夏小華 黎傳熙
(1.東莞市貝特利新材料有限公司 2.廣東理工學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院)
財(cái)政部2021年12月發(fā)布的《會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃(2021—2025年)》提出:“十四五”時(shí)期,我國會(huì)計(jì)信息化工作的總體目標(biāo)是,服務(wù)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局和財(cái)政管理工作全局,以信息化支撐會(huì)計(jì)職能拓展為主線,以標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ),以數(shù)字化為突破口,引導(dǎo)和規(guī)范我國會(huì)計(jì)信息化數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、信息系統(tǒng)、人才建設(shè)等持續(xù)健康發(fā)展,積極推動(dòng)會(huì)計(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,構(gòu)建符合新時(shí)代要求的國家會(huì)計(jì)信息化發(fā)展體系。由此可見,其中一項(xiàng)主要任務(wù)就是深入推動(dòng)單位業(yè)財(cái)融合和會(huì)計(jì)職能拓展,加快推進(jìn)單位會(huì)計(jì)工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過會(huì)計(jì)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化建設(shè),推動(dòng)單位深入開展業(yè)財(cái)融合,充分運(yùn)用各類信息技術(shù),探索形成可擴(kuò)展、可聚合、可比對(duì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)要素,提升數(shù)據(jù)治理水平。這一規(guī)劃也為企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化建設(shè)指明了方向和路徑。
工信部2021年11月發(fā)布的《“十四五”信息化和工業(yè)化深度融合發(fā)展規(guī)劃》中披露信息技術(shù)在制造業(yè)研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造、經(jīng)營管理等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)廣泛應(yīng)用,全國工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理數(shù)字化普及率達(dá)68.1%,五年內(nèi)增加13.2個(gè)百分點(diǎn),制造業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷加速。并提出到2025年,企業(yè)經(jīng)營管理數(shù)字化普及率達(dá)80%。
截至2021年,全國軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)規(guī)模以上企業(yè)超4萬家,累計(jì)完成軟件業(yè)務(wù)收入94 994億元,同比增長17.7%,兩年復(fù)合增長率為15.5%。表明近年我國工業(yè)企業(yè)信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速,普及率顯著提升,企業(yè)信息化投入不斷加大。但同時(shí)我們不能忽視,從企業(yè)經(jīng)營管理模塊來看,信息化水平差異巨大,生產(chǎn)制造、物流配送管理等與財(cái)務(wù)管理密切相關(guān)模塊的低普及率嚴(yán)重影響和拖累了財(cái)務(wù)部門在數(shù)字時(shí)代的財(cái)務(wù)職能發(fā)揮。如表1所示,客觀上表明大部分企業(yè)的財(cái)務(wù)管理信息化還是停留在初級(jí)階段,財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理脫節(jié),流程斷點(diǎn),未實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)之間的流程貫通,與國家會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃的目標(biāo)差距明顯,無法滿足穿透式監(jiān)管和審計(jì)從企業(yè)數(shù)據(jù)生產(chǎn)系統(tǒng)中獲取底層數(shù)據(jù)的需求。
表1 2018年企業(yè)各經(jīng)營管理模塊信息化水平情況
