周誼一

（重慶高速巫云開建設(shè)有限公司，重慶 401147）

0 引言

對(duì)于大型高速公路項(xiàng)目按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案立卷整理，最后驗(yàn)收歸檔，建設(shè)過程及后期檔案管理過程中紙質(zhì)文檔占用存儲(chǔ)地理空間大，在收集整理過程中易缺失，而且紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間推移出現(xiàn)返潮，字跡老化現(xiàn)象，不利于長期保存和查閱，導(dǎo)致人力、物力、環(huán)保等資源浪費(fèi)[1]?；诖?，對(duì)于建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長的高速公路項(xiàng)目，通過切實(shí)可行的建設(shè)項(xiàng)目電子文件形成、歸檔和電子檔案管理實(shí)施方案達(dá)到節(jié)能耗、節(jié)約成本、提高效率顯得尤為重要[2]。本文通過工程實(shí)例介紹高速公路建設(shè)項(xiàng)目創(chuàng)新電子文件歸檔與電子檔案管理相關(guān)要求，可為新建、改擴(kuò)建工程建設(shè)項(xiàng)目提高檔案管理水平提供參考。

1 工程電子檔案實(shí)施概述

1.1 工程概述

為貫徹落實(shí)新修訂檔案法和“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃有關(guān)要求，提升高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文檔歸檔和電子檔案管理水平，推動(dòng)重慶高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)一步發(fā)揮檔案在高速公路的建設(shè)、維護(hù)、運(yùn)營過程中信息支撐作用，重慶巫云開高速項(xiàng)目積極創(chuàng)新探索，在項(xiàng)目建設(shè)過程中推廣運(yùn)用。本項(xiàng)目屬于重慶市高速公路網(wǎng)規(guī)劃（2019—2035）“三環(huán)十八射多聯(lián)線”中的第三十三聯(lián)線。項(xiàng)目起于巫溪縣城，設(shè)巫溪樞紐與運(yùn)營的G6911 奉溪高速和在建的巫鎮(zhèn)高速、兩巫高速相接，經(jīng)巫溪縣鳳凰、菱角、塘坊、文峰、朝陽，云陽縣沙市、魚泉，設(shè)江口樞紐與在建的江龍高速相交，經(jīng)云陽縣雙龍、開州區(qū)金峰，止于開州區(qū)厚壩，設(shè)開州樞紐與G69 城開高速相接，路線全長118.6km。本項(xiàng)目全線設(shè)置橋梁86 座、隧道21 座，橋隧比達(dá)60%；設(shè)置互通式立交10 處、匝道收費(fèi)站8 處、服務(wù)區(qū)3 處、養(yǎng)護(hù)工區(qū)2 處、管理中心1 處。全線設(shè)計(jì)速度80km/h，采用雙向四車道高速公路標(biāo)準(zhǔn)，路基寬度25.5m。項(xiàng)目概算投資222.5 億元，建設(shè)工期4年，項(xiàng)目建好后將極力助推渝東北鄉(xiāng)村振興大發(fā)展。

1.2 建立電子文件歸檔及電子檔案管理組織機(jī)構(gòu)及明確各方職責(zé)

（1）建立完善電子檔案組織管理機(jī)構(gòu)，由巫云開建設(shè)公司建立電子文件歸檔與電子檔案管理工作小組，組織成員單位由各設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位（含各工地試驗(yàn)室）、各中心試驗(yàn)室、信息化建設(shè)供應(yīng)商、各區(qū)縣指揮部組成。

（2）各參建單位應(yīng)分別建立符合要求的項(xiàng)目文件管理制度和項(xiàng)目文件編制機(jī)構(gòu)（人員）和責(zé)任體系。

（3）巫云開建設(shè)公司負(fù)責(zé)所承擔(dān)項(xiàng)目的施工、監(jiān)理、試驗(yàn)檢測(cè)、征地拆遷等文件的收集、整理、編制歸檔并及時(shí)向相關(guān)接收單位辦理項(xiàng)目檔案的移交工作。

（4）監(jiān)理單位應(yīng)向巫云開建設(shè)公司提交符合相關(guān)要求的項(xiàng)目監(jiān)理文件，且應(yīng)對(duì)所負(fù)責(zé)監(jiān)理的項(xiàng)目施工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查，并對(duì)施工單位編制項(xiàng)目文件的全過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、驗(yàn)收等工作。

（5）施工單位負(fù)責(zé)向巫云開建設(shè)公司提交符合相關(guān)要求的本合同段施工范圍的項(xiàng)目施工文件[3]。

（6）各中心試驗(yàn)室負(fù)責(zé)向巫云開建設(shè)公司提交符合相關(guān)要求的項(xiàng)目試驗(yàn)檢測(cè)文件。

（7）各區(qū)縣指揮部負(fù)責(zé)各自所轄區(qū)域路段的項(xiàng)目征地拆遷文件，并于項(xiàng)目建成通車后向巫云開建設(shè)公司征遷部門移交匯總。

（8）各參建單位應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，采取措施確保項(xiàng)目文件的安全。

