■徐青青

（寧波德遵會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司）

1 引 言

全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程不斷發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境瞬息萬(wàn)變，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)不斷加大。要想躋身惡劣的市場(chǎng)環(huán)境中，企業(yè)必須擁有一技之長(zhǎng)，在發(fā)展經(jīng)濟(jì)的同時(shí)，重視合同管理，通過(guò)對(duì)合同生命周期各環(huán)節(jié)加強(qiáng)管控，如對(duì)合同準(zhǔn)備、起草、審查、簽訂、履行、歸檔等整個(gè)生命周期形成規(guī)章制度，不斷完善與改進(jìn)。合同的管控與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展相輔相成，不斷優(yōu)化與改進(jìn)，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

2 內(nèi)部控制視角下合同生命周期管理的重要性

對(duì)于企業(yè)而言，內(nèi)部控制是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)控制目的，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控和管控。在內(nèi)部控制視角下，有效管理合同生命周期，能提升企業(yè)的管理水平，縮短合同履行時(shí)間，降低經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)間成本，有更多的機(jī)會(huì)尋找新的業(yè)務(wù)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。加強(qiáng)合同生命周期管控，規(guī)避合同法律風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)合規(guī)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，防止合同倒簽、補(bǔ)簽現(xiàn)象發(fā)生，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控目標(biāo)。對(duì)合同的履約過(guò)程實(shí)時(shí)跟蹤管理，采取早收晚付的資金管理方式，提高資金周轉(zhuǎn)速度，減少壞賬風(fēng)險(xiǎn)，避免合同糾紛及給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。提升合同生命周期管控質(zhì)量，對(duì)企業(yè)快速發(fā)展具有重要的意義。

3 合同生命周期管理的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

3.1 沒(méi)有充分重視合同管理

我國(guó)仍處于社會(huì)主義初級(jí)階段，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展尚不完善，企業(yè)類(lèi)型多樣化，制度建設(shè)未能真正落到實(shí)處，多數(shù)企業(yè)合同管控仍處于有制度而束之高閣的狀態(tài)。合同管理流程與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相脫節(jié)，企業(yè)內(nèi)部信息不對(duì)稱(chēng)，各環(huán)節(jié)未能有效銜接，合同制定流于形式，未能真實(shí)反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)。簽訂合同的過(guò)程中，重視定價(jià)而忽略了其他合同條款，在履約過(guò)程中極易造成法律風(fēng)險(xiǎn)，合同雙方對(duì)合同條款產(chǎn)生歧義，合同履行未滿(mǎn)足雙方要求，導(dǎo)致合同糾紛，增加不必要的合同成本，消耗企業(yè)人力、物力，使企業(yè)的發(fā)展受阻，信譽(yù)受損。

3.2 各部門(mén)缺乏協(xié)調(diào)配合

隨著企業(yè)內(nèi)部分工細(xì)化，更多的部門(mén)參與到合同履約過(guò)程中，但很多企業(yè)存在著部門(mén)間各司其職，各管其事的行為，對(duì)合同的履行僅對(duì)涉及的部分負(fù)責(zé)，獨(dú)立于其他部門(mén)，未銜接本環(huán)節(jié)前后的合同執(zhí)行情況，在整個(gè)合同執(zhí)行中缺乏溝通，機(jī)械配合，未達(dá)到各環(huán)節(jié)相互制約，相互配合。如融資部未充分考慮企業(yè)是否缺現(xiàn)金流，未與業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部溝通，大量融資，造成資金閑置。部分中小企業(yè)情況更不樂(lè)觀，企業(yè)固定資產(chǎn)已出售，未與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，賬面未對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行清理，也未進(jìn)行納稅申報(bào)，造成企業(yè)的涉稅風(fēng)險(xiǎn)；甚至有中小企業(yè)股東一股獨(dú)大，收付款項(xiàng)未與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，已結(jié)清的款項(xiàng)仍長(zhǎng)期掛賬。各部門(mén)間缺乏溝通，信息不對(duì)稱(chēng)，為了自身利益出現(xiàn)違規(guī)操作，給企業(yè)帶來(lái)各種風(fēng)險(xiǎn)。在合同的起草階段，相關(guān)人員相互獨(dú)立，法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)未參與合同簽訂，或者各部門(mén)參與了僅審核自身業(yè)務(wù)領(lǐng)域的部分，而未進(jìn)行充分的討論，未站在企業(yè)層面，權(quán)衡合同利弊。因?qū)I(yè)能力的不勝任或把關(guān)不嚴(yán)，又欠缺溝通，最終給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。在合同履行過(guò)程中，合同內(nèi)容、條款發(fā)生變化，甚至出現(xiàn)解除合同的情況，未及時(shí)通知各部門(mén)，導(dǎo)致各部門(mén)仍以原合同執(zhí)行，增加履約成本或給企業(yè)帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 合同執(zhí)行過(guò)程中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，合同的簽訂也存在多種模版，而眾多的合同簽訂、審核、履約及異常情況的出現(xiàn)均通過(guò)人為管理，不能很好地對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行辨別、防范和控制，一旦發(fā)生失誤，帶來(lái)不可控的風(fēng)險(xiǎn)，將對(duì)企業(yè)造成損失。另外，企業(yè)為承攬業(yè)務(wù)而變相低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)，簽訂了不平等的合同條款，實(shí)際操作中難以實(shí)施或者不按合同條款履約，造成企業(yè)虧損或承擔(dān)法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 企業(yè)合規(guī)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，存在先執(zhí)行業(yè)務(wù)，后簽署合同，甚至業(yè)務(wù)結(jié)束后也未簽訂合同。從內(nèi)部控制視角，企業(yè)的合規(guī)性存在風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中，一項(xiàng)新合同的產(chǎn)生均應(yīng)經(jīng)各部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，到簽、補(bǔ)簽的情況使合同評(píng)審環(huán)節(jié)處于被動(dòng)局面。企業(yè)持續(xù)性服務(wù)合同，到期后未繼續(xù)簽訂合同，服務(wù)仍在進(jìn)行，業(yè)務(wù)正常開(kāi)展，但存在著法律風(fēng)險(xiǎn)和合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。部分企業(yè)因?yàn)殚L(zhǎng)期合作關(guān)系，在合同簽訂時(shí)未填寫(xiě)價(jià)格，待業(yè)務(wù)履行過(guò)程中再商討定價(jià)，可能給企業(yè)造成損失。

