摘 要：在數(shù)字化背景下，針對當前醫(yī)院基建檔案的管理則提出更加嚴格的標準和要求。醫(yī)院在重視基建檔案管理的同時，還要積極順應數(shù)字化時代的發(fā)展，通過針對基建檔案所存在的問題進行深入的分析和研究，并積極引入數(shù)字化技術，優(yōu)化醫(yī)院基建檔案的歸檔流程，進而能夠有效地提高數(shù)字化建設醫(yī)院基建檔案對管理系統(tǒng)的影響。

關鍵詞：數(shù)字化;歸檔率;基建檔案;策略;特點

伴隨當下網(wǎng)絡技術不斷地發(fā)展和完善，數(shù)字化經(jīng)過不斷地應用，已深入人們的生產(chǎn)和生活中。在此情況下的醫(yī)院基建檔案管理也應當隨社會的發(fā)展而不斷發(fā)展，積極引進現(xiàn)代信息技術，進一步實現(xiàn)醫(yī)院基建檔案的數(shù)字化管理，提升檔案的利用效果。文檔收集和歸檔是醫(yī)院基礎設施文檔管理中最關鍵的環(huán)節(jié)。它不僅涵蓋范圍廣泛，而且對文檔的要求也很高。如何提高醫(yī)院基礎設施檔案的管理已成為管理者要解決的問題。因此，深入分析數(shù)字化背景下醫(yī)院基建檔案的相關問題，進而能夠有效地解決存在的問題，并加以完善。

一、數(shù)字化背景下基本建設檔案的特點

基本建設檔案記錄了基本建設項目的全過程，能夠完整地將項目真實的情況反映出來。而處于數(shù)字化背景下的基建檔案主要存在以下特點：

1.數(shù)量大、價值高

基建項目的構建周期長，文件數(shù)量大，從數(shù)百卷到數(shù)千卷不等。此外，基建文件包含了多項先進的生產(chǎn)工藝和施工理念，技術含量高，參考價值高。因此，基建檔案具有檔案數(shù)量多、價值高的特點。

2.環(huán)節(jié)多、工作面廣

基本建設項目涉及研究、立項、建設、竣工、調(diào)試等環(huán)節(jié)，由項目單位、建設單位、監(jiān)理單位等共同參與。因此，基建文件呈現(xiàn)出多鏈接、參與者多樣的特點，這增加了基建文件的難度。

3.周期長、門類繁多

基建項目周期長，從幾年到幾十年不等，檔案基建項目周期長，基建工作涉及科研、地質(zhì)、水文、消防、建筑等不同專業(yè)類別、設備設施安裝等。

總之，處于數(shù)字化背景下的檔案形式有兩種，一是紙質(zhì)形式，二是電子形式。形式主要包括根據(jù)已建立的分類方案歸檔紙張承運商的基建文件;電子形式，主要借助光盤、移動硬盤等設備設施、辦公系統(tǒng)、云硬盤等平臺。龐大的數(shù)量、多個類別和眾多的基礎架構文件鏈接增加了歸檔難度，并對歸檔的時間提出了更嚴格的要求。基建項目監(jiān)理單位和基建部門以及檔案部門需要共同簽收，進而確保文件完整標準。

二、數(shù)字化環(huán)境下醫(yī)院基建歸檔的必要性

當前在各大醫(yī)院的基礎設施檔案中，其主要涵蓋醫(yī)院相關項目建設的整個過程，而在此期間形成了大量的文件和資料，并且非常的重要。這些資料具有很高的使用價值，應全面收集，分類歸檔，形成一套內(nèi)容準確、保存系統(tǒng)完整的基建檔案。

1.緩解基建檔案的歸檔與保管壓力

基礎設施檔案的存儲周期長，涉及單位多，對檔案和檔案管理服務的存儲造成很大壓力。為了對傳統(tǒng)的物質(zhì)基礎設施檔案進行歸檔，需要對城市檔案進行原規(guī)劃建設許可。原件通常由設計團隊保存，因此，檔案部門收集的這些文件大部分是復印件，并加蓋了城市建筑檔案館的印章。因此，在一個完整的項目過程中，所有參與單位都必須復制和儲存大量的材料，這不僅會導致重復儲存，而且會給管理部門造成巨大的儲存壓力。原件的數(shù)字掃描可以顯著提高文檔效率。同時，數(shù)字存儲、媒體和內(nèi)容分離也可以豐富文檔管理服務保存的基礎設施文檔資源。