中小企業(yè)已然成為中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主力軍,呈現(xiàn)出集團(tuán)化、品牌化發(fā)展的趨勢,在國內(nèi)多地經(jīng)營設(shè)廠,以滿足不斷變化的市場和客戶需求。但同時(shí),企業(yè)管理的層級(jí)和維度增加,管理粒度變小,決策鏈拉長,資源無法有效調(diào)配,對(duì)客戶需求的響應(yīng)開始遲緩,加上當(dāng)前新一輪新冠疫情給企業(yè)運(yùn)營和員工帶來影響和挑戰(zhàn),企業(yè)管理層的認(rèn)知和訴求也在變化。因疫情導(dǎo)致的區(qū)域封閉、員工隔離、居家辦公、預(yù)算有限、資源短缺以及管理層面臨的其他壓力,財(cái)務(wù)信息化管理需求和痛點(diǎn)集中暴發(fā),一些公司已被迫轉(zhuǎn)向通過提高信息化水平來應(yīng)對(duì)企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)部門日益增長的要求。在此背景下,結(jié)合信息技術(shù)和工具,進(jìn)行管理變革和流程再造,以適應(yīng)新形勢下的企業(yè)發(fā)展是此時(shí)大部分企業(yè)的必然之選。信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以提高企業(yè)資源效能為系統(tǒng)思想,為企業(yè)提供業(yè)務(wù)集成運(yùn)行中的資源管理方案。除包含生產(chǎn)計(jì)劃、制造、財(cái)務(wù)、銷售、采購等功能外,還有質(zhì)量管理,研發(fā)管理,業(yè)務(wù)流程管理,產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理,存貨、分銷與運(yùn)輸管理,人力資源管理和定期報(bào)告系統(tǒng)。其發(fā)展歷程如圖1所示,當(dāng)前ERP集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,是一種現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,是企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。
2.流程再造
流程再造由美國的邁克爾·哈默(Michael Hammer)于1990年在《再造:不是自動(dòng)化,而是重新開始》中首次提出。企業(yè)再造的重點(diǎn)在于選定對(duì)企業(yè)經(jīng)營極為重要的幾項(xiàng)業(yè)務(wù)流程加以重新規(guī)劃,以求其提高營運(yùn)之效果,其目的是為了在成本、質(zhì)量、對(duì)外服務(wù)和時(shí)效上達(dá)到重大改進(jìn)。通俗來講,所謂“流程再造”,就是以工作流程為中心,重新設(shè)計(jì)企業(yè)的經(jīng)營、管理及運(yùn)作方式,在新的企業(yè)運(yùn)行空間條件下,改造原來的工作流程,以使企業(yè)更適應(yīng)未來的生存發(fā)展空間。圖2展示了企業(yè)流程再造的完整框架,它以一種再生的思想重新審視企業(yè),并對(duì)傳統(tǒng)的管理學(xué)賴以存在的基礎(chǔ)——分工理論提出了質(zhì)疑,是管理學(xué)發(fā)展史中的一次巨大變革。
1.ERP
ERP企業(yè)資源計(jì)劃,指建立在
圖1 ERP的發(fā)展歷程
圖2 企業(yè)流程再造框架
3.企業(yè)信息化
企業(yè)信息化實(shí)質(zhì)上是將企業(yè)的生產(chǎn)過程、物料移動(dòng)、事務(wù)處理、現(xiàn)金流動(dòng)、客戶交互等業(yè)務(wù)過程數(shù)字化,通過各種信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)加工生成新的信息資源,提供給各層次的人們洞悉、觀察各類動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)中的一切信息,以作出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策,使企業(yè)資源合理配置,以使企業(yè)能適應(yīng)瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)競爭環(huán)境,求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)用的企業(yè)信息化管理系統(tǒng)主要有:ERP企業(yè)資源管理系統(tǒng)、MES制造執(zhí)行管理系統(tǒng)、PDM制造過程數(shù)據(jù)文檔管理系統(tǒng)、CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)等。
通過搜索CNKI發(fā)現(xiàn),國內(nèi)研究探討企業(yè)利用ERP和流程再造理論進(jìn)行會(huì)計(jì)信息化實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的實(shí)踐研究文獻(xiàn)較少。截至2022年初,有相關(guān)文獻(xiàn)174篇,其中學(xué)術(shù)期刊49篇、學(xué)位論文121篇、會(huì)議2篇、特色期刊2篇。
