吳妮 陜煤集團(tuán)神木張家峁礦業(yè)有限公司

一直以來(lái)，企業(yè)檔案部門主要負(fù)責(zé)日常檔案管理工作，包括檔案的收集、整編、存儲(chǔ)與利用，確保檔案能夠服務(wù)于日常其他業(yè)務(wù)工作。在企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，這項(xiàng)集管理服務(wù)為一體的工作，與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)之間有著密切關(guān)系，一旦檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的不斷變化，面對(duì)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)想要在全新的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)變革，除了政治體制改革以外，還需不斷強(qiáng)化對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，加快檔案信息化建設(shè)的步伐，提升檔案管理新高度。由此可見，立足于創(chuàng)新發(fā)展工作思路，打造一套科學(xué)合理的檔案管理體系，有利于煤炭企業(yè)發(fā)展。

一、檔案管理的意義

從直觀來(lái)看檔案管理工作不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于企業(yè)工作質(zhì)量與工作效率而言，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性及必要性的工作，能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展歷程，發(fā)展規(guī)劃清晰的反映出來(lái)。通過(guò)檔案管理，能夠了解到整個(gè)企業(yè)的業(yè)績(jī)與管理水平，企業(yè)走過(guò)的每一步都由檔案承載，企業(yè)所經(jīng)歷的重大轉(zhuǎn)折和每一步的改進(jìn)創(chuàng)新都能夠在檔案中找到發(fā)展軌跡，因此可以說(shuō)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的第一手資料，是企業(yè)認(rèn)清自我、科學(xué)分析走好未來(lái)發(fā)展道路的重要參照[1]。檔案管理這份工作看似平凡，實(shí)則關(guān)鍵，與其說(shuō)管理起來(lái)比較瑣碎，倒不如可以將其與信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，促進(jìn)其信息化發(fā)展。特別是近些年來(lái)，各種各樣信息網(wǎng)絡(luò)體系在工作中應(yīng)用，成為檔案管理的重要輔助工具，信息爆炸時(shí)代越來(lái)越多的新系統(tǒng)，新觀念和新方式，對(duì)于檔案管理工作者來(lái)說(shuō)不免是全新的挑戰(zhàn)。

在信息化與互聯(lián)網(wǎng)浪潮的推動(dòng)下，企業(yè)進(jìn)入了迅速擴(kuò)張的發(fā)展階段。因此在現(xiàn)代企業(yè)管理中，科學(xué)規(guī)范的進(jìn)行檔案管理工作，有利于企業(yè)高層人員及時(shí)了解企業(yè)狀況，依據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略做出及時(shí)調(diào)整，為企業(yè)發(fā)展獲得更多有利的資源。由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)大多數(shù)實(shí)現(xiàn)了信息化，自動(dòng)化和智能化。相對(duì)而言，檔案管理方面跟信息化的發(fā)展步伐沒有同步，無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際與時(shí)俱進(jìn)地做出調(diào)整，促進(jìn)檔案工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

二、煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理方式停滯不前

煤炭企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，注重抓安全生產(chǎn)管理，提升產(chǎn)能效益，設(shè)備運(yùn)行等方面管理，忽略檔案管理在企業(yè)日常管理中發(fā)揮的作用。檔案管理仍然在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的固定思維下摸索徘徊，檔案管理人員在工作中需要消耗大量的時(shí)間和人力，對(duì)檔案進(jìn)行整編存儲(chǔ)和分類保管。在借閱查詢利用的過(guò)程中，不能及時(shí)查詢到所需的檔案，同時(shí)給工作帶來(lái)很多不便和困擾[2]。另外檔案的庫(kù)房存儲(chǔ)條件不符合八防要求，檔案的存儲(chǔ)環(huán)境不達(dá)標(biāo)，造成檔案資料不能完整有效的保存。還有一些企業(yè)沒有設(shè)立專業(yè)的檔案管理部門和專業(yè)技術(shù)人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，這樣的管理模式無(wú)形中阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位

