◎文 孫小程

新媒體對企業(yè)辦公室管理的影響

革新管理理念隨著信息化時代的到來，大量企業(yè)都將新媒體技術(shù)作為自身產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型的重要手段之一。新媒體技術(shù)不僅對產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)造成了影響，也對傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室管理模式產(chǎn)生了沖擊。目前，新媒體的應(yīng)用還處于起步階段，其在辦公室管理中的理念還尚未成熟，這也導(dǎo)致辦公室信息管理效率仍舊較為低下。近年來，企業(yè)逐漸意識到辦公室管理效率提升的重要性。因此，不少企業(yè)開始思考如何充分利用新媒體為辦公室管理提供高效可靠的服務(wù)，同時也要求新媒體管理人員注重客戶需求，為其定制個性化服務(wù)，此外還要重視對客戶隱私的保護。

在新媒體環(huán)境下，辦公室管理理念在逐漸得到完善的同時，信息管理效率也將得到提升。辦公室采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成信息傳輸和檔案管理，可以打破時空限制，確保管理更為高效，能夠順應(yīng)當下的辦公室管理理念。

促進信息推廣以往，辦公室的信息傳遞多以紙質(zhì)文件等形式完成，效率較低，且不利于檔案留存。例如，過去企業(yè)工作人員在外出辦事時，如果辦公室要向其下達信息，很難第一時間通知到位，更難以及時完成完整的資料信息的傳遞，導(dǎo)致工作效率下降。新媒體技術(shù)的出現(xiàn)則有效解決了這一問題，辦公室工作人員可利用新媒體技術(shù)建立企業(yè)官方微博、微信公眾號等進行信息的推廣和企業(yè)宣傳，不僅宣傳受眾群體更廣泛，信息推廣效率也勢必更高，再加上近年來移動通信技術(shù)的不斷升級，工作人員可隨時、隨地進行辦公室信息共享，極大地提高了辦公室信息的利用效率。

滿足信息交流的雙向互動需求信息管理質(zhì)量提升最大的受益者為信息的使用者。辦公室的信息交流多為雙向性的，辦公室管理人員除了需要關(guān)注信息的發(fā)布和傳播效率之外，還要考慮到信息使用者對信息檢索的體驗。新媒體具有互動性和信息雙向傳播的特點，這也改變了傳統(tǒng)的傳播方式，打破了傳統(tǒng)的辦公室信息管理者與使用者之間的邊界。

提高行政管理效率行政管理是辦公室的重要功能之一，新媒體的應(yīng)用徹底打破了傳統(tǒng)條塊管理的模式。傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室大型會議會務(wù)管理工作復(fù)雜繁瑣，而新媒體的應(yīng)用則打破了諸多局限，如視頻會議、電話會議等，均突破了以往受地點限制等問題，無需員工本人到達會場也能完成會議，不僅提高了會議效率，也在一定程度上降低了成本。

新媒體在企業(yè)辦公室管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

創(chuàng)新管理方式在科技飛速發(fā)展的今天，企業(yè)應(yīng)保持不進則退的危機感，不斷提高自身的競爭能力、創(chuàng)新和創(chuàng)造能力。企業(yè)辦公室是聯(lián)系企業(yè)內(nèi)部各部門的紐帶，也是承擔(dān)各類行政業(yè)務(wù)的職責(zé)部門。大量企業(yè)的成功經(jīng)驗、失敗教訓(xùn)等是彌足珍貴的財富，需要辦公室?guī)椭w人員進行消化學(xué)習(xí)，才能保證企業(yè)內(nèi)部形成合力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展?；诖?，企業(yè)辦公室要重視對上述資源的整合利用。同時，也要結(jié)合同行經(jīng)驗和企業(yè)發(fā)展進程，創(chuàng)新自身的管理模式。

創(chuàng)新信息安全管理在新媒體營銷背景下，辦公室管理必須重視提升信息化管理水平。企業(yè)信息本身是一把“雙刃劍”，其能提高企業(yè)經(jīng)濟效率以及創(chuàng)新能力，同時也隱藏著極大的安全隱患。因此，企業(yè)必須要重視信息安全管理，從源頭上避免黑客攻擊，預(yù)防信息失控、惡意軟件等的出現(xiàn)。

創(chuàng)新溝通機制企業(yè)辦公室的溝通機制包括對內(nèi)和對外溝通兩個方面。在信息化時代，企業(yè)與內(nèi)部員工、外部客戶之間的溝通方式也發(fā)生了較大的變化，因此，辦公室需要盡快創(chuàng)新溝通機制。

隨著新生代逐漸步入社會，已經(jīng)成為了部分企業(yè)的員工主體。因此，傳統(tǒng)的“家長式”溝通模式已經(jīng)不再適應(yīng)當下的管理需求，甚至出現(xiàn)了部分企業(yè)員工在新媒體平臺發(fā)布對企業(yè)不滿、曝光企業(yè)內(nèi)部問題的情況。由此也可以看出，企業(yè)員工管理也會受到社會輿論的影響，如不能及時有效地加以處理，將容易帶來危機，影響企業(yè)的健康發(fā)展。而作為員工管理的主體，要想確保內(nèi)部的和諧，辦公室就需要認真制訂新的內(nèi)部溝通制度。

首先要創(chuàng)新管理理念，創(chuàng)建彼此尊重、互相學(xué)習(xí)的溝通環(huán)境。其次是要創(chuàng)新溝通交流的工具，充分挖掘新媒體的作用，營造開放式的溝通氛圍。辦公室管理要善于利用當下新生代認可的新媒體手段，如微信、微博、抖音等，從而拉進員工之間的距離，緩解溝通壓力，使企業(yè)煥發(fā)出勃勃生機與活力。

其次，企業(yè)辦公室與外部的溝通也極其重要，而開放、自由的新媒體也在不斷推動著企業(yè)外部溝通機制的創(chuàng)新。只有構(gòu)建良好的外部溝通機制，才能幫助企業(yè)樹立起良好的形象，防范危機的發(fā)生，同時也能助力企業(yè)順利度過危機，降低負面影響。

在新媒體環(huán)境下，企業(yè)辦公室的管理仍然面臨諸多問題，如人才結(jié)構(gòu)不平衡、法律問題突出、隱私安全隱患重重等。企業(yè)應(yīng)重視新媒體在管理中的應(yīng)用價值，真正利用好新媒體技術(shù)，把握信息化技術(shù)高速發(fā)展的機遇，克服困難與挑戰(zhàn)，切實提高企業(yè)辦公室的管理效率。