曹珊
摘 要:檔案管理是疾控中心工作的一項重要內(nèi)容,在各項工作中發(fā)揮著不可替代的作用。根據(jù)檔案屬性和功能,檔案管理工作被劃分為很多不同類別,比如專業(yè)檔案管理、文書檔案管理等。文書檔案管理與其他類檔案管理有本質(zhì)不同,但在實際管理工作中又存在交叉性和重復(fù)性,這在一定程度上影響了管理工作有效性。信息化時代下,大量功能性強的信息技術(shù)被應(yīng)用于疾控中心檔案管理工作中,為管理工作提供便利,提升管理質(zhì)量的同時也避免了很多由傳統(tǒng)管理方式所帶來的弊端。不同管理內(nèi)容和目的下,所采用的信息技術(shù)管理手段有明顯區(qū)別,比如應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理,可最大限度地提升檔案安全性,使疾控中心內(nèi)部信息傳遞更加暢通,而將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中,將有助于更好發(fā)現(xiàn)疾控中心工作內(nèi)在需求,完善管理行為。文章以傳統(tǒng)模式下疾控中心文書檔案管理所存在的問題作為切入點,詳細(xì)介紹了信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用和價值,以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)為例,對如何應(yīng)用信息技術(shù)于疾控中心文書檔案管理工作進行分析。
關(guān)鍵詞:疾控中心;文書檔案管理;信息技術(shù);應(yīng)用分析
引言
文書檔案屬于疾控中心內(nèi)部一項非常重要的資源,它對研究疾病防控工作具有一定輔助性作用,可為某些具體工作內(nèi)容提供重要支持,很多資料都可以成為重要依據(jù)。因此,規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、科學(xué)化文書檔案管理內(nèi)容和制度十分必要。信息化時代下,我國很多地方疾控中心文書檔案管理工作正在發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變,從內(nèi)容到模式,從人員到制度,那些無法跟上時代發(fā)展步伐,以及無法很好滿足實際應(yīng)用需求的管理方法和手段,已被信息技術(shù)所主導(dǎo)的現(xiàn)代化管理方式所取代。對于疾控中心文書檔案管理者來說,若要充分提升檔案管理質(zhì)量和效率,使管理方式和手段變得更加科學(xué)高效,滿足實際應(yīng)用需求,就要及時更新管理思想,努力增強檔案管理信息化屬性,積極應(yīng)用多種信息技術(shù)于工作實際,將那些長期存在于管理工作中的弊端剔除掉。
一、疾病控制機構(gòu)文書檔案分類中存在的問題
1.分類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性缺失
現(xiàn)階段,全國范圍內(nèi)還未建立起一套完整、統(tǒng)一、專業(yè)的疾控檔案分類標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致疾控機構(gòu)文書檔案管理規(guī)范性不足。各省份自行編制的文書檔案分類方案雖具有一定現(xiàn)實意義,且能夠保證內(nèi)容與工作實際需求相迎合,但材料歸檔缺失問題仍時有發(fā)生。全部相關(guān)問題多產(chǎn)生于管理行為,傳統(tǒng)文書檔案管理觀念和思想在一定程度上制約了創(chuàng)新外延,同時也使分類標(biāo)準(zhǔn)豐富性和完整性受到限制。
2.檔案劃分層次不夠細(xì)致
絕大多數(shù)疾控中心在進行文書檔案類別劃分時多采用一級劃分方式,宏觀上能夠滿足應(yīng)用需求,但需要更進一步細(xì)致要求時,此種層次劃分方式的弊端便顯現(xiàn)出來,科學(xué)性和系統(tǒng)性不強。以病種和職業(yè)等作為依據(jù)對文書檔案進行二次劃分是很多疾控機構(gòu)的需求,基于原有層次劃分體系作層級擴充和延伸,將有助于解決因不常見疾病和業(yè)務(wù)所引發(fā)出的檔案應(yīng)用混亂問題。比如將寄生蟲病劃分到地方疾病種類中;將一些常見非傳染性疾病劃分為流行病范圍,如高血壓病;又比如將針對特殊內(nèi)容的檢驗資料歸類到地方衛(wèi)生檢驗檔案中,如病毒毒理、微生物等。此類由檔案劃分層次不夠細(xì)致如引發(fā)的一系列問題值得關(guān)注,需要投入更多精力和時間著重解決,使檔案管理一致性、連貫性和系統(tǒng)性得到增強。
3.檔案收集與分類交叉問題嚴(yán)重
