馬 婧

(國家管網(wǎng)集團北京管道有限公司，北京 100101)

在時代發(fā)展過程中，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云計算技術(shù)已經(jīng)運用在許多領(lǐng)域，現(xiàn)在從事財務管理工作的人員應該及時轉(zhuǎn)變固有觀念，只有這樣才可以提高財務管理工作的效率，保證財務管理工作的規(guī)范性。在這種外部環(huán)境下，財務共享服務模式得以產(chǎn)生。眾所周知，報銷業(yè)務是企業(yè)財務工作的重要內(nèi)容之一，在財務共享服務模式中，這項工作的開展也是十分重要的，因此，文章從費用報銷管控體系的角度對財務共享服務模式加以研究。

1 基于云計算的財務共享中心產(chǎn)生的重要意義

在經(jīng)濟發(fā)展過程中財務管理體制也在不斷發(fā)生變化，財務共享中心作為一種全新的財務管理體制在實際工作過程中十分受財務工作人員的喜愛。財務共享模式是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展起來的，大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展使得財務共享模式也得以快速發(fā)展。財務工作人員可以利用財務共享模式將子公司的財務狀況與母公司相聯(lián)系，從而建立一個比較全面的費用報銷流程，建立更加科學、合理、規(guī)范的費用報銷管理機制，使得報銷流程更加透明、規(guī)范，避免資金風險的產(chǎn)生。

費用報銷的管理控制工作是企業(yè)財務管理中的一項重要組成部分，受到了學術(shù)界官方關(guān)注。一些學者提出了一種使得費用報銷、審核便捷化，報銷支付和會計憑證生成自動化等優(yōu)點的流水賬式網(wǎng)絡費用報銷模式，并且指出網(wǎng)絡費用報銷管理平臺實施中的困難與解決措施；一些學者提出在建立網(wǎng)上報銷立場的基礎上，將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與財務系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)三者進行有效對接，從而實現(xiàn)財務記賬、銀行付款的自動處理工作；另一些學者針對沒有專用發(fā)票而僅僅只有簡單的普通收據(jù)情況下的費用報銷模式，構(gòu)建一種基于云計算的財務共享服務系統(tǒng)下的費用報銷模式，這最顯著的變化是將原來傳統(tǒng)意義上的報銷單據(jù)轉(zhuǎn)變成企業(yè)云平臺上處理的相關(guān)數(shù)據(jù)。

2 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)搭建基于云會計的財務共享中心費用管控框架的必要性

財務共享中心模式是現(xiàn)在企業(yè)運用比較廣泛的一種財務管理模式，在搭建財務共享模式的過程中需要使用到云會計以及大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù)，這樣可以最大限度地提高企業(yè)財務管理工作的效率，從而為企業(yè)制定決策提供信息基礎。費用報銷是企業(yè)管理活動中一項十分重要的任務，這項工作相較于其他工作來說變化比較大，所以在對費用進行管控時也會出現(xiàn)各種各樣的問題。要想提高企業(yè)費用管控質(zhì)量，需要借助云計算服務中心，將子公司與母公司的費用管控工作進行統(tǒng)一，這樣不僅可以提高企業(yè)費用管控質(zhì)量，還能提高企業(yè)對資金的利用效率，進而降低企業(yè)資金出現(xiàn)問題的可能性。在這個過程中，企業(yè)要想提高費用的管控質(zhì)量從而提高企業(yè)財務管理水平，就需要搭建基于云會計下的財務共享中心費用管控框架。

財務共享模式下費用管控體系主要分為費用預算、費用執(zhí)行以及費用分析三個方面。費用管控工作從形式上可以分為前臺業(yè)務與財務后臺業(yè)務。前臺業(yè)務主要是進行費用的申請與報銷工作，財務后臺業(yè)務主要是進行費用申請與報銷的財務憑證處理工作。

3 企業(yè)使用財務共享中心費用管控的優(yōu)勢

3.1 降低企業(yè)成本

在企業(yè)日常經(jīng)營過程中，存在許多零碎資金在不同部門之間進行流通，這部分資金并沒有得到有效利用。使用財務共享中心費用管控可以有效將這部分零碎資金利用起來，對其進行專門化的管理，從而降低企業(yè)成本。

大數(shù)據(jù)為企業(yè)收集信息提供了非常大的便利，財務信息共享中心可以將企業(yè)利用大數(shù)據(jù)平臺收集到的信息進行有效處理。以出差為例，大數(shù)據(jù)平臺可以收集工作人員將要出差目的地的食宿信息，然后將這些信息反饋給出差的工作人員，這樣不僅可以減少工作人員自己尋找食宿地點浪費的時間，也可以有效控制出差人員的花銷，從而降低企業(yè)的運營成本。

3.2 利于建造財務數(shù)據(jù)庫

企業(yè)在日常運營過程中建立財務數(shù)據(jù)庫不僅可以減少企業(yè)因為各部門費用消耗不清晰導致的預算問題，還能在出現(xiàn)問題時及時制定解決措施，從而最大程度上降低企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟問題的可能性。除此之外，財務數(shù)據(jù)庫的建立還可以幫助企業(yè)工作人員進行財務數(shù)據(jù)分析。

