張婉婷
(中國(guó)電信股份有限公司湖北財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,湖北 武漢 430000)
業(yè)財(cái)融合,從字面意思來(lái)看就是業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的融合,具體是指借助一定的手段,實(shí)現(xiàn)信息流、資金流以及控制流等數(shù)據(jù)信息的及時(shí)共享,在這個(gè)過(guò)程中,業(yè)務(wù)流程得到進(jìn)一步的規(guī)范和完善,財(cái)務(wù)職能也從核算轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾?,從而促進(jìn)企業(yè)價(jià)值的創(chuàng)造。在企業(yè)財(cái)融合的過(guò)程中,無(wú)論是企業(yè)的精細(xì)化管理水平,還是財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)分析能力,都得到顯著提升,因此,業(yè)財(cái)融合是企業(yè)發(fā)展的必然手段和必然趨勢(shì)。
財(cái)務(wù)共享是企業(yè)集團(tuán)總部依托企業(yè)的信息管理系統(tǒng),將下屬公司的財(cái)務(wù)功能實(shí)現(xiàn)集中處理,從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的共享,不但實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)集中化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理,而且優(yōu)化和梳理了財(cái)務(wù)和他的流程,不但擁有龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)和高度集成的信息系統(tǒng),而且在財(cái)務(wù)制度和業(yè)務(wù)流程方面有著統(tǒng)一明確的要求。
財(cái)務(wù)共享與業(yè)財(cái)融合是相互促進(jìn)的作用,這是因?yàn)榛谪?cái)務(wù)共享的模式下,業(yè)財(cái)融合的流程更加標(biāo)準(zhǔn),數(shù)據(jù)共享更加完善。與傳統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合相比,兩者存在以下六個(gè)方面存在差異:一是適用對(duì)象。基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合適用于流程規(guī)范、規(guī)模大、信息化程度高的企業(yè);傳統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合則具有普遍的適用性。二是流程管理?;谪?cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合,嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)信息化的流程進(jìn)行管控;傳統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合更關(guān)注業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的溝通機(jī)會(huì)。三是信息系統(tǒng)?;谪?cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合信息系統(tǒng)集成度較高,重點(diǎn)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息的共享;傳統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合主要是對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集,信息化水平要求較低。四是財(cái)務(wù)職能?;谪?cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合,財(cái)務(wù)被要求負(fù)責(zé)更有財(cái)務(wù)技術(shù)含量的工作,會(huì)計(jì)核算職能被分離出來(lái);而傳統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合是鼓勵(lì)財(cái)務(wù)核算職能向管理職能的轉(zhuǎn)變。五是制度規(guī)范?;谪?cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合需要統(tǒng)一規(guī)范的制度約束;傳統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合只需要管理制度體現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的思想。六是實(shí)施效果?;谪?cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合管控力度更高、信息傳輸能力更強(qiáng)、業(yè)財(cái)融合質(zhì)量更高;傳統(tǒng)的業(yè)財(cái)融合在業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)溝通方面效果明顯,在很大程度上促進(jìn)了企業(yè)的管理水平提升。
企業(yè)在開(kāi)展基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合時(shí),重點(diǎn)關(guān)注財(cái)務(wù)組織、信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程和管理制動(dòng)的構(gòu)建,最大限度地挖掘業(yè)財(cái)融合的價(jià)值。
1.在財(cái)務(wù)組織方面,主要是對(duì)財(cái)務(wù)組織的職能進(jìn)行重新劃分。一是要對(duì)財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行組織定位,明確其提供共享服務(wù)的方向和質(zhì)量。二是要進(jìn)行共享、業(yè)務(wù)、戰(zhàn)略三位一體的職能規(guī)劃,為財(cái)務(wù)逐漸滲透到業(yè)務(wù)中創(chuàng)造有利的條件。
2.在信息系統(tǒng)方面,主要是打通業(yè)財(cái)信息數(shù)據(jù)交流機(jī)制。一是要構(gòu)建業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。二是要實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的無(wú)縫對(duì)接和傳輸口徑的一致。
