徐樹銘 黃杰卿
(東莞市技師學(xué)院,廣東 東莞 523000)
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,我國酒店行業(yè)的信息化管理工作逐步發(fā)展和完善,各酒店都積極地開展信息化管理。但是,大部分酒店在實(shí)際的信息化管理工作中都存在一個(gè)明顯的問題——財(cái)會(huì)信息管理系統(tǒng)不完善[1]。酒店管理工作繁而雜,在實(shí)際處理中涉及大量人力物力財(cái)力,很多數(shù)據(jù)需要實(shí)時(shí)更新。因此,財(cái)會(huì)信息化管理作為酒店的重要內(nèi)容,貫穿于酒店全部經(jīng)營和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中,直接影響我國酒店的決策效率和經(jīng)營效益。酒店傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式與運(yùn)作方式已經(jīng)難以適應(yīng)市場(chǎng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求,阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。因此,加強(qiáng)酒店財(cái)會(huì)信息化管理是酒店實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)優(yōu)化和資源配置的必然要求。
內(nèi)部控制是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物,優(yōu)化內(nèi)控規(guī)范體系對(duì)于提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要作用。當(dāng)前,部分酒店管理層內(nèi)部控制意識(shí)缺乏未成體系,未設(shè)立專門的內(nèi)部控制組織機(jī)構(gòu),其建立的內(nèi)控制度流于形式,崗位權(quán)責(zé)劃分不明確,缺乏專業(yè)的管理人員,重要業(yè)務(wù)流程脫節(jié)且缺乏連續(xù)性,財(cái)會(huì)管理更是存在無效監(jiān)管,欠缺有效的信息系統(tǒng)進(jìn)行控制。例如,在應(yīng)收賬款控制方面,不少酒店已經(jīng)認(rèn)識(shí)到應(yīng)收賬款的變現(xiàn)能力是影響速動(dòng)比率可信度的重要因素,及時(shí)收回應(yīng)收賬款,不僅可以增強(qiáng)酒店的短期償債能力,也反映出酒店應(yīng)收賬款管理方面的效率。對(duì)此,一些酒店采取了相應(yīng)的措施,專門成立了清欠部門。該措施在一定程度上具有催收作用,但從長遠(yuǎn)來看,仍存在很大的局限性,難以最大限度地加快貸款回籠,提高資金周轉(zhuǎn)速度,并且不利于維護(hù)客戶關(guān)系。在成本費(fèi)用控制方面,許多酒店仍停留在傳統(tǒng)的成本管理方式上,主要采取降低消耗、節(jié)約費(fèi)用、產(chǎn)品服務(wù)核算的方式,著眼短期的成本管理,并未從長遠(yuǎn)的持續(xù)降低成本上考慮。因此,缺乏有效的財(cái)會(huì)管理內(nèi)部控制,這無疑加大了酒店經(jīng)營成本,降低經(jīng)營效率,增大經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),甚是財(cái)會(huì)信息失真,影響酒店的長期、穩(wěn)定發(fā)展。
酒店就其自身的行業(yè)屬性,具有組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜、部門人員眾多的特點(diǎn)。而部分酒店內(nèi)部缺乏自發(fā)的內(nèi)控意識(shí),所設(shè)立的崗位結(jié)構(gòu)及人員配置也不符合內(nèi)部控制實(shí)際需求,導(dǎo)致崗位權(quán)責(zé)劃分不明,內(nèi)部監(jiān)督力較弱。最典型的管理漏洞包括物資采購、財(cái)務(wù)部門及倉庫管理都由同一個(gè)管理者負(fù)責(zé)。涉及事前事中事后的三個(gè)獨(dú)立部門歸屬同一管理者,無效的內(nèi)部控制和薄弱的財(cái)會(huì)管理意識(shí),無疑為虛假采購、做假賬創(chuàng)造了條件。此外,當(dāng)前,大多數(shù)酒店的管理層都是從基層服務(wù)員提拔上來的,普遍存在文化程度不高,缺乏專業(yè)的、科學(xué)的管理能力情況,財(cái)會(huì)人員方面也缺乏專業(yè)化管理素養(yǎng)。