3.5 合同管理缺乏統(tǒng)計(jì)分析

合同生命周期由各個(gè)環(huán)節(jié)組成，當(dāng)合同履行完畢后，多數(shù)企業(yè)對(duì)合同進(jìn)行歸檔處理，而未對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，也難以在合同管理中汲取經(jīng)驗(yàn)。合同信息包含著大量對(duì)經(jīng)營(yíng)決策有價(jià)值的信息，缺乏合同統(tǒng)計(jì)分析，未能使企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)更多的機(jī)會(huì)，難以使合同在企業(yè)管理中發(fā)揮提升作用。當(dāng)合同履行異常時(shí)，未做出總結(jié)歸類(lèi)，在以后的發(fā)展中，未能提升企業(yè)的應(yīng)急處理能力。

3.6 缺乏信息化管理

一個(gè)完整的合同生命周期涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，多個(gè)部門(mén)，產(chǎn)生的文件數(shù)量龐大。如沒(méi)有借助信息化系統(tǒng)，可能引發(fā)各種問(wèn)題。合同管理未能有效銜接，各部門(mén)缺乏信息溝通，而合同履約涉及多個(gè)部門(mén)，信息量大，流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，上下環(huán)節(jié)容易銜接不上，延長(zhǎng)了合同的履約時(shí)間。合同進(jìn)度難以控制，依靠傳統(tǒng)的手工登記臺(tái)賬或借助表格耗費(fèi)大量的人工成本，但合同進(jìn)度控制并不理想，也未能對(duì)合同進(jìn)度進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，實(shí)時(shí)監(jiān)管難度大，各部門(mén)存在重復(fù)溝通的情況，管理層想掌握合同進(jìn)度需要多個(gè)部門(mén)匯報(bào)工作，極大的浪費(fèi)了人力資源。合同查找困難，歸檔文件容易遺失，多數(shù)企業(yè)以紙質(zhì)合同為主，合同量大，需要占很大的空間存放合同，應(yīng)急時(shí)查找困難，耗時(shí)耗力，因合同管理人員變動(dòng)、更換，對(duì)合同疏于管理，容易造成遺失。信息匯總困難，各部門(mén)各自登記臺(tái)賬，未統(tǒng)一臺(tái)賬格式，匯總工作需要花費(fèi)大量人力，容易造成偏差，核對(duì)差異費(fèi)時(shí)費(fèi)力，一個(gè)合同信息涉及多個(gè)部門(mén)，管理層獲取匯總數(shù)據(jù)較為困難。