在疾控中心檔案管理工作中,文書檔案管理與專業(yè)檔案管理存在本質(zhì)不同,但在實際工作中也存在一定交叉性和重復(fù)性。舉例來說,與疾病專業(yè)內(nèi)容相關(guān)的計劃和指示以及全部規(guī)范性文件,在專業(yè)檔案管理中被劃分到專業(yè)檔案類范疇;相同的分類方式在文書檔案管理中會被列入行政管理類范疇,屬于疾病文書檔案類。另外,包括科研計劃和專業(yè)人員論文在內(nèi)的部分科研檔案歸屬于專業(yè)檔案類,但從專業(yè)技術(shù)人員角度來看,它們又都屬于個人業(yè)務(wù)檔案。同樣道理,對于那些因工作出色而受到表彰的疾控技術(shù)人員來說,他們所接收到的表彰通知和信息全部是針對專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)本身的,應(yīng)當(dāng)被歸類為專業(yè)檔案,但由于表彰決定、通知等一系列行為本身隸屬文書檔案管理工作范疇,因此具體內(nèi)容也會體現(xiàn)在文書檔案中。綜合以上,交叉重復(fù)現(xiàn)象在當(dāng)前檔案管理工作中還是比較普遍的。
4.分類檔案查找時間長
通常情況下,疾控中心文書檔案管理工作需要管理員能夠針對具體檔案類型進行分類,在純?nèi)斯げ僮髂J较拢@樣顯然需要耗費大量時間,加之絕大多數(shù)管理人員不善于創(chuàng)新工作方法,始終堅持使用傳統(tǒng)、保守的檔案分類方式,因此很難大幅度縮減分類管理時間。另一方面,不少地方疾控中心文書檔案仍以紙質(zhì)文件為主,在缺少創(chuàng)新管理方法的前提下,單靠人工操作很難保證不出現(xiàn)錯誤,而糾錯本身也需要大量時間,這便進一步增加了工作難度,致使管理質(zhì)量和效率遲遲無法得到提升。
二、應(yīng)用信息技術(shù)于疾控中心文書檔案管理工作的價值與作用
1.提升文書檔案管理質(zhì)量和效率
傳統(tǒng)理念下的文書檔案管理工作,主要是以人工方式來進行檔案管理,工作人員需要根據(jù)具體管理要求和檔案存儲需求來對文書檔案進行收集與整合、歸類與保存。顯然,這種管理方式會浪費掉大量時間、人力、物力,增加了工作成本,卻未能提高工作效率。運用信息技術(shù)于疾控中心檔案管理工作,可以將相關(guān)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息形式,這樣便節(jié)省檔案收集與整合、歸類與存放的時間,使文書檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化和升級,既減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān),又充分提升了文書檔案管理效率,檔案資源利用效率同樣也得到明顯改善。
2.提高疾控中心文書檔案管理安全性
對于疾控中心文書檔案管理工作來說,由傳統(tǒng)管理觀念和思想所支撐的管理行為以具體實物作為管理對象,所謂“實物”,主要是指紙質(zhì)檔案,也包括與之相關(guān)的事物,如書架、倉庫等,它們都很容易受外界環(huán)境因素影響而發(fā)生“改變”。比如隨著時間的推移,檔案紙張會變黃、脆弱;比如室內(nèi)濕度變高后會使檔案受潮;比如室內(nèi)雜物過多容易引發(fā)火災(zāi)等。在疾控中心文書檔案信息化管理中,將紙質(zhì)檔案替換為電子檔案,可有效改善和改變檔案存儲環(huán)境,在虛擬環(huán)境下,文書檔案不會受到火患威脅,也不會受其他環(huán)境因素影響,使其檔案安全性得到更好保障,滿足檔案管理的要求及需求,促使檔案管理工作更好發(fā)展。
3.便于查找和搜索資料
辦公管理類軟件屬于最淺顯的信息技術(shù)應(yīng)用,使用簡單的計算機軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)即可實現(xiàn)?;诓煌ぷ鲀?nèi)容和性質(zhì),實際應(yīng)用時對軟件功能要求也會有所不同??紤]到疾控中心工作的特殊性和重要性,需要對檔案管理行為給予足夠重視,建議使用功能豐富、強大的信息技術(shù)類管理軟件進行檔案管理。既能夠方便文書檔案資料存儲,也有利于提高檔案存儲安全性。此外,在信息技術(shù)類管理軟件支持下,疾控中心檔案管理工作人員可以更加全面和系統(tǒng)地對檔案內(nèi)容進行查閱。隨著紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代,文書檔案信息能夠被信息管理系統(tǒng)自動識別并存入后臺數(shù)據(jù)庫,對于管理人員來說,只要使用信息檢索功能即可完成檔案搜索和查找任務(wù)。
4.便于共享資料和節(jié)約存儲空間
大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息化技術(shù)的一種表現(xiàn)形式,隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)日新月異的發(fā)展,同一系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)共享行為變得越來越普遍。眾所周知,流行病學(xué)統(tǒng)計是疾控中心一項重要工作內(nèi)容,具體統(tǒng)計行為需要在對大量數(shù)據(jù)進行梳理和分析基礎(chǔ)上去實現(xiàn),與人工梳理、分析、統(tǒng)計相比,借助統(tǒng)計學(xué)軟件、辦公軟件系統(tǒng),以及區(qū)域內(nèi)數(shù)據(jù)庫,可更加快速準(zhǔn)確地獲得結(jié)論和結(jié)果。特別是在面對各類應(yīng)急事件時,數(shù)字化和智能化特征明顯的信息技術(shù)可對疫情信息做快速分析和處理,并幫助工作人員制定有效策略,使疫情得到有效控制。此外,由信息技術(shù)所支持的檔案管理工作,可最大限度地節(jié)約存儲空間,能夠避免因環(huán)境問題所帶來的影響,如火災(zāi)、潮濕等。
