袁小燕 錢 虹

(寶鋼股份武漢鋼鐵有限公司 湖北 武漢：430080)

0 引言

人事檔案管理是國有企業(yè)組織人事工作的重要內(nèi)容之一。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)，新修訂的《條例》進(jìn)一步明確了新時(shí)代干部人事檔案工作的定位，強(qiáng)調(diào)要充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)、專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用。近年來，隨著全面從嚴(yán)治黨向更廣范圍、更深層次推進(jìn)，人事檔案在國有企業(yè)的干部選拔任用、考核考察、管理監(jiān)督、教育培養(yǎng)等工作中發(fā)揮著日益重要的作用，是企業(yè)全面了解、評(píng)價(jià)人才的重要依據(jù)。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展深度融合，也對(duì)新時(shí)代的檔案工作提出了更高要求，人事檔案管理如何充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段優(yōu)化管理模式，提高運(yùn)行效率，值得我們深入探索。

1 國有企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題分析

1.1 對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

當(dāng)前，一些基層單位和基層單位的檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，覺得檔案工作“無關(guān)緊要”，對(duì)檔案工作重視不夠、管理不嚴(yán)，基礎(chǔ)工作能拖則拖，或是簡(jiǎn)單應(yīng)付檢查、流于形式。有的單位檔案設(shè)施嚴(yán)重落后，檔案室、檔案柜不符合基本的存放標(biāo)準(zhǔn)，檔案保存狀況堪憂；有的單位基礎(chǔ)管理混亂，檔案存放、查閱缺乏規(guī)范的流程管理；有的單位檔案管理人員和資金投入嚴(yán)重不足，檔案長(zhǎng)期缺少維護(hù)。這些情況都使得人事檔案難以在國有企業(yè)組織人事工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。近年來，個(gè)別單位甚至出現(xiàn)了人事檔案涂改造假、檔案遺失、無頭檔案等嚴(yán)重問題，究其原因，大多是相關(guān)人員對(duì)人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、重要性認(rèn)識(shí)不足，疏于管理，極大地?fù)p害了人事檔案的權(quán)威性和公信力。

1.2 人事檔案管理工作的專業(yè)性不足

人事檔案管理工作是一項(xiàng)集專業(yè)性、知識(shí)性、實(shí)操性于一體的工作，相關(guān)人員必須具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。然而，現(xiàn)實(shí)中檔案管理人員往往“身兼數(shù)職”，難以沉下心來系統(tǒng)學(xué)習(xí)和訓(xùn)練人事檔案理論知識(shí)和實(shí)操技巧，也沒有足夠的時(shí)間和精力用于檔案管理、整理工作。還有一些檔案管理人員感覺這一工作沒有前途，不受重視，缺乏主觀能動(dòng)性，其思想狀態(tài)和專業(yè)水平都不能適應(yīng)人事檔案管理工作的需要。

1.3 相關(guān)材料收集不及時(shí)、入檔不規(guī)范

檔案材料的收集歸檔、分類整理和日常維護(hù)，是人事檔案管理工作的核心內(nèi)容。檔案材料的真實(shí)性和完整性直接決定了人事檔案的有效性。但是，人事檔案材料的生成部門眾多，生成時(shí)間分散，許多單位的組織人事部門與其他部門未能形成有效的溝通互動(dòng)，導(dǎo)致入檔材料收集不及時(shí)、不完整，存在遺漏，還有的入檔材料不夠規(guī)范，如缺少公章、日期等，或是將不應(yīng)歸檔的材料放入檔案，以上種種，都會(huì)造成人事檔案信息不完整、不準(zhǔn)確，影響人事檔案管理工作的正常開展。在干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，就暴露出大量材料未及時(shí)入檔，如學(xué)歷學(xué)位、職稱、獎(jiǎng)懲材料、工作經(jīng)歷材料等，導(dǎo)致員工相應(yīng)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)資質(zhì)、工作成果無法認(rèn)定，甚至有部分檔案存在前后不一致的情況，檔案信息難以及時(shí)為選人用人工作提供有力支撐。

