摘 要：習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。”進(jìn)入新時(shí)期，檔案管理工作所具有的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、人事規(guī)律、延續(xù)優(yōu)良?xì)v史傳統(tǒng)、服務(wù)各項(xiàng)事業(yè)的職能和作用進(jìn)一步凸顯。因此，檔案管理成為新時(shí)期各類型單位在經(jīng)營管理中不可忽視的重要抓手之一。目前，許多單位檔案管理工作還存在一些問題，具體表現(xiàn)在部分單位對檔案管理的認(rèn)識不足，以致設(shè)備設(shè)施陳舊、專業(yè)人員缺乏、信息化程度不高等。要實(shí)現(xiàn)單位檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，必須提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)管理設(shè)施的硬件投入，引進(jìn)和培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才，充分應(yīng)用信息化、智能化先進(jìn)技術(shù)，實(shí)施科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理，為實(shí)現(xiàn)“十四五”工作目標(biāo)提供檔案信息和人才信息，進(jìn)一步彰顯檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的功能和作用。

關(guān)鍵詞：“十四五”時(shí)期;檔案管理;高質(zhì)量發(fā)展

前言

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各類文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)信息和規(guī)模都在不斷增大，作為重要的信息資源和歷史文化財(cái)富，檔案價(jià)值越來越被認(rèn)可，檔案管理在歷史舞臺上發(fā)揮的作用也日益顯著。目前，許多單位的檔案管理已經(jīng)取得長足進(jìn)步，但歷久彌新，檔案管理仍然存在一些亟待解決的問題，有進(jìn)一步提升的空間，才能真正實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，部分檔案管理工作人員不能與時(shí)俱進(jìn)，仍然以傳統(tǒng)的管理理念和工作方法來實(shí)施檔案管理，對于新觀念、新理論、新技術(shù)的學(xué)習(xí)不夠深入，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化缺失，管理效率低下。因此，加強(qiáng)各單位檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)已勢在必行。要想充分發(fā)揮檔案工作的功能和效應(yīng)，必須建立健全信息化檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任意識，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，挖掘和發(fā)揮檔案內(nèi)容的“育人”價(jià)值，創(chuàng)新管理方法和手段，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

一、“十四五”時(shí)期促進(jìn)單位檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的意義

單位檔案館具有豐富的館藏資源，有文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、重大會議記錄、測繪資料、警示教材、單位變革、發(fā)展歷史、人事檔案，等等。保管和利用好這些檔案資料，對促進(jìn)單位黨風(fēng)廉政建設(shè)、促進(jìn)科學(xué)創(chuàng)新、促進(jìn)人才發(fā)展等具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)意義。檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，通過觀念更新、技術(shù)創(chuàng)新、充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使檔案管理更加真實(shí)、全面、及時(shí)和規(guī)范，使檔案收集、鑒別、整理、保全和轉(zhuǎn)遞更加科學(xué)，使檔案查閱和使用更加方便和快捷。

“十三五”時(shí)期，我國檔案事業(yè)取得了很大的成績，在服務(wù)中心大局、服務(wù)鄉(xiāng)村振興、促進(jìn)區(qū)域協(xié)調(diào)發(fā)展、脫貧攻堅(jiān)以及黨內(nèi)教育等多個(gè)方面，均做出了巨大貢獻(xiàn)。進(jìn)入“十四五”時(shí)期，加強(qiáng)檔案管理，是貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記對做好新時(shí)代檔案工作重要批示的行動體現(xiàn)。現(xiàn)如今，檔案事業(yè)面臨新的重任，檔案管理工作的對象、內(nèi)容和環(huán)境不斷發(fā)生變化，迫切需要工作者更新觀念、完善制度，掙脫人才和技術(shù)瓶頸束縛，加快推動檔案管理工作向數(shù)字化和智能化前進(jìn)。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案管理的職能作用，助力推進(jìn)單位深化改革、銳意進(jìn)取、經(jīng)營、管理和服務(wù)各項(xiàng)工作全面發(fā)展;促使單位守正創(chuàng)新，在“十四五”時(shí)期打開新的局面。

促進(jìn)單位檔案管理高質(zhì)量發(fā)展同樣是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)展的需求。中辦、國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，檔案治理體系和檔案資源利用體系建設(shè)是確保中國第二個(gè)百年奮斗目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要力量。檔案信息化強(qiáng)基工程、科學(xué)興檔工程、人才強(qiáng)檔工程等，強(qiáng)有力地推動檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，走上依法治理、開放治理的路徑，最終促使檔案管理成為現(xiàn)代化治理體系的重要組成，這使單位檔案管理工作的創(chuàng)新有了明確方向和強(qiáng)大推力?？梢灶A(yù)見，檔案工作將更好地為廣大干部職工服務(wù)，為習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會主義建設(shè)服務(wù)。

