李源 崔英愛

1.廣東醫(yī)科大學(xué)；2.廣東醫(yī)科大學(xué)護(hù)理學(xué)院

2019年1月1日起，國內(nèi)高校開始全面實(shí)施以權(quán)責(zé)發(fā)生制為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)會計(jì)與以收付實(shí)現(xiàn)制為基礎(chǔ)的預(yù)算會計(jì)相結(jié)合的新政府會計(jì)準(zhǔn)則制度改革。隨著政府會計(jì)改革的深入，加之一系列配套的準(zhǔn)則解釋政策的出臺、事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)則的修訂、財(cái)務(wù)信息化的不斷升級，高校財(cái)務(wù)管理越來越趨向精細(xì)化、智能化、數(shù)字化。傳統(tǒng)以紙質(zhì)憑證為主的會計(jì)檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法適應(yīng)新政府會計(jì)改革的需要，而電子會計(jì)檔案因其自身的時效性強(qiáng)、數(shù)據(jù)處理效率高、存儲量大的特點(diǎn)，能夠滿足新政府會計(jì)改革對高校財(cái)務(wù)信息和管理的新要求，已經(jīng)成為高校會計(jì)檔案應(yīng)用的必然趨勢。

一、新政府會計(jì)制度下高校電子會計(jì)檔案應(yīng)用現(xiàn)狀

(一)推進(jìn)高校電子會計(jì)檔案應(yīng)用的意義

1.推進(jìn)高校電子會計(jì)檔案應(yīng)用是適應(yīng)政府會計(jì)改革的需要

新政府會計(jì)改革要求高校準(zhǔn)確反映單位預(yù)決算情況和財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，提高預(yù)算和財(cái)務(wù)管理水平、提升高校治理水平，對全面實(shí)施預(yù)算績效管理具有重要的政策支撐作用。這就要求高校必須提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，重視檔案工作，建立健全學(xué)校預(yù)決算、會計(jì)核算、資產(chǎn)采購、合同管理、基本建設(shè)、教務(wù)、學(xué)工、科研和檔案一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與信息共享、相互制衡約束。只有電子會計(jì)檔案才能真正做到信息與數(shù)據(jù)共有、共享、共用，才能更好發(fā)揮會計(jì)檔案的有效價(jià)值。

2.推進(jìn)高校電子會計(jì)檔案應(yīng)用是適應(yīng)新形勢發(fā)展的要求

為適應(yīng)新形勢的發(fā)展，2016 年實(shí)施的《會計(jì)檔案管理辦法》首次明確將電子會計(jì)檔案納入會計(jì)檔案管理范疇；2020年3 月發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》對電子會計(jì)檔案管理提出更加明確的要求。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等數(shù)字技術(shù)應(yīng)用與數(shù)字經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，只有大力推動高校會計(jì)檔案電子化，才能充分發(fā)揮會計(jì)檔案信息在高校治理中的有效作用，才能為高校的高質(zhì)量發(fā)展提供信息支撐。

3.推進(jìn)高校電子會計(jì)檔案應(yīng)用是高校提升財(cái)務(wù)管理水平的要求

電子會計(jì)檔案為高校開展會計(jì)信息數(shù)據(jù)挖掘奠定基礎(chǔ)，提高會計(jì)信息的利用效能，能夠?qū)?nèi)對外提供更多維度、更高質(zhì)量和更具參考價(jià)值的會計(jì)信息。一方面可以促進(jìn)高校持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求；另一方面能夠使高校內(nèi)控流程更順暢，財(cái)務(wù)監(jiān)督更全面，對高校財(cái)務(wù)管理具有非常重要的促進(jìn)作用，能夠大幅度增強(qiáng)高校財(cái)務(wù)服務(wù)能力。