1.4 人事檔案管理技術(shù)不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

隨著時(shí)代的發(fā)展，單純的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)信息化的時(shí)代趨勢(shì)。新修訂的《條例》中，就明確增加了檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)的要求。一直以來，人事檔案管理人員往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力用于入檔材料的收集整理，特別是材料的拆、裝、訂等重復(fù)性工作，不僅瑣碎辛苦，也十分枯燥乏味，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和疏漏。同時(shí)，檔案內(nèi)在信息未能得到有效的開發(fā)、分析和利用。結(jié)合當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，已經(jīng)成為人事檔案發(fā)展的潮流。近幾年，退休人員檔案社會(huì)化、信息化工作開展得如火如荼，值得國有企業(yè)組織人事部門學(xué)習(xí)借鑒。

2 新形勢(shì)下國有企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化措施

2.1 規(guī)范和完善人事檔案管理制度

首先，要自上而下提高對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步完善相關(guān)管理制度，明確組織機(jī)構(gòu)、分管領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)責(zé)分工。特別是要加強(qiáng)對(duì)《條例》的學(xué)習(xí)，深刻把握《條例》的精神和要求，深刻領(lǐng)會(huì)人事檔案是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，要突出全面從嚴(yán)要求，注重效用發(fā)揮，為國有企業(yè)人才工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次就是要嚴(yán)格抓好制度的執(zhí)行和落實(shí)。制度建設(shè)是治本之策，制度執(zhí)行則是關(guān)鍵所在。要關(guān)注人事檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從材料的收集、歸檔、整理到查閱、調(diào)動(dòng)程序，都要從嚴(yán)管理，及時(shí)研究解決人事檔案管理工作中存在的問題和困難，確保規(guī)范運(yùn)行。值得注意的是，組織人事工作的規(guī)范性很大程度影響著人事檔案管理工作的規(guī)范性。在日常干部工作和人事管理中，對(duì)材料和流程進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保程序合規(guī)、內(nèi)容清晰，就能極大地提高入檔材料的質(zhì)量，為人事檔案的管理和使用奠定良好基礎(chǔ)。

2.2 夯實(shí)人事檔案管理根基

基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。針對(duì)人事檔案管理和專審工作中凸顯的各種問題，必須全面加強(qiáng)人事檔案管理的基礎(chǔ)工作。一是要加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，嚴(yán)格按照《檔案法》及《條例》要求，配備符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房、檔案柜及其他配套工具和設(shè)施，從硬件上確保檔案的長(zhǎng)期安全妥善保存。二是要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，完善人事檔案材料收集機(jī)制。可以探索建立人事檔案聯(lián)席會(huì)議制度，定期召開會(huì)議，列出清單，明確材料要求，督促各相關(guān)部門及時(shí)將應(yīng)入檔材料整理交給人事檔案管理部門。人事檔案管理部門則要嚴(yán)格把關(guān)，將不符合要求的材料退回整改，不應(yīng)入檔的材料予以剔除。三是要及時(shí)整理、動(dòng)態(tài)維護(hù)。要按照人事檔案工作流程，及時(shí)將材料裝入人事檔案，并進(jìn)行相應(yīng)的分類、裝訂處理，避免材料長(zhǎng)時(shí)間積壓，堆積混亂。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案相關(guān)信息的登記錄入，方便后續(xù)查閱、使用工作的開展。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

一是要優(yōu)選拔，在選拔人事檔案管理人員時(shí)，要注意挑選政治素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人員。同時(shí)，要注意該崗位的穩(wěn)定性，一般不宜頻繁調(diào)整。二是要強(qiáng)培訓(xùn)，通過針對(duì)性地開展業(yè)務(wù)知識(shí)、技能培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和能力。三是要拓通道，打通內(nèi)部人才成長(zhǎng)通道，為檔案管理人員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，加強(qiáng)激勵(lì)力度。同時(shí)人事檔案管理人員自身也要積極轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的職業(yè)認(rèn)知，以專注、專業(yè)、專心的態(tài)度，讓自己成長(zhǎng)為這一領(lǐng)域的專家人才。

2.4 全力推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，建設(shè)人事檔案管理智慧系統(tǒng)

人事檔案信息化建設(shè)能在很大程度上突破紙質(zhì)檔案不易保管、不便查閱、容易涂改等缺點(diǎn)，擺脫空間、場(chǎng)地的限制，為系統(tǒng)開發(fā)和利用檔案信息提供極大的便捷。結(jié)合當(dāng)前部分單位基礎(chǔ)薄弱的現(xiàn)狀，可分三個(gè)階段分步推進(jìn)安全可控、便捷高效、資源共享的人事檔案管理智慧系統(tǒng)建設(shè)。