管理層對(duì)財(cái)務(wù)管理缺乏重視,隨意安排人員任職相關(guān)財(cái)務(wù)崗位,或者財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人沒有進(jìn)入實(shí)質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)人員隊(duì)伍,缺乏足夠的話語權(quán),也就不能對(duì)該酒店的收入、成本和資金進(jìn)行有效的管理和控制。部分酒店管理層沒有意識(shí)到財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)中預(yù)算管理的重要性,相關(guān)人員也缺乏基本的預(yù)算意識(shí)[2],即使進(jìn)行相關(guān)的預(yù)算管理工作,由于預(yù)算體系的不科學(xué)、不合理,在實(shí)際業(yè)務(wù)預(yù)算中難免造成收入、支出的缺口。
在我國企業(yè)的轉(zhuǎn)型變革中,信息已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展中關(guān)鍵的影響因素。管理信息系統(tǒng)的核心是財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。財(cái)會(huì)信息量龐大且復(fù)雜,完善且有效的財(cái)會(huì)信息管理系統(tǒng),能最大限度地保證信息的覆蓋面及信息流的靈活度。由于部分酒店的財(cái)務(wù)管理意識(shí)薄弱,資金投入不足,大多的財(cái)會(huì)信息管理系統(tǒng)并不完善。不少酒店仍采取傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作模式,沒有充分應(yīng)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。即使使用了相關(guān)的財(cái)會(huì)軟件也未能發(fā)揮實(shí)效,往往只是單一的賬務(wù)處理或資產(chǎn)管理,在賬務(wù)分析、管理、決策上并不能有效地發(fā)揮其聯(lián)動(dòng)作用。此外,部分酒店在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)過程中并沒有進(jìn)行整體性和系統(tǒng)性規(guī)劃,導(dǎo)致企業(yè)不同部門出現(xiàn)各自為政的情況。在設(shè)置開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí),更多的是考慮不同部門各自的需求[3],并沒有考慮到酒店各部門間信息數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)使用,影響企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的整體效果。
財(cái)務(wù)管理制度是十分關(guān)鍵的制度之一,財(cái)務(wù)管理工作必須建立在財(cái)務(wù)制度的基礎(chǔ)上[4],財(cái)務(wù)管理制度能夠細(xì)化并明確規(guī)定企業(yè)營運(yùn)資金、籌資、投資的各項(xiàng)要求,規(guī)范財(cái)務(wù)工作,指引財(cái)務(wù)管理工作的方向,提高財(cái)務(wù)管理工作的紀(jì)律性,使工作效率有效提高。而有效的財(cái)務(wù)管理方法是財(cái)務(wù)人員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況采取不同的相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理措施,對(duì)企業(yè)的資金運(yùn)動(dòng)管理進(jìn)行管控。當(dāng)前,不少酒店投資者集權(quán)、家族化管理現(xiàn)象嚴(yán)重,對(duì)財(cái)務(wù)管理制度和管理方式缺乏認(rèn)知及不重視。酒店重經(jīng)營、輕管理,管理者認(rèn)為企業(yè)效益靠的是業(yè)務(wù)發(fā)展,不是靠“管”出來的,甚至將財(cái)務(wù)管理從酒店運(yùn)營中分離出來單獨(dú)管理,忽視財(cái)務(wù)管理制度及管理方式對(duì)一家企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)的指導(dǎo)作用。淡薄的財(cái)務(wù)管理意識(shí)、落后的財(cái)務(wù)管理制度,使其職責(zé)不分,越權(quán)行事,財(cái)務(wù)管理混亂,財(cái)務(wù)監(jiān)控不嚴(yán),會(huì)計(jì)信息失真等。
1.加強(qiáng)酒店內(nèi)部控制意識(shí),改善內(nèi)部控制環(huán)境
