云冬玲

摘 要：隨著數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，數(shù)據(jù)信息化對(duì)檔案管理工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，社會(huì)各界也逐漸 重視綜合檔案的信息化管理，合理利用綜合檔案資源能夠?yàn)樯鐣?huì)各類工作和活動(dòng)的開(kāi)展提供有效的基 礎(chǔ)信息資源。社會(huì)各界的綜合檔案采用信息化管理方式，能夠?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展建設(shè)提供有力保障，而社 會(huì)各界要想使綜合檔案資源的管理更加科學(xué)、有效、規(guī)范，就必須在數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展背景下，加強(qiáng) 對(duì)社會(huì)各界綜合檔案管理信息化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;有效管理;信息化管理;精準(zhǔn)管理

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，當(dāng)前各種高新技術(shù)開(kāi)始被 應(yīng)用在單位的日常工作中，為單位更 加高效地提供社會(huì)服務(wù)奠定了良好基礎(chǔ)。作為日常管理 工作的重要組成部分，檔案管理工作是非常重要的一項(xiàng) 內(nèi)容。將信息化技術(shù)融入單位檔案管理中，能夠起 到輔助管理工作、提升管理效率的積極作用，是當(dāng)前事 業(yè)單位中的重要建設(shè)內(nèi)容。因此，為了將信息化建設(shè)準(zhǔn) 確地落實(shí)到實(shí)際中，需要對(duì)建設(shè)過(guò)程中遇到的阻礙和問(wèn) 題進(jìn)行分析，并且提出與之相適應(yīng)的解決措施。通過(guò)完 善信息化建設(shè)，提升信息化水平，為更好地開(kāi)展檔案管 理工作提供支持，促使單位能夠更好地發(fā)展。

一、單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）優(yōu)化檔案存放環(huán)境

依照當(dāng)前單位開(kāi)展的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，大部 分單位依然采用紙質(zhì)的方式存放和管理檔案，這種 方式雖然也能確保檔案管理工作的有效開(kāi)展，但是在實(shí) 際操作過(guò)程中，非常容易出現(xiàn)檔案缺頁(yè)、破損等問(wèn)題， 對(duì)于檔案的完整性非常不利。而通過(guò)積極開(kāi)展信息化建 設(shè)工作，結(jié)合各項(xiàng)技術(shù)和設(shè)備管理檔案，不斷提升檔案 管理工作的整體信息化水平，能夠在很大程度上降低傳 統(tǒng)檔案管理工作對(duì)環(huán)境提出的要求。同時(shí)，信息化建設(shè) 的準(zhǔn)確落實(shí)，不僅能夠提升檔案的保存質(zhì)量和效率，對(duì) 現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，還能夠通過(guò)降低紙張的 使用數(shù)量，起到保護(hù)環(huán)境的積極作用。此外，隨著信息 化建設(shè)的不斷進(jìn)步，單位中的檔案逐漸由紙質(zhì)檔案 變成電子檔案，此舉為檔案存儲(chǔ)提供了大量空間，解決了以往需要大量存放空間，以及對(duì)空間濕度、溫度要求 高等問(wèn)題，大大降低了工作人員的工作量，實(shí)現(xiàn)了對(duì)空 間資源的高效利用。只需要有較小的空間，就能夠?qū)崿F(xiàn) 對(duì)檔案資料的高效管理。

（二）提供便捷檢索服務(wù)

以往在實(shí)際檔案管理中，檔案信息的使用效率較 低，這不僅由于檔案自身信息的應(yīng)用價(jià)值問(wèn)題，也是因 為其在使用過(guò)程中受到了一定的阻礙，如檔案數(shù)量大， 查找比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力;重要檔案信息沒(méi)有做出特殊標(biāo)注， 查找工作難以進(jìn)行等。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們 獲取信息的途徑越來(lái)越多，并且獲取的過(guò)程也越來(lái)越便 捷，與以往的翻看、查找紙質(zhì)檔案方式相比，信息化檔 案管理工作大大提升了信息的獲取效率和質(zhì)量。在計(jì)算 機(jī)的輔助下，以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容能夠直接展現(xiàn)在系統(tǒng) 中，通過(guò)搜索關(guān)鍵詞，即能夠在幾秒內(nèi)找到相關(guān)的檔案 信息，這有效縮短了檔案查找的時(shí)間，節(jié)省了時(shí)間成 本。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)重要檔案的加 密處理，在保證檔案信息自身安全性的同時(shí)，確保重要 檔案信息被更加有效地管理。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的 高效分類保存，還可以在一定程度上確保重要檔案信息 的安全性，彌補(bǔ)以往檔案管理中存在的不足，為提升檔 案管理工作的質(zhì)量和效率提供有力支持。

