成都飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 陳琬

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我們迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)為諸多行業(yè)領(lǐng)域的變革起到了有效促進(jìn)。尤其是對(duì)于檔案工作，過(guò)去檔案管理方式較為滯后，與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)不符。而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，則逐漸變革了檔案管理方式，使之轉(zhuǎn)為電子檔案管理。如今自動(dòng)化辦公模式中，常見(jiàn)電子文件檔案管理方式，用好電子檔案的便捷性等諸多優(yōu)勢(shì)，能提升檔案管理工作水平，從而更大程度發(fā)揮檔案管理在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面的作用。

一、電子文件檔案管理的價(jià)值

電子文件檔案管理的價(jià)值，主要體現(xiàn)在如下三點(diǎn)：

第一，有助于工作效率的顯著提升。電子文件檔案相較于過(guò)去以紙張為載體的傳統(tǒng)檔案，能夠更有效、及時(shí)地歸檔。大數(shù)據(jù)背景下，OA辦公系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)有效連接，電子文檔經(jīng)OA系統(tǒng)處理后，工作人員可順利錄入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)[1]。如此一來(lái)，則更好地落實(shí)了電子檔案的及時(shí)歸檔，既節(jié)約了大量工作時(shí)間，也顯著提升了工作質(zhì)量。

第二，有助于檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)及利用。當(dāng)前各類企業(yè)開(kāi)始愈加廣泛地應(yīng)用業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，如MES、ERP、PDM及OA等，在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的助力下，企業(yè)的信息流、現(xiàn)金流和物流速度更快、更具效率。如此一來(lái)，紙質(zhì)檔案管理模式的收、存、管、用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，自然與大數(shù)據(jù)下的檔案工作要求不相符。大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)依托檔案管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)形成的電子文件及元數(shù)據(jù)做自動(dòng)獲取，同時(shí)迅速篩選、整合及挖掘數(shù)據(jù)，進(jìn)而提高利用的效率。

第三，有助于物理空間的節(jié)約。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要實(shí)體檔案室進(jìn)行保存，伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷開(kāi)展，將會(huì)持續(xù)增加檔案的數(shù)量。而客觀來(lái)講，一般增長(zhǎng)速度都遠(yuǎn)超過(guò)銷毀速度，會(huì)進(jìn)一步加大檔案室的空間壓力，進(jìn)而唯有投入資金用于檔案室的拓建[2]。電子文件檔案管理，則能直接在網(wǎng)絡(luò)或硬盤上存儲(chǔ)大量的電子文件，進(jìn)而使物理保管空間得以良好節(jié)約，幫助企業(yè)減少管理成本的投入。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的要求

（一）內(nèi)容完整

大數(shù)據(jù)背景下，更多企業(yè)開(kāi)始關(guān)注檔案管理，同時(shí)也對(duì)檔案管理及利用有了更高要求，其中最為重要的便是電子文件檔案內(nèi)容須完整。誠(chéng)然當(dāng)前很多企業(yè)和單位，都要求紙質(zhì)檔案需完整，但因?yàn)槿鄙匐娮游募占凸芸叵到y(tǒng)，電子檔案內(nèi)容完整性有所欠缺，例如一些企業(yè)年度文書文件的歸檔，僅歸了OFD或PDF等文件，并沒(méi)歸檔文件辦理中形成的發(fā)文處理單[3]。不完整的電子檔案內(nèi)容，必然會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的效率及質(zhì)量產(chǎn)生影響。同時(shí)，電子文件處在流動(dòng)狀態(tài)時(shí)，極易發(fā)生還沒(méi)歸檔就丟失、缺失的情況。出現(xiàn)此種情況，是受電子文件的邏輯結(jié)構(gòu)、物理結(jié)構(gòu)特點(diǎn)的影響。要知道電子文件檔案擁有容易丟失、存儲(chǔ)分散及形式多樣等特性，這些均會(huì)威脅到檔案內(nèi)容的完整性。大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)要想借力電子文件檔案，實(shí)現(xiàn)自身良好發(fā)展，需要格外注重對(duì)文件完整性、安全性、可用性及真實(shí)性的檢測(cè)。檢測(cè)完整性，則重點(diǎn)應(yīng)放在歸檔信息、電子文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)等方面的完整性上。