1.3 電子文件及電子檔案標(biāo)準(zhǔn)梳理

為確保高速公路項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量和竣工文件材料的完整性與準(zhǔn)確性，制定電子文件及電子竣工檔案編制及管理辦法。結(jié)合工作實(shí)際，建立電子檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則，提前下達(dá)統(tǒng)一要求，嚴(yán)格要求交通建設(shè)項(xiàng)目參建相關(guān)單位的各個(gè)業(yè)務(wù)部門在電子文件收集整理和存放、利用等過程管控，規(guī)范各項(xiàng)日常操作，確保檔案形成的及時(shí)性、有效性、真實(shí)性、可靠性、完整性、規(guī)范性和可用性。建立科學(xué)的電子檔案項(xiàng)目文件構(gòu)成及組卷順序，作為電子檔案歸檔的參照和依據(jù)。規(guī)劃電子文件的收集任務(wù)以及相關(guān)責(zé)任單位，以便跟蹤與追溯。

（1）針對(duì)電子文件歸檔，照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）執(zhí)行。

（2）科技類電子文件歸檔范圍按照《科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2002）等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（3）電子文件歸檔格式具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能。電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，在歸檔前應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件應(yīng)按照《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009）執(zhí)行，可采用 PDF 或 PDF/A 格式。二維設(shè)計(jì)文件采用SVG、SWF 等格式；三維設(shè)計(jì)文件采用STEP 格式；照片類文件采用JPG 或TIPF 格式；音頻類采用 MP3、WAV 格式；視頻類采用 MPG、MP4、FLV、AVI 格式；專用軟件生成的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。采用通用文件格式歸檔，可保障項(xiàng)目建設(shè)完工，檔案移交完成后檔案文件的可用性。

（4）系統(tǒng)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)整理完成后，內(nèi)置進(jìn)入檔案系統(tǒng)。在進(jìn)行檔案收集時(shí)，同步完成檔案元數(shù)據(jù)（含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）的收集，同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)針對(duì)手動(dòng)上傳的掃描類文件，提供元數(shù)據(jù)增補(bǔ)功能，以便對(duì)缺少的元數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充。在歸檔組卷（含預(yù)組卷）前系統(tǒng)依據(jù)整理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)對(duì)檔案元數(shù)據(jù)的完整性進(jìn)行校驗(yàn)，不符合要求的不允許進(jìn)行歸檔組卷，有效保障檔案的完整性。

1.4 電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)梳理

高速公路項(xiàng)目電子檔案元數(shù)據(jù)是電子檔案進(jìn)行利用的基礎(chǔ)。需要針對(duì)施工原始資料建立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并實(shí)施，尤其是合同段、單位、分部、分項(xiàng)工程劃分元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；首件工程元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)檢資料、質(zhì)評(píng)資料元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、試驗(yàn)檢測(cè)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等是元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。項(xiàng)目將對(duì)工程項(xiàng)目電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化梳理，后期可推廣使用。

1.5 推進(jìn)電子簽名及電子簽章應(yīng)用

（1）電子簽名及電子簽章時(shí)保障電子文件及電子檔案真實(shí)性和完整性的重要手段，《中華人民共和國電子簽名法》自2005年4月1 日起施行，又經(jīng)過兩次修正，目前已經(jīng)比較成熟。特別是近兩年，銀行、證券等金融行業(yè)對(duì)電子簽名的廣泛應(yīng)用，大大的推進(jìn)了電子簽名在各行業(yè)的應(yīng)用，電子簽名的公眾認(rèn)可度也越來越高。與此同時(shí)，新合同法也承認(rèn)了電子簽名（加密）的合法性和有效性。

（2）推進(jìn)基于CA 認(rèn)證的電子文件認(rèn)證體系，使用電子簽名替代手工簽名，使用電子簽章替代實(shí)體蓋章。經(jīng)過電子簽名或電子簽章的文件，使用通用讀取軟件打開時(shí)，可在文件中可視化顯示簽字結(jié)果，具備法律效力，同時(shí)也能查看出文件自簽名后是否已被修改，可有效保障電子文件與電子檔案成果真實(shí)、完整、可用；若需要紙質(zhì)資料，可直接通過系統(tǒng)打印功能輸出紙質(zhì)檔案。

1.6 建設(shè)完善的電子檔案管理系統(tǒng)

為了實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，保證試點(diǎn)工作的可行性，兼容交通建設(shè)項(xiàng)目管理過程中成熟的應(yīng)用系統(tǒng)，擬建設(shè)一套“電子檔案管理系統(tǒng)”。由“電子檔案管理系統(tǒng)”牽頭將已有的“試驗(yàn)室管理”“質(zhì)量動(dòng)態(tài)管理”“計(jì)量管理”“安全管理”等子系統(tǒng)輸出的電子文件整合在一起，最終輸出一整套交竣工電子檔案[4]。“電子檔案管理系統(tǒng)”開發(fā)應(yīng)參照國家相關(guān)法律法規(guī)及管理辦法內(nèi)置成熟的編制辦法、文件格式、文件構(gòu)成及組卷順序制作，應(yīng)具有較強(qiáng)的適應(yīng)性，在支持手動(dòng)上傳電子文件的同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)采用接口集成的方式支持接收各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)推送歸檔電子文件及關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)；在既不影響現(xiàn)在成熟的應(yīng)用系統(tǒng)使用的同時(shí)，又具有高擴(kuò)展性，以最低的成本實(shí)現(xiàn)電子竣工檔案編制及管理。