5.推動疾控中心信息化發(fā)展
隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和更新,越來越多具有現(xiàn)代化特征的新技術(shù)被應(yīng)用于企事業(yè)單位工作中,工作人員對信息技術(shù)與信息化設(shè)備的應(yīng)用需求也越來越高。將信息技術(shù)應(yīng)用于疾控中心檔案管理工作,可有效促進疾控中心信息化發(fā)展,使疾控中心各項與文書檔案管理相關(guān)的管理工作能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展,實現(xiàn)自身價值最大化。
6.促進疾控中心防疫工作順利開展
疾控中心信息發(fā)布質(zhì)量與有效性直接關(guān)系到社會大眾身體健康,面對相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營單位變化頻繁這一現(xiàn)象,將信息技術(shù)運用到疾控中心的檔案管理工作中,可以提升相關(guān)內(nèi)容監(jiān)測檔案更新的有效性與及時性,使疾控中心工作人員有效掌握相關(guān)區(qū)域生產(chǎn)經(jīng)營單位信息,及時調(diào)整相關(guān)的公共場所防疫工作,保證社會大眾的生命安全。
7.便于更新疾控中心健康信息
應(yīng)用多種信息技術(shù)于疾控中心文書檔案管理工作,可以有效提升文書檔案資料的整理與收集速度,使相關(guān)疾病健康信息得到及時更新。這一行為也間接性使社會大眾獲得最新疾病健康知識與疾病預(yù)防措施,在很大程度上阻止和控制了突發(fā)性疾病蔓延速度,降低社會大眾感染疾病的風(fēng)險,保證公共衛(wèi)生安全。對于疾控中心科研人員來說,科學(xué)研究工作需要有最新專業(yè)信息和資料做支持,信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用,將有助于提升科研工作效率和水平。此外,公共衛(wèi)生專業(yè)領(lǐng)域的教育人員還可以有效利用最新的檔案數(shù)據(jù)信息來開展相關(guān)教育活動,讓學(xué)員可以了解社會健康問題最新情況,提升公共衛(wèi)生專業(yè)領(lǐng)域教育水平。
三、不同信息技術(shù)在疾控中心文書檔案管理工作中的具體應(yīng)用
信息技術(shù)涵蓋廣泛,其中最基礎(chǔ)的一項技術(shù)就是計算機技術(shù)。但計算機技術(shù)又分為很多分支技術(shù),如網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù),軟件工程技術(shù)等,且每個分支又包含很多專項技術(shù),這與計算機應(yīng)用方向廣泛有直接關(guān)系。下面以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為例進行論述。
1.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在疾控中心文書檔案管理工作中的應(yīng)用
應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于疾控中心文書檔案管理,需要借助具體的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和應(yīng)用策略。所謂網(wǎng)絡(luò),簡單理解起來,就是由多種不同功能硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備所構(gòu)成的信息傳輸體系,它可以實現(xiàn)不同部門在同一時間、不同地點進行數(shù)據(jù)通信,可加強各部門間的聯(lián)系。常用硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括:路由器、二層交換機、三層交換機、服務(wù)器、防火墻等,每一臺網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都可以根據(jù)實際應(yīng)用需要設(shè)置安全策略,因為數(shù)據(jù)信息在整個傳輸過程中很容易被竊取和篡改,所以加強網(wǎng)絡(luò)安全防護是每一個網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展時期都最為重要的話題。由信息技術(shù)所支持的疾控中心文書檔案管理,會在局域網(wǎng)構(gòu)建起的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成工作任務(wù)。