3.在業(yè)務(wù)流程方面,主要是要體現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的協(xié)同化。一是要提高信息傳輸質(zhì)量,在確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全性的同時(shí),為業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)決策提供活動(dòng)依據(jù)。二是要明確業(yè)財(cái)協(xié)同的切入點(diǎn),以實(shí)現(xiàn)過(guò)程的自動(dòng)管控和風(fēng)險(xiǎn)的自動(dòng)控制。
4.企業(yè)還要健全業(yè)財(cái)融合的內(nèi)部控制制度、統(tǒng)一業(yè)財(cái)融合的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度,為業(yè)財(cái)融合的開(kāi)展提供制度保障。
通過(guò)以上四方面內(nèi)容的開(kāi)展,企業(yè)在業(yè)財(cái)融合的過(guò)程中取得了顯著的成效,具體表現(xiàn)在財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、信息孤島現(xiàn)狀逐步被消除、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制得到一定程度的降低。但是,基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合是一個(gè)動(dòng)態(tài)漸進(jìn)的過(guò)程,企業(yè)在開(kāi)展的過(guò)程中并不是一帆風(fēng)順的,還存在諸多的問(wèn)題需要解決。
1.部分業(yè)務(wù)流程不合理
企業(yè)在開(kāi)展基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合的時(shí)候,部分業(yè)務(wù)流程不合理是開(kāi)展過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題。例如,一些企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程中,存在申請(qǐng)階段操作手續(xù)繁瑣的問(wèn)題;在采購(gòu)付款流程中,存在延緩審批的現(xiàn)狀;在銷(xiāo)售收款環(huán)節(jié),存在自動(dòng)核算復(fù)雜化的問(wèn)題。這些問(wèn)題在很大程度上影響了業(yè)財(cái)融合的效率,也從側(cè)面反映出企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候,信息共享涵蓋范圍存在部分缺陷。
2.業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)接存在矛盾
基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合開(kāi)展過(guò)程中,在溝通和處理問(wèn)題方面,難免會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)人員在理念上的分歧,從而不利于信息的融合和分享。例如,一些企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)共享中心建立的時(shí)候,構(gòu)建了集采購(gòu)環(huán)節(jié)、銷(xiāo)售環(huán)節(jié)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)等為一體的大型數(shù)據(jù)共享平臺(tái),但是由于人員的認(rèn)知不足、責(zé)任劃分不明確,導(dǎo)致業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)在進(jìn)行對(duì)接的時(shí)候矛盾突出。
3.財(cái)務(wù)人員預(yù)算管理參與不充分
基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合開(kāi)展,財(cái)務(wù)人員作為主力軍發(fā)揮了十分關(guān)鍵的作用。然而在實(shí)際工作的開(kāi)展中,財(cái)務(wù)人員并未進(jìn)行充分的參與。在財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合開(kāi)展中,財(cái)務(wù)人員將工作重心仍然放在了業(yè)務(wù)開(kāi)展前期的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、合同的完備性以及客戶供應(yīng)商履約能力方面,對(duì)于業(yè)財(cái)融合過(guò)程中的采購(gòu)物資管控和預(yù)算編制未進(jìn)行充分的參與,從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的有效控制。
4.業(yè)財(cái)融合專(zhuān)業(yè)儲(chǔ)備和能力不足
基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合,需要參與人員認(rèn)同業(yè)財(cái)融合理念,最大限度地配合相關(guān)制度的執(zhí)行,需要財(cái)務(wù)人員掌握更加全面的綜合管理知識(shí),提升財(cái)務(wù)人員預(yù)控多種風(fēng)險(xiǎn)的管理能力。但是依據(jù)現(xiàn)階段業(yè)財(cái)融合企業(yè)的財(cái)務(wù)人員專(zhuān)業(yè)能力來(lái)看,絕大多數(shù)都是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)崗位調(diào)整組合形成的,缺乏一定的業(yè)財(cái)融合專(zhuān)業(yè)能力。
