張黎英

摘 要：伴隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會(huì)上各項(xiàng)工作理念也有了創(chuàng)新，為了提高檔案管理工作效率，在其中應(yīng)用信息化技術(shù)也早已提上日程，基于此，本文從理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的重要性出發(fā)，探討了檔案信息化管理的原則與特征，分析了當(dāng)前工作中存在的問題以及信息化管理的實(shí)踐路徑，希望為有關(guān)部門提供參考。

關(guān)鍵詞：理念創(chuàng)新視角;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

檔案管理工作是以資源建設(shè)為核心開展的一系列工作，而在檔案管理工作中應(yīng)用信息化建設(shè)，可通過互聯(lián)網(wǎng)的共享性、便利性等為檔案管理工作提升工作效率，而當(dāng)前檔案管理在信息化建設(shè)過程中卻也面臨著一些問題需要解決，相關(guān)部門應(yīng)積極制定明確的發(fā)展目標(biāo)，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的全面發(fā)展。

一、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的重要性

隨著信息化時(shí)代的來臨，檔案管理工作中所要處理的信息量相比于傳統(tǒng)有著成倍增加，依靠傳統(tǒng)技術(shù)手段很難滿足當(dāng)前時(shí)代的工作需求，因此在當(dāng)前形勢下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)極為重要，這也是新時(shí)期檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。在檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)可以提升檔案管理工作效率，信息技術(shù)可幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高速地收集、整理、分類、儲(chǔ)存等工作，還可以依靠其便捷的特性實(shí)行隨時(shí)隨地調(diào)閱審批，減輕了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。

另外，檔案管理信息化建設(shè)還可以依靠其自身高度的共享性來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，通過將電子化的檔案進(jìn)行傳輸與共享，免去了紙質(zhì)檔案資料分離步驟或?qū)徟樵儾襟E，通過網(wǎng)絡(luò)與其他計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，加強(qiáng)檔案傳輸?shù)目旖菪?，并?shí)現(xiàn)資源共享，全面提升檔案的利用率。以此為基礎(chǔ)，信息化的檔案管理工作還可以為當(dāng)前信息處理工作中的文件存儲(chǔ)提供便利，免去了傳統(tǒng)中紙質(zhì)資料丟失或破損難以復(fù)原的不良狀況，讓資料可以實(shí)時(shí)進(jìn)行保存，保證檔案資料的完整性與全面性。而充分挖掘計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還可以讓檔案資料在傳輸過程中免去人力奔波，實(shí)現(xiàn)超遠(yuǎn)距離的實(shí)時(shí)傳送，大幅度減少工作時(shí)間。

二、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的原則

在理念創(chuàng)新視角下的檔案管理信息化工作中，各個(gè)單位都擁有屬于自己的制度與待處理資料，因此各個(gè)單位對(duì)于檔案管理的需求也存在較大差異性，在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)詳細(xì)針對(duì)各個(gè)不同單位的實(shí)際情況來制定適合自己的檔案管理方式，這也就是說檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循需求引導(dǎo)原則。首先各個(gè)單位的工作人員應(yīng)充分從自身單位檔案需求出發(fā)，從不同的方向來判定本單位在檔案處理中的需求，實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展方向，適當(dāng)調(diào)整信息化建設(shè)方式，并立足于檔案管理的根本任務(wù)進(jìn)行戰(zhàn)略性布局，減少資金與人力成本。

另外，各個(gè)單位在不同時(shí)期也應(yīng)制定出有針對(duì)性的信息化建設(shè)方向，各單位應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，遵循穩(wěn)步實(shí)施原則，為檔案管理工作提供各項(xiàng)保障。首先各單位應(yīng)制定信息化管理項(xiàng)目，控制檔案信息化建設(shè)過程，加強(qiáng)各項(xiàng)流程的管理，還應(yīng)通過單一項(xiàng)目來尋找當(dāng)前檔案管理模式中的各項(xiàng)不足之處，制定出科學(xué)有效的解決措施，而由于檔案管理工作的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期工程，在短期內(nèi)不一定能取得顯著效果，因此各單位也應(yīng)建立長效的管控機(jī)制，配合檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，規(guī)范相關(guān)人員的操作流程，共同為實(shí)現(xiàn)信息資源最大化利用提供保障。

