李國輝 公主嶺市重點項目服務(wù)中心

數(shù)字經(jīng)濟時代下，電子商務(wù)應(yīng)運而生，前景廣闊。如今電商產(chǎn)業(yè)園項目建設(shè)如火如荼，在電商產(chǎn)業(yè)園項目推進的過程中，項目檔案信息化建設(shè)已然成為當(dāng)前檔案工作的重要發(fā)展方向?，F(xiàn)以長春地區(qū)為例，厘清電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案的特點，闡述電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)的重要意義，結(jié)合實際探索研究其存在的問題，并有針對性地提出建設(shè)路徑，以實現(xiàn)數(shù)字經(jīng)濟與產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟的高效融合發(fā)展。

近年來，隨著數(shù)字經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，以及各類政策的支持，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)得以轉(zhuǎn)型升級，電商產(chǎn)業(yè)得以高速發(fā)展，從傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)到電商產(chǎn)業(yè)的發(fā)展變革，為生產(chǎn)模式、流動模式、消費模式提供了新觀念、新思路、新智慧。電商產(chǎn)業(yè)打破以往的單一模式，不再單純停留在網(wǎng)購這一層面，而是打造完整、全面、多元服務(wù)鏈條的電商產(chǎn)業(yè)園，充分發(fā)揮產(chǎn)業(yè)的集聚效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)，從而真正實現(xiàn)電子商務(wù)的“創(chuàng)新·融通·共享”。

2022年，吉林省長春市委市政府印發(fā)《長春市2022年市級領(lǐng)導(dǎo)包保重大項目工作方案》，快遞業(yè)兩大項目建設(shè)被納入其中。其指出要圍繞上級政策精神，持續(xù)推進電商產(chǎn)業(yè)園區(qū)建設(shè)，擬在2024年底建成中通快遞東北智能電商產(chǎn)業(yè)園和申通公主嶺市智慧物流產(chǎn)業(yè)園，促進服務(wù)業(yè)和制造業(yè)深度融合，提高運營效率，獲得規(guī)模效應(yīng)，實現(xiàn)快遞業(yè)智能化、自動化、規(guī)范化發(fā)展。現(xiàn)如今，電商產(chǎn)業(yè)園項目建設(shè)序幕已經(jīng)拉開，在電商產(chǎn)業(yè)園項目推進的過程中，項目檔案的價值與內(nèi)涵不容小覷。電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案是對項目建設(shè)過程全方面、全方位、全角度的真實記錄，是電商產(chǎn)業(yè)園建成后運營、管理、維護等事項的基本依據(jù)，致力于以更加純良的技術(shù)和方案對相關(guān)項目進行更新與完善，對未來電商產(chǎn)業(yè)的發(fā)展具有一定的參考價值。同時，科技發(fā)展帶來的各種技術(shù)手段，為電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案管理工作提供動力與便利，從根本上提高項目檔案資源的利用效率，促進檔案工作的順利開展?；诖?，結(jié)合當(dāng)前信息化發(fā)展形勢，厘清電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案的特點以及對其進行信息化建設(shè)的重要意義，探索和研究其中存在的問題，并提出有針對性的建議，能為真正發(fā)揮電子商務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)新融合、信息共享、合作對接的優(yōu)勢保駕護航。

電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案特點

系統(tǒng)性

就中通快遞東北智能電商產(chǎn)業(yè)園項目來看，其建成后將被打造成集商業(yè)辦公、電商孵化、倉儲管理、物流信息數(shù)據(jù)處理、產(chǎn)品研發(fā)等功能于一體的物流服務(wù)產(chǎn)業(yè)鏈。項目檔案涉及內(nèi)容多，從項目初期準(zhǔn)備到竣工驗收結(jié)束，項目建設(shè)中的每一個環(huán)節(jié)都存在著一定關(guān)聯(lián)[1]，缺一不可，貫穿始終。這體現(xiàn)出電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案的系統(tǒng)性。