二、數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的分析策略

（一）對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)綜合檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)

在對(duì)社會(huì)各界綜合檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程中，首先要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)綜合檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的綜合 檔案資源，將紙質(zhì)版內(nèi)容“復(fù)制”到信息化系統(tǒng)中，并 對(duì)這些資源進(jìn)行整理和歸納，并且在后期收集和整理綜 合檔案的過(guò)程中，采用電子信息化記錄方式代替紙質(zhì)記 錄方式，使綜合檔案資源能被人們快速、準(zhǔn)確、有效地 查詢。例如，在綜合檔案信息化系統(tǒng)中，按照規(guī)范要求 搜索某位群眾的財(cái)產(chǎn)收支單，能夠快速又高效地查詢到 該人員在某段時(shí)間各項(xiàng)賬戶的收支數(shù)據(jù)。

（二）提高建設(shè)人員的信息化建設(shè)意識(shí)

在社會(huì)各界的綜合檔案管理信息化建設(shè)中，提高管 理人員的信息化建設(shè)意識(shí)極為重要，只有管理人員的信 息化建設(shè)意識(shí)得到提高，社會(huì)各界的綜合檔案管理信息 化建設(shè)工作才能夠順利開(kāi)展，并持續(xù)向前發(fā)展。促進(jìn)管 理人員綜合檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，使他們能夠從傳統(tǒng)的 綜合檔案管理理念向信息化綜合檔案管理理念轉(zhuǎn)變，從 而實(shí)現(xiàn)社會(huì)綜合檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)和聘用

社會(huì)各團(tuán)體或組織在推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)工 作時(shí)，加大對(duì)信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)和聘用力度非常重 要。檔案信息化建設(shè)工作的必備要素就是信息化技術(shù) 人才，具備優(yōu)秀且充足的信息化技術(shù)人才是成功建設(shè) 檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。因此，社會(huì)各組織或團(tuán)體在 建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)社會(huì)各團(tuán)體或組織中綜合檔 案管理人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，或者加大對(duì)專業(yè)信息 化技術(shù)人才聘用，以推動(dòng)社會(huì)綜合檔案管理工作的發(fā) 展，從而組建一支具備專業(yè)知識(shí)和技能的綜合性檔案 管理團(tuán)隊(duì)。

（四）滿足社會(huì)組織或團(tuán)體檔案管理信息化建設(shè)的資金需求

社會(huì)組織或團(tuán)體在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，需要充足的資金支持，只有具備充足的資金，才能 夠保證社會(huì)組織或團(tuán)體檔案管理信息化建設(shè)工作的順利 開(kāi)展，保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為更新信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 提供支持，從而提高數(shù)字化時(shí)代背景下檔案管理信息 化建設(shè)的成效，提高社會(huì)各界的現(xiàn)代化檔案管理信息 化水平。

三、結(jié)論

綜上所述，我國(guó)信息化時(shí)代的發(fā)展勢(shì)頭越來(lái)越強(qiáng) 勁，在此背景下，社會(huì)各組織或團(tuán)體的檔案管理信息化 應(yīng)運(yùn)而生，利用信息化建設(shè)開(kāi)展檔案管理工作，使得檔 案管理的方式出現(xiàn)了根本性的變革——由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)為電子 信息化。在數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)工作 中，人們或許會(huì)遇到許多問(wèn)題，如基礎(chǔ)設(shè)施不完善、專 業(yè)技術(shù)人員短缺等，但我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)建設(shè)中遇到的這些 問(wèn)題有針對(duì)性地探討有效的解決措施，從而推動(dòng)數(shù)字化 時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

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