蘇添華

1.福建省科學(xué)技術(shù)信息研究所，福建 福州 350025

2. 福建省信息網(wǎng)絡(luò)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，福建 福州 350003

0 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)業(yè)數(shù)字化的趨勢(shì)已經(jīng)勢(shì)不可擋，未來(lái)將朝著數(shù)字化方向發(fā)展，而產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型也是綠色低碳轉(zhuǎn)型的驅(qū)動(dòng)力。檔案管理也是如此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展。同時(shí)在現(xiàn)階段，國(guó)家大力發(fā)展低碳經(jīng)濟(jì)，這不僅是環(huán)境發(fā)展的需要，也是社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案管理是企事業(yè)單位的重要組成部分，加快檔案信息化建設(shè)，對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著重要作用，數(shù)字化檔案也將成為推動(dòng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基石。

1 數(shù)字化檔案管理的概念

數(shù)字化檔案管理是現(xiàn)代檔案管理部門管理方法的創(chuàng)新，可以發(fā)揮其大數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢(shì)，向客戶提供及時(shí)、精確、全面、權(quán)威、有重要參考價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)檔案管理需要大量存儲(chǔ)空間，檢索需要花費(fèi)大量時(shí)間，維護(hù)也不方便[1]，數(shù)字化檔案存儲(chǔ)能夠極大地緩解這一問(wèn)題。一般而言，數(shù)字化檔案存儲(chǔ)能夠利用掃描儀把大量紙質(zhì)文檔信息記錄到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，并利用檢索條目功能來(lái)查找有關(guān)信息。在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)信息的好處是數(shù)據(jù)恢復(fù)快捷，便于進(jìn)行同步備份，存儲(chǔ)空間較小，維護(hù)簡(jiǎn)單且安全。

2 數(shù)字化模式在檔案管理中的作用

2.1 響應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展需要

由于現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，加之計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息通信技術(shù)的應(yīng)用普及，由信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)展而形成的數(shù)字環(huán)境，對(duì)人類生存的影響越來(lái)越大。公眾對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)的需求量也隨之增大，信息共享的緊迫性日益突出。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可使用戶隨時(shí)依據(jù)被授予的權(quán)限進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，自由檢索自身所需要的檔案資料，而不受時(shí)間與空間的限制。在這一趨勢(shì)下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，并將逐漸成為推動(dòng)國(guó)家信息化步伐和檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

2.2 使檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案是我國(guó)社會(huì)科學(xué)研究資料的重要組成部分，并已逐步成為我國(guó)現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育等各行各業(yè)的重要資料。檔案數(shù)字化的工作內(nèi)容，覆蓋了檔案事業(yè)的各個(gè)方面。檔案工作人員在積極利用檔案數(shù)據(jù)資源的過(guò)程中，要注重規(guī)范歸檔服務(wù)，以創(chuàng)造有價(jià)值的歸檔數(shù)據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案作為信息資源的目標(biāo)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理工作流程的控制能力和流程控制反饋期較短，所以必須從數(shù)字化檔案的生成階段開始管理，對(duì)每個(gè)階段特定的管理內(nèi)容進(jìn)行全流程監(jiān)控[2]。管理工作的起始階段被提前到了數(shù)字化檔案的初步建立階段，并按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行重組，以便與業(yè)務(wù)流程有機(jī)地融合。在數(shù)字化文件的流程管理中，還必須將組織內(nèi)所有文件內(nèi)容數(shù)字化并集中登記，進(jìn)而對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行分類管理。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還必須支持機(jī)構(gòu)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，在保證數(shù)字化檔案完整、安全、精確、系統(tǒng)的同時(shí)，保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與流程之間的安全、無(wú)縫、高效融合。

2.3 更好地保護(hù)原始檔案，促進(jìn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

利用數(shù)字化檔案取代原始檔案能夠更好地保存原始檔案。數(shù)字拷貝可按需保存到不同的地方，縮微膠片可以長(zhǎng)期保存。這樣，在出現(xiàn)自然災(zāi)害時(shí)這些資料不至于受到破壞，還可以修復(fù)檔案資料中模糊不清和褪色的手稿，修補(bǔ)破損的照片檔案。數(shù)字化檔案是將傳統(tǒng)的檔案對(duì)象轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，開辟了數(shù)字化檔案管理的新模式，大大降低了原始檔案的使用頻率，使原始檔案得到了更好的保護(hù)。檔案數(shù)字化后，檔案的檢查和使用變得非常方便和快捷，有效降低了檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并推動(dòng)了檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[3]。

