劉陽 暨南大學(xué)
經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,對高校財(cái)務(wù)管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求,尤其是在新《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》發(fā)布實(shí)施以后,國家對高校財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的重視程度不斷增加。同時(shí),信息技術(shù)的快速發(fā)展,也要求高校財(cái)務(wù)管理工作必須從傳統(tǒng)的粗放式管理模式走向精細(xì)化管理,而在財(cái)務(wù)精細(xì)化管理過程中,數(shù)字化是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié),只有這樣才能為高校財(cái)務(wù)管理工作的轉(zhuǎn)型和提升奠定良好的基礎(chǔ)?,F(xiàn)在一些高校雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的重要性,在財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中也進(jìn)行了一定的探索,但是很多高校對財(cái)務(wù)數(shù)字化缺乏深入的認(rèn)識(shí),甚至將其與信息化簡單的等同,這種情況下必然會(huì)影響高校數(shù)字化建設(shè)的能力與水平。在這種情況下有必要對高校財(cái)務(wù)數(shù)字化運(yùn)用進(jìn)行全面深入的探討與分析,更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理工作在高校內(nèi)部治理體系和治理能力提升中的作用。
數(shù)字化是信息化時(shí)代很多研究以及政策當(dāng)中經(jīng)常提到的一個(gè)概念,在很多研究成果當(dāng)中,學(xué)者也對數(shù)字化的概念進(jìn)行了簡單的概括。就目前來看,多數(shù)學(xué)者認(rèn)為數(shù)字化實(shí)際上是將傳統(tǒng)工作,以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ),進(jìn)行全面系統(tǒng)改造,以適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展要求,全面提高工作質(zhì)量和水平,充分挖掘和利用數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上,以提升信息創(chuàng)造價(jià)值為基礎(chǔ)提高工作效率和效果。具體到高校的財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中,所謂的高校財(cái)務(wù)數(shù)字化是指在高校財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中,以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行流程梳理和再造,逐步實(shí)現(xiàn)內(nèi)容和流程數(shù)字化,并以結(jié)果數(shù)字化,更好地促進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng)與財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的深度融合,全面提高高校管理效率和效果,實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造和增值的目標(biāo)。
高校財(cái)務(wù)數(shù)字化應(yīng)用的意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一,適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求,進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)管理部門的工作能力與水平,信息化時(shí)代高校的財(cái)務(wù)管理工作也基本上實(shí)現(xiàn)了信息化管理的目標(biāo),但是在信息化管理當(dāng)中產(chǎn)生了很多數(shù)據(jù)沒有真正地利用起來,這些數(shù)據(jù)的價(jià)值需要進(jìn)一步的開發(fā)和利用,單純依靠信息化管理無法達(dá)到這一目標(biāo)和要求,在這種情況下就需要通過數(shù)字化建設(shè),強(qiáng)化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理能力和水平,充分挖掘數(shù)據(jù)當(dāng)中所蘊(yùn)含的價(jià)值和信息,為高校的財(cái)務(wù)管理工作服務(wù),這樣才能全面提高數(shù)字化建設(shè)能力與水平。第二,數(shù)字化建設(shè)是全面提升財(cái)務(wù)管理工作在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié),市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代下高校在建設(shè)和發(fā)展過程中的自主性不斷增強(qiáng),不斷提高自身的辦學(xué)能力與水平,高校在建設(shè)和發(fā)展過程中,也必須制定科學(xué)完善的發(fā)展戰(zhàn)略,合理地控制辦學(xué)成本,增強(qiáng)自身建設(shè)與發(fā)展能力,在這一過程中財(cái)務(wù)管理應(yīng)該為各項(xiàng)工作的開展和各項(xiàng)決策的進(jìn)行提供有力的依據(jù),從而更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理對各項(xiàng)工作的支持與幫助作用。