首先，對(duì)檔案管理工作在思想上不夠重視，認(rèn)為檔案有人管理保存，能應(yīng)付借閱利用，不丟失即可，不是重要的工作，不會(huì)給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，缺乏對(duì)檔案工作的了解，忽視了檔案工作已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在企業(yè)管理的需求。其次，檔案管理宣傳不到位，思想上認(rèn)知不足，由于檔案工作性質(zhì)比較特殊，企業(yè)里一些部門常常把產(chǎn)生的檔案據(jù)為己有，或者為了應(yīng)對(duì)檢查放在自己手中，為了查閱方便，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)歸檔，隨著部門人員走動(dòng)，檔案資料的存儲(chǔ)情況也就不得而知，管理思路也需要重新梳理。所以企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，管好用好檔案，為公司創(chuàng)新發(fā)展提供檔案力量[3]。

（三）檔案管理員綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作是一項(xiàng)集政策性、機(jī)密性、專業(yè)性于一體的工作，不僅對(duì)檔案管理人員的自生素質(zhì)有著較高的要求，還要注重自身專業(yè)水準(zhǔn)的提升，掌握檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求。檔案管理工作者的一言一行都會(huì)對(duì)檔案管理效果起到直接影響[4]。在實(shí)際工作中，有些企業(yè)不僅缺乏專職的檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)技能不足，再加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理不慎熟悉也不夠重視，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作所處的環(huán)境十分消極。所以通過(guò)參加培訓(xùn)、對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)、自學(xué)等方式，學(xué)習(xí)掌握檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。

（四）檔案管理的水平有待加強(qiáng)改進(jìn)

現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用可以有效提升檔案管理效率與工作質(zhì)量，新時(shí)代背景下的煤炭企業(yè)，應(yīng)該構(gòu)建一體化的電子檔案綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，這一目標(biāo)在煤炭企業(yè)檔案管理中尚未實(shí)現(xiàn)。企業(yè)管理運(yùn)用辦公自動(dòng)化和電子檔案管理等系統(tǒng)的同時(shí)，存在大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)加密、信息安全、入侵電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)等方面的問(wèn)題，有待于加強(qiáng)改進(jìn)，否則對(duì)煤炭企業(yè)檔案管理的穩(wěn)定性以及信息安全會(huì)造成嚴(yán)重的影響。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作的思路

（一）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的關(guān)注和支持

煤炭企業(yè)需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，要不斷與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新檔案管理規(guī)定，明確檔案管理在煤炭企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的引領(lǐng)地位。鼓勵(lì)全體職工參與到檔案管理工作中來(lái)，以企業(yè)的發(fā)展理念為目標(biāo)，采用“三納入”“四參加”“四同步”管理制度。首先便于檔案管理人員第一時(shí)間收集各資料，并及時(shí)按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案資料的整理與歸檔。其次，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，明確崗位職責(zé)，根據(jù)制度進(jìn)行歸檔管理，嚴(yán)懲違反制度行為。最后，檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤一并考核處罰，對(duì)于利用檔案資料為公司創(chuàng)造效益或挽回經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì)有關(guān)部門或個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)[5]。

（二）信息化建設(shè)提升企業(yè)檔案管理效能

企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新、創(chuàng)效及高質(zhì)量發(fā)展離不開檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息化建設(shè)首先要構(gòu)建完善的企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，利用企業(yè)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各部門之間的緊密連接，借助信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一綜合平臺(tái)化管理，方便檔案資源的管理、查詢以及應(yīng)用。其次是應(yīng)配齊信息化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施設(shè)備，既要配備打印機(jī)、掃描儀、電腦等必要的硬件設(shè)備，為檔案管理信息化提供完善的硬件設(shè)備保障，也要針對(duì)日常檔案管理工作流程、資料規(guī)整等設(shè)計(jì)研發(fā)軟件程序、App等，提高檔案管理的科學(xué)水準(zhǔn)，保障檔案收集、整理與利用的標(biāo)準(zhǔn)化。最后，企業(yè)應(yīng)引入檔案智能管理系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)據(jù)集成、篩選、分析以及共享，建立檔案工作的“一站式”服務(wù)體系，營(yíng)造一個(gè)真正安全快捷的檔案管理智能化工作環(huán)境，確保檔案收集整理工作最大限度實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化和集成化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)智能化管理，提高了工作效率[6]。