當(dāng)前研究主要集中在兩大方面:其一,理論層面,一些學(xué)者從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面進(jìn)行的研究,如楊周南教授在2004年所著《會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)》和莊明來教授在2002年編寫的《會(huì)計(jì)電算化》,均是從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)角度,全面論述會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各個(gè)模塊的設(shè)計(jì)理念、數(shù)據(jù)流程、業(yè)務(wù)流程。其二,實(shí)踐層面,一部分研究根據(jù)諾蘭模型對(duì)我國企業(yè)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展的階段進(jìn)行情況分析,發(fā)現(xiàn)問題,提出改善方案和未來發(fā)展方向及建議;一部分研究集中探討在企業(yè)信息化過程中具體實(shí)施ERP的方法、策略和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。和國內(nèi)研究相比,國外的會(huì)計(jì)信息化發(fā)展相對(duì)比較成熟,根據(jù)CMA的報(bào)告,大部分企業(yè)已經(jīng)完成信息化階段,正在向數(shù)字化轉(zhuǎn)型,50%以上企業(yè)正在推進(jìn)或已落地實(shí)施大數(shù)據(jù)建設(shè)。
本文旨在通過閱讀相關(guān)文獻(xiàn)資料,充實(shí)理論。重新規(guī)劃設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)核心流程,分析如何基于ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,以及在ERP系統(tǒng)中對(duì)規(guī)劃設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)和流程進(jìn)行實(shí)操測試,關(guān)注過程中發(fā)現(xiàn)的漏洞或問題點(diǎn),并針對(duì)性提出優(yōu)化方案。
在財(cái)務(wù)管理模塊信息化應(yīng)用達(dá)到84%,而生產(chǎn)制造管理信息化應(yīng)用只有18%的現(xiàn)實(shí)情況下,本研究探討運(yùn)用ERP和流程再造理論,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)模塊與財(cái)務(wù)模塊數(shù)據(jù)互通,建立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)架構(gòu),提升企業(yè)整體信息化水平,對(duì)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
本研究以金蝶云星空V7.7企業(yè)版為基礎(chǔ)平臺(tái),首先,根據(jù)流程再造方法梳理分析將企業(yè)流程劃分為從線索到收款、請(qǐng)購到付款兩大核心主干流程,同時(shí)將ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)單據(jù)與OA進(jìn)行對(duì)接關(guān)聯(lián),與審批流綁定;其次,對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)簽化、顆粒化,建立財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn),形成可擴(kuò)展、可聚合、可比對(duì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
當(dāng)前國內(nèi)金蝶、用友等廠商提供的ERP軟件功能已經(jīng)覆蓋制造業(yè)經(jīng)營管理中的方方面面,如圖3所示,各業(yè)務(wù)管理模塊與財(cái)務(wù)管理模塊通過單據(jù)鏈和流程緊密連接,數(shù)據(jù)互通,能夠很好的服務(wù)于企業(yè)內(nèi)部管理需求,但是這些軟件功能、單據(jù)內(nèi)容、流程和設(shè)計(jì)邏輯基本上都是滿足基礎(chǔ)的通用需求,實(shí)施時(shí)需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理水平、應(yīng)用環(huán)境進(jìn)行相應(yīng)的客戶化二次開發(fā),以形成契合個(gè)體企業(yè)運(yùn)營管理特征的ERP實(shí)施方案。