(二)高校電子會計(jì)檔案應(yīng)用存在的問題

自新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來，高校電子會計(jì)檔案應(yīng)用也取得了一定的成績。然而，國內(nèi)多數(shù)高校囿于意識問題、軟硬件投入不足等，電子會計(jì)檔案應(yīng)用還存在諸多問題。例如，部分高校對會計(jì)檔案應(yīng)用認(rèn)識不清，重視不夠，尤其對電子會計(jì)檔案價(jià)值理解淺薄，重業(yè)務(wù)輕檔案的問題比較嚴(yán)重；部分高校缺乏檔案管理整體規(guī)劃與規(guī)章制度，檔案人員多為兼職，專職人員缺乏，且工作量越來越大，加之績效分配不周，工作積極性普遍不高；部分高校自身財(cái)力不足，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)滯后，財(cái)務(wù)管理方式比較粗放，電子會計(jì)檔案系統(tǒng)建設(shè)更是無從談起；存在資料缺失、篡改、信息失真、數(shù)據(jù)泄露等系列安全及風(fēng)險(xiǎn)問題等。

二、M大學(xué)推進(jìn)電子會計(jì)檔案應(yīng)用問題分析

(一)M大學(xué)電子會計(jì)檔案管理基本情況

M大學(xué)是廣東省屬公辦本科醫(yī)科院校，分別在珠三角、粵西地區(qū)各擁有1各校區(qū)，具有臨床醫(yī)學(xué)博士學(xué)位授予點(diǎn)。M大學(xué)財(cái)務(wù)處主要負(fù)責(zé)學(xué)校一級的預(yù)決算管理、會計(jì)核算、工資收費(fèi)等財(cái)務(wù)管理工作，下設(shè)預(yù)算科、會計(jì)科、工資收費(fèi)科等四個科室及校園卡中心?，F(xiàn)在崗職工23人，其中高級職稱4人，中級職稱10 人，中高級職稱人員比例為61%；碩士6 人，本科以上人員比例為78%。

目前，M大學(xué)在兩校區(qū)各設(shè)置1名檔案管理人員，均為會計(jì)人員兼任，人員比例為8.7%。會計(jì)檔案以紙質(zhì)為主，輔至于少量電子檔案。會計(jì)檔案管理處于原始紙質(zhì)庫房存儲階段，主要關(guān)注會計(jì)憑證、部分票據(jù)及會計(jì)報(bào)表存儲，檔案管理缺乏整體統(tǒng)一規(guī)劃和管理。

(二)M大學(xué)電子會計(jì)檔案應(yīng)用存在的問題

本部分主要采用SWOT 分析法(即優(yōu)勢Strength，劣勢Weakness，機(jī)會Opportunity，威脅Threat)對M 大學(xué)會計(jì)檔案管理的外部環(huán)境和內(nèi)部條件進(jìn)行分析，深入挖掘M 大學(xué)電子會計(jì)檔案應(yīng)用存在的問題。

在機(jī)遇方面：隨著政府會計(jì)改革和內(nèi)部控制的要求，推進(jìn)高校電子會計(jì)檔案的趨勢不可逆轉(zhuǎn)；隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展以及《電子文件歸檔和管理規(guī)范》等規(guī)范性文件的出臺，高校會計(jì)檔案的影像化、電子化、智能化越來越普遍化。

在威脅方面：紙質(zhì)材料尤其是紙質(zhì)發(fā)票仍然廣泛使用，教職工對電子票據(jù)等電子會計(jì)檔案存在極大疑慮；會計(jì)檔案電子化的技術(shù)缺陷和壁壘，投入的高成本等因素嚴(yán)重影響高校對電子會計(jì)檔案的認(rèn)可與推廣。

在優(yōu)勢方面：因M大學(xué)近年來陸續(xù)招聘5名財(cái)會專業(yè)碩士研究生，全處財(cái)務(wù)人員年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)得到大幅度優(yōu)化，財(cái)務(wù)人才儲備處于學(xué)校歷史最好水平，年輕人接受新型事物的意愿和能力比較強(qiáng)；M大學(xué)會計(jì)電算化的普及、部分電子票據(jù)的使用和推廣已為會計(jì)檔案電子化提供了條件。