（二）保存安全

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)即資產(chǎn)的概念被更多企業(yè)所認(rèn)可。這使得企業(yè)檔案的概念逐步延伸到經(jīng)營(yíng)管理、科研、生產(chǎn)的全程，檔案有了更多元的信息存儲(chǔ)載體，更多樣的種類和形式，如磁帶、硬盤、縮微膠片及光盤等。而載體的多元，也給檔案信息的管護(hù)帶來(lái)了更大挑戰(zhàn)。很多檔案對(duì)于管護(hù)有著特殊要求，如光盤檔案需防止出現(xiàn)盤面變形、扭曲、磨損等情況；硬盤載體文件檔案，則不可放置在高磁場(chǎng)環(huán)境內(nèi)，避免振動(dòng)等；磁帶檔案則要避免受強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境影響，需要適宜的溫濕度等[4]。由此可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)背景下電子文件檔案的安全性要求更高、更復(fù)雜。繼續(xù)沿用過(guò)去紙質(zhì)檔案的管理模式，顯然無(wú)法滿足電子文件的管理要求，若無(wú)健全、規(guī)范的電子文件檔案存儲(chǔ)及管理模式，則會(huì)埋下安全隱患。另外，網(wǎng)絡(luò)傳播是如今時(shí)代下信息傳播的重要路徑，誠(chéng)然檔案信息資源的形成、積累在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下都變得更快，也能更便捷地更新信息，但也面臨著病毒和黑客等更嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)電子文件檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）檔案管理思維較為傳統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理更為關(guān)注電子文件檔案的真實(shí)性、安全性以及完整性，因此，這便要求檔案管理人員需從更安全、更完備的角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變工作重心，更關(guān)注檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，不再像過(guò)去僅關(guān)注檔案收集、整理及保管[5]。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能更深入發(fā)掘檔案資源的顯性或隱性價(jià)值，使之得到合理再利用和高效開(kāi)發(fā)。所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下為了實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的深度開(kāi)發(fā)，需要企業(yè)建立更具時(shí)代性的檔案管理思維模式，用精細(xì)化檔案管理替代以往粗放型檔案管理。但客觀來(lái)講，當(dāng)前許多企業(yè)的檔案管理思維仍較傳統(tǒng)。

（二）電子文件歸檔及利用效率不高

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，加強(qiáng)電子文件收集及管理水平的提升，有助于企業(yè)取得更顯著的檔案管理效率及質(zhì)量。對(duì)此，需持續(xù)提升、優(yōu)化當(dāng)前的信息技術(shù)應(yīng)用能力，更進(jìn)一步保證與電子文件檔案管理模式下的應(yīng)用要求相符。當(dāng)前，在管理企業(yè)檔案信息時(shí)，會(huì)用到多媒體設(shè)備等諸多現(xiàn)代化設(shè)備及技術(shù)。同時(shí)大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息具有了多元化的存在形式，除了PDF、Excel、Word等常見(jiàn)穩(wěn)定形式之外，也出現(xiàn)了程序軟件、三維模型電子文件等類型，而讀取和存儲(chǔ)這些檔案信息，都離不開(kāi)一定的技術(shù)環(huán)境和技術(shù)手段的支持，需借助特殊設(shè)備實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)載體及利用手段的革新，如此才可有效提高檔案信息的利用率[6]。但許多企業(yè)雖然正視電子文件檔案管理的價(jià)值，但并未投入相應(yīng)的資源，進(jìn)而阻礙了電子文件檔案的收集、存儲(chǔ)、歸檔及利用。

（三）檔案管理人員問(wèn)題突出

在大數(shù)據(jù)背景下，諸多行業(yè)都對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)展開(kāi)了積極應(yīng)用，但也在應(yīng)用過(guò)程中逐漸暴露出需要進(jìn)一步提高技術(shù)應(yīng)用水平的問(wèn)題。即便近些年檔案管理受到了各類企業(yè)的更多關(guān)注，就中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)看每年檔案管理領(lǐng)域的論文數(shù)量極多，但仍有部分企業(yè)只是把重視掛在嘴上，并未進(jìn)行專職檔案人員的配置，一般都由文職人員兼任，這類人員需要每日忙于本職工作及檔案管理工作。管理人員的資源和時(shí)間投入不足，勢(shì)必難以取得理想的電子文件檔案管理成效。與此同時(shí)，雖然很多央企都清晰認(rèn)知電子文件檔案管理的價(jià)值，配備了專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，然而不少人員雖具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但無(wú)法熟練地操作數(shù)字檔案室管理平臺(tái)等具有較高技術(shù)水平的工具，只能對(duì)一些傳統(tǒng)辦公軟件做簡(jiǎn)單運(yùn)用，如WPS、Office等，不能良好的接受新鮮事物，也缺乏相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)。在專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平方面有著較大的提升空間。