2.提高基建檔案服務效率

檔案管理部門所保存的相關資料和資源非常豐富，是醫(yī)院開展基建和科研以及日常管理的重要參考依據(jù)。管理中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)由于基建項目，如水力發(fā)電改造、消防電梯和房屋維修，需要使用基建文件。在實體文件管理模式下，基建文件的使用只能手動訪問，這受到時間和空間的限制。

在某些緊急情況下，通常會有早期響應。數(shù)字基建文件的實現(xiàn)可以充分發(fā)揮信息文件建設和交通網(wǎng)絡建設的優(yōu)勢。文件管理部門、基建部門和文件使用發(fā)起人可以更快地找到所需的文件，進而能夠提高服務的效率，更好地服務于醫(yī)院基建的建設、應用、管理和維護。

3.保護基建檔案的實體安全

在基建的檔案中，構建設計的使用率通常最高。與普通紙質(zhì)文件相比，所構建圖紙的表面與感光材料相連，使用壽命更短，對存儲環(huán)境的要求更高。在復制竣工圖的過程中，也容易損壞原始文件，復制的文件無法達到原始文件的質(zhì)量。在數(shù)字背景下，這種類型的基建文件可以數(shù)字化，并且可以立體直觀地查看文件的內(nèi)容。同時，文件管理部門還可以直接給數(shù)字文件上色，減少流通連接，進而對文件起到更好的保護作用。

三、醫(yī)院基建檔案數(shù)字化建設面臨的困難

1.信息建設滯后

目前，一些醫(yī)院在基礎設施檔案管理中仍采用傳統(tǒng)的管理方式，許多醫(yī)院基礎設施檔案仍是采用紙質(zhì)。伴隨著基礎設施檔案計算機化的不斷推進，對基礎設施檔案的工作提出更高的標準和要求，進而需要醫(yī)院向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。然而，目前許多醫(yī)院繼續(xù)使用紙質(zhì)存儲，這不利于醫(yī)院基礎設施檔案的保管，也增加了醫(yī)院基礎設施檔案的負擔和風險，尤其是醫(yī)院基建檔案的漫長而艱苦的查閱。

從數(shù)字化的角度看，醫(yī)院基礎設施檔案管理應實現(xiàn)數(shù)字化。醫(yī)院基礎設施檔案數(shù)字化改造需要軟件和設備設施的支持。然而，軟硬件結(jié)構和相關技術的配置需要醫(yī)院的資金支持，短期內(nèi)很難看到效果。因此，許多醫(yī)院沒有資金支持基本建設文件的數(shù)字化，導致基本建設文件管理的軟件和硬件結(jié)構不適當，硬件配置低和軟件水平一般，無法滿足實際的需求，而且限制基礎設施檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.歸檔意識差

在基礎設施項目的新建、改建、擴建過程中，所有參與者都更加關注基礎設施項目能否如期完工，忽視了基礎設施項目檔案在各個環(huán)節(jié)的及時歸檔。特別是在大量數(shù)據(jù)的情況下，基礎結(jié)構文件的現(xiàn)有表單和文件要求顯示出新的變化。此外，建設單位檔案人員主要為兼職或臨時人員，專業(yè)素質(zhì)和管理能力不足，人員流動頻繁。

3.檔案收集和歸檔的制度化和標準化不足

收集有關醫(yī)院基礎設施的文件是確保工作得到監(jiān)控的重要基礎。但是，由于醫(yī)院的基礎設施項目所涉及的單位較多，而且需要政府處理各個單位之間的相關事宜，所以導致檔案的內(nèi)容也非常復雜。而實際推進工程中，多個部門和單位參與進來，在施工過程中，許多重要的基礎設施數(shù)據(jù)沒有及時收集，后期很難補充，由此，則對工程后續(xù)的相關事宜造成不利的影響。