在劣勢方面：目前，全處對會計(jì)檔案工作的定義仍然處于最傳統(tǒng)庫房管理的階段，存在認(rèn)識不足、制度缺失、人員不足、投入不足、軟硬件條件缺乏等系列問題，推進(jìn)電子會計(jì)檔案應(yīng)用難度很大。

三、M大學(xué)推進(jìn)電子會計(jì)檔案應(yīng)用的基本要求

推進(jìn)M 大學(xué)檔案的電子化，尤其是會計(jì)檔案電子化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，離不開方方面面資源投入與人員協(xié)作。而M大學(xué)電子會計(jì)檔案應(yīng)用中所面臨的外部環(huán)境與自身?xiàng)l件具有很大的不平衡性與不匹配性，基于此，本文嘗試借鑒全面質(zhì)量管理的理念，認(rèn)為M 大學(xué)只有滿足“三全一多樣”的要求，即“全校、全員、全過程與方法的多樣性”，才能切實(shí)穩(wěn)步推進(jìn)學(xué)校電子會計(jì)檔案應(yīng)用進(jìn)程，起到事半功倍的效果。

(一)轉(zhuǎn)變認(rèn)知觀念，擁抱電子檔案

認(rèn)知決定行動。當(dāng)前，M 大學(xué)各個層次的行政管理人員及教工，對電子檔案缺乏認(rèn)知，因此亟需向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)職工闡明推廣電子會計(jì)檔案的必要性、緊迫性，以及電子會計(jì)檔案對高校財(cái)務(wù)管理乃至校園治理的重要意義，使其建立對電子會計(jì)檔案的信任感，真正認(rèn)識到建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的價(jià)值。

此外，電子會計(jì)檔案的資料來源于學(xué)校各個部門和二級學(xué)院，電子檔案的管理職能分散在整個學(xué)校有關(guān)部門中。要保證電子檔案的完整性和可靠性，就需要各個職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員重視部門檔案建設(shè)，將電子檔案管理職能充分發(fā)揮出來。

(二)加強(qiáng)部門合作，全員參與電子會計(jì)檔案建設(shè)

雖然推進(jìn)M大學(xué)電子會計(jì)檔案應(yīng)用是財(cái)務(wù)處的主要職能之一，但也離不開學(xué)校檔案管理部門整體指導(dǎo)與信息部門的技術(shù)支持，同樣離不開資產(chǎn)、采購、合同、教務(wù)、學(xué)工、科技等部門數(shù)據(jù)資源支持。只有加強(qiáng)部門間協(xié)作，最好成立學(xué)校整體層面的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，才能更好的推進(jìn)學(xué)校電子檔案建設(shè)工作。

此外，加強(qiáng)M大學(xué)電子會計(jì)檔案管理僅僅依靠2名檔案管理人員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不行的，因此需要盡可能調(diào)動全員積極性，全員參與會計(jì)檔案從采集、歸檔、保管、利用、銷毀等全流程電子化管理，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案全生命周期電子化管理。

(三)持續(xù)流程優(yōu)化，加強(qiáng)電子會計(jì)檔案全過程監(jiān)管

會計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)過程和結(jié)果的反映和證明。查閱會計(jì)檔案，可以清楚的看到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的主要過程和必經(jīng)的審批流程。例如就M 大學(xué)臺式電腦的政府采購事項(xiàng)而言，先后經(jīng)歷采購立項(xiàng)、采購審批、政府采購實(shí)施、貨物驗(yàn)收入庫、發(fā)票等資料搜集、經(jīng)費(fèi)支出審批、會計(jì)審核、出納支付、會計(jì)檔案歸檔等九大環(huán)節(jié)，相應(yīng)環(huán)節(jié)會產(chǎn)生采購項(xiàng)目立項(xiàng)及審批表、訂單記錄、合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、設(shè)備登記入庫等系列材料作為正式檔案的必要構(gòu)成。