數(shù)字化雖然是在信息化的基礎(chǔ)上產(chǎn)生的,但是數(shù)字化絕不能與信息化等同,兩者存在著本質(zhì)的區(qū)別。高校的財(cái)務(wù)管理信息化是從業(yè)務(wù)流程的角度對業(yè)務(wù)管理流程進(jìn)行信息化處理,只要滿足業(yè)務(wù)流程的需要即可,并不會(huì)考慮數(shù)據(jù)之間的關(guān)系以及數(shù)據(jù)的開發(fā)利用等一系列的深度問題。數(shù)字化則是在信息化的基礎(chǔ)上,從數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理、數(shù)據(jù)開發(fā)和應(yīng)用的角度,全面提升高校財(cái)務(wù)管理能力和財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)的質(zhì)量,挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值,并為高校的建設(shè)與發(fā)展提供服務(wù)。高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的基本框架在構(gòu)建的過程中,需要與當(dāng)前財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)有效的結(jié)合起來,結(jié)合現(xiàn)有的一些研究成果進(jìn)行設(shè)計(jì)。從上述設(shè)計(jì)情況來看,高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)主要涵蓋了業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)、數(shù)據(jù)中臺(tái)、決策支持平臺(tái),這三大平臺(tái)的具體功能和作用不一樣。另外,從平臺(tái)系統(tǒng)層次設(shè)計(jì)來看,主要涵蓋財(cái)務(wù)核算層、業(yè)務(wù)層和外部層。當(dāng)然,這些設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)處理,包括數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)和應(yīng)用。高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)在運(yùn)行的過程中是與相關(guān)職能部門對接以后所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行,關(guān)注數(shù)據(jù)之間的關(guān)系,并在數(shù)據(jù)中臺(tái)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及外部數(shù)據(jù)有效地結(jié)合起來,在對數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行控制的前提之下,運(yùn)用深度分析和數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)算法和模型,根據(jù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用目標(biāo)對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,并輸出最終的結(jié)果,供相關(guān)工作和決策參考。
在功能建設(shè)當(dāng)中主要涵蓋了以下幾個(gè)核心功能。第一,業(yè)財(cái)一體化平臺(tái),業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)是高校未來財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn),也是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)的關(guān)鍵,該平臺(tái)主要涵蓋了核算系統(tǒng)、投遞接單系統(tǒng)和輔助核算系統(tǒng),這些系統(tǒng)都是為了處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),客觀反映高校建設(shè)和發(fā)展過程中的成本狀況以及相關(guān)建設(shè)和發(fā)展策略的具體實(shí)施效果。第二,數(shù)據(jù)中臺(tái),數(shù)據(jù)中臺(tái)是指財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)過程中的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),主要解決財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理等問題,建設(shè)的過程中一般都是應(yīng)用較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),三大數(shù)據(jù)融合為一體,解決傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理中數(shù)據(jù)來源較為單一的問題,其中外部數(shù)據(jù)主要來源于教育部、財(cái)政部、稅務(wù)局和銀行等與高校建設(shè)和發(fā)展尤其是財(cái)務(wù)管理工作密切相關(guān)的部門和單位。第三,決策支持平臺(tái),決策支持平臺(tái)是為了滿足高校建設(shè)和發(fā)展過程中決策需要的一個(gè)重要的平臺(tái),決策支持平臺(tái)根據(jù)平臺(tái)建設(shè)的層次性也可以分為三大層次,不同的層次對應(yīng)的功能不一樣,比如說在財(cái)務(wù)核算層上,涵蓋的功能主要包括項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)查詢、個(gè)人收入查詢和納稅申報(bào)查詢等,主要是為各部門提供所需的數(shù)據(jù)服務(wù),業(yè)務(wù)層主要是為了滿足高校具體業(yè)務(wù)開展的相關(guān)數(shù)據(jù)需求,涵蓋的功能包括預(yù)算系統(tǒng)、資金監(jiān)控系統(tǒng)和報(bào)表系統(tǒng),等等。
1.會(huì)計(jì)核算體系標(biāo)準(zhǔn)化
會(huì)計(jì)核算體系標(biāo)準(zhǔn)化是高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)運(yùn)用的主要方法,通過高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)和應(yīng)用,可以有效地解決高校會(huì)計(jì)核算體系標(biāo)準(zhǔn)化的問題。第一,高校財(cái)務(wù)管理制度的改進(jìn)和完善,根據(jù)數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)和運(yùn)行,需要對現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化,制定新的財(cái)務(wù)管理制度,以確保高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)和應(yīng)用達(dá)到預(yù)期的效果。第二,會(huì)計(jì)科目的標(biāo)準(zhǔn)化,根據(jù)新《政府會(huì)計(jì)制度》的要求,結(jié)合學(xué)校核算管理的實(shí)際需要,對比高?,F(xiàn)有的會(huì)計(jì)科目編號(hào),要按照新的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新設(shè)計(jì),形成新的科目體系。