四、改善策略

（一）優(yōu)化檔案管理環(huán)境

一方面，完善標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。誠(chéng)然，關(guān)于電子文件檔案方面，國(guó)家出臺(tái)了一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，但相比于過(guò)去紙質(zhì)檔案管理建設(shè)的體系，標(biāo)準(zhǔn)化水平還有所不足，要想更良好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景，就需要注重電子文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平的持續(xù)性提升。所以，在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，需不斷改進(jìn)、健全我國(guó)電子檔案管理機(jī)制，從多方面著手，如管理體系、管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)應(yīng)用及管理業(yè)務(wù)等，保證電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，明確與規(guī)范電子檔案管理和利用過(guò)程中的職責(zé)、權(quán)力，明確電子文件檔案的管理與應(yīng)用，確保其有效性，規(guī)范與完善電子文件檔案的收集、歸檔、管理、移交及利用等諸多環(huán)節(jié)[7]。通過(guò)聚焦電子檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，為企業(yè)創(chuàng)造良好的外部條件及環(huán)境，以使企業(yè)獲得更顯著的電子檔案管理效果。

另一方面，加強(qiáng)企業(yè)電子文件檔案的宣傳工作。大數(shù)據(jù)背景下，為使企業(yè)內(nèi)部全體員工都能全面認(rèn)識(shí)電子文件檔案的價(jià)值及作用，可利用微信公眾號(hào)、QQ群或微博等途徑，有效宣傳電子文件檔案工作，不斷發(fā)動(dòng)人員積極配合電子文件檔案管理，持續(xù)拓展企業(yè)檔案的服務(wù)方式及服務(wù)范圍，更好地發(fā)揮企業(yè)電子文件檔案管理在促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、維護(hù)員工切身利益等方面的綜合作用，推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下的迅速轉(zhuǎn)型。

（二）健全電子文件檔案管理模式

1.建設(shè)檔案信息資源共享平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，需要加強(qiáng)信息的互通和交融，對(duì)此，應(yīng)加快檔案信息資源管理平臺(tái)的建設(shè)，確保檔案管理工作的有效性，以及實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的多元化。企業(yè)檔案部門借助檔案信息資源管理平臺(tái)，能對(duì)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)形成的電子文件及元數(shù)據(jù)做有效收集、整理、歸檔及存儲(chǔ)，使檔案資源的完整性得以保障，進(jìn)而更大程度保證檔案資源管理及利用的有效性。具體而言，企業(yè)應(yīng)合理利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和內(nèi)部信息資源，采用升級(jí)、更新的方式，將一些模塊增設(shè)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，如信息共享模塊等，進(jìn)而為不同用戶檔案信息的整合、挖掘及利用帶來(lái)更多便利，完成檔案信息資源管理平臺(tái)的構(gòu)建。在建設(shè)平臺(tái)時(shí)，可劃分兩類用戶，即管理者和查詢者，管理者借助平臺(tái)完成電子文件檔案的一系列業(yè)務(wù)工作，即收、存、管、用；查詢者則借助平臺(tái)完成電子文件檔案的查詢和利用[8]。同時(shí)，也可將信息資源分為兩類，一方面是形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)檔案、文書檔案。如會(huì)計(jì)檔案及產(chǎn)品檔案等電子文件及元數(shù)據(jù)；另一方面，也可收錄產(chǎn)品信息和技術(shù)進(jìn)展、政府文件、政府公告、行業(yè)發(fā)展信息等，主要是與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研活動(dòng)息息相關(guān)的電子文件資源?？傊胧箼n案信息資源得到更高效的管理、更快速地傳播，需要加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源管理平臺(tái)的建設(shè)，更快實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的交換，從而使企業(yè)管理更具成效，增強(qiáng)市場(chǎng)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

2.建設(shè)一體化管理模式

為了更進(jìn)一步確保檔案管理的有效性，企業(yè)應(yīng)基于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，著手標(biāo)準(zhǔn)化、一體化的電子檔案管理模式建立。通過(guò)增強(qiáng)不同層次、不同處室、不同部門之間的溝通和聯(lián)系，更有效集合企業(yè)檔案信息的收、管、存及用，完成自身一體化電子檔案管理模式的構(gòu)建，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案管理分級(jí)機(jī)制，既能確保檔案管理有效，又能充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。