費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、采購(gòu)、銷(xiāo)售作為業(yè)財(cái)融合的主要流程,要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,確?;谪?cái)務(wù)共享業(yè)財(cái)融合的高效、高質(zhì)開(kāi)展。針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程,要解決費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)實(shí)際辦理與業(yè)務(wù)申請(qǐng)進(jìn)度不一致的問(wèn)題,保證資金的統(tǒng)一管理,確保財(cái)務(wù)共享的價(jià)值。建議企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程中,構(gòu)建資金管理體系和銀企直聯(lián),同時(shí),細(xì)化報(bào)銷(xiāo)規(guī)則,當(dāng)業(yè)務(wù)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)?zhí)峤缓?,系統(tǒng)可以自動(dòng)生成相關(guān)付款信息,方便財(cái)務(wù)及時(shí)跟進(jìn)資金支付進(jìn)度;針對(duì)企業(yè)的采購(gòu)流程,要增加業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)相應(yīng)的權(quán)限,如業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)在綜合考慮采購(gòu)需求的情況下,對(duì)市場(chǎng)效益、庫(kù)存量等因素進(jìn)行充分分析,對(duì)當(dāng)前采購(gòu)業(yè)務(wù)提出審批意見(jiàn),并可以在自己的權(quán)限范圍內(nèi)叫停異常訂單,從而實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的精細(xì)化管理;針對(duì)企業(yè)的銷(xiāo)售環(huán)節(jié),要加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的輔助管理,例如銷(xiāo)售預(yù)算、商務(wù)報(bào)價(jià)等。同時(shí),財(cái)務(wù)要依托共享數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)銷(xiāo)售部門(mén)提供的銷(xiāo)售訂單、客戶信用等信息進(jìn)行判斷,實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)跟蹤與協(xié)調(diào)。與此同時(shí),要將相關(guān)數(shù)據(jù)如實(shí)、同步地反饋到企業(yè)的共享數(shù)據(jù)庫(kù)中去,為后期業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展提供一定的數(shù)據(jù)依據(jù)。
在開(kāi)展業(yè)財(cái)融合的過(guò)程中,由于業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的關(guān)注點(diǎn)存在差異,導(dǎo)致兩者在業(yè)財(cái)融合開(kāi)展的過(guò)程中存在一定的矛盾。但是無(wú)論兩者的關(guān)注點(diǎn)有何差異,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的總體目標(biāo)是一致的,即致力于公司的健康持久發(fā)展。因此,企業(yè)基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合要想取得良好的實(shí)施效果,就要努力尋找業(yè)財(cái)融合的關(guān)鍵點(diǎn),為企業(yè)業(yè)財(cái)融合的有效開(kāi)展助力。要站在企業(yè)戰(zhàn)略化發(fā)展的角度,對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理,明確業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)流程中不合理地方,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的重塑和財(cái)務(wù)流程管控能力的提升,從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的有機(jī)融合。在尋找業(yè)財(cái)融合關(guān)鍵點(diǎn)的基礎(chǔ)上,要合理調(diào)整業(yè)財(cái)系統(tǒng)權(quán)限的匹配制度,提升業(yè)財(cái)融合的效果。企業(yè)要重新調(diào)整業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)在共享信息系統(tǒng)中的權(quán)限,尤其是財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)行為的干預(yù)權(quán)限,例如,設(shè)置財(cái)務(wù)人員在采購(gòu)環(huán)節(jié)的銷(xiāo)售預(yù)計(jì)量和庫(kù)存數(shù)量的查詢權(quán)利,增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)人員采購(gòu)行為的監(jiān)控,確保資金管理配置效率的最大化,這也是促進(jìn)財(cái)務(wù)從核算職能分離出來(lái),轉(zhuǎn)向管理職能、決策職能的重要手段。因此,企業(yè)在開(kāi)展業(yè)財(cái)融合的時(shí)候,要基于財(cái)務(wù)共享的視角,對(duì)財(cái)務(wù)人員在業(yè)務(wù)行為的權(quán)限進(jìn)行重新審視,對(duì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的影響,從而促進(jìn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的有機(jī)持續(xù)融合。
財(cái)務(wù)管控在業(yè)財(cái)融合中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用,它關(guān)乎企業(yè)成本和風(fēng)險(xiǎn)控制情況。因此,從業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)視角出發(fā),要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)業(yè)財(cái)融合的全流程管控。
首先,要加強(qiáng)財(cái)務(wù)參與業(yè)務(wù)開(kāi)展方案的審核,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)資金的有效控制,避免預(yù)算緊張的問(wèn)題。因?yàn)闃I(yè)務(wù)開(kāi)展方案的制定,涉及企業(yè)報(bào)價(jià)和銷(xiāo)售收入的確定問(wèn)題,需要企業(yè)財(cái)務(wù)人員做好采購(gòu)預(yù)算、銷(xiāo)售預(yù)算等各個(gè)環(huán)節(jié)的資金控制,實(shí)現(xiàn)不同環(huán)節(jié)的有效對(duì)接,從而實(shí)現(xiàn)資金的有效配置。這就需要財(cái)務(wù)在進(jìn)行業(yè)務(wù)方案審核的時(shí)候,要綜合考慮各種價(jià)格浮動(dòng)預(yù)算和超預(yù)算投資情況,從而有效控制投資成本。