第三,財(cái)務(wù)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化,財(cái)務(wù)項(xiàng)目類型與會(huì)計(jì)科目必須一一對應(yīng),并體現(xiàn)在數(shù)字化平臺(tái)之中,在數(shù)字化平臺(tái)的運(yùn)行當(dāng)中與項(xiàng)目預(yù)算控制收支,并體現(xiàn)出項(xiàng)目類型與其他控制信息之間的關(guān)系,為立項(xiàng)提供準(zhǔn)確的依據(jù)。第四,賬務(wù)處理和制單的標(biāo)準(zhǔn)化,高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)以后,高校必須編寫統(tǒng)一的會(huì)計(jì)核算手冊,對建設(shè)和發(fā)展過程中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范,明確具體業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn),以及對應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證錄入要求,進(jìn)一步提高憑證制單的標(biāo)準(zhǔn)化水平。第五,報(bào)賬要素的標(biāo)準(zhǔn)化,在數(shù)字化平臺(tái)上明確每一個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的報(bào)銷條件和報(bào)銷要求,按照規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)對財(cái)務(wù)報(bào)銷單進(jìn)行填寫。
2.資金結(jié)算業(yè)務(wù)集中化
資金結(jié)算業(yè)務(wù)是高校財(cái)務(wù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是高校數(shù)字化平臺(tái)運(yùn)用的一個(gè)非常重要的領(lǐng)域。在運(yùn)用的過程中主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面上。第一,資金流出結(jié)算,數(shù)字化財(cái)務(wù)平臺(tái)應(yīng)用以后,高校在資金流出結(jié)算當(dāng)中可以取消傳統(tǒng)的現(xiàn)金結(jié)算模式,以高校的數(shù)字化平臺(tái)為基礎(chǔ)使用銀?;ヂ?lián)系統(tǒng),在嵌入賬務(wù)系統(tǒng)以后,可以直接對外進(jìn)行資金結(jié)算,包括單筆業(yè)務(wù)結(jié)算和多筆業(yè)務(wù)共同結(jié)算,當(dāng)然該系統(tǒng)的輔助信息除開戶名稱、賬號(hào)和開戶行等信息之外,還需要錄入支付類型、所屬銀行和地區(qū),客戶的名稱及聯(lián)系電話,等等,上述要求同樣適用于批量處理的資金結(jié)算,從而從根本上解決傳統(tǒng)資金結(jié)算路徑較為煩瑣的問題,提高資金結(jié)算效率。另外,為了防控資金結(jié)算風(fēng)險(xiǎn),在數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的過程中,可以將規(guī)則和開支標(biāo)準(zhǔn)嵌入系統(tǒng),進(jìn)入系統(tǒng)可以對每一筆結(jié)算之前的相關(guān)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制,也可以對關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和敏感業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)記,并統(tǒng)計(jì)和保存。第二,資金流入結(jié)算,資金流入結(jié)算和資金流出結(jié)算非常類似,但是資金流入結(jié)算的主動(dòng)權(quán)是掌握在外部單位或銀行手中,所以說在此方面的結(jié)算當(dāng)中主要是為了準(zhǔn)確地記錄和實(shí)現(xiàn)結(jié)算的動(dòng)作和控制,在結(jié)算的過程中除了商業(yè)銀行之外,還可以通過手動(dòng)錄入和第三方支付平臺(tái)的支付等,與數(shù)字化平臺(tái)銜接起來,滿足多種非現(xiàn)金結(jié)算的需,從而提高高校的資金流入結(jié)算效率,通過不同的資金結(jié)算方式完善內(nèi)部控制,在資金結(jié)算管理當(dāng)中形成一個(gè)全生命周期的閉環(huán)管理系統(tǒng)。第三,建立輔助決策支持系統(tǒng),需要比較多的銀行賬戶,不同的賬戶的使用目的不一樣,為了做好賬戶管理,在流入和流出資金的結(jié)算當(dāng)中分賬戶進(jìn)行,在高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)當(dāng)中,可以根據(jù)賬戶來建立與之對應(yīng)的結(jié)算管理系統(tǒng),對每一筆資金的流轉(zhuǎn)進(jìn)行監(jiān)控,也可以分項(xiàng)目對資金的流入或流出進(jìn)行監(jiān)控,對資金的使用進(jìn)行峰值分析,可以為收入的統(tǒng)計(jì)以及自有資金的統(tǒng)籌安排提供更好的決策依據(jù)。
1.財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)化和再造
高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)并投入應(yīng)用以后,因?yàn)闃I(yè)財(cái)融合設(shè)計(jì),使財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互得以實(shí)現(xiàn),財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)和鏈條得以延長,在這種情況下不能依然沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程,需要對財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行優(yōu)化和再造。在這一過程中,可以利用財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)審批流程精簡的目標(biāo),根據(jù)數(shù)字化平臺(tái)的功能設(shè)計(jì),以輸入的相關(guān)信息為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)化匹配流程,以系統(tǒng)輸出結(jié)果為基礎(chǔ)進(jìn)行審批的分級數(shù)據(jù),在此基礎(chǔ)上只需要對關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行控制,確保高校財(cái)務(wù)管理流程的高度效率化。另外,在具體設(shè)計(jì)當(dāng)中可以通過業(yè)務(wù)分類管理與對應(yīng)自動(dòng)匹配審批。另外,數(shù)據(jù)處理流程是財(cái)務(wù)管理流程優(yōu)化和再造的核心內(nèi)容,由于在傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理工作當(dāng)中,并沒有數(shù)據(jù)處理流程,尤其是一些非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理,數(shù)字化管理平臺(tái)提供了一個(gè)基于三方數(shù)據(jù)的綜合性數(shù)據(jù)處理平臺(tái),并運(yùn)用了一些數(shù)據(jù)模型分析方法,相對于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)處理過程,處理能力有了明顯的提升,數(shù)據(jù)的處理范圍得以進(jìn)一步的拓展。這樣可以將數(shù)據(jù)處理工作與高校的各項(xiàng)決策有效地結(jié)合起來,從而實(shí)現(xiàn)流程的數(shù)字化再造目的。