3.7 缺乏專(zhuān)業(yè)的合同管理人才

合同管理工作是一項(xiàng)高水平的復(fù)雜的工作，合同管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的要求，不僅熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程，更要熟練掌握國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)則、企業(yè)內(nèi)部制度，具備一定的專(zhuān)業(yè)性，才思敏捷、條理清晰。而目前多數(shù)企業(yè)對(duì)合同管理工作并不重視，缺乏專(zhuān)業(yè)的合同管理人員，管理零散，或未成立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)。企業(yè)涉及的合同由各部門(mén)自行管理，未統(tǒng)一管理辦法，加深了管理難度，各部門(mén)存在重復(fù)管理或遺漏部分合同，對(duì)管理層決策造成一定的障礙。給企業(yè)查找合同、匯總信息造成很大的麻煩，提高了合同管理風(fēng)險(xiǎn)，出現(xiàn)問(wèn)題后，相互推諉，很難責(zé)任到人。

4 改善內(nèi)控視角下合同生命周期管控的對(duì)策

4.1 加強(qiáng)對(duì)合同管理的重視

第一，重視合同全過(guò)程管理，制定符合企業(yè)情況的合同管理制度。宣貫合同管理的重要意義，強(qiáng)調(diào)合同各階段管理重點(diǎn)，各部門(mén)在各環(huán)節(jié)緊密配合、提高合同執(zhí)行效率。第二，合同生命周期過(guò)程中，各部門(mén)行使不同的職能。合同形成之前，采購(gòu)部、營(yíng)銷(xiāo)部進(jìn)行篩選、比對(duì)合格供方、誠(chéng)信客戶(hù)，為后續(xù)合同的流轉(zhuǎn)打下良好的基礎(chǔ)。合同簽訂階段，重要合同由業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)等審查合同中的相關(guān)條款，利用專(zhuān)業(yè)知識(shí)，避免合同在簽訂階段埋下隱患，降低合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)。第三，合同應(yīng)由專(zhuān)人管理。從合同的起始階段到終止階段，應(yīng)由專(zhuān)人跟蹤，嚴(yán)格按照合同條款履約。合同的保管應(yīng)按時(shí)間先后，分門(mén)別類(lèi)歸檔。

4.2 加強(qiáng)各部門(mén)協(xié)調(diào)配合

為解決部門(mén)間各自為政、各管其事的局面，在合同管理制度中明確各環(huán)節(jié)管理職責(zé)，賞罰分明，制度約束。并定期要求各部門(mén)積極學(xué)習(xí)合同管理制度，不得懈怠，并入年終考核指標(biāo)。在合同生命周期的各個(gè)階段，各部門(mén)銜接前后環(huán)節(jié)的履行情況，并形成記錄，要求相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，責(zé)任分明。合同管理系統(tǒng)作為企業(yè)合同履行過(guò)程中的必要介質(zhì)，開(kāi)放責(zé)任人員的相關(guān)權(quán)限。在合同起草階段，起草部門(mén)將合同立項(xiàng)文件、定價(jià)規(guī)則、會(huì)議紀(jì)要等與合同形成相關(guān)資料上傳系統(tǒng)，由審核人員進(jìn)行審核。審核人員包含業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，各部門(mén)根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)則、企業(yè)制度、合同基本情況的相關(guān)要求，審核合同的合法性、合規(guī)性、合理性等，對(duì)合同條款進(jìn)行修訂、改進(jìn)，在形成正式合同前，相關(guān)部門(mén)開(kāi)會(huì)討論，并向管理層匯報(bào)，避免簽訂的合同存在違法、違規(guī)行為。在合同履行過(guò)程中，難免出現(xiàn)異常情況，相關(guān)人員及時(shí)將合同異常情況通知各部門(mén)，各部門(mén)實(shí)行聯(lián)動(dòng)討論解決方案，收集相關(guān)資料，及時(shí)采取有效措施，對(duì)合同的變更或終止進(jìn)行多部門(mén)匯簽，并辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)匯報(bào)管理層，并上傳至合同管理系統(tǒng)，審核部門(mén)重新審核。各部門(mén)間因合同變更及時(shí)溝通，相互監(jiān)督，避免了合同履約過(guò)程中的漏洞。

4.3 防范合同執(zhí)行過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)

針對(duì)人工管理合同中存在法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取人工與信息化管理相結(jié)合，在相同的業(yè)務(wù)模式下，逐步探索出標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、通用的合同模版，并請(qǐng)各部門(mén)人員積極探討溝通，從業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)維度審核合同，逐項(xiàng)排查合同中存在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)企業(yè)所有合同，分類(lèi)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，按時(shí)間先后順序、合同內(nèi)容、合同對(duì)方進(jìn)行歸類(lèi)，對(duì)相同業(yè)務(wù)相同供應(yīng)商或客戶(hù)的合同盡量采取歷史合同，并逐步完善。