內(nèi)部控制對(duì)酒店而言,是用業(yè)務(wù)形成的一張完整的控制網(wǎng),使其各類具體工作、各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程都能夠有據(jù)可依、有章可循。對(duì)此,酒店管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制價(jià)值的認(rèn)識(shí),將企業(yè)的內(nèi)部控制工作上升到企業(yè)戰(zhàn)略層面。通過加強(qiáng)宣傳貫,樹立正確的企業(yè)內(nèi)部控制觀念,增強(qiáng)全體員工內(nèi)部控制意識(shí),使全體員工積極地參與其中,從而極大地提升酒店上下對(duì)內(nèi)部控制的重視,改善內(nèi)部控制環(huán)境,減少經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),夯實(shí)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。
同時(shí),酒店應(yīng)樹立明確的目標(biāo)。根據(jù)企業(yè)實(shí)際的經(jīng)營現(xiàn)狀,建立健全完善的、先進(jìn)的內(nèi)部控制體系,明確企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)[5],優(yōu)化財(cái)會(huì)信息化內(nèi)部監(jiān)管系統(tǒng),為酒店管理層的決策提供有用的會(huì)計(jì)信息,幫助酒店在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中持續(xù)、健康發(fā)展。
2.加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款管理的內(nèi)部控制
應(yīng)收賬款對(duì)酒店而言,是十分常用的會(huì)計(jì)科目?;诰频甑奶厥庑?,在會(huì)計(jì)核算時(shí),需要根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)的特點(diǎn),采用適用的核算方法,建立健全、完善的會(huì)計(jì)核算制度和有效的財(cái)會(huì)信息化管理系統(tǒng)。酒店行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈,在有限的消費(fèi)群體基礎(chǔ)上,為留住老客戶,開發(fā)新客戶,搶占更大的市場(chǎng)份額,擴(kuò)大銷售,酒店普遍選擇了放寬信用策略,與老客戶簽訂掛單協(xié)議,老客戶再定期向酒店統(tǒng)一結(jié)算。由此,賒賬消費(fèi)產(chǎn)生了大量的應(yīng)收賬款,占用酒店的流動(dòng)資金。
為了酒店資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和經(jīng)營業(yè)務(wù)的有效開展,可以對(duì)應(yīng)收賬款的管理采取相關(guān)措施以強(qiáng)化內(nèi)部控制。例如,建立應(yīng)收賬款客戶信用評(píng)價(jià)系統(tǒng),利用酒店客戶信息庫資料、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)或其他公開的信息渠道,對(duì)客戶信用度、支付能力、財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行客觀的、科學(xué)的分析和評(píng)估,對(duì)信用過關(guān)的才允許賒賬,并對(duì)在酒店賒銷的客戶對(duì)接相應(yīng)的財(cái)會(huì)信息建立信用檔案,做好財(cái)會(huì)信息化系統(tǒng)管理,實(shí)時(shí)監(jiān)督調(diào)查客戶信用等級(jí)的變化,最大限度地保護(hù)酒店利益;規(guī)范應(yīng)收賬款日常管理,加強(qiáng)應(yīng)收賬款審計(jì)監(jiān)督,即建立健全應(yīng)收賬款管理制度,加強(qiáng)制度各環(huán)節(jié)的銜接,定時(shí)檢查應(yīng)收賬款管理制度的執(zhí)行情況及是否存在異常應(yīng)收賬款現(xiàn)象,做到責(zé)任到人,合理地規(guī)避應(yīng)收賬款給酒店帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
3.加強(qiáng)對(duì)成本費(fèi)用管理的內(nèi)部控制