在踐行檔案管理一體化模式時(shí)，要著重規(guī)范管理流程、信息利用及檔案形成的一體化等業(yè)務(wù)流程，同時(shí)從多個(gè)視角全方位保證一體化檔案管理的實(shí)現(xiàn)。檔案形成一體化建設(shè)，即在信息形成環(huán)節(jié)就加強(qiáng)正確檔案信息管理意識(shí)的建設(shè)，規(guī)范性管理各種信息，如電子文件的格式和元數(shù)據(jù)等，進(jìn)而確保電子文件信息與檔案資源管理平臺(tái)功能模塊高度匹配。利用一體化，則需做好電子文件的協(xié)調(diào)與規(guī)劃，以保證檔案資源管理平臺(tái)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范性和有效性得以持續(xù)提升，更大程度發(fā)揮電子文件檔案的應(yīng)有價(jià)值。檔案管理流程一體化建設(shè)，則是需要有效統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，從全方位的視角做好電子文件檔案的管理及控制，確保檔案管理的全面性。

3.加大設(shè)施和技術(shù)條件的投入

為了構(gòu)建更為完善、更為科學(xué)的電子文件檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)適當(dāng)增加電子文件檔案管理設(shè)施、設(shè)備及技術(shù)條件方面的經(jīng)費(fèi)投入。例如，采購(gòu)計(jì)算機(jī)、磁盤陣列、光盤檢測(cè)儀、離線光盤庫(kù)等電子檔案管理必備的設(shè)施設(shè)備，在硬件層面保證電子文件與電子檔案的收集、歸檔。就技術(shù)條件而言，一方面企業(yè)要投入更多精力及資源，更快完成檔案信息資源管理平臺(tái)的構(gòu)建，尤其注重系統(tǒng)與軟件方面的建設(shè)，如檔案管理系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)等；另一方面，積極引入先進(jìn)的安全技術(shù)，做好加強(qiáng)技術(shù)層面的保障，顯著提升企業(yè)檔案信息的安全性，如引入文件加密、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名及防火墻等先進(jìn)技術(shù)。

4.提升檔案管理人員的專業(yè)能力

想要合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，促使電子文件檔案管理水平的提升，就不可忽視檔案管理人員的能力及素質(zhì)。為保證檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)，增強(qiáng)其數(shù)據(jù)信息的分析和處理能力，可采用如下幾點(diǎn)方式：

第一，加強(qiáng)專業(yè)電子檔案人才的引進(jìn)，從市場(chǎng)內(nèi)選出檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能扎實(shí)，能對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)（如大數(shù)據(jù)分析、新媒體技術(shù)、云計(jì)算存儲(chǔ)等）熟練操作的人員，使企業(yè)檔案管理隊(duì)伍得以優(yōu)化。第二，在加強(qiáng)專業(yè)人才引進(jìn)的同時(shí)，也不能忽視現(xiàn)有人員的提升，因此要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)背景下的人員培訓(xùn)，可采用優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)分享和聘請(qǐng)外部專家等方法，不斷加強(qiáng)相關(guān)人員的電子文件檔案管理意識(shí)，全面了解電子文件檔案的價(jià)值和作用，從而在平時(shí)工作中積極挖掘電子文件檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，同時(shí)結(jié)合具體工作內(nèi)容進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)、優(yōu)化，提高檔案管理質(zhì)量。第三，培養(yǎng)職業(yè)道德。企業(yè)電子檔案管理人員應(yīng)在日常工作中養(yǎng)成創(chuàng)新、求真、務(wù)實(shí)及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，繃緊思想這根弦，勇于直面大數(shù)據(jù)下的各種挑戰(zhàn)，保證電子文件檔案的交接、借閱等都能按審批程序嚴(yán)格執(zhí)行，以免發(fā)生信息流失或泄露等情況。第四，為確保能夠更有序、順利地進(jìn)行檔案管理工作，在具體工作中還應(yīng)對(duì)過(guò)去檔案管理工作中存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，通過(guò)對(duì)過(guò)去檔案管理工作存在問(wèn)題的持續(xù)優(yōu)化，使檔案管理工作創(chuàng)新要求得以滿足，創(chuàng)新過(guò)去檔案管理途徑，確保電子文件檔案管理工作能夠得到更高效的開(kāi)展。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，習(xí)近平總書記曾提出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。”由此可見(jiàn)，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)要想良好發(fā)展，企業(yè)要想在市場(chǎng)上長(zhǎng)期生存，就必須要充分發(fā)揮檔案的作用。大數(shù)據(jù)背景下，合理應(yīng)用電子文件檔案，是迎合時(shí)代發(fā)展的必由之路，為使電子文件檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展方面的作用更多的發(fā)揮出來(lái)，就需要企業(yè)明確電子文件檔案管理的價(jià)值，定期分析應(yīng)用過(guò)程中的問(wèn)題，并據(jù)此探索改善策略，從而才能為企業(yè)的發(fā)展及改革提供良好服務(wù)。