(1)階段一：實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化。

通過基礎(chǔ)性掃描工作，將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案全部電子化，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分類儲(chǔ)存。

(2)階段二：引入RFID(無線射頻識(shí)別標(biāo)簽)電子標(biāo)簽等技術(shù)，推進(jìn)智慧人事檔案庫房建設(shè)，實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)方面的功能。

1)識(shí)別、存儲(chǔ)、查找、盤點(diǎn)功能，提高工作效率、降低出錯(cuò)率。在日常人事檔案盤點(diǎn)、出入庫、借閱管理等工作中，可以通過掃描直接定位檔案和讀取檔案信息，從而縮減人工盤點(diǎn)、查找時(shí)間，提升檔案室管理效率。

2)RFID安全系統(tǒng)功能，提供安全可靠的保存環(huán)境。設(shè)置RFID非法出庫檢測(cè)門，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和記錄檔案出入庫情況，聯(lián)動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，達(dá)到對(duì)人事檔案的安全控制。

3)智能更新功能，提高信息記錄準(zhǔn)確性和信息流轉(zhuǎn)速度。通過用設(shè)備掃描RFID標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)智能核對(duì)、更新檔案基本信息和存放記錄信息。如在人員調(diào)動(dòng)、劃轉(zhuǎn)、解除合同等工作中，及時(shí)處理歸檔材料，直接更新電子標(biāo)簽信息，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理歸檔、轉(zhuǎn)柜、手工順架等工作時(shí)間。

(3)階段三：構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化人事檔案利用和服務(wù)流程。

1)電子檔案管理與處理功能。實(shí)現(xiàn)電子檔案排序、歸類、形成目錄和格式轉(zhuǎn)換等管理功能，并能自動(dòng)形成水印、打印、加蓋電子印章。

2)海量檢索功能。實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)中的模糊檢索、精確檢索等功能，可用于選拔任用、后備人才儲(chǔ)備等工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案的最大化利用。

3)將電子檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容轉(zhuǎn)化為可用數(shù)據(jù)，如員工個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲信息、入黨信息等，從電子檔案的圖片格式轉(zhuǎn)化為可用的數(shù)據(jù)信息。對(duì)接人力資源系統(tǒng)，將相關(guān)數(shù)據(jù)比對(duì)分析，作為干部任用、選撥后備人才、紀(jì)委調(diào)查等常規(guī)工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。針對(duì)全國人事檔案專項(xiàng)審核等專項(xiàng)工作，從系統(tǒng)中導(dǎo)出數(shù)據(jù)，可以大大減輕檔案專審人工登記工作量，并將審核認(rèn)定的準(zhǔn)確信息及時(shí)反饋回人力資源系統(tǒng)，補(bǔ)充系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺失、糾正人力系統(tǒng)錯(cuò)誤信息。

4)建立網(wǎng)站+移動(dòng)服務(wù)通道?？焖夙憫?yīng)移交接收、歸檔、借閱、審閱的需求，更好地為基層單位和公證處、公安等政府機(jī)構(gòu)服務(wù)。支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線借閱、授權(quán)下載和打印等操作，實(shí)現(xiàn)在線服務(wù)。同時(shí)，記錄電子檔案使用與利用情況。

5)在線+離線批量接收與處理功能。在企業(yè)發(fā)生機(jī)構(gòu)變革、調(diào)整時(shí)，適用于大規(guī)模人員調(diào)整或機(jī)構(gòu)批量劃轉(zhuǎn)等情況，可批量轉(zhuǎn)出、接收相應(yīng)的電子人事檔案和檔案材料，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)內(nèi)部人力資源系統(tǒng)或外部檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接。

6)報(bào)表制作功能。提供報(bào)表制作工具，支持自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

該系統(tǒng)的建設(shè)運(yùn)行，能在極大程度上改善紙質(zhì)人事檔案管理中人工作業(yè)多、安全性不夠、信息流轉(zhuǎn)慢、利用效率低等問題，從而推動(dòng)人力資源管理的服務(wù)升級(jí)和流程優(yōu)化，進(jìn)一步突出國有企業(yè)人力資源管理的特色和優(yōu)勢(shì)。

3 結(jié)論

做好新形勢(shì)下國有企業(yè)人事檔案工作，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著舉足輕重的作用。人事檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化管理，積極推動(dòng)人事檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，為國有企業(yè)的人才培養(yǎng)選拔工作提供有力支撐。