成本費(fèi)用作為酒店管理工作的重要環(huán)節(jié),是影響酒店利潤的重要因素,也是財(cái)會(huì)信息化管理不容忽視的問題。一般情況下,一個(gè)內(nèi)部控制完善、財(cái)會(huì)信息化健全的酒店,其成本費(fèi)用管理也會(huì)相對(duì)順暢;反之,若缺乏有效的內(nèi)控制度和財(cái)會(huì)信息化管理,那么酒店的成本費(fèi)用會(huì)陷入一個(gè)無效監(jiān)控狀態(tài)。大部分酒店的成本費(fèi)用主要是從節(jié)約支出和減低消耗這兩個(gè)方面來考慮,并不適合酒店長遠(yuǎn)的經(jīng)營發(fā)展。改變成本費(fèi)用管理的內(nèi)控思路,結(jié)合信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理技術(shù),才能保障成本費(fèi)用控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
量本利分析對(duì)于酒店而言,有利于其成本費(fèi)用的控制。通過分析酒店的經(jīng)營成本、銷售額和利潤,掌握盈虧變化的規(guī)律。利用新思路控管成本費(fèi)用,充分應(yīng)用現(xiàn)代信息化的優(yōu)勢(shì),綜合利用數(shù)據(jù)信息,將其分析的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)信息作為酒店長遠(yuǎn)發(fā)展和有效改進(jìn)的保障。同時(shí),健全內(nèi)部控制體系,做好信息流通控制、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估控制、內(nèi)部環(huán)境控制、內(nèi)部監(jiān)督控制和內(nèi)部活動(dòng)控制,鞏固財(cái)會(huì)信息化管理,促進(jìn)信息化辦公,實(shí)時(shí)掌握酒店成本費(fèi)用內(nèi)控的薄弱環(huán)節(jié),及時(shí)堵塞財(cái)會(huì)管理漏洞,最大限度地降低酒店成本費(fèi)用支出或減少損失。
1.增強(qiáng)財(cái)會(huì)管理意識(shí),強(qiáng)化財(cái)會(huì)信息化管理
財(cái)會(huì)管理意識(shí)是企業(yè)在長期的財(cái)會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中,所形成的認(rèn)識(shí)問題和分析問題的穩(wěn)定的思維。財(cái)會(huì)管理意識(shí)的深度能夠在很大程度上影響財(cái)會(huì)人員的財(cái)務(wù)管理行為,甚至影響上層決策和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。酒店在增強(qiáng)財(cái)會(huì)管理意識(shí)方面,應(yīng)該從管理層著手,讓酒店經(jīng)營管理者認(rèn)識(shí)到財(cái)會(huì)管理對(duì)企業(yè)的重要性,了解提高酒店財(cái)會(huì)管理水平的迫切性,從而推動(dòng)酒店全體員工加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)管理的認(rèn)識(shí),實(shí)現(xiàn)各部門有效聯(lián)合,加快促進(jìn)酒店財(cái)會(huì)信息化管理。
2.提高財(cái)務(wù)管理人員素質(zhì),加強(qiáng)財(cái)會(huì)管理隊(duì)伍建設(shè)
財(cái)會(huì)管理人員專業(yè)水平或素質(zhì)的高低直接影響酒店的財(cái)務(wù)管理工作,甚至影響企業(yè)的長遠(yuǎn)經(jīng)營和發(fā)展。結(jié)合酒店的特點(diǎn),針對(duì)性地關(guān)注和提高財(cái)會(huì)管理人員素質(zhì)水平的提升,有助于實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)管理人力資源的優(yōu)化配置,提高酒店整體的財(cái)會(huì)管理工作效益。在增強(qiáng)財(cái)會(huì)管理意識(shí)的基礎(chǔ)上,按需合理招聘專業(yè)化財(cái)會(huì)管理人才,明確財(cái)會(huì)管理人員的培養(yǎng)目標(biāo),從專業(yè)、業(yè)務(wù)到道德素養(yǎng)確立標(biāo)準(zhǔn),量化管理;結(jié)合信息科技,多元化人才培養(yǎng),注重會(huì)計(jì)信息化優(yōu)化建設(shè)。鞏固強(qiáng)化財(cái)會(huì)管理人才隊(duì)伍,掌握當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù),有效促進(jìn)酒店整體信息網(wǎng)絡(luò)信息化,促進(jìn)財(cái)會(huì)信息化管理,更好地保障財(cái)會(huì)管理工作的開展,為酒店日后的改革發(fā)展奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