因此,需要運(yùn)用流程再造的理論和方法,對(duì)企業(yè)各方面的工作流程進(jìn)行梳理分析,識(shí)別出如采購、倉儲(chǔ)、制造、研發(fā)、銷售等價(jià)值鏈上與財(cái)務(wù)管理密切相關(guān)的核心主干流程、并結(jié)合ERP信息化邏輯進(jìn)行重新規(guī)劃。研究基于能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)互通互鏈的信息化工具ERP軟件作為研究對(duì)象,結(jié)合企業(yè)流程再造理論和方法,探索應(yīng)用ERP軟件實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化,實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,并形成具體的、可落地、可實(shí)施的方案和建議。研究以生產(chǎn)企業(yè)B為案例,對(duì)其企業(yè)經(jīng)營狀況進(jìn)行介紹,在深入了解其經(jīng)營流程和信息化管理情況的基礎(chǔ)上,確認(rèn)當(dāng)前經(jīng)營管理流程的不足,然后以金蝶云星空ERP為信息化平臺(tái),探索財(cái)務(wù)信息化流程再造,并提出建議。
B公司2000年成立于中國改革開放的前沿廣東省廣州市,現(xiàn)發(fā)展成為在全國擁有三大生產(chǎn)基地和5家公司的小型集團(tuán)化企業(yè),總占地350余畝,擁有60多項(xiàng)授權(quán)發(fā)明專利,年銷售額6億元,主要從事用于消費(fèi)電子產(chǎn)品的化學(xué)品研發(fā)、生產(chǎn)和銷售,產(chǎn)品服務(wù)于聯(lián)想、華為、三星等國內(nèi)外企業(yè),用于手機(jī)、筆記本電腦、平板等產(chǎn)品的生產(chǎn)制造。近年隨著公司業(yè)績的提升,生產(chǎn)基地的擴(kuò)大,客戶需求的變化等,公司會(huì)計(jì)信息化管理方面的瓶頸開始顯現(xiàn)。
圖3 ERP系統(tǒng)中主要業(yè)務(wù)模塊與財(cái)務(wù)管理關(guān)系示例圖
1.軟件功能無法滿足財(cái)務(wù)集團(tuán)信息化管理需求
公司早年上線的ERP以滿足單個(gè)主體財(cái)務(wù)核算的需求為出發(fā)點(diǎn),結(jié)合單體工廠業(yè)務(wù)流程進(jìn)行配置,且各工廠ERP系統(tǒng)完全獨(dú)立、多個(gè)賬套,無法滿足集團(tuán)化財(cái)務(wù)管理訴求。集團(tuán)內(nèi)各主體間的交易日益頻繁,依然采用供應(yīng)鏈模塊的采購訂單和銷售訂單流程交易,流程冗長效率低下,財(cái)務(wù)成本無法支撐多組織銷售報(bào)價(jià)的業(yè)務(wù)需求,同時(shí)還有會(huì)計(jì)科目層級(jí)和會(huì)計(jì)政策不統(tǒng)一,歸集口徑不一致,報(bào)表缺乏橫向可比性等問題。
2.財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程未能有效的線上融合
財(cái)務(wù)職能僅限于事后核算,對(duì)于公司業(yè)務(wù)的事前事中參與較少,ERP、CRM、OA等系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)流程脫節(jié),形成斷點(diǎn)。采購、生產(chǎn)、倉儲(chǔ)、銷售、研發(fā)等業(yè)務(wù)流程中的單據(jù)遺漏重要的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息要素,數(shù)據(jù)無法互通互聯(lián),大量業(yè)務(wù)系統(tǒng)的單據(jù)和數(shù)據(jù)需要手工處理后才能被財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)使用,直接導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員賬務(wù)核算效率低下,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無法滿足可擴(kuò)展、可聚合、可比對(duì)的大數(shù)據(jù)分析與決策要求。
3.財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系沒有融入業(yè)務(wù)流程
公司發(fā)展之初面對(duì)激烈的市場競爭,需要快速響應(yīng)客戶需求,同時(shí)人員少,一人多崗,未能充分考慮企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范的要求,所有流程以簡單快速為出發(fā)點(diǎn),導(dǎo)致內(nèi)控嚴(yán)重缺失。如銷售報(bào)價(jià)、銷售合同審批權(quán)限不合理;信用管理流程缺失,增加應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn);ERP系統(tǒng)單據(jù)自制自審;研發(fā)立項(xiàng)程序和項(xiàng)目資料缺失;財(cái)務(wù)無法及時(shí)準(zhǔn)確核算項(xiàng)目的研發(fā)投入等。