三、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的特征

檔案管理信息化建設(shè)富有時(shí)效性特征，正是這種時(shí)效性，才得以讓檔案管理工作對(duì)于信息化更加渴求。當(dāng)前社會(huì)極為看重時(shí)效性，富有時(shí)效性的檔案管理工作可以對(duì)檔案的深加工或即時(shí)加工實(shí)行實(shí)時(shí)管理，讓各種檔案資源在有需要時(shí)可以第一時(shí)間提供給各部門，加強(qiáng)工作效率，還可以為資源檔案在采集、分類、存儲(chǔ)等各項(xiàng)過程中添加時(shí)限，避免工作時(shí)間過長，為其他工作帶來影響，種種優(yōu)勢都可以依靠信息化管理來實(shí)現(xiàn)，為檔案管理工作提供更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。

另外檔案管理信息化建設(shè)也應(yīng)富有創(chuàng)新性特征。作為新時(shí)代創(chuàng)新理念的產(chǎn)物，檔案管理信息化可全方位將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各項(xiàng)新技術(shù)進(jìn)行利用，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作中的各項(xiàng)不足，并轉(zhuǎn)變以往工作中各個(gè)流程的工作方式，不斷改革與優(yōu)化檔案管理工作流程，并及時(shí)依據(jù)部門發(fā)展或企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)來調(diào)整檔案內(nèi)容，為企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)、戰(zhàn)略計(jì)劃等提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)參考，通過創(chuàng)新方式增強(qiáng)檔案管理工作的有效性。檔案管理信息化也應(yīng)具備高度的價(jià)值性。由于信息化建設(shè)可以拓寬檔案收集渠道，并讓單位可以掌握各方面的資料，因此檔案中所蘊(yùn)藏的價(jià)值也遠(yuǎn)非傳統(tǒng)可比，單位可通過建立龐大的數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)資源的深度利用與深度采集，挖掘可以影響單位發(fā)展的各項(xiàng)潛在因素，提升檔案管理的價(jià)值。

四、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.缺乏信息化建設(shè)的觀念

當(dāng)前很多單位已經(jīng)開展檔案管理信息化建設(shè)，但在使用過程中卻暴露出一些問題，阻礙了檔案管理信息化的全面建設(shè)。當(dāng)前很多單位還缺乏對(duì)于信息化建設(shè)的正確觀念，很多需要檔案管理的單位由于領(lǐng)導(dǎo)部門人員年齡較大，缺乏對(duì)于新技術(shù)、新科技的認(rèn)知，沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)足夠重視，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作只是簡單地?cái)[放存儲(chǔ)文件檔案，平日也僅需要形式上的書面調(diào)查，對(duì)于當(dāng)前形勢下檔案管理時(shí)效性不重視，經(jīng)常存在一次性集中處理的不當(dāng)局面。另外由于在歸檔過程中管理人員的認(rèn)知問題，僅僅將紙質(zhì)文檔擺放在檔案室，將電子文檔存放在一個(gè)文件夾，甚至有的單位隨意歸檔，想起來就存儲(chǔ)，想不起來就隨意堆疊，不注重檔案的分類，胡亂地將價(jià)值高低不同的檔案堆疊到一起，從而造成檔案丟失或損毀的情況，大幅度限制了檔案管理信息化的有效性。

2.缺乏信息化建設(shè)的技術(shù)

