字化處理，并根據(jù)事業(yè)單位檔案工作規(guī)章制度要求對電子檔案進行歸檔，保證數(shù)據(jù)庫可以對事業(yè)單位檔案進行全面的收錄，為事業(yè)單位信息化建設(shè)提供完善的數(shù)據(jù)庫資源。為了保障檔案管理信息化建設(shè)的實效性，需要確保事業(yè)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者能夠?qū)n案管理信息化建設(shè)予以高度重視，逐步加大對此類建設(shè)項目的資金投入力度。在劃撥資金的過程中，保障了單位基礎(chǔ)設(shè)施的完善性，通過對老化和陳舊設(shè)備設(shè)施的有效更新，確保設(shè)備設(shè)施維修以及保養(yǎng)工作的有效落實，以此來延長各項設(shè)備設(shè)施的使用周期，為檔案信息的記錄和查閱提供了助力支持，并為此方面工作的順利開展提供了便利性保障。與此同時，為了能夠提高檔案管理信息化建設(shè)的整體水平，需要積極引進高新科學(xué)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺，并與相關(guān)企業(yè)之間保持良好的聯(lián)系，在合作的情況下為信息化管理工作的開展提供了充足的技術(shù)支持。

2.進行檔案資料的數(shù)字化處理

對檔案資料的數(shù)字化處理能夠有效地縮減存儲空間、擴大存儲容量，并且在檔案的查詢、檢索、利用電子檔案的調(diào)取更為便捷，有利于提高檔案資源的利用率。首先，對于已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案，需要依照國家所制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范處理檔案資料，采用掃描、錄入等方式使紙質(zhì)檔案以數(shù)字化圖像及文本等形式進行留存，根據(jù)檔案實際的類型來選擇平掃或高掃方式，然后對檔案數(shù)據(jù)進行采集及收錄。其次，在檔案的數(shù)字化處理中，需要利用專業(yè)的辦公軟件來進行檔案目錄的生成，并對數(shù)字檔案進行全面的核對，并由專人對數(shù)字檔案進行審核，確認其是否存有問題，之后對數(shù)字檔案進行歸檔，建立事業(yè)單位專用的檔案數(shù)據(jù)庫。在促進檔案管理信息化建設(shè)項目不斷推進的過程中，需要充分地聯(lián)系實際情況，對檔案管理的工作內(nèi)容予以全方位的分析，保證了檔案管理信息化體系建設(shè)的健全性，確保不同形式的檔案內(nèi)容都能夠得以順利轉(zhuǎn)化，保障轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)的靈活程度，充分地發(fā)揮出檔案管理數(shù)字化模式的優(yōu)勢和效用。另外，在處理事業(yè)單位檔案信息的過程中，需要借助數(shù)字化的處理模式，對檔案當(dāng)中所包含的數(shù)字資源進行分析，保障管理工作的針對性和實效性，并在管理的過程中突出重點內(nèi)容，以此來加強檔案管理工作的實施質(zhì)量。

3.優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)

對于在檔案管理中所應(yīng)用的信息化系統(tǒng)，需要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況及工作要求來建設(shè)，以此來保證其功能可以滿足檔案工作的各項開展要求。同時在現(xiàn)今檔案信息化建設(shè)進程不斷推進的過程中，對于所采用的管理系統(tǒng)其功能還需進一步完善，通過建立起匹配的信息化管理系統(tǒng)來加強對檔案的處理，實現(xiàn)檔案管理的自動化、信息化開展要求。并且在檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，還可以引入云計算技術(shù)與管理系統(tǒng)對接，建立起檔案管理云端平臺，這樣可以使檔案工作在云平臺上開展，其對存儲設(shè)備設(shè)施的要求降低，并在云計算技術(shù)的支持下對數(shù)據(jù)資源進行高速處理。在開展檔案管理工作的過程中，需要保障信息化建設(shè)項目的有效落實，從而確保后續(xù)的管理工作能夠呈現(xiàn)出持續(xù)化的特點，推動了管理工作的深入發(fā)展，并為管理項目的有效落實提供了關(guān)鍵因素。在信息時代的影響下，檔案管理工作人員需要充分結(jié)合信息站點的實際情況，并明確檔案管理工作開展階段所提出的要求，基于檔案信息化服務(wù)保障，將查詢、借閱以及信息共享等方面的功能包含在內(nèi)，從根本入手提高了檔案管理工作的綜合水平。另外，在打造信息化網(wǎng)站系統(tǒng)時，需要保障系統(tǒng)建設(shè)的完善性，加強事業(yè)單位與檔案管理工作體系之間的聯(lián)系程度，基于一體化的管理工作模式，實現(xiàn)對信息的充分利用，為事業(yè)單位帶來了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