專業(yè)性

電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案依據(jù)上級出臺的有關(guān)政策做好相關(guān)管理工作，如《中華人民共和國檔案法》《長春市2022年市級領(lǐng)導(dǎo)包保重大項目工作方案》《關(guān)于促進快遞業(yè)與制造業(yè)深度融合發(fā)展的意見》等，項目檔案信息必須真實可靠，具有一定的專業(yè)性，不可隨意更改，以確保相關(guān)數(shù)據(jù)信息能真實反映電商產(chǎn)業(yè)園項目的整體情況。

動態(tài)性

就具體項目而言，在長春國際汽車城區(qū)域內(nèi)，中通快遞購置土地21.66萬平方米，計劃建設(shè)更多基礎(chǔ)設(shè)施，打造東北智能電商產(chǎn)業(yè)園項目，電商產(chǎn)業(yè)園建成前后所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息具有重要價值。早有先例，2018年中通快遞與一汽富晟簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，由此形成了入廠物流、訂單末端配送、區(qū)域性供應(yīng)鏈服務(wù)融合發(fā)展的模式，為后期電商產(chǎn)業(yè)園項目建設(shè)提供了寶貴的借鑒價值。

周期長

電商產(chǎn)業(yè)園項目建設(shè)往往需要較長的時間，且工作體量較大，從前期立項、設(shè)計、施工直至竣工，諸多環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，故項目檔案具有周期長且管理難度大的特點。

電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)的意義

降低管理成本，提高管理效率

電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)能在一定程度上降低管理成本，提高管理效率。檔案信息化建設(shè)可以有效實現(xiàn)電商產(chǎn)業(yè)園項目資源的整合，實現(xiàn)項目資源利用率最大化。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，項目檔案信息化建設(shè)能夠大大提高有關(guān)內(nèi)容檢索、分類、查閱的效率，加快信息傳送速度，提高檔案管理物理空間的利用率。同時，電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)可以通過數(shù)字化平臺實現(xiàn)跨區(qū)域、跨境電商企業(yè)信息共享，增加了企業(yè)間溝通的便利性，降低了企業(yè)間的溝通成本，助力企業(yè)優(yōu)化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)電商產(chǎn)業(yè)園跨越式、高質(zhì)量發(fā)展[2]。

優(yōu)化資源配置，推動產(chǎn)業(yè)發(fā)展

隨著信息技術(shù)手段的更新迭代，項目檔案工作勢必會打破傳統(tǒng)方式的桎梏，運用信息化技術(shù)做好項目檔案管理工作，切實改善檔案管理質(zhì)量。這已然成為當(dāng)下檔案發(fā)展的必然趨勢。根據(jù)前文所述，電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案具有動態(tài)性且周期長等特點，依照傳統(tǒng)管理模式，必然會出現(xiàn)工作任務(wù)繁雜、效率低、易出錯等問題，而當(dāng)下，我國電商產(chǎn)業(yè)園項目數(shù)量不減反增，所以做好檔案信息化管理工作尤為重要。對電商產(chǎn)業(yè)園檔案進行信息化建設(shè)，可以優(yōu)化人力資源配置，拓寬電商產(chǎn)業(yè)園項目管理的服務(wù)范圍，實現(xiàn)由成本節(jié)約向價值創(chuàng)造的轉(zhuǎn)變。

電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)存在的問題

配套設(shè)施不完善

在檔案工作中，完善的配套設(shè)施是項目檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)的基本條件。就東北地區(qū)現(xiàn)有電商產(chǎn)業(yè)園項目來看，隨著項目的開展，檔案資料日益增多，工作總量日益增長，配套設(shè)施落后于經(jīng)濟社會信息化發(fā)展給項目檔案的整理和保管帶來了很大的局限性。同時，配套設(shè)施的匱乏也會在一定程度上影響檔案管理工作的準(zhǔn)確性和安全性。在檔案錄入和上傳信息的過程中，如果缺乏必要的配套設(shè)施，就會導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確，甚至導(dǎo)致檔案丟失、系統(tǒng)失靈，后果不堪設(shè)想[3]。