B公司會(huì)計(jì)信息化流程再造的主要目的是數(shù)據(jù)互通互聯(lián),實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,實(shí)施過程中將ERP作為企業(yè)信息化的基礎(chǔ)平臺(tái),CRM、SRM和OA等信息化軟件是財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程融合落地的主要載體和工具。
基于B公司規(guī)模不大、業(yè)務(wù)變化快,處于成長期的特征,在會(huì)計(jì)信息化全景規(guī)劃的基礎(chǔ)上,先搭建與主業(yè)相關(guān)的核心系統(tǒng),從核心流程入手打通業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間流程連接,逐步提高會(huì)計(jì)信息化和數(shù)據(jù)標(biāo)簽化程度,同時(shí)流程的優(yōu)化要以公司整體最優(yōu),而不是局部最優(yōu)為原則。根據(jù)流程再造理論,減少流程冗余環(huán)節(jié)和非增值節(jié)點(diǎn),提高流程效率,將企業(yè)流程劃分為從線索到收款、請(qǐng)購到付款兩大核心主干流程,同時(shí)將ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)單據(jù)與OA進(jìn)行連接,與審批流綁定。此外,對(duì)核心業(yè)務(wù)單據(jù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)簽化、顆?;?,建立財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)收集鏈,形成可擴(kuò)展、可聚合、可比對(duì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
全新升級(jí)后的金蝶云星空V7.7 ERP能夠?qū)崿F(xiàn)多組織、跨組織核算,系統(tǒng)以單據(jù)來驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)流程,需保證實(shí)物流和數(shù)據(jù)流的統(tǒng)一,而在當(dāng)前的崗位設(shè)置和職責(zé)分工下根本無法實(shí)現(xiàn)。以倉庫銷售出庫為例,此前設(shè)置倉庫賬務(wù)助理崗位,負(fù)責(zé)依據(jù)發(fā)貨通知單下推生成并打印銷售出庫單,以發(fā)起銷售出庫流程。設(shè)置倉管員崗位,負(fù)責(zé)依據(jù)打印的紙質(zhì)銷售出庫單執(zhí)行實(shí)物裝車發(fā)貨任務(wù),這種分工必然導(dǎo)致ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息流滯后于實(shí)物流,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)存貨結(jié)存數(shù)據(jù)無法及時(shí)更新,影響銷售人員對(duì)客戶訂單交期的評(píng)審。利用升級(jí)后的ERP條碼功能,通過倉管員發(fā)貨裝車時(shí)掃描貨物條碼發(fā)起銷售出庫流程并自動(dòng)審核記賬,可實(shí)現(xiàn)實(shí)物流和數(shù)據(jù)流的統(tǒng)一,將賬務(wù)助理的崗位職責(zé)與倉管員進(jìn)行合并,同時(shí)減少了賬務(wù)助理崗位人員成本支出。
從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需求出發(fā),對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程單據(jù)信息進(jìn)行全面檢查,補(bǔ)充完善財(cái)務(wù)所需的關(guān)鍵信息字段,將財(cái)務(wù)核算體系整合到采購、銷售、生產(chǎn)等供應(yīng)鏈流程單據(jù),實(shí)時(shí)反映、分析和監(jiān)督業(yè)務(wù)過程,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)之間的流程貫通,保證信息在流程中雙向順暢傳輸,提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量、價(jià)值和可用性。例如在系統(tǒng)增加研發(fā)項(xiàng)目清單和研發(fā)項(xiàng)目投入預(yù)算信息,在研發(fā)領(lǐng)料單上增加研發(fā)項(xiàng)目字段,領(lǐng)料時(shí)選擇對(duì)應(yīng)的研發(fā)項(xiàng)目,則系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證時(shí)可直接將費(fèi)用歸集到具體研發(fā)項(xiàng)目,并可直接產(chǎn)生研發(fā)項(xiàng)目實(shí)際投入和預(yù)算對(duì)比分析報(bào)表。