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，檔案管理對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平要求較高，需要數(shù)字化技術(shù)的深度運(yùn)用，應(yīng)做好技術(shù)規(guī)范，但也有很多單位的技術(shù)水平不足，無法滿足對(duì)于當(dāng)前視角下所要求的檔案管理時(shí)效性，在采集資料時(shí)缺乏全面性，傳輸資料缺乏時(shí)效性，整理數(shù)據(jù)時(shí)缺乏準(zhǔn)確性，制約檔案資源價(jià)值的發(fā)揮，難以跟上當(dāng)前社會(huì)進(jìn)展的步伐，以至于在信息采集、錄入、分類、存放等環(huán)節(jié)難以得到保證，在存儲(chǔ)過程中也有丟失的風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息是多種多樣的，其中富含文字信息、圖片信息、聲音信息、視頻信息等眾多媒體種類，在將原有的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)為電子化的過程中，信息的提煉工作就需要專業(yè)技術(shù)的支持，這在當(dāng)前很多單位較為短缺的方面。

3.缺乏信息化建設(shè)人才

檔案信息管理化對(duì)于人才要求較高，需要檔案管理、信息技術(shù)、行政等方面的復(fù)合型人才，但當(dāng)前很多單位對(duì)于檔案資源管理工作都有著錯(cuò)誤認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作沒有任何技術(shù)含量，因此也招聘了很多外行人士進(jìn)行檔案工作，招聘中也沒有對(duì)其進(jìn)行各方面考核與測評(píng)，上崗前也缺乏相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，再加上上級(jí)部門不重視，也讓檔案工作者對(duì)自身工作缺乏積極性，不懂得從哪些方面加強(qiáng)學(xué)習(xí)，甚至還有身兼數(shù)職的人員進(jìn)行檔案資源管理。久而久之，由于工作人員缺乏檔案管理等多個(gè)方面的系統(tǒng)性知識(shí)，以至于嚴(yán)重拖慢了檔案管理信息化進(jìn)程，缺乏復(fù)合型人才的支持也難以有效開展信息化建設(shè)，讓檔案管理的信息化了流于形式，無法發(fā)揮出真正的價(jià)值。

4.缺乏信息化建設(shè)的管理

在檔案資源的管理方面也有很多單位缺乏行之有效的制度，讓管理工作流于形式。任何工作都離不開管理制度所制定的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中，更是應(yīng)配合嚴(yán)格的管理制度加強(qiáng)工作的有效性，通過管理制度來落實(shí)信息的有序存放，便于分類采集與整理，如果缺乏管理制度，就會(huì)讓工作人員意識(shí)不到各環(huán)節(jié)中存在的問題，缺乏與客戶進(jìn)行有效溝通，更加難以開發(fā)檔案管理的信息化。在很多工作中，都需要對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，或分類調(diào)取，但由于缺乏管理，工作人員缺乏工作狀態(tài)，工作拖泥帶水，難以嚴(yán)格整理信息，無法滿足客戶需求，再加上缺乏相應(yīng)的懲戒條例，工作人員也難以遵守單位規(guī)范，從而讓檔案管理工作陷入惡性循環(huán)。

五、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的實(shí)踐路徑

1.樹立正確的信息化管理觀念

檔案管理信息化意義重大，能夠明顯減輕人力負(fù)擔(dān)，提升管理效能，但現(xiàn)階段多數(shù)主體并未形成長遠(yuǎn)規(guī)劃，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息平臺(tái)建設(shè)、運(yùn)用理念不統(tǒng)一，缺乏組織協(xié)調(diào)性，直接制約信息化資源的合理配置，因此要正視該短板問題，從理念角度入手強(qiáng)化宣傳力度，明確檔案管理信息化發(fā)展方向。首先應(yīng)筑牢協(xié)同共享意識(shí)，數(shù)據(jù)交匯速度加快、頻率提升是信息化管理的突出特征，這種天然優(yōu)勢能夠促進(jìn)部門、崗位之間的交互、合作，檔案管理工作要積極利用這一特點(diǎn)，將信息化融入檔案數(shù)據(jù)收集、催繳、調(diào)用的各個(gè)環(huán)節(jié)之中，簡化檔案管控流程，保障工作效率。