4.建立檔案信息化管理平臺

信息化平臺的建立能夠?qū)崿F(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)來開展管理活動并提供管理服務(wù)的要求，其在實際中可以充分滿足檔案信息化建設(shè)的要求，對于信息化管理平臺的建立需要從技術(shù)、系統(tǒng)、設(shè)備設(shè)施等角度進行考慮，并結(jié)合檔案管理的要求來對管理平臺的功能進行完善。首先需要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況來建立檔案信息網(wǎng)站，并且為了確保網(wǎng)站的安全性應(yīng)采用內(nèi)部OA網(wǎng)，以此來構(gòu)建起覆蓋整個單位的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。在檔案的查詢、調(diào)閱、使用中，應(yīng)以檔案類型來確認其開放程度，設(shè)置檔案使用權(quán)限，并提供網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)，以此來實現(xiàn)檔案工作的自動化轉(zhuǎn)型。并且為了進一步實現(xiàn)強化檔案管理職能的要求，則可以通過互聯(lián)網(wǎng)加入全國或地區(qū)區(qū)域檔案網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)全國或地區(qū)檔案信息網(wǎng)上交流互通，其在實際中能夠有效地實現(xiàn)檔案工作的信息化執(zhí)行要求。并且在檔案信息化管理平臺的建立中應(yīng)保證其網(wǎng)站功能的全面性及信息傳遞的時效性，因此應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備設(shè)施來為其管理平臺的建設(shè)提供支持，并注重設(shè)備設(shè)施更新與軟件升級。

5.做好檔案管理信息化安全防護

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存有的漏洞會對檔案資料的安全產(chǎn)生影響，因此在事業(yè)單位檔案信息化中，為了避免出現(xiàn)信息泄露、丟失等問題需要做好安全防護工作，尤其是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下更要及時地對安全防護技術(shù)進行更新及優(yōu)化，加強對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的抵御。為此需要根據(jù)檔案管理信息化的特征及其在實際中的辦公環(huán)境來采用安全防護技術(shù)，通常情況下可以運用認證技術(shù)、加密技術(shù)、密碼密鑰等來避免檔案數(shù)據(jù)庫被入侵，針對電子檔案應(yīng)利用防火墻技術(shù)來抵御非法入侵及計算機病毒，為檔案管理的順利開展提供保障，其也有利于事業(yè)單位信息化建設(shè)水平的提升。

6.加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)

在開展事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，需要以專業(yè)化的形式，定期組織管理工作人員開展培訓(xùn)活動，保障了培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)程度，將信息培訓(xùn)作為關(guān)鍵內(nèi)容，加強了傳統(tǒng)管理與信息化檔案管理之間的融合程度，及時改善管理問題。紙質(zhì)化的檔案管理模式，仍然屬于事業(yè)單位檔案管理工作的主流形式，需要積極地引進創(chuàng)新管理工作理念，在新型的管理方式引導(dǎo)作用下，對相應(yīng)的管理制度予以改革，基于信息化和科學(xué)化的技術(shù)操作手段，提高了檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的注意事項

1.完善檔案信息化管理制度

在檔案管理中，固有的規(guī)章制度是以傳統(tǒng)的檔案管理方式及特點所設(shè)置的，而其制度內(nèi)容在檔案管理信息化中的應(yīng)用存有許多的局限性，在此情況下，需要通過對管理制度進行改進及創(chuàng)新的方式來確保其適用于檔案信息化建設(shè)。明確的規(guī)章制度可以為信息化建設(shè)中各項工作的執(zhí)行提供制度保障，在規(guī)范信息化建設(shè)流程的同時減少相關(guān)工作中的疏漏問題，通過細化其制度內(nèi)容的方式來對信息化管理的實行進行指導(dǎo)，在完善制度來保證其適用性的同時來提升信息化建設(shè)水平。

2.規(guī)范檔案管理流程

在檔案管理信息化中，為了保證檔案的完整、安全，會采用雙檔并行的方式來進行管理，因此，無論是對電子檔案，還是紙質(zhì)檔案，都應(yīng)重視對其管理流程進行規(guī)范來保證各項管理操作的合規(guī)，避免在實際中出現(xiàn)疏漏情況。在實際中需要按照檔案信息化管理的規(guī)定來進行檔案資料的收集、整理、歸檔，并在檔案電子化處理中嚴格遵循相關(guān)規(guī)定進行掃描、錄入等，確保檔案的完整、全面，從而有效地加強檔案管理實效。

3.提升工作人員專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)今檔案管理內(nèi)容不斷增多、工作職能不斷增加、涉及范圍不斷擴大，而這也使工作人員需要面對較多的難題及挑戰(zhàn)，尤其是在檔案管理信息化中要求工作人員能夠掌握多種專業(yè)技能，以此來對現(xiàn)代化技術(shù)進行運用實現(xiàn)信息化建設(shè)的要求。為此在實際中需要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況來招聘及選用具備豐富管理知識、優(yōu)秀管理技能及創(chuàng)新化管理觀念的綜合型人才，以此來組建高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。并且還需根據(jù)事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)情況來制定檔案管理人才培養(yǎng)方案，通過加強專業(yè)培訓(xùn)使管理人員可以對最新的管理技術(shù)、管理方法進行了解及掌握，使其可以對現(xiàn)代化技術(shù)進行有效利用，為檔案信息化建設(shè)提供助力。

五、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)能夠推動其工作模式的創(chuàng)新，使事業(yè)單位信息化建設(shè)水平得到進一步提升，從而實現(xiàn)對檔案工作流程進行優(yōu)化的目的，使各項工作按照規(guī)章制度的要求來高效落實，并促使檔案資源得到有效利用。并且還應(yīng)借助現(xiàn)代化技術(shù)來加強對數(shù)字化檔案資源的處理、分析等工作，推動檔案工作的信息化建設(shè)的進步，有利于檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，使檔案工作的效率、質(zhì)量得到有效提高，進而對檔案工作中各類資源進行全面的整合及分類。

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（作者單位：山西省文水縣衛(wèi)生健康和體育局）

作者簡介：李慧（1988—），女，漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：檔案管理。