2.4 提升檔案管理人員的專業(yè)技能

隨著科技的發(fā)展，在檔案管理工作中運(yùn)用信息化技術(shù)十分必要。在數(shù)字化檔案管理模式下，管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就能夠完成資料和信息的獲取、利用與保存，極大地提高了信息數(shù)據(jù)資源的使用率，這樣不但節(jié)約了成本，也減少了原材料反復(fù)印刷帶來(lái)的紙張耗費(fèi)和人力損耗等[3]。新時(shí)代檔案管理中，管理人員必須明確工作目標(biāo)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高專業(yè)技能，這樣才能提升檔案管理工作的效率。在數(shù)字化背景下，檔案管理的信息化水平將會(huì)提升，檔案管理中數(shù)字化技術(shù)平臺(tái)的有效建設(shè)，相關(guān)工作包括選擇、獲取、轉(zhuǎn)移、掃描、搜索和鏈接數(shù)據(jù)資料，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行備份，這些工作都離不開專業(yè)的技術(shù)人員，因此必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員在信息化建設(shè)方面的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)力度，提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)，從而提高檔案管理工作的效率。

2.5 符合低碳環(huán)保發(fā)展理念

目前，國(guó)家大力倡導(dǎo)綠色低碳發(fā)展理念，檔案管理者應(yīng)具有低碳理念和信息化意識(shí)，這也將是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要措施。以往需要建設(shè)恒溫恒濕的檔案儲(chǔ)藏室保存紙質(zhì)檔案，儲(chǔ)藏室占用大面積空間資源，且室內(nèi)需要設(shè)立集中式空調(diào)系統(tǒng)、書庫(kù)房以及機(jī)要檔案恒溫空調(diào)系統(tǒng)，產(chǎn)生大量的能源消耗問(wèn)題。而應(yīng)用數(shù)字化檔案管理形式則大大減少了空間資源的占用及能源的消耗，更符合綠色低碳發(fā)展理念。

2.6 安全性易于保障，提高控制精度

在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，因此，檔案信息的安全性也受到網(wǎng)絡(luò)條件的影響[4]。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類調(diào)用，軟件系統(tǒng)成為數(shù)字化檔案發(fā)展的重要媒介，而采取合適、專業(yè)、具有時(shí)效性的軟件工具能夠在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中使管理工作更加便捷安全，降低人力、物力的投入，減少人力檔案采集的誤差率，提高控制粒度與精準(zhǔn)度?？傊浞职l(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用，高度重視利用計(jì)算機(jī)技術(shù)保護(hù)平臺(tái)，能夠有效確保企事業(yè)單位數(shù)字化檔案的安全性。

3 實(shí)踐案例

以福建省科技檔案館為例，2019年福建省科技廳推進(jìn)“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”工作，逐項(xiàng)落實(shí)建設(shè)目標(biāo)內(nèi)容，完善檔案管理系統(tǒng)功能，全面提高電子檔案管理水平。通過(guò)開展課題研究，守正創(chuàng)新，不斷提升檔案管理水平。

3.1 建設(shè)“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”的組織架構(gòu)

2019年初，福建省科技廳“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組正式成立。由分管檔案工作的福建省科技廳領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，福建省科技廳各處室負(fù)責(zé)人和福建省科技檔案館相關(guān)負(fù)責(zé)人為成員，下設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室具體指導(dǎo)建設(shè)工作。在福建省科技廳領(lǐng)導(dǎo)小組的帶領(lǐng)下，以福建省科技檔案館為主體承擔(dān)的建設(shè)“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”工作全面啟動(dòng)。

首先，領(lǐng)導(dǎo)小組指導(dǎo)建設(shè)工作，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)。福建省科技檔案館協(xié)調(diào)相關(guān)部門，全面梳理、逐條比對(duì)福建省科技廳各門類紙質(zhì)檔案及其電子檔案管理的具體要求、創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)，探討創(chuàng)建實(shí)施方案。

其次，結(jié)合福建省科技廳文書檔案整理情況，協(xié)調(diào)相關(guān)部門將之前應(yīng)歸未歸的文件材料收集齊全并歸檔，進(jìn)一步規(guī)范了文件材料的歸檔流程。