二、目前單位檔案管理存在的問題

1.單位對人事檔案管理工作的認(rèn)識不足

現(xiàn)在，很多單位對檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為單位的檔案工作僅僅是保管檔案而已，甚至將檔案管理與圖書管理這類工作邊緣化，忽視了檔案管理的重要價(jià)值。無論是館場設(shè)置、人員安排、工作待遇等方面都沒有得到重視。還有部分單位對檔案管理的工作范疇認(rèn)識不足，只關(guān)注于人事檔案管理。部分單位對檔案管理工作的嚴(yán)肅性認(rèn)識不足，將其當(dāng)作一項(xiàng)附屬性工作，認(rèn)為只要具備一定責(zé)任心，保證檔案資料不丟失、不泄密、能夠應(yīng)對外調(diào)、查檔就可以了。

由于單位對檔案管理工作的不重視，檔案管理人員自身也感到這項(xiàng)工作意義不大，看不到任何實(shí)用價(jià)值，沒什么發(fā)展前途。因此，在檔案管理工作中熱情不高，動力不足，忽視檔案管理工作的知識學(xué)習(xí)和專業(yè)能力的提高，往往處于被動的工作狀態(tài)。比如，人事檔案是檔案管理工作中的一個(gè)重要門類。隨著社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，單位之間的人才交流得越來越頻繁，人才的成長記錄和發(fā)展導(dǎo)向都將以檔案呈現(xiàn)為準(zhǔn)。與以前相比，人事檔案除了記錄人員的基礎(chǔ)資料，還需要更加全面的記錄職業(yè)歷程、獎懲記錄、操作項(xiàng)目、工作成果等信息，起到“見檔如見人”的作用。但實(shí)際工作中，單位干部職工和檔案人員對這一理念還沒有深刻的認(rèn)識，忽略了人事檔案管理的必要性。檔案崗位設(shè)置和人員安排不科學(xué)，存在人員變動頻繁、人事信息更新滯后的局面，導(dǎo)致人事檔案的可用性大打折扣。

2.檔案管理場所硬件設(shè)備設(shè)施不完善

部分單位的檔案存放基礎(chǔ)設(shè)施比較薄弱，庫房陳舊，通風(fēng)、采光條件不合要求，檔案室與辦公場所、閱檔室甚至和倉庫融為一體，既沒有防護(hù)欄也沒有防盜門，各類防潮、防火實(shí)施不達(dá)標(biāo)，檔案柜、密集架等設(shè)備設(shè)施不充足或不符合規(guī)格要求，滿足不了存檔需要。有些庫房設(shè)立的也不符合要求，沒有重視紙質(zhì)檔案易受溫度、濕度影響發(fā)生霉變和腐蝕的防范措施，這些都不利于人事檔案管理的安全性、完整性和科學(xué)性。

除了檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施以外，信息化建設(shè)的硬件設(shè)備設(shè)施也存在一定的問題。一是相關(guān)設(shè)備設(shè)施投入不到位，特別是網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)設(shè)備設(shè)施，在設(shè)備設(shè)施使用過程中，管理部門容易忽視設(shè)備設(shè)施的檢修和維護(hù)，導(dǎo)致有些設(shè)備設(shè)施長期處于“帶病”工作狀態(tài)。這樣可能造成檔案信息失真，而且還可能縮短設(shè)備設(shè)施的使用壽命。有的單位部分設(shè)備設(shè)施損壞后長期處于閑置狀態(tài)，無法正常使用，配套設(shè)備設(shè)施不完善，還會影響到信息系統(tǒng)軟件的穩(wěn)定性，降低工作效率和使用效果，制約了檔案管理的發(fā)展。

3.信息化技術(shù)應(yīng)用不充分

在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，智能化發(fā)展是主要趨勢，部分單位的信息技術(shù)應(yīng)用水平偏低，檔案管理工作局限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作的全過程中應(yīng)用較少，檔案搜集、整理、存儲、檢索、利用仍然依靠手工完成，管理模式仍然采用實(shí)體實(shí)物相對應(yīng)的方式。一方面，檔案資源的搜集范圍狹窄，檔案資料單一、內(nèi)容和形式不夠豐富，達(dá)不到“應(yīng)收盡收”的要求。另一方面，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用較少，在信息搜索和利用方面的便捷性和時(shí)效性不足，也無法發(fā)揮檔案咨政服務(wù)、公共服務(wù)和文化教育服務(wù)的功能作用。