這就需要M大學(xué)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)嚴(yán)格遵守法規(guī)制度，把好質(zhì)量關(guān)，做好相應(yīng)證據(jù)和材料的搜集整理工作。同時，M大學(xué)應(yīng)持續(xù)優(yōu)化各類經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)流程，在遵守內(nèi)部控制基本原則的情況下，本著為教職工服務(wù)的理念，簡政放權(quán)，剔除無價(jià)值、無意義、冗余、低效率的手續(xù)和環(huán)節(jié)，提升辦事服務(wù)效率。只有這樣，才能真正促使各個環(huán)節(jié)的經(jīng)辦人重視和配合電子檔案的生成和質(zhì)量。

(四)運(yùn)用多種方法，提升電子會計(jì)檔案建設(shè)綜合效能

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，影響電子會計(jì)檔案建設(shè)的因素越來越多，越來越復(fù)雜，要想把一系列的影響因素都統(tǒng)籌起來，就要求M 大學(xué)根據(jù)實(shí)際情況，認(rèn)真分析區(qū)別不同因素，廣泛靈活的采用多種管理手段和信息化技術(shù)來推進(jìn)學(xué)校電子會計(jì)檔案應(yīng)用。

目前，大部分高校已經(jīng)完成會計(jì)電算化階段，具備會計(jì)憑證電子化的基本條件。部分高校采用會計(jì)檔案影像化管理工作模式，極大提高了會計(jì)檔案管理的工作效率。部分高校開始研究區(qū)塊鏈技術(shù)下高校電子會計(jì)檔案可行性框架，試圖利用區(qū)塊鏈、OCR 等數(shù)字技術(shù)提升高校會計(jì)檔案管理水平?？偠灾?，為了更好推進(jìn)電子會計(jì)檔案應(yīng)用，提升會計(jì)檔案建設(shè)綜合效能，高校就應(yīng)該主動運(yùn)用各種先進(jìn)的管理手段和技術(shù)方法，改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，不斷提升檔案質(zhì)量。

四、M大學(xué)推進(jìn)電子會計(jì)檔案應(yīng)用策略實(shí)施建議

鑒于M 大學(xué)實(shí)際情況，要系統(tǒng)性的推進(jìn)電子會計(jì)檔案應(yīng)用進(jìn)程不僅要具備和滿足“三全一多樣”的基本要求，而且需要提出一套覆蓋制度、組織、人才、技術(shù)、安全等層面的全面有效的管理策略來保障電子會計(jì)檔案應(yīng)用的落地實(shí)施。

(一)加強(qiáng)制度建設(shè)，建立績效考核機(jī)制

M 大學(xué)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，盡快建立健全學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，尤其是電子會計(jì)檔案管理制度，將電子會計(jì)檔案管理平臺建設(shè)納入學(xué)校中長期發(fā)展規(guī)劃之中，在制度規(guī)定中明確必要的資源投入以保障電子會計(jì)檔案工作的有序推廣。

此外，M 大學(xué)應(yīng)該將會計(jì)檔案電子化納入績效考核與年度業(yè)績分配之中，對電子會計(jì)檔案建設(shè)有貢獻(xiàn)的人員和單位給予合理的獎勵或賦予更高的業(yè)績分配系數(shù)，對表現(xiàn)不足的人員和部門給予通報(bào)批評等處罰，通過科學(xué)的績效考核機(jī)制保證會計(jì)檔案電子化落地實(shí)施。

(二)分階段分步推進(jìn)學(xué)校電子會計(jì)檔案建設(shè)