4.4 促進(jìn)企業(yè)合規(guī)運(yùn)行

企業(yè)從內(nèi)部控制視角出發(fā)，建立一套完整可靠的合同質(zhì)量管理體系，嚴(yán)格按照合同質(zhì)量管理體系規(guī)范企業(yè)的經(jīng)濟(jì)行為，從合同生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管控，明確責(zé)任歸屬，杜絕合同倒簽、補(bǔ)簽現(xiàn)象，按照流程辦理合同簽訂手續(xù)，對(duì)于即將到期的合同，督促承辦部門(mén)及進(jìn)更換合同，有效規(guī)避合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。

4.5 加強(qiáng)合同統(tǒng)計(jì)分析

企業(yè)的發(fā)展是不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程，合同履行完畢，及時(shí)對(duì)合同履行過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，為以后的發(fā)展提供借鑒。了解企業(yè)所有合同的簽訂、履行、完成情況，分類(lèi)歸納，統(tǒng)計(jì)合同類(lèi)型、合同文本，選取優(yōu)秀合同范本作為標(biāo)準(zhǔn)化的合同模版，有效節(jié)約各部門(mén)的審核時(shí)間，提高審核效率，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于合同履行中出現(xiàn)的異常情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成應(yīng)急預(yù)案，未來(lái)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中遇到類(lèi)似情況，在歷史案例中尋找應(yīng)急處理方法，提高工作效率，降低合同履約成本。并將合同管理經(jīng)驗(yàn)與應(yīng)急處理辦法寫(xiě)成文件供各部門(mén)學(xué)習(xí)，提高員工應(yīng)對(duì)異常合同的能力，大大降低了企業(yè)的涉訴風(fēng)險(xiǎn)。

4.6 加強(qiáng)合同信息化管理

根據(jù)企業(yè)情況，選擇適合的合同管理系統(tǒng)，借助合同生命周期管控理念，將合同各環(huán)節(jié)的履行情況輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)反饋的進(jìn)度條，各部門(mén)查閱及跟蹤管理，加快合同的流轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)管理效率。合同信息上傳至管理系統(tǒng)，各部門(mén)根據(jù)相應(yīng)權(quán)限查看合同情況，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享、信息互通，加強(qiáng)了部門(mén)間的溝通，方便了合同查找功能，節(jié)約了人力物力，又便于合同的統(tǒng)計(jì)分析，提高了數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，對(duì)于合同異常情況，提升了應(yīng)急處理能力。當(dāng)系統(tǒng)存在預(yù)警和提醒功能，各部門(mén)間工作積極性提高，并極大提高履行合同的效率。合同信息均存放于系統(tǒng)內(nèi)，合同歸檔更加容易，管理層對(duì)合同的可控性增強(qiáng)，規(guī)范了管理能力，提升了經(jīng)營(yíng)效率。

4.7 強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

根據(jù)合同管理工作的專(zhuān)業(yè)性、復(fù)雜性，應(yīng)加強(qiáng)合同管理人才的建設(shè)培養(yǎng)。選聘人員時(shí)進(jìn)行側(cè)重考核，合同管理人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)，掌握一定的法律知識(shí)，較高的文學(xué)素養(yǎng)，思維清晰。企業(yè)應(yīng)定期在企業(yè)內(nèi)、外開(kāi)展合同管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從合同起草、合同審核、合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審、應(yīng)對(duì)合同異常情況、合同終止后的分析、歸檔等一系列事項(xiàng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，提高員工的專(zhuān)業(yè)勝任能力，使企業(yè)的人才隊(duì)伍符合執(zhí)業(yè)要求。另外建立合同管理制度，明確合同責(zé)任，實(shí)行崗位責(zé)任制，提高風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)，避免出現(xiàn)責(zé)任不明確的情況。同時(shí)進(jìn)行獎(jiǎng)罰機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)突出貢獻(xiàn)的合同管理人員，同時(shí)對(duì)不能勝的合同管理人員進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)。合同管理人員的數(shù)量應(yīng)根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)量、合同量配備。人少事多，可能造成管理質(zhì)量下降，影響企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，因減少管理人員數(shù)量而節(jié)約人力成本可能造成企業(yè)更大的管理?yè)p失。

5 結(jié) 語(yǔ)

合同的發(fā)展由來(lái)已久，契約精神是文明的體現(xiàn)。各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通過(guò)合同作為介質(zhì)，供需雙方履行合同要求而達(dá)到自身的目的，已成為當(dāng)前經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)的主要形式，合同管理對(duì)企業(yè)而言至關(guān)重要。本文羅列內(nèi)部控制視角下合同全生命周期的管控的存在各種問(wèn)題，提出改善建議?？茖W(xué)的合同全生命周期管控，有效地避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，為企業(yè)創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)和發(fā)展價(jià)值。