其次,要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)成本的動(dòng)態(tài)控制,結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)展方案,對(duì)企業(yè)的預(yù)計(jì)采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)分類(lèi)、市場(chǎng)價(jià)格等進(jìn)行詳細(xì)了解,以輔助業(yè)務(wù)部門(mén)制定科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃。同時(shí),為了以市場(chǎng)最低價(jià)格進(jìn)行采購(gòu),相關(guān)財(cái)務(wù)人員還要做好市場(chǎng)價(jià)格信息預(yù)測(cè)工作,最大限度地降低企業(yè)的采購(gòu)成本。
最后,加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)企業(yè)預(yù)算管理的參與。企業(yè)的管理層應(yīng)該賦予財(cái)務(wù)部門(mén)更多的權(quán)利去參與業(yè)務(wù)部門(mén)的預(yù)算編制,讓財(cái)務(wù)人員可以深入到業(yè)務(wù)部門(mén)的預(yù)算編制,從源頭有效控制成本,調(diào)整企業(yè)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,以提升企業(yè)的整體預(yù)算管理水平,從而促進(jìn)企業(yè)預(yù)算更加有序、高效的執(zhí)行。
強(qiáng)化業(yè)財(cái)融合相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn),可以有效疏通員工實(shí)施業(yè)財(cái)融合的渠道。首先,要培養(yǎng)員工業(yè)財(cái)融合的觀念,員工業(yè)財(cái)融合的觀念是業(yè)財(cái)融合工作開(kāi)展的基礎(chǔ),對(duì)企業(yè)業(yè)財(cái)融合的開(kāi)展十分重要。企業(yè)要重視業(yè)財(cái)融合環(huán)境氛圍的營(yíng)造,在工作內(nèi)容上適當(dāng)增加業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)共同參與的機(jī)會(huì),保障業(yè)務(wù)人員可以如實(shí)地向財(cái)務(wù)人員反映實(shí)際業(yè)務(wù)情況,財(cái)務(wù)人員可以更加詳細(xì)、具體地了解業(yè)務(wù)的運(yùn)行機(jī)制,從思想上對(duì)業(yè)財(cái)融合的推進(jìn)給予足夠的重視。其次,培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才,人才競(jìng)爭(zhēng)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵,基于財(cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合有效開(kāi)展,離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的支持。因此,要積極推行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略,企業(yè)從人才的選拔規(guī)劃到招聘,再到培訓(xùn)乃至考核,都要進(jìn)行詳細(xì)的安排,確保人才培養(yǎng)的長(zhǎng)期性。同時(shí),要加強(qiáng)對(duì)人才的培訓(xùn),尤其是財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的培訓(xùn),不斷提升其技能水平,為業(yè)財(cái)融合的有效開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后,加強(qiáng)共享財(cái)務(wù)中心運(yùn)營(yíng)能力的培養(yǎng),建立完善的業(yè)財(cái)融合績(jī)效考評(píng)制度,激發(fā)員工參與業(yè)財(cái)融合的積極性,充分發(fā)揮其所在崗位的創(chuàng)造價(jià)值潛能。完善的績(jī)效考評(píng)制度可以進(jìn)一步對(duì)工作進(jìn)行細(xì)分,使員工以更加積極主動(dòng)的態(tài)度來(lái)對(duì)待相關(guān)培訓(xùn),對(duì)業(yè)財(cái)融合綜合專(zhuān)業(yè)能力的提升起到積極的促進(jìn)作用。
綜上所述,財(cái)務(wù)共享為企業(yè)業(yè)財(cái)融合的有效開(kāi)展提供了獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),作為一種財(cái)務(wù)管理模式,其在統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)和連接業(yè)務(wù)系統(tǒng)方面,發(fā)揮了十分重要的作用,在企業(yè)業(yè)財(cái)融合的過(guò)程中取得了顯著的實(shí)施效果?;谪?cái)務(wù)共享的業(yè)財(cái)融合,通過(guò)對(duì)組織結(jié)構(gòu)、制度規(guī)范、信息系統(tǒng)、流程模式等進(jìn)行改造和優(yōu)化,打破了傳統(tǒng)業(yè)財(cái)融合過(guò)程中部門(mén)、信息流、資金流等之間存在的壁壘,使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間的聯(lián)系更加緊密,工作更加協(xié)調(diào)。但是,這種獨(dú)特優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮需要制度、人員、流程和技術(shù)等體系性保障,制度是維持財(cái)務(wù)共享下業(yè)財(cái)融合的重要保障,例如溝通機(jī)制、運(yùn)行機(jī)制、考核機(jī)制等,可以有效地促進(jìn)業(yè)財(cái)?shù)纳疃热诤?。?cái)務(wù)人員作為業(yè)財(cái)深度統(tǒng)合的落實(shí)者,其自身意識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能直接影響業(yè)財(cái)深度融合的效果,需要企業(yè)對(duì)內(nèi)部人員的組織職能進(jìn)行有效劃分,比如加強(qiáng)對(duì)基層財(cái)務(wù)人員溝通能力、處理問(wèn)題能力的提升,以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員的重要支撐價(jià)值。流程則是實(shí)施業(yè)財(cái)融合的重要渠道,它直接關(guān)乎業(yè)財(cái)融合開(kāi)展的質(zhì)量和效率。