適應(yīng)新政府會計(jì)改革的要求，推進(jìn)電子會計(jì)檔案建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，非一朝一夕可以完成，不能操之過急，分階段分步驟實(shí)施是M大學(xué)實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)選擇?？梢砸勒找约堎|(zhì)檔案為主電子憑證為輔(M大學(xué)當(dāng)前所處階段)、紙質(zhì)檔案與電子檔案并重、以電子檔案為主紙質(zhì)檔案為輔、會計(jì)檔案數(shù)據(jù)化等四個階段，分步分階段制定具體實(shí)施計(jì)劃，投入必要的資源和人力，從而最終建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享會計(jì)檔案信息平臺。

(三)設(shè)置專職檔案管理人員，發(fā)揮專崗優(yōu)勢

會計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，尤其是電子會計(jì)檔案管理，需要對計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬件、軟件有比較深刻的把握。當(dāng)前，M大學(xué)的檔案管理由會計(jì)人員兼任，一方面無法調(diào)動其工作的積極性和責(zé)任感，另一方面也嚴(yán)重阻礙其業(yè)務(wù)能力的提升，進(jìn)而嚴(yán)重影響會計(jì)檔案電子化進(jìn)程。而從短期來看，設(shè)置專職檔案管理人員符合高校內(nèi)部控制規(guī)范，對推進(jìn)M大學(xué)電子會計(jì)檔案應(yīng)用具有現(xiàn)實(shí)意義；從長遠(yuǎn)來看，設(shè)置專職檔案管理人員有利于發(fā)揮專業(yè)人員的優(yōu)勢，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理人崗結(jié)合，權(quán)責(zé)利統(tǒng)一。

(四)提升檔案管理人員素質(zhì)，設(shè)置檔案專業(yè)技術(shù)崗位

M 大學(xué)應(yīng)對檔案人員提供培訓(xùn)和教育的機(jī)會，提供檔案知識學(xué)習(xí)和計(jì)算機(jī)技能學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才，并建立起檔案人才的培養(yǎng)接續(xù)、晉升、輪崗機(jī)制，為其成長提供良好的發(fā)展平臺，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

此外，為了能夠從根本上提升檔案人員的職業(yè)滿意度，切實(shí)體現(xiàn)學(xué)校對電子會計(jì)檔案的重視度，建議M 大學(xué)可以像學(xué)校綜合檔案室、人事檔案室一樣，在會計(jì)檔案室設(shè)置檔案專業(yè)技術(shù)崗位，使會計(jì)檔案人員能夠享受同等的職稱評聘的權(quán)利，在實(shí)現(xiàn)自我職業(yè)價(jià)值的同時推動學(xué)校電子會計(jì)檔案應(yīng)用進(jìn)程。

(五)重視數(shù)字技術(shù)應(yīng)用，建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)共享平臺

隨著區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及移動數(shù)字平臺等數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，高校會計(jì)檔案的電子化、影像化和數(shù)字化日益完善。數(shù)字技術(shù)已經(jīng)能夠使業(yè)務(wù)平臺與檔案管理系統(tǒng)有機(jī)協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案與業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有效拉通，完成檔案的自動采集，確保電子信息與實(shí)物保持一致。

在數(shù)字化時代，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際，努力借鑒企業(yè)在會計(jì)檔案電子化方面的成功經(jīng)驗(yàn)和成熟做法，提升學(xué)校財(cái)務(wù)信息化水平，將建設(shè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)共享平臺，打通數(shù)據(jù)信息孤島，建設(shè)智慧校園作為未來信息化發(fā)展目標(biāo)。

(六)重視風(fēng)險(xiǎn)管理，建立網(wǎng)絡(luò)安全控制

在學(xué)校全面風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制的指引下，M 大學(xué)應(yīng)盡快建立健全學(xué)校檔案風(fēng)險(xiǎn)管理制度，將電子會計(jì)檔案管理安全平臺建設(shè)納入學(xué)校中長期安全建設(shè)規(guī)劃之中，在制度規(guī)定中明確必要的資源投入以保障電子會計(jì)檔案安全管理職能的發(fā)揮。

此外，M大學(xué)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)安全信息保密控制機(jī)制，建立電子檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與控制手段，確保電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全。