充分利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的多源集成,實(shí)時(shí)提供內(nèi)控流程管理所需信息,比如將費(fèi)用預(yù)算數(shù)據(jù)集成到費(fèi)用報(bào)銷單,實(shí)時(shí)呈現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷人各費(fèi)用項(xiàng)目的預(yù)算總額度及可使用的剩余預(yù)算額度,強(qiáng)化預(yù)算的過程管理;通過集成快遞公司的電子運(yùn)單到ERP銷售出庫單據(jù),實(shí)時(shí)更新物流信息,銷售人員方便快速追蹤訂單交付進(jìn)展,財(cái)務(wù)人員可據(jù)此準(zhǔn)確進(jìn)行銷售收入確認(rèn),審計(jì)人員則可據(jù)此進(jìn)行收入環(huán)節(jié)的審計(jì)測試程序;銷售訂單提交審批環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)客戶信用數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn),信用額度超標(biāo)、貨款逾期的客戶訂單無法提交申請(qǐng)流程,同時(shí)展示具體的原因信息,落實(shí)信用管理的過程管控;信用評(píng)估環(huán)節(jié),自動(dòng)獲取第三方信用調(diào)查機(jī)構(gòu)出具的客戶信用報(bào)告信息展示在信用評(píng)分單據(jù)里,為客戶信用評(píng)分提供了客觀、高效、翔實(shí)的信用資料。
基礎(chǔ)檔案信息是各種單據(jù)的核心要素,直接關(guān)系到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可比性。統(tǒng)一基礎(chǔ)檔案信息入口可以保證信息的及時(shí)準(zhǔn)確唯一,這是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可擴(kuò)展、可比對(duì)的基礎(chǔ)。比如部門和人員信息由人事部門在CHR中新增和維護(hù),客戶檔案資料在CRM中建立和更新,物料信息在PLM中新增和維護(hù)等,而以上新增或更新數(shù)據(jù)的申請(qǐng)流程則對(duì)接到OA中進(jìn)行審批,申請(qǐng)批準(zhǔn)后,基礎(chǔ)信息自動(dòng)寫入到ERP等各種需使用該基礎(chǔ)信息的軟件中。
經(jīng)過財(cái)務(wù)信息化流程再造,主要成果反映在兩大核心主干流程,一是線索到收款,二是請(qǐng)購到付款。
如圖4所示線索到收款流程,從銷售線索的發(fā)現(xiàn)到交易實(shí)現(xiàn)后的最終收款,通過由上到下的單據(jù)層層鏈接,以單據(jù)驅(qū)動(dòng)流程,以流程驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù),打破了傳統(tǒng)的單純以業(yè)務(wù)為出發(fā)點(diǎn)的流程設(shè)計(jì)邏輯。將財(cái)務(wù)職能中信用管理、成本核算、收入確認(rèn)、應(yīng)收款管理、銷售發(fā)票、銷售收款等與業(yè)務(wù)流程和單據(jù)緊密關(guān)聯(lián),財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)記賬憑證,財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可追溯可驗(yàn)證。如圖5所示請(qǐng)購到付款流程,從需求請(qǐng)購開始到交易完成后的財(cái)務(wù)付款,在價(jià)格審批環(huán)節(jié)比對(duì)年度預(yù)算中的目標(biāo)采購單價(jià),實(shí)現(xiàn)預(yù)算與業(yè)務(wù)過程管理,將付款信息實(shí)時(shí)反寫到采購訂單,協(xié)助采購人員進(jìn)行采購過程管理。此流程將預(yù)算、存貨核算、采購發(fā)票、應(yīng)付款管理、采購款等與業(yè)務(wù)流程和單據(jù)緊密關(guān)聯(lián),同理實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)記賬憑證。
通過這兩個(gè)流程,事實(shí)上形成了覆蓋會(huì)計(jì)信息輸入、處理、輸出等各環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),建立一套較完整的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。主要特性如下:
(一)充分利用信息技術(shù)手段,將多種軟件進(jìn)行對(duì)接,實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部數(shù)據(jù)的及時(shí)自動(dòng)獲取更新,準(zhǔn)確記錄和傳遞,為財(cái)務(wù)信息化建立了高效及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)鏈條,極大提高了財(cái)務(wù)核算效率。如通過銷售出庫單集成第三方物流信息和客戶簽收信息,財(cái)務(wù)收入確認(rèn)的時(shí)點(diǎn)更準(zhǔn)確快速,通過完善各種原始單據(jù)里面的會(huì)計(jì)科目、核算維度等字段,設(shè)置憑證生成規(guī)則和模板,在單據(jù)審核后可自動(dòng)生成會(huì)計(jì)記賬憑證,高效快捷。
(二)通過關(guān)聯(lián)成本、利潤、信用、收款等會(huì)計(jì)信息到相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù),將財(cái)務(wù)部分職能前移到相關(guān)業(yè)務(wù)崗位,提升了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)服務(wù)于價(jià)值創(chuàng)造的能力;同時(shí)也實(shí)現(xiàn)和完善了財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)關(guān)注,參與到企業(yè)經(jīng)營過程,財(cái)務(wù)了解經(jīng)營,理解業(yè)務(wù),更有針對(duì)性地提升對(duì)公司經(jīng)營決策的財(cái)務(wù)支撐能力。
(三)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化,多系統(tǒng)內(nèi)外部數(shù)據(jù)的互通整合,構(gòu)建了多來源、多維度、標(biāo)簽化的大數(shù)據(jù)庫,通過數(shù)據(jù)分析報(bào)表快速獲得數(shù)據(jù),實(shí)時(shí)反映結(jié)果,讓數(shù)據(jù)能在期望的時(shí)間內(nèi)以恰當(dāng)?shù)姆绞綔?zhǔn)確呈現(xiàn),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值得到有效發(fā)揮。
圖4 線索到收款全流程業(yè)財(cái)單據(jù)鏈接圖
圖5 需求到付款全流程業(yè)財(cái)單據(jù)鏈接圖
信息化對(duì)中小企業(yè)而言是一種新工具,是讓企業(yè)突破瓶頸,獲得新發(fā)展的新途徑與新視角,而對(duì)于企業(yè)管理者或員工來說,信息化實(shí)施的同時(shí)進(jìn)行流程再造亦是自我的突破與變革,識(shí)別和解決建議如下。
流程再造意味著習(xí)慣、技能甚至權(quán)力與職責(zé)的變化,一方面,員工的接受、理解和配合程度預(yù)示著變革阻力的大小,另一方面,管理者的決心或者態(tài)度決定著流程再造的成功與否。流程再造后,業(yè)務(wù)單據(jù)的格式內(nèi)容以及審批節(jié)點(diǎn)等都可能發(fā)生變化,員工需要學(xué)習(xí)適用甚至改變工作習(xí)慣,甚至部分人員因崗位職責(zé)兼并而失業(yè),這很容易產(chǎn)生抵觸情緒,這里需要公司對(duì)員工進(jìn)行充分的培訓(xùn)和溝通,管理者積極參與和使用新的流程,在帶頭引導(dǎo)員工時(shí),給員工帶來一種受領(lǐng)導(dǎo)重視和關(guān)注的氛圍。而作為管理者自身需要堅(jiān)定決心,認(rèn)識(shí)困難,財(cái)務(wù)信息化流程再造也許會(huì)帶來短期的不安和抵觸,甚至?xí)虝r(shí)間影響業(yè)務(wù)的執(zhí)行,但長遠(yuǎn)來看,會(huì)提升企業(yè)的財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的支撐能力,幫助企業(yè)獲取更好的收益。
每個(gè)軟件系統(tǒng)都要專業(yè)人才進(jìn)行實(shí)施和維護(hù),這直接影響項(xiàng)目的進(jìn)展與結(jié)果。當(dāng)今市場上與企業(yè)需求相匹配的信息化人才非常稀缺,企業(yè)應(yīng)提前做好人才規(guī)劃與儲(chǔ)備,培養(yǎng)合適且專業(yè)的信息化人才。軟硬件則是人力成本支出之外的最大投入,需要較大的資金,建議在企業(yè)效益較好、業(yè)務(wù)穩(wěn)健的情況下推行。
財(cái)務(wù)是企業(yè)信息化推行的前沿陣地,更是大多數(shù)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的主導(dǎo)者,其認(rèn)知和見識(shí)一定程度上影響企業(yè)會(huì)計(jì)信息化的水平。很多財(cái)務(wù)人員受單純財(cái)務(wù)功能軟件甚至EXCEL的影響頗深,對(duì)業(yè)務(wù)流程缺乏理解,處在狹隘的會(huì)計(jì)核算和數(shù)據(jù)報(bào)表認(rèn)知中,成為了會(huì)計(jì)信息化的阻礙。主動(dòng)學(xué)習(xí),提升技能,轉(zhuǎn)變認(rèn)知,財(cái)務(wù)人員才能在數(shù)字時(shí)代迎難而上,立于職業(yè)發(fā)展的新高度。