4.原始文件丟失

首先。建設檔案館必須保證資料的原創(chuàng)性。從檔案角度講，任何的副本均無法和原件對比，但在醫(yī)院基建過程中，項目建設組也密切關注建設過程中形成的一些原始資料，大多數(shù)情況下，醫(yī)院的基礎設施部門只收到一份副本。由于負責檔案的管理人員無法直接參與建設，進而導致很多重要資料沒有收集，影響了完整性和真實性。

四、數(shù)字化背景下提高醫(yī)院基建文件歸檔策略

數(shù)字化背景下，醫(yī)院應從基建檔案的角度出發(fā)，運用現(xiàn)代技術和手段，進而實現(xiàn)數(shù)字化的管理，將形成的多個檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換為醫(yī)院基建項目和建設過程，建立健全檔案數(shù)字化管理平臺，完善相應制度，進一步提高醫(yī)院基礎設施的歸檔率。

1.加強信息化建設，打造數(shù)字化平臺

為更好地適應數(shù)字時代的發(fā)展，有效提高醫(yī)院基礎設施檔案的歸檔率，醫(yī)院應高度重視，大力推進醫(yī)院基礎設施數(shù)字化管理平臺的創(chuàng)建和完善，結(jié)合基礎設施檔案管理的實際需要，提供軟硬件設施，對收集到的基礎設施檔案及時歸檔，避免丟失和遺漏，在醫(yī)院基礎設施檔案歸檔過程中，可采用分階段歸檔的原則，不僅可以減輕項目對單個文件的壓力，還可以通過分期歸檔和檢查彌補不足，提高醫(yī)院基礎設施文件管理效率，有效防止基礎設施文件丟失。構建基建檔案數(shù)字化管理平臺則需要對基建檔案的歸檔流程進行優(yōu)化，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫，進一步提高存儲的效率。與此同時，根據(jù)時代的發(fā)展優(yōu)化醫(yī)院基礎設施檔案實時管理數(shù)字平臺，充分考慮未來的需求，創(chuàng)新醫(yī)院基礎設施檔案管理方式，提高醫(yī)院基礎設施檔案歸檔率。

2.建立和完善醫(yī)院基建項目歸檔制度

（1）建立健全的歸檔系統(tǒng)

根據(jù)醫(yī)院基礎設施檔案的性質(zhì)，可分為設計資料、施工資料、基礎資料、竣工資料。根據(jù)時間框架，可分為項目準備階段的文件、項目建設階段的文件和項目竣工階段的文件，說明醫(yī)院基礎設施檔案的復雜性。要明確需要歸檔的相關資料，確定歸檔表中包含的資料，如工程勘察資料、設計圖紙、招標文件、施工合同、材料證書、竣工驗收資料等，我們必須明確規(guī)定檔案的質(zhì)量標準和時間。由于醫(yī)院基礎設施項目涉及多個單位，因此，數(shù)據(jù)準備標準可能不同。由于醫(yī)院基礎設施項目的階段性，為了便于文件管理的提交和監(jiān)控，應提交明確的準備要求和檔案的質(zhì)量要求，如文件格式、編制格式等，在我國憲法的不同時期開展了不同的工作，創(chuàng)建了不同的檔案，因此有必要根據(jù)基建項目的實施過程，明確規(guī)定檔案框架中包含的幾個文件的交付時間。例如，在項目正式施工之前，應完成勘測數(shù)據(jù)和設計數(shù)據(jù)等基礎文件的交付;在項目完成之前，必須提交相關建筑文件。實踐證明，只有完善的制度和健全的系統(tǒng)才能提高工作的效率，進而保證歸檔率。

（2）加強基建檔案管理的信息交流。

數(shù)字環(huán)境對醫(yī)院基礎設施檔案的管理提出了更高的要求?；A設施檔案管理的信息交換效率對于檔案的存儲具有一定的影響。所以，醫(yī)院需要重視信息的交流，并在檔案數(shù)字化管理的平臺開辟窗口，用于完善相應的功能，進一步把醫(yī)院基礎設施檔案的收集和存儲引入管理平臺，進而實現(xiàn)各方信息的自由交流，明確醫(yī)院基礎設施檔案的進展情況，解決存在的問題。醫(yī)院還可以協(xié)調(diào)醫(yī)院基礎設施文檔的及時存儲，提高醫(yī)院基礎設施文檔的存儲效率。同時完善檔案管理的信息交流機制，認真保護各方權益。