1.7 配備完善的硬件服務(wù)系統(tǒng)

采用客戶/服務(wù)器（C/S 或B/S）體系結(jié)構(gòu)的多用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與交通建設(shè)項(xiàng)目各參建單位網(wǎng)絡(luò)相連接，形成一個(gè)既相對(duì)封閉又緊密聯(lián)系的局域網(wǎng)運(yùn)行環(huán)境。該環(huán)境可分為四個(gè)組成部分：計(jì)算機(jī)設(shè)備、輸入設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、輸出設(shè)備。硬件服務(wù)器包括文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器（多臺(tái)）、簽名服務(wù)器、負(fù)載均衡服務(wù)器、災(zāi)備服務(wù)器等。

1.8 建立電子檔案長期保存保障機(jī)制

應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。應(yīng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬盤磁盤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處置[5]。

構(gòu)建定期備份，包括定期對(duì)電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份；電子檔案載體（尤其是磁性載體）很容易受環(huán)境因素的影響，即使在較好的保存環(huán)境中，電子檔案都可能會(huì)發(fā)生讀取錯(cuò)誤或者信息丟失等情況，造成上述情況主要還是源于電子檔案載體在長期的儲(chǔ)存過程中老化或磁性的衰減。因此，對(duì)于電子檔案載體的保存，除了要?jiǎng)?chuàng)設(shè)一個(gè)良好的保存環(huán)境之外，更需要定期進(jìn)行檢查維護(hù)。對(duì)電子檔案的定期檢測(cè)應(yīng)至少一年進(jìn)行一次，可采取隨機(jī)抽樣或等距抽樣的方法，每次抽樣量不能少于10%。對(duì)于抽取的檢測(cè)樣品，先觀察載體是否出現(xiàn)物理變形或損傷，是否出現(xiàn)霉斑，是否潔凈，再進(jìn)行邏輯檢測(cè)，對(duì)于檢測(cè)出錯(cuò)的載體，應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行有效更新或修正。

1.9 電子檔案的利用和統(tǒng)計(jì)

針對(duì)電子檔案的利用過程，嚴(yán)格遵循國家相關(guān)保密規(guī)定。根據(jù)工作崗位、職責(zé)設(shè)置響應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。在權(quán)限范圍內(nèi)允許進(jìn)行檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲(chǔ)介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。對(duì)電子檔案采用在線方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵循國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。電子檔案的統(tǒng)計(jì)要求能按實(shí)際需要對(duì)各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?？芍С职礄n案門類、年度、保管期限、密級(jí)、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長、銷毀、移交等要素，對(duì)密藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?？砂茨甓?、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對(duì)電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)[6]。

2 強(qiáng)化實(shí)施過程中制度、人力、經(jīng)費(fèi)、合同等保障措施

將電子文件及電子檔案管理工作作為相關(guān)參建單位月度、年度考核目標(biāo)之一。特殊情況下可將三同步完成情況納入計(jì)量支付條件。制定嚴(yán)格的竣工檔案編制管理辦法，對(duì)竣工檔案歸檔的及時(shí)性和完整性做出目標(biāo)性要求。并要輔以明確的獎(jiǎng)懲措施，制度化保障是成功的基礎(chǔ)。系統(tǒng)推廣成功，需要充足的人員保障，包含質(zhì)量資料規(guī)范完善出具，竣工檔案的及時(shí)歸檔等。充足的人員保障是電子文件及電子竣工檔案的編制及歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)。應(yīng)由編制竣工檔案的各施工單位提供專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障竣工檔案編制及相關(guān)咨詢等所需經(jīng)費(fèi)的投入。各檔案編制責(zé)任單位應(yīng)和各相關(guān)單位（例如竣工檔案咨詢單位、服務(wù)單位、資料出具單位）簽訂對(duì)應(yīng)合同，保障竣工檔案的順利組卷和移交。

3 結(jié)語

通過管理及創(chuàng)新科技手段，實(shí)現(xiàn)高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件形成、流轉(zhuǎn)、辦理等環(huán)節(jié)全過程無紙化而數(shù)字化檔案建設(shè)，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。在大型高速公路建設(shè)項(xiàng)目中電子檔案建設(shè)還處于創(chuàng)新探索試行階段，電子檔案推廣與運(yùn)用也需結(jié)合實(shí)際情況，推行過程中需進(jìn)一步與項(xiàng)目業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，同時(shí)還應(yīng)增加檔案歸檔前對(duì)歸檔電子文件的四性檢查功能，提高電子檔案的可靠度。