信息化建設(shè)進度緩慢

當(dāng)前電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)總體表現(xiàn)為成果少、進度慢，具體表現(xiàn)為：一是個別區(qū)域項目單位檔案多以傳統(tǒng)紙質(zhì)形式存在，對項目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的各種文件、圖紙等，還只停留在初級管理階段，單純地利用電子表格對檔案目錄進行統(tǒng)計管理，缺乏電子文件備份，而紙質(zhì)檔案具有不可再生性，出現(xiàn)文件損壞、丟失的情況時難以找到原始依據(jù)，為檔案工作的推進造成一定阻礙，不利于檔案工作的有效管理；二是電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案工作的開展沒有結(jié)合項目實際情況，容易導(dǎo)致項目檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息與實際工作不匹配，削弱了信息化建設(shè)為檔案管理工作帶來的便利；三是隨著項目的不斷推進，在后續(xù)檔案信息化建設(shè)過程中未及時對檔案信息進行更新補充，嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)對電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案管理的實際作用[4]。

技術(shù)應(yīng)用不到位

目前，檔案工作人員對信息技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識，且信息化技術(shù)的應(yīng)用不熟練，在操作過程中容易產(chǎn)生失誤，使得工作效率降低。這與項目檔案信息化建設(shè)的初衷相悖，導(dǎo)致項目檔案工作無法順利開展，亟待注入一批高端人才力量。

資金投入不足

雖然國家關(guān)于檔案信息化建設(shè)的各類支持政策層出不窮，但就東北地區(qū)而言，電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)沒有足夠的資金支持。資金投入不足會影響檔案信息化建設(shè)的更新力度，難以保證項目檔案信息化建設(shè)真正發(fā)揮實效。就現(xiàn)狀而言，部分單位雖搭建了檔案信息化建設(shè)平臺，但后期因為資金不到位，檢索方式未能及時跟上技術(shù)發(fā)展的步伐，這對電商產(chǎn)業(yè)園項目信息化建設(shè)產(chǎn)生了消極影響。更為嚴(yán)重的是，有個別單位因資金問題未引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，煩瑣的紙質(zhì)檔案管理造成嚴(yán)重的時間、人力、物力消耗，不僅降低了檔案工作人員的工作積極性，對檔案的優(yōu)化建設(shè)也產(chǎn)生了一定的消極影響[5]。

信息安全有隱患

檔案信息安全一直是檔案信息化建設(shè)過程中不可忽視的一方面，關(guān)系到項目涉及的每一位工作人員。每一位工作人員都有保證檔案信息安全的責(zé)任。這是檔案工作順利開展的前提與保障?，F(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)過程中可能會遭到網(wǎng)絡(luò)病毒、詐騙信息、釣魚軟件的攻擊，導(dǎo)致文件亂碼、數(shù)據(jù)丟失甚至系統(tǒng)崩潰。這嚴(yán)重阻礙了項目檔案信息化建設(shè)的進程。

電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)路徑

項目檔案信息化建設(shè)規(guī)范化

電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)是一個漫長的過程，要想真正實現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)，必然要將其規(guī)范化。一是要結(jié)合項目實際以及新形勢下的發(fā)展需要，制定電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃。為保證總體規(guī)劃的可行性、有效性、長久性，在出臺方案前要做好調(diào)研工作，深入項目、深入實際、深入園區(qū)，對電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案情況、建設(shè)情況、發(fā)展特點做好全面調(diào)研，切實掌握現(xiàn)有檔案工作的開展情況，在精準(zhǔn)摸底的基礎(chǔ)上建立項目檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，從而逐步形成可持續(xù)發(fā)展的檔案管理模式。二是在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，進一步明確并細化電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)的管理路徑。主要包括：做好系統(tǒng)的擴容，保證系統(tǒng)有足夠的空間容納項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案，比如，可以有效利用云存儲技術(shù)，其存儲量大、價格低、速度快，能夠?qū)崿F(xiàn)虛擬化管理，高效調(diào)度和利用有關(guān)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)個性化定制，保證系統(tǒng)的可擴展性[6]；注重信息服務(wù)，利用中介平臺對系統(tǒng)中所記錄的訪問人員信息進行數(shù)據(jù)分析，了解用戶訪問的項目檔案關(guān)鍵詞、內(nèi)容、時間和頻次，對數(shù)據(jù)進行深度挖掘，以達到為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案、方便用戶操作的目的。