4.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

無論是檔案信息化建設(shè)，還是檔案科技創(chuàng)新，都需要良好的檔案人才隊(duì)伍來實(shí)現(xiàn)。目前，部分檔案管理工作人員的知識水平有限，主要工作內(nèi)容是信息材料搜集和保管。因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)技能不足，責(zé)任意識薄弱，信息技術(shù)應(yīng)用水平低，導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容和形式單一，檔案資源可利用性不足。例如：某一人才的晉升，需要提供檔案材料，而現(xiàn)有的檔案材料缺乏動態(tài)的、全面的評價(jià)指標(biāo)，在德、能、勤、績、組織考察等內(nèi)容上有所欠缺，這就是檔案材料全面性不足，可利用性不足的真實(shí)體現(xiàn)。有些單位沒有建立起人才培養(yǎng)、教育培訓(xùn)機(jī)制，也沒有建立工作崗位激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員對自身崗位的認(rèn)同感和自豪感偏低，降低創(chuàng)新工作方法的積極性。

三、“十四五”時(shí)期推動單位檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的建議

1.提高對檔案管理重要性的認(rèn)識

“十四五”時(shí)期，關(guān)于為什么要加強(qiáng)檔案管理工作，如何加強(qiáng)檔案管理工作，該規(guī)劃給出了明確的答案。必須要把檔案管理工作提高到“維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)”這一重要地位上來。單位要堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，重新審視檔案工作的重要價(jià)值，關(guān)心檔案工作，進(jìn)一步壓實(shí)黨委主體責(zé)任，將檔案工作開展情況納入單位改革而深化、創(chuàng)新引領(lǐng)的范疇中來。以推動檔案工作高質(zhì)量發(fā)展為目標(biāo)，加快檔案建設(shè)數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級，滿足人民群眾對檔案信息和檔案文化的需求，增強(qiáng)檔案的服務(wù)性功能。

2.加強(qiáng)檔案掛案例的物理環(huán)境建設(shè)

檔案管理還需要加大硬件設(shè)備設(shè)施投入。對紙質(zhì)檔案來說，存放環(huán)境要寬敞、采光、防塵和防潮，檔案存放要清晰分類、排放整齊、標(biāo)識明確。照片等資料存儲要清晰醒目;視頻、錄音等音視頻資料，要輔以文字說明，便于信息查閱與檢索，以幫助檔案利用者全方位、多視角地了解檔案信息內(nèi)容。配置高清攝像機(jī)、高清掃描設(shè)備等，為全數(shù)字化發(fā)展提供必要的條件。將以往的歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，節(jié)省物理存儲空間，做好數(shù)字化文件查閱與檢索的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案查閱和使用效率，全數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型，除了硬件設(shè)備設(shè)施，還需要強(qiáng)大的軟件系統(tǒng)支持，因此要加大軟件開發(fā)力度。

單位除了增大資金投入來優(yōu)化檔案工作硬件環(huán)境和軟件配備，還應(yīng)關(guān)注檔案工作經(jīng)費(fèi)的合理之處。為檔案管理人員提供良好的薪酬福利和發(fā)展空間，鼓勵(lì)他們積極參與科研創(chuàng)新，不斷改進(jìn)工作方法與技能，致力于解決工作中的新問題和新矛盾，按照國家相關(guān)規(guī)定，為他們創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)機(jī)會，為他們晉升晉級創(chuàng)造條件。定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、考核、監(jiān)督，充分調(diào)動管理人員的工作積極性，確保檔案管理向?qū)I(yè)化、制度化和體系化的方向發(fā)展。

3.提高檔案管理的信息化應(yīng)用水平

單位檔案管理是一個(gè)聚焦單位發(fā)展和人才信息管理的資源庫，要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的資源優(yōu)勢，將信息化技術(shù)、智能化應(yīng)用融入單位檔案管理工作中，改善檔案管理工作模式，準(zhǔn)確及時(shí)地傳輸單位和工作信息，這樣對于單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)具有十分重要的作用?！笆奈濉睍r(shí)期，檔案管理信息化建設(shè)將進(jìn)入數(shù)字中國建設(shè)的領(lǐng)域，這意味著檔案的信息化建設(shè)將在這一時(shí)期邁上新的臺階，信息化技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用將更加深入，更加廣泛。