其次還應(yīng)樹立安全管理意識(shí)，信息化背景之下，檔案數(shù)據(jù)以整合、集成形式賦存于虛擬數(shù)據(jù)庫之中，檔案查詢、調(diào)用的難度降低，有助于服務(wù)管理提質(zhì)增效，但與此同時(shí)也帶來一定安全隱患，要正視該種風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化技術(shù)研發(fā)和平臺(tái)監(jiān)控，定期升級(jí)防火墻，跟蹤異常訪問賬號(hào)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改，同時(shí)關(guān)注數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定性問題，定期做好調(diào)試、升級(jí)工作，避免代碼崩潰導(dǎo)致的節(jié)點(diǎn)丟失問題，物理層面也要積極完善門禁設(shè)施，通過制度頒發(fā)、宣傳教育等方法手段，嚴(yán)格控制管理員權(quán)限授予，提升檔案管理人員安全理念。

2.加強(qiáng)信息化技術(shù)的運(yùn)用力度

在市場經(jīng)濟(jì)繁榮、城建事業(yè)持續(xù)推進(jìn)的時(shí)代背景之下，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的現(xiàn)代科技手段逐步進(jìn)入各行業(yè)生產(chǎn)、管理活動(dòng)之中，為工作效率的提升、資源配置的優(yōu)化創(chuàng)造了良好條件，檔案管理環(huán)節(jié)同樣要建立信息化意識(shí)，積極引入現(xiàn)代信息化科技，最大限度地精簡檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理服務(wù)。實(shí)踐中首先應(yīng)當(dāng)穩(wěn)抓物質(zhì)基礎(chǔ)，加大信息化基建投入力度，要將檔案信息化建設(shè)納入年度預(yù)算支出中，設(shè)立硬件購置、檔案數(shù)字化等專項(xiàng)資金，為實(shí)際工作的開展提供充足支撐，在統(tǒng)籌管理思想指引下，對(duì)所有信息化設(shè)備進(jìn)行整合管理。

其次還應(yīng)強(qiáng)化軟件平臺(tái)的設(shè)計(jì)，綜合運(yùn)用照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，加快內(nèi)部紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化進(jìn)程，指定專人清點(diǎn)電子文件，審核轉(zhuǎn)化過程中有無錯(cuò)誤、遺失狀況，明確統(tǒng)一的電子文件格式，以及歸檔類別、保管時(shí)限等，確認(rèn)完畢后需在元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，建立備份文件夾并實(shí)施分開管理，保障數(shù)據(jù)庫安全性和可靠性。同時(shí)關(guān)注到檔案管理的服務(wù)性特質(zhì)，主動(dòng)引入、開發(fā)數(shù)字化管理平臺(tái)，設(shè)置賬號(hào)注冊(cè)、檔案統(tǒng)計(jì)等模塊，為用戶查詢、添加檔案提供便利。

3.引進(jìn)信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才

檔案管理人員是開展檔案工作的中堅(jiān)力量，其自身的素養(yǎng)能力、專業(yè)背景直接制約著信息化建設(shè)的推進(jìn)，因此實(shí)踐中必須將團(tuán)隊(duì)培育作為關(guān)鍵方向，首先要廣泛吸納專業(yè)化、年輕化的檔案管理人才，依托微信公眾號(hào)、招聘軟件等信息化平臺(tái)，廣泛發(fā)布招聘信息、優(yōu)化團(tuán)隊(duì)人才結(jié)構(gòu)，與當(dāng)?shù)馗咝＝⒑献?，通過優(yōu)秀畢業(yè)生推薦等方式實(shí)現(xiàn)共贏，改變部分企業(yè)、單位中檔案管理崗位邊緣化的現(xiàn)狀，革新薪酬福利制度和崗位晉升制度，全面激發(fā)檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性。