完善信息化建設(shè)配套設(shè)施

在電商產(chǎn)業(yè)園項目信息化建設(shè)過程中，完備齊全的配套設(shè)施是檔案工作高效運轉(zhuǎn)的必備條件。對于依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式的單位而言，建議由項目單位統(tǒng)一購買檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，利用軟件系統(tǒng)制定一套統(tǒng)一的檔案管理模式，供合作單位共同使用。并且，選擇資質(zhì)合格的合作單位，簽訂保密協(xié)議進一步制定統(tǒng)一的檔案傳輸路徑與接口，實現(xiàn)檔案信息的高效傳輸和運轉(zhuǎn)[7]。在后期系統(tǒng)維護的過程中，要結(jié)合實際情況，及時更新和升級相關(guān)配套設(shè)施，做好安全防范措施，比如，在檔案室安裝通風(fēng)設(shè)備、防雷電設(shè)施、保護軟件，做好系統(tǒng)擴容，注意存儲格式兼容性等。

保障檔案信息安全

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用在為人們的生活帶來便捷的同時，使得網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在極大風(fēng)險。根據(jù)瀏覽痕跡，便能查到用戶所在位置以及其在電腦上的其他操作痕跡，這很容易導(dǎo)致信息泄露。因此在電商產(chǎn)業(yè)園項目信息化建設(shè)的過程中要高度重視檔案信息安全。如聘請專業(yè)人士開發(fā)一套信息安全防護軟件，在系統(tǒng)受到攻擊時，能及時發(fā)出預(yù)警，作出響應(yīng)，以保護系統(tǒng)安全[8]；與檔案工作人員簽訂保密協(xié)議，規(guī)范有關(guān)行為，經(jīng)常性地開展培訓(xùn)，增強工作人員的安全意識；加強日常檢查頻次，主動發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題，保障檔案信息安全。

加強信息技術(shù)應(yīng)用

針對工作人員操作不熟練、工作效率低的情況，建議開展常態(tài)化技術(shù)培訓(xùn)活動，加強工作人員對信息技術(shù)的理解與認(rèn)識，培訓(xùn)內(nèi)容、形式可以多元化，加入模擬演練、比賽、拓展訓(xùn)練等環(huán)節(jié)，切實提高工作人員的積極性。在培訓(xùn)過程中加入對工作人員的考核、評定，考核對象包括所有項目參與單位的檔案工作人員，考核內(nèi)容包括日常檔案工作操作流程、檔案傳輸流程、相關(guān)檔案職責(zé)等，考核結(jié)果則作為是否扣除績效的依據(jù)。對不配合檔案管理工作的單位，可以通過延期支付項目工程款或者扣除部分款項的方式，督促項目參與單位保質(zhì)保量地完成項目檔案工作。

加大檔案信息化建設(shè)資金投入

就長春地區(qū)而言，要想讓電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)實效真正發(fā)揮出來，就要保障足夠的資金支持。積極探索在資金、政策、稅費等方面的扶持政策，展現(xiàn)優(yōu)秀檔案工作人員的工作風(fēng)采及檔案工作成果，吸引更多社會資本參與電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)。同時，建立電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案信息化建設(shè)經(jīng)費機制，撥付項目檔案信息化建設(shè)專項基金，保障項目檔案工作所需配套設(shè)施的更新升級，提高系統(tǒng)運行效率，實現(xiàn)項目檔案信息化建設(shè)的高效運轉(zhuǎn)。

當(dāng)下，經(jīng)濟發(fā)展呈現(xiàn)出向信息化和高科技化發(fā)展的新趨勢，電商產(chǎn)業(yè)園項目是信息化、高科技化背景下產(chǎn)業(yè)融合后形成的新業(yè)態(tài)，項目檔案工作正面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。要結(jié)合實際，厘清當(dāng)下電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案的特點，找出信息化建設(shè)過程中存在的“頑疾”和“痛點”，精準(zhǔn)施策，堅持創(chuàng)新，為電商產(chǎn)業(yè)園項目檔案工作爭取更多創(chuàng)新成果，實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展新高度。