2.財(cái)務(wù)服務(wù)模式的全面提升
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)服務(wù)模式的服務(wù)范圍和服務(wù)形式是非常有限的,既需要關(guān)注師生對業(yè)務(wù)流程辦理的體驗(yàn),也需要關(guān)注財(cái)務(wù)管理工作在高校建設(shè)和發(fā)展過程中各項(xiàng)決策當(dāng)中的作用。一方面,高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建立以后,可以依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行各種形式的信息服務(wù),包括梳理非財(cái)務(wù)事項(xiàng)辦理流程和財(cái)務(wù)事前審批業(yè)務(wù)流程等,對于這些流程或相關(guān)服務(wù),可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦理,不需要再到高校財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行,從而在部分財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)的目標(biāo)。另一方面,高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)并運(yùn)用以后,高校的財(cái)務(wù)管理工作與業(yè)務(wù)發(fā)展有效地結(jié)合起來,財(cái)務(wù)管理能夠更好地體現(xiàn)出高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展情況,不同部門和單位可以根據(jù)自己的實(shí)際需要通過互聯(lián)網(wǎng)或者到高校的財(cái)務(wù)管理中心查閱和使用相關(guān)數(shù)據(jù)信息,數(shù)字化平臺(tái)可以根據(jù)他們的需要,通過關(guān)鍵詞搜索或者是項(xiàng)目搜索等多種形式提供所需的數(shù)據(jù)。
1.提高數(shù)據(jù)采集效率
高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)并投入使用后,高校各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理工作均需要在該數(shù)字化平臺(tái)上進(jìn)行,對線下的財(cái)務(wù)活動(dòng)也需要進(jìn)行數(shù)字化處理,然后將其錄入到數(shù)字化平臺(tái)上,由數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理和使用。另外,在財(cái)務(wù)管理當(dāng)中所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)存儲(chǔ)在該平臺(tái)上,可以根據(jù)高校財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)際需要,從財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)當(dāng)中調(diào)取使用相關(guān)數(shù)據(jù),可以全面提高數(shù)據(jù)采集的效率。
2.提高數(shù)據(jù)采集的全面性
高校財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建成并投入使用以后,可以看出財(cái)務(wù)管理當(dāng)中的數(shù)據(jù)采集范圍明顯擴(kuò)大,數(shù)據(jù)采集的范圍不僅僅包括財(cái)務(wù)管理工作所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù),也包括高校在業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中所產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)和與高校財(cái)務(wù)管理工作密切相關(guān)的其他外部單位所給出的相關(guān)數(shù)據(jù)。從數(shù)據(jù)采集范圍的角度來講,已經(jīng)不再局限于財(cái)務(wù)管理活動(dòng)當(dāng)中,非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集和使用,并將其與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)融合起來,通過這些數(shù)據(jù)的采集和使用,可以更好地為高校各項(xiàng)決策提供支持。
總之,經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,要求高校財(cái)務(wù)管理工作必須從信息化向數(shù)字化邁進(jìn),打造適合高校財(cái)務(wù)管理工作的財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái),并將其應(yīng)用到財(cái)務(wù)管理實(shí)踐中,這是高校在財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)中需要解決的一個(gè)重要問題。高校在財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的過程中,需要借鑒其他單位的經(jīng)驗(yàn)和模式,充分考慮高校自身的財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)和需要,增強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的針對性,只有這樣才能發(fā)揮財(cái)務(wù)數(shù)字化平臺(tái)的優(yōu)勢,全面提高高校財(cái)務(wù)管理能力與水平。