其次還應(yīng)完善教育培訓(xùn)機(jī)制和績效考評(píng)機(jī)制，為檔案管理人員提供高度開放的進(jìn)修平臺(tái)，結(jié)合團(tuán)隊(duì)自身素養(yǎng)狀況、能力結(jié)構(gòu)制定有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，將信息化建設(shè)、維護(hù)、使用方法有機(jī)融合到現(xiàn)有培訓(xùn)體系之中，除周期性的集中培訓(xùn)外，還應(yīng)依托信息化平臺(tái)發(fā)布實(shí)操技巧、注意要點(diǎn)等，推進(jìn)自學(xué)常態(tài)化、輔導(dǎo)有效化，配合知識(shí)競賽、模擬訓(xùn)練等創(chuàng)新方法，在檔案管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部建立起比追趕超的學(xué)習(xí)氛圍，與考評(píng)機(jī)制互為配合，提升管理人員信息化素養(yǎng)。

4.完善信息化建設(shè)的管理制度

檔案管理具有鮮明的煩瑣性特征，案卷類型多樣且信息體量巨大，管理控制不當(dāng)很容易影響檔案質(zhì)量，造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、漏洞百出的現(xiàn)象，在信息交匯速度加快、信息體量膨脹的時(shí)代背景之下，重新梳理檔案管理流程、完善管理制度顯得尤為重要。首先應(yīng)當(dāng)規(guī)范立卷標(biāo)準(zhǔn)，立卷前要科學(xué)劃分、篩選檔案資源，減少源頭數(shù)據(jù)的重復(fù)、冗余問題，歸檔前仔細(xì)核查數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，借助制度手段明確權(quán)責(zé)劃分，對(duì)態(tài)度敷衍、工作隨意導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯(cuò)漏問題，要依照制度及時(shí)進(jìn)行處罰，同時(shí)關(guān)注檔案時(shí)效性，選取能夠反映企業(yè)、單位時(shí)代發(fā)展特征的資料入檔，人事檔案收集環(huán)節(jié)也要依托信息化平臺(tái)加強(qiáng)催繳，最大限度地保障歸檔效率。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)規(guī)范保管標(biāo)準(zhǔn)，將檔案數(shù)字化歸入制度管理范圍，所有電子檔案一應(yīng)匯聚至集成化數(shù)據(jù)平臺(tái)，編制《電子檔案保管與備份制度》，依據(jù)管理實(shí)況增設(shè)平臺(tái)運(yùn)營、維護(hù)崗位，明確權(quán)責(zé)分配，同時(shí)完善機(jī)房管理“6s”條例，為信息化設(shè)備創(chuàng)造良好、潔凈的運(yùn)轉(zhuǎn)工作環(huán)境，降低設(shè)備故障概率。最后還應(yīng)健全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案及隱患排查制度，綜合檔案管理現(xiàn)狀提取可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)問題，比如涉密檔案泄露、調(diào)取環(huán)節(jié)檔案遺失等，在此基礎(chǔ)上建立高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域日常巡查制度，信息流轉(zhuǎn)跟蹤制度，檔案存儲(chǔ)室電氣線路定期檢修制度等，將檔案損壞風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃之中，促進(jìn)管理制度效能的發(fā)揮。

五、結(jié)語

總而言之，理念創(chuàng)新視角下的檔案管理信息化在當(dāng)前應(yīng)用中還存在著不足，相關(guān)單位應(yīng)樹立好正確的信息化思想觀念，加強(qiáng)信息化建設(shè)的技術(shù)培養(yǎng)，引進(jìn)信息化建設(shè)優(yōu)秀人才，并完善相關(guān)管理制度，全面提升檔案信息化的工作效率，努力推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，提升檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。

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（作者單位：山東省巨野縣衛(wèi)生健康局）