（三）人員素質(zhì)建設(shè)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理

在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，煤炭企業(yè)會(huì)不斷建立現(xiàn)代企業(yè)制度，檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化，同時(shí)對(duì)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。因此，檔案管理工作人員應(yīng)不斷精進(jìn)個(gè)人業(yè)務(wù)能力，提升崗位綜合素質(zhì)。首先，管理人員自身應(yīng)具備自學(xué)意識(shí)與能力，不斷學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，掌握最新的檔案法律法規(guī)，具備開展檔案管理工作的基本素養(yǎng)。其次，檔案管理人員應(yīng)參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，堅(jiān)決阻止閉門造車的現(xiàn)象，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理工作人員的知識(shí)理論與素養(yǎng)[7]。

（四）加大硬件投入改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境

煤炭企業(yè)應(yīng)為檔案管理工作提供更有力的資金支持，通過(guò)加強(qiáng)相關(guān)硬件設(shè)施的購(gòu)置優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境。首先，煤炭企業(yè)應(yīng)該具有獨(dú)立的檔案庫(kù)房、辦公室與閱覽室，不能讓三者共用同一地點(diǎn)，否則將違反《檔案建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)。其次，檔案室的保護(hù)設(shè)備應(yīng)該健全，為保障檔案的安全性與放置的妥善性，檔案是必須具備消防措施、防光窗簾及溫濕度計(jì)等。最后，為推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，煤炭企業(yè)應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公自動(dòng)化，踐行無(wú)紙化辦公理念，強(qiáng)化內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)及多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。除硬件設(shè)備的投入外煤炭企業(yè)也應(yīng)不斷優(yōu)化相關(guān)軟件設(shè)施，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各信息化子系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的互聯(lián)互通建設(shè)，從而提升檔案管理工作效率[8]。

（五）加大檔案開發(fā)提升檔案利用率

檔案管理工作質(zhì)量的提升，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門給予充分的肯定和支持，這就要求檔案管理工作必須在煤炭企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中發(fā)揮更大的價(jià)值。因此檔案管理部門應(yīng)重視檔案管理領(lǐng)域的開發(fā)探索，運(yùn)用科技和管理新思維、新技術(shù)、新手段，實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)。根據(jù)實(shí)際情況與經(jīng)營(yíng)管理需求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宏觀管控、系統(tǒng)甄別、分類整理，提高檔案的利用率。目前我國(guó)煤炭企業(yè)對(duì)于檔案資料的利用與開發(fā)都處于相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)，通過(guò)配備復(fù)印機(jī)、閱讀器等設(shè)備優(yōu)化檔案管理的服務(wù)功能，不斷挖掘檔案管理工作中的附加服務(wù)職能，化被動(dòng)為主動(dòng)。樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，不斷調(diào)整服務(wù)重點(diǎn)，采用多樣化服務(wù)形式，為檔案利用者提供全方位檔案服務(wù)。