3.3 費用組審核人員的工作效率顯著提高

明確費用管控系統(tǒng)工作人員的具體工作，在進行費用報銷時經(jīng)手的工作人員變少，這極大地減少了費用核算需要的人力資本，從而提升了審核的效率。共享中心在進行工作時是具有固定的流程的，系統(tǒng)可以根據(jù)單據(jù)進行分類，對部分內(nèi)容進行自動核對而不需要借助人工，很大程度上減少了人工復核的工作量。財務共享中心的費用模塊不僅可以提高財務處理的效率，還能提高財務部門的人員利用效率，從而為企業(yè)節(jié)約人力資源。

4 企業(yè)進行費用管控的原則

企業(yè)進行費用管控首要遵守的原則便是統(tǒng)一性，這樣可以提高企業(yè)進行費用管控的專業(yè)性與統(tǒng)一性。通常情況下企業(yè)財務共享中心模式下的費用管控工作的開展主要是基于四個目標：一是預算合理性，二是流程規(guī)范性，三是報銷工作的高效性，四是考核的精細化。根據(jù)這四個目標在進行費用管控時企業(yè)應該遵循以下原則：一是合理化。企業(yè)在進行費用管控工作時應該以資源配置的合理化為前提條件，這樣可以充分利用企業(yè)的各種資源，實現(xiàn)資源利用的最大化。二是規(guī)范化。企業(yè)在進行費用管控時應該對每一步的工作進行規(guī)范化的要求，確保工作人員的工作符合規(guī)定，最大限度避免隨意性事件給企業(yè)費用管控工作造成的影響。三是高效化。工作人員在進行費用管控工作時應該提高每一項工作的工作效率，這樣可以降低開展費用管控工作的時間成本。四是精細化。企業(yè)之所以開展費用管控工作，就是因為在日常工作中企業(yè)存在各部門之間費用劃分不清晰的情況。為了解決這部分問題，成本管控工作的開展應該具體到每一處細節(jié)，這樣可以實現(xiàn)費用的統(tǒng)一考核。

5 企業(yè)費用預算管控

企業(yè)在進行費用管控工作時首要考慮的便是預算管理工作。通常情況下進行費用的預算管理工作時會采用年度與月度相結(jié)合的管理模式，在具體實施過程中這個模式關(guān)鍵的地方在于年度與月度費用的預算編制以及費用預算的執(zhí)行情況等。企業(yè)內(nèi)部需要承擔預算責任，具體來說就是企業(yè)各部門需要進行預算編制工作，這樣可以將費用的管理、控制以及考核工作的責任具體落實到企業(yè)的每一個部門、每位員工在這種管理模式下可以提高自身的費用管控意識。

建立財務共享中心的費用管控機制可以有效提高費用預算的執(zhí)行力度，也可以提高費用報銷的及時性，極大地提高了企業(yè)費用管控工作的效果。

6 大數(shù)據(jù)時代基于云會計的財務共享中心費用報銷管控流程

財務共享中心模式作為一種創(chuàng)新的財務管理模式，已經(jīng)被越來越多的企業(yè)所熟知和認可。大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的發(fā)展以及應用，使得企業(yè)通過該種共享模式實現(xiàn)財務管理工作的轉(zhuǎn)型，提高財務工作人員的工作效率以及企業(yè)費用管理控制的水平。財務共享系統(tǒng)在對費用進行報銷時，通常的流程是工作人員將紙質(zhì)的報銷發(fā)票掃描到計算機上，這樣可以實現(xiàn)實時傳送，從而減少中間工作人員的工作量，報銷人員、審核人員以及管理工作人員可以直接在計算機上進行實時監(jiān)控。下面筆者將從四大方面對企業(yè)財務共享中心費用報銷的管理控制過程進行闡述。

6.1 報銷申請

眾所周知，管理的第一條程序是進行報銷申請，財務共享服務模式與管理的相關(guān)模式也是一樣的。進行報銷的第一步便是確定報銷類別，報銷類別與預算項目要相符合。在預算過程中需要結(jié)合部門出差的實際情況、人員的數(shù)量以及不同的級別進行分類，另外還要進行二級分類，例如餐補、車補、住宿費等。以具體的出差事項為例，工作人員在確定出差以后需要在系統(tǒng)中進行申請，然后根據(jù)出差人員的職位確定住宿以及出行標準。為了給出差人員提供更加便利的服務，不同的商旅平臺都提供了便民措施。例如接機服務，會根據(jù)不同人員的需要選擇不同的出行工具進行接機；叫醒服務，會為早起趕行程的工作人員提供叫醒服務。出差人員也可以根據(jù)出差的人數(shù)、不同人員對車型的要求進行選擇，也可以在攜程、同程、去哪兒網(wǎng)等網(wǎng)站進行機票、火車票、客車票的預訂，在這種情況下可以簡化工作人員的報銷流程，通過與不同商旅平臺建立合作，解決工作人員出行困難的問題，進而實現(xiàn)出行、住宿、餐飲一條龍服務。