局域網(wǎng)屬于內(nèi)網(wǎng),所使用的IP地址是內(nèi)網(wǎng)IP,一般認(rèn)為,只要管理好核心路由,嚴(yán)格防火墻策略,就可以保證內(nèi)網(wǎng)主機和二層交換機應(yīng)用安全。實則不然,由于工作需要,主機直接訪問外網(wǎng)IP的行為時有發(fā)生,若病毒被嵌入進主機所感興趣的網(wǎng)頁或網(wǎng)站,主機就會面臨嚴(yán)重安全風(fēng)險,一旦病毒通過中間介質(zhì)進入主機,局域網(wǎng)環(huán)境下的其他主機也會被感染,因為局域網(wǎng)環(huán)境下,不同主機間的通信行為十分頻繁。因此在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于疾控中心文書檔案管理時,不僅要關(guān)注表象層信息技術(shù)應(yīng)用效果,更要加強內(nèi)網(wǎng)設(shè)備安全防御能力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員需要定期檢查路由策略和交換策略是否安全可靠,是否能夠滿足檔案管理工作需求,同時詳細(xì)制定應(yīng)急方案,一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題,立刻啟用備選方案。
由下至上看,底層主機主要依靠核心交換機光纖接口實現(xiàn)與外網(wǎng)通信,通常情況下,內(nèi)網(wǎng)通信行為主要被限定在由普通二層交換機、服務(wù)器、集線器、打印機、掃描儀、繪圖儀、客戶端所構(gòu)成的應(yīng)用型網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,在此條件下,服務(wù)器系統(tǒng)與客戶端系統(tǒng)運行環(huán)境是關(guān)鍵,要保證操作系統(tǒng)功能足夠強大,這樣可以滿足工作需求,同時也要制定安全策略,這樣可以提升系統(tǒng)安全性。而作為銜接內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵設(shè)備,核心交換機與核心路由器的功能和安全等級必須最高,只有這樣,高級別安全策略才能得以發(fā)揮。
2.大數(shù)據(jù)技術(shù)在疾控中心文書檔案管理工作中的應(yīng)用
大數(shù)據(jù)時代,維護數(shù)據(jù)信息已成為人們的共識,掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)就是掌握大數(shù)據(jù)資源,只有掌握更多數(shù)據(jù)資源,數(shù)據(jù)存儲價值才會得到提升。對于疾控中心文書檔案管理來說,應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)于工作實際,能夠更好洞悉檔案管理行為,把握管理工作尺度,從而有效提升檔案管理工作質(zhì)量。
大數(shù)據(jù)技術(shù)可看成是很多類技術(shù)的集成或匯總,因為這些技術(shù)應(yīng)用目的和行為都與數(shù)據(jù)有關(guān),且數(shù)據(jù)量非常巨大,因此被稱作大數(shù)據(jù)技術(shù)。其主要內(nèi)容包括:數(shù)據(jù)收集與存取、數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘、模型預(yù)測等。站在不同維護和空間,大數(shù)據(jù)所代表的意義也有所不同,站在行業(yè)角度,比如銷售,相關(guān)部門和技術(shù)人員可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和統(tǒng)計分析技術(shù)對消費者消費行為進行整理、分析,將重要元素提取出來,揣摩消費者心理,然后制定更容易被消費者接受,或更能滿足他們心理的營銷策略。對于疾控中心文書檔案管理工作來說,若要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢,最大限度地使檔案管理工作變得更為合理以及通過技術(shù)應(yīng)用來糾正管理行為,預(yù)判事件發(fā)生行為,提高文書檔案管理有效性,首先要基于檔案數(shù)據(jù)資料收集與存儲需求來建立數(shù)據(jù)模型,然后通過統(tǒng)計分析對檔案收集和存儲行為做進一步數(shù)據(jù)挖掘。
四、結(jié)束語
在疾控中心實際工作進程中,為獲得更多令人滿意的發(fā)展結(jié)果,需要在緊密銜接各項工作內(nèi)容時,最大限度地發(fā)揮每一項工作所具有的價值和作用。作為整個檔案管理工作中一項比較重要的內(nèi)容,文書檔案管理對推動疾控中心業(yè)務(wù)發(fā)展有著重要幫助。作為文書檔案管理人員,需要在提升自身管理能力和更新管理理念的同時,充分利用現(xiàn)代化管理手段于實際工作,使文書檔案管理信息化水平得到顯著提升,確保檔案管理工作的開展符合實際需求,為檔案資源的理想應(yīng)用提供有效支持與保障。
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(作者單位:臨沂市疾病預(yù)防控制中心)