首先，加快本單位檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推進(jìn)“增量電子化”，做到“應(yīng)收盡收”各類電子文檔，不斷提升本單位電子檔案的所占比例，推進(jìn)“存量數(shù)字化”，對于傳統(tǒng)載體的檔案資料，要加快向數(shù)字化轉(zhuǎn)化。并加快智能識別系統(tǒng)的應(yīng)用，通過文字識別和語音識別來增強(qiáng)重要檔案的查閱和利用效率。其次，更新理念，完善管理手段，采用數(shù)值化信息設(shè)備設(shè)施和相關(guān)技術(shù)將紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)為電子檔案存檔，提升檔案信息的可視化和直觀化水平。對現(xiàn)有檔案管理軟件進(jìn)行升級，在檔案管理數(shù)據(jù)和信息分析過程中，要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算平臺，提升數(shù)據(jù)信息、優(yōu)化效果。最后，加強(qiáng)檔案資源的安全性管理。設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和安全防火墻系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)定所有檔案資源接受搜索和查閱的級別與權(quán)限，不僅要保證可開放檔案資源利用的便捷性，還要保證檔案的保密性。這樣既能保證檔案文件完整性，也能保證檔案資料的安全性和時(shí)效性，使信息技術(shù)的功能和作用在檔案管理中得以充分發(fā)揮。

4.提高檔案管理的人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)主要包括：專業(yè)技能和道德素養(yǎng)，這兩個(gè)方面直接決定了單位檔案管理的工作成效。要增強(qiáng)管理人員素質(zhì)、專業(yè)能力，加快檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，根據(jù)實(shí)際情況，落實(shí)管理人員分層次培訓(xùn)的相關(guān)工作，注重對優(yōu)秀檔案管理人才的提拔和引進(jìn)，充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍。優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要有清晰明確的政治站位，還要有崇高的敬業(yè)精神和良好的服務(wù)態(tài)度，更要加強(qiáng)專業(yè)能力的培養(yǎng)與提升。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以發(fā)展的目光充分認(rèn)識檔案管理工作的間接性效益，檔案管理是單位發(fā)掘人才的重要途徑;檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案管理的指導(dǎo)、支持、和幫助，并積極應(yīng)配檔案管理人員的工作。

檔案工作人員則要從工作技能和道德素質(zhì)入手，有意識地參與學(xué)習(xí)，提高自己勝任工作崗位的技能水平，尤其是信息技術(shù)應(yīng)用水平。同時(shí)，檔案工作人員還要謹(jǐn)記《中華人民共和國檔案法》的行為準(zhǔn)則，強(qiáng)化自己的服務(wù)意識和敬業(yè)意識，立足于檔案資源可用性的原則，全面擴(kuò)大檔案信息搜集的范圍，滿足廣大干部職工的檔案資源應(yīng)用需求，通過廣泛收集、認(rèn)真整理、及時(shí)更新、規(guī)范利用檔案信息，構(gòu)建全方位、全過程的檔案信息資源庫。利用市場經(jīng)營模式去進(jìn)行檔案管理，將符合政策法規(guī)的檔案信息資源面向大眾，做到資源共享，在一定程度上還可以為單位增加一定的經(jīng)濟(jì)效益，使本單位檔案管理工作得到更好地發(fā)展。另外，單位要為工作人員提供有針對性的培訓(xùn)，比如：加強(qiáng)檔案工作人員對國家方針政策和業(yè)務(wù)知識等方面的培訓(xùn)，促進(jìn)其熟練掌握有關(guān)檔案管理工作的政策法規(guī)，提高檔案管理工作中的專業(yè)技能，促進(jìn)單位檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

四、結(jié)語

單位檔案管理工作的是單位事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)重要指標(biāo)，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視。檔案管理部門要具體管理和指導(dǎo)檔案管理工作;檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自己的角色轉(zhuǎn)變，要從一個(gè)保管者變?yōu)橐粋€(gè)信息的擁有者，充分應(yīng)用檔案管理信息化，確保檔案材料的收集、整理、保管過程中的真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范和完整，并建立檔案信息反饋機(jī)制，將檔案信息充分應(yīng)用于單位整體事業(yè)發(fā)展中。

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（作者單位：中國冶金地質(zhì)總局山東局）

作者簡介：鄭紅（1971—），女，漢族，山東東平人，本科學(xué)歷，館員，研究方向：檔案管理。