工作人員在報銷時，財務工作人員需要對實際出差人員提供的報銷憑證進行審核，在審核通過以后才能將紙質(zhì)版憑證掃描進財務共享服務模式的數(shù)據(jù)庫，子公司負責進行審核的工作人員需要對計算機中的憑證進行檢查，另外還要傳輸?shù)截攧展蚕硐到y(tǒng)中進行第二次的審核。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，財務共享中心的相關(guān)費用報銷系統(tǒng)具有高級電子影像OCR識別功能。該功能主要是為了更加準確地識別工作人員上傳的各種票據(jù)的信息。對于那些統(tǒng)一打印表格識別稅收業(yè)務的單據(jù)也可以進行輕松的識別；除此之外，對于打印質(zhì)量不高、清晰度差的印刷體內(nèi)容也可以通過表單識別技術(shù)進行輕松識別。這些都是傳統(tǒng)財務工作中難以解決的問題。與此同時，費用管控共享平臺一定要具有自動的發(fā)票檢驗真?zhèn)蔚墓δ埽野l(fā)票真?zhèn)蔚臋z驗應該與票據(jù)傳輸同時進行。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)票據(jù)出現(xiàn)問題，費用報銷的流程會立刻停止。這是一種避免出差人員造假的重要手段之一，可以杜絕工作人員弄虛作假的情況，進而減少企業(yè)經(jīng)濟利益的損失。

6.2 主管領(lǐng)導審批

主管領(lǐng)導需要對工作人員提供的材料進行準確性與真實性的審核。在云會計平臺中，主管領(lǐng)導可以隨時隨地進行審核工作，在計算機中對數(shù)據(jù)進行真實性的審核。由于紙質(zhì)版憑證已經(jīng)傳入財務共享中心，主管領(lǐng)導可以直接在財務共享中心平臺中進行審核，這樣可以最大限度提高報銷工作效率。

統(tǒng)計實際報銷業(yè)務來看，出差補貼、報銷時間以及報銷金額是進行票據(jù)審核工作的重要內(nèi)容。工作人員在進行審核時應該首先確定票據(jù)時間與工作人員出差的時間是否一致，其次審核工作人員的職位與其享受的出差補貼是否一致，最后確定報銷金額與票據(jù)反映的金額是否一致。財務共享中心的管理人員應該對報銷工作每個環(huán)節(jié)的任務都進行明確的安排，確保每項工作都有具體的工作人員來負責。

6.3 結(jié)算報銷

在會計審核工作完成進行集中稽核后，將生成支付憑證，同時對資金管理系統(tǒng)發(fā)出指令，由財務共享中心的工作人員進行審批。審核無誤后向資金管理系統(tǒng)發(fā)送付款指令，鑒于資金管理系統(tǒng)與銀行相互關(guān)聯(lián)，所以銀行工作人員在接收到指令后會將款項直接支付到申請人的賬戶中。這種銀行與企業(yè)的相互關(guān)聯(lián)可以提升支付款項的效率性、便捷性以及準確性，在一定程度上既可以避免財務風險的發(fā)生，也可以節(jié)約工作人員的時間與精力，將更多時間與精力投入財務管理的工作中。

6.4 檔案管理

一個完整的費用報銷流程由票據(jù)傳遞、稽核、歸檔三部分組成。歸檔工作在整個報銷流程中占據(jù)十分重要的位置。財務工作者在完成原始憑證的審核工作以后需要打印憑證，只有確定原始憑證沒有錯誤以后方能進行憑證的打印工作。與此同時需要對索引號進行仔細的核查，然后將審核好的檔案上交給主管領(lǐng)導，領(lǐng)導進行二次審核，確定無誤以后蓋章確認，同時要做好實物的交接工作。財務共享中心在收到紙質(zhì)版憑證以后，檔案管理工作人員需要確定紙質(zhì)版票據(jù)沒有錯誤，然后歸納成冊進行儲存。

7 結(jié)語

綜上所述，財務共享中心模式的建立給財務管理中的報銷工作提供了非常大的便利，利用云計算平臺以及互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的有效銜接，盡可能提高費用報銷管理控制工作的高效性與規(guī)范性。經(jīng)過財務共享中心服務相關(guān)的申請、審批、報銷、驗證發(fā)票、商旅平臺對接等流程，更加科學有效地提升財務費用報銷工作的創(chuàng)新程度，促進財務共享中心服務模式的進一步深化以及發(fā)展工作。以云計算和大數(shù)據(jù)為核心技術(shù)建立的財務共享中心費用管理控制通過進行流程上的整合以及相關(guān)業(yè)務的無縫銜接，能將報銷業(yè)務所需要的報告、預算等直接傳遞到各個環(huán)節(jié)，經(jīng)過與銀行系統(tǒng)信息的對接實現(xiàn)跨區(qū)域以及跨時間的集中支付，規(guī)范化的流程可以使費用報銷管理制度以系統(tǒng)化的方式展現(xiàn)，從而降低審計成本，提高風險控制水平。