數(shù)字化不僅對檔案管理提出了更高要求，也為提高存儲率提供了條件。各級各類醫(yī)院要充分重視基建檔案的管理，結(jié)合醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)狀，制定和完善醫(yī)院基建檔案的相關制度，大力推進基建檔案數(shù)字化管理平臺的建設，促進醫(yī)院的建設和發(fā)展。

3.加強廣告宣傳和教育，確保及時歸檔

通過舉辦培訓班、知識講座等，利用微信等媒體平臺，有效加強基礎設施項目檔案管理人員的培訓，特別是設計單位和監(jiān)理單位，重點傳播基礎設施檔案管理的相關知識，明確每個基礎設施項目的文件編制范圍。通過宣教提高設計師、建設者、監(jiān)督者和其他參與者對基礎設施檔案重要性的認識，特別是基礎設施檔案的歸檔，形成基礎設施檔案所有參與者的合力，并改進收集、歸檔和交付基礎設施文檔的主動性。意識形態(tài)上的關注有利于增加對基建文件的軟硬件設備設施的投資以及分配專業(yè)人員，便于及時歸檔。

4.抓住培訓環(huán)節(jié)，確保檔案完整性

根據(jù)檔案基建項目形成的不同環(huán)節(jié)以及對檔案的要求和內(nèi)容的差異，認真做好檔案和數(shù)據(jù)檔案的各個環(huán)節(jié)，確保所有檔案都必須保存。我們必須注意每個環(huán)節(jié)的歸檔細節(jié)。例如，在結(jié)論驗收環(huán)節(jié)，必須確保建筑圖紙完整，材料目錄真實，設計應逐項加蓋竣工章和施工單位名稱章，編制文件評審表以及監(jiān)理單位的評審。

5.規(guī)范文件的工作流程

由于醫(yī)院基建文件類型多、數(shù)量大、復雜度高，難以歸檔。此外，由于缺乏標準化的流程，在實際工作中存在許多人為因素造成的錯誤，導致文件混亂甚至丟失，嚴重影響了文件的效率和準確性?；诖耍紫刃枰鶕?jù)一定的規(guī)則對文件進行分類。如上所述，根據(jù)文件的性質(zhì)或時間段進行分類。二是根據(jù)檔案的重要性，明確檔案的優(yōu)先級，重點檔案必須先歸檔，確保重點檔案完整準確。例如，項目研究數(shù)據(jù)、設計數(shù)據(jù)、施工數(shù)據(jù)和竣工驗收數(shù)據(jù)更為重要，應首先歸檔。這樣做的好處是可以有效地保證關鍵項目文件的及時歸檔。如果這些文件丟失或損壞，會造成嚴重后果和不良影響。最后，我們需要澄清文檔管理員的職責。文件的收集、分類、整理、識別、統(tǒng)計、傳遞、接收和歸檔是每個人的責任，應明確工作人員的職責范圍，避免相互推諉和爭論，確保文件的穩(wěn)定進展。如果文件編制過程中出現(xiàn)錯誤，還應調(diào)查相關人員的責任。

五、結(jié)論

大數(shù)據(jù)、云計算等技術在文件管理中的深入應用，提高了基建文件的數(shù)字化水平。基建檔案管理也進入了數(shù)字化時代，將基建檔案存儲在電磁介質(zhì)上，以二進制編碼為主要形式，可以被計算機識別并在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸。數(shù)字時代基建檔案存儲的展示方式和媒體明顯不同于傳統(tǒng)檔案，需要加強基建檔案的思想、質(zhì)量、能量和信息技術建設，滿足數(shù)字時代新的基建歸檔需求。

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（作者單位：濱州市人民醫(yī)院市人民醫(yī)院辦公室）

作者簡介：劉萍（1971—），女，漢族，山東壽光人，本科 ，副研究館員，研究方向：檔案方向。