3.2 推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

福建省科技檔案館組織專業(yè)技術(shù)人員對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行測(cè)試，并反饋給開發(fā)人員，進(jìn)一步改進(jìn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)功能。同時(shí)，福建省科技檔案館對(duì)福建省科技廳各處室兼職檔案員進(jìn)行講授與系統(tǒng)演示，指導(dǎo)相關(guān)人員更好地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)、電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)等，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水平。

3.3 提高數(shù)字化檔案管理的效率和安全性

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境惡劣，各種網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒泛濫，導(dǎo)致應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失或不可用，造成難以挽回的損失。檔案數(shù)字化背景下，保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和可用性十分必要。首先，要建立相關(guān)的保障制度，無(wú)論是針對(duì)電子檔案的制作，還是針對(duì)電子檔案的保管和利用，都應(yīng)當(dāng)制定出一套科學(xué)、合理的規(guī)章制度，以輔助和維護(hù)電子檔案的安全保護(hù)工作。其次，還應(yīng)建立相關(guān)的防火墻網(wǎng)關(guān)、安裝殺毒軟件等，以有效防止病毒或者黑客對(duì)電子檔案的破壞及篡改。同時(shí)，還可以采用數(shù)字簽名、密鑰數(shù)字認(rèn)證等加密技術(shù)保護(hù)電子文件。最后，還要定期對(duì)電子檔案的載體實(shí)行有效維護(hù)和檢測(cè)。通過(guò)實(shí)行數(shù)據(jù)備份制度，確保當(dāng)主數(shù)據(jù)庫(kù)損壞時(shí)工作仍可以開展。

福建省科技廳檔案數(shù)字化管理工作中，也非常注重檔案管理系統(tǒng)資源的安全性，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的安全。在安全性方面，福建省科技檔案館做了異地異質(zhì)備份工作，確保有多地備份、多種存儲(chǔ)介質(zhì)備份，如移動(dòng)硬盤、藍(lán)光光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。

3.4 降低數(shù)字化檔案管理成本，減少庫(kù)房存儲(chǔ)壓力

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的后續(xù)維護(hù)和開放利用工作比較煩瑣。例如，紙質(zhì)檔案如果出現(xiàn)受潮或者蟲蛀情況可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失，這就需要檔案管理人員經(jīng)常對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行維護(hù)。隨著信息數(shù)字化在社會(huì)各領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而這些歸檔材料易受潮、受損，其管理工作更是不容忽視。

數(shù)字化后的檔案就避免了這些問(wèn)題，保存條件要求大大降低。福建省科技檔案館自從應(yīng)用了檔案數(shù)字化管理模式，大大節(jié)省了成本。同樣的檔案材料，所需空間由原來(lái)的50 m2縮小到1臺(tái)服務(wù)器和1套存儲(chǔ)系統(tǒng)，不再需要高能耗的恒溫恒濕環(huán)境，這也符合國(guó)家提倡的低碳環(huán)保理念。

經(jīng)數(shù)字化后實(shí)現(xiàn)了檔案雙套制管理，在檔案查詢利用上可以不再使用紙質(zhì)檔案，可以直接在檔案管理系統(tǒng)上查詢、使用，并從系統(tǒng)中打印需要的檔案資料。因此紙質(zhì)檔案就可以按要求移交給福建省科技檔案館統(tǒng)一保管，進(jìn)一步減少福建省科技廳庫(kù)房的儲(chǔ)存壓力。

3.5 通過(guò)外包服務(wù)全面實(shí)現(xiàn)福建省科技廳各門類檔案的數(shù)字化工作

2020年福建省科技檔案館組織開展2017年之前的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作，至2021年底共完成6742項(xiàng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案數(shù)字化，并將歷年留存在業(yè)務(wù)處室的項(xiàng)目檔案全部收集、整理、歸檔到位。2022年底將實(shí)現(xiàn)福建省科技廳歷年來(lái)共計(jì)32 000多項(xiàng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案以及聲像檔案100%數(shù)字化，為全面建成“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”系統(tǒng)工作奠定了基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，而檔案管理的重要意義也在不斷突顯。在新的歷史時(shí)期，強(qiáng)化數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用有助于提高檔案管理的實(shí)效性。我國(guó)比較重視檔案管理工作，從企業(yè)到事業(yè)單位皆是如此，要充分展現(xiàn)新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。檔案數(shù)字化和電子檔案管理是新時(shí)期社會(huì)快速發(fā)展的必然趨勢(shì)，這將進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)文明的發(fā)展。