（六）提供煤炭企業(yè)檔案文件存儲(chǔ)與檢索的便捷性

對(duì)于煤炭企業(yè)而言，檔案文件內(nèi)容主要包括辦公文件、人事檔案、生產(chǎn)設(shè)備資料、產(chǎn)品維護(hù)資料、技術(shù)圖紙等。檔案的妥善保管對(duì)于企業(yè)的未來(lái)決策及持續(xù)發(fā)展都具有重要價(jià)值，煤炭企業(yè)在制定戰(zhàn)略方向與經(jīng)濟(jì)決策時(shí)會(huì)調(diào)取相關(guān)檔案進(jìn)行參考與借鑒。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理部門主要的資料來(lái)源來(lái)自辦公室、生產(chǎn)部門、人事部門與財(cái)務(wù)部門，企業(yè)在進(jìn)行產(chǎn)業(yè)升級(jí)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與人員管理時(shí)需要根據(jù)需求調(diào)取對(duì)應(yīng)種類的檔案資料。而在新形勢(shì)下，檔案文件的規(guī)模與數(shù)量大幅度增高，面對(duì)數(shù)量龐大的檔案信息庫(kù)若仍采用傳統(tǒng)管理模式則難以滿足企業(yè)的檔案服務(wù)需求[9]。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)通過(guò)構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)提高檔案文件存儲(chǔ)與檢索的便捷性，使檔案管理不再單純是對(duì)文件的收集與歸納，更能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與部門快速檢索與調(diào)取所需資料。在引入信息化檔案管理系統(tǒng)后檔案管理部門應(yīng)加速完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字化、信息化、智能化檔案的轉(zhuǎn)變，通過(guò)掃描及高科技化處理形成多媒體檔案資源，將檔案文件資料匯總為信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。而自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)槠渌块T提供更好的服務(wù)與協(xié)助，生產(chǎn)、機(jī)電與人事等部門可在自身權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檔案信息的調(diào)閱，既能保障煤炭企業(yè)檔案信息的安全性，又能夠提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。

（七）優(yōu)化企業(yè)檔案管理流程

煤炭企業(yè)檔案管理流程的優(yōu)化。首先應(yīng)將歸檔規(guī)則不斷具體化，根據(jù)部門生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)管理需求確定部門會(huì)生成的檔案文件，并制定專門的歸檔方法。其次利用信息化手段實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)歸檔，在電子辦公系統(tǒng)中完成檔案歸檔的自動(dòng)化操作，降低人工操作任務(wù)。最后，檔案管理人員以高責(zé)任意識(shí)進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，做好與其他部門的協(xié)商與協(xié)助，有效實(shí)現(xiàn)前端控制。

（八）建立科學(xué)的檔案管理評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

新形勢(shì)下隨著煤炭企業(yè)的高質(zhì)量智慧化發(fā)展，對(duì)檔案管理工作信息化水平的要求也在不斷提高，檔案資源的指導(dǎo)與借鑒價(jià)值也隨之提升，檔案信息對(duì)煤炭企業(yè)重要性不容忽視。這就要求企業(yè)檔案管理工作必須追求高質(zhì)量與高效率[10]。為了實(shí)現(xiàn)質(zhì)量與效率的提升，應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，綜合考核管理人員的專業(yè)能力與業(yè)績(jī)，客觀評(píng)估檔案部門各崗位人員的貢獻(xiàn)，進(jìn)行合理的薪酬分配，不斷強(qiáng)化管理隊(duì)伍的責(zé)任意識(shí)與工作積極性，確保檔案管理工作可以最大化提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。所以科學(xué)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)可以保障檔案管理工作的有序性，為檔案管理工作營(yíng)造良好的內(nèi)部氛圍。

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開煤炭行業(yè)的支持，同時(shí)時(shí)代的進(jìn)步也為煤炭行業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了絕佳的契機(jī)，隨著煤炭企業(yè)信息化、自動(dòng)化及智能化創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理工作的難度與工作量與日俱增，大量復(fù)雜的檔案信息資源為檔案工作人員帶來(lái)了巨大的工作壓力。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)借助于現(xiàn)代高新技術(shù)不斷優(yōu)化檔案管理工作，努力探索新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新思路，從改善工作環(huán)境、降低工作量、提高工作效率，在保障信息安全性的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化。只有不斷優(yōu)化檔案管理工作的質(zhì)量與效率才能夠使檔案資源為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供更好的服務(wù)，充分挖掘檔案資源的指導(dǎo)與借鑒價(jià)值，全面推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。