3.優(yōu)化財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng),促進(jìn)財(cái)會(huì)信息化數(shù)據(jù)有效關(guān)聯(lián)
財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng)是依靠若干個(gè)構(gòu)成模塊的集成來實(shí)現(xiàn)的。一個(gè)完整的財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)該由組織互連信息模塊、會(huì)計(jì)事務(wù)處理信息模塊、財(cái)務(wù)管理信息模塊、財(cái)務(wù)決策支持模塊以及財(cái)務(wù)主管信息模塊五個(gè)部分組成,其中,組織互連信息模塊是解決企業(yè)內(nèi)部組織之間以及企業(yè)與關(guān)聯(lián)企業(yè)之間的信息傳輸問題。因此,優(yōu)化財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng),有利于將酒店各個(gè)獨(dú)立部門之間的信息有機(jī)整合,實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)管理,為酒店管理層和財(cái)會(huì)管理人員提供精確、及時(shí)的信息,以便于財(cái)會(huì)管理人員從不同角度、不同層次解決財(cái)務(wù)問題,促進(jìn)財(cái)會(huì)管理工作的開展,提高財(cái)會(huì)工作的效益。
ERP作為一個(gè)應(yīng)用范圍廣且集成度高的信息系統(tǒng),可以幫助酒店將各個(gè)不同業(yè)務(wù)的部門信息數(shù)據(jù)高度整合,即將資金流、物流、信息流全面一體化管理。它強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃、事中控制、事后反饋的統(tǒng)一,相較于一般的財(cái)務(wù)軟件,它的優(yōu)勢(shì)在于信息的有效集成,并能自動(dòng)生成總賬、報(bào)表,簡(jiǎn)化財(cái)會(huì)核算的工作過程,有助全面實(shí)現(xiàn)一體化酒店財(cái)會(huì)信息化管理。
4.完善財(cái)會(huì)管理制度,創(chuàng)新財(cái)會(huì)管理方式
財(cái)會(huì)管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)與中樞,財(cái)會(huì)管理制度是企業(yè)制度中關(guān)鍵的制度之一,財(cái)會(huì)管理工作必須建立在財(cái)會(huì)制度的基礎(chǔ)上,因此,建立健全財(cái)會(huì)管理制度尤為重要。結(jié)合酒店的行業(yè)特性及其財(cái)會(huì)管理的特點(diǎn),可以從以下幾個(gè)方面完善財(cái)會(huì)管理制度:應(yīng)收賬款方面,建立客戶資信管理機(jī)制及科學(xué)合理的催收機(jī)制,把控賒銷額度,明確責(zé)任控制;成本費(fèi)用方面,加強(qiáng)經(jīng)營核算管理制度,落實(shí)檢查監(jiān)督財(cái)務(wù)紀(jì)律,根據(jù)酒店部門特性明確成本費(fèi)用的規(guī)章制度,明確成本費(fèi)用的責(zé)任人,合理使用資金;預(yù)算方面,實(shí)行部門預(yù)算細(xì)化管理,優(yōu)化酒店資金支出的結(jié)構(gòu),明確預(yù)算編制流程,強(qiáng)化預(yù)算執(zhí)行約束力,落實(shí)預(yù)算事前事中事后的責(zé)任管理制度。全面完善酒店財(cái)會(huì)管理制度,對(duì)制度進(jìn)行有效落實(shí),精準(zhǔn)執(zhí)行,逐步形成數(shù)據(jù)化及量化評(píng)估,有效提高制度的執(zhí)行力,從而促進(jìn)酒店財(cái)會(huì)信息化的管理質(zhì)量提升。
在財(cái)會(huì)管理活動(dòng)中,財(cái)會(huì)管理方式和方法是其重要的組成部分,針對(duì)酒店財(cái)會(huì)管理方式落后的問題,首先,應(yīng)該增強(qiáng)管理層的財(cái)會(huì)管理意識(shí),只有得到管理層的高度重視和大力支持,財(cái)會(huì)管理方式才可以得到改革和創(chuàng)新。其次,為了更好地服務(wù)企業(yè),財(cái)會(huì)管理方法應(yīng)該具有符合企業(yè)性質(zhì)的特殊性及科學(xué)性,無論從財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、決策、預(yù)算、控制到分析方面都應(yīng)據(jù)實(shí)進(jìn)行創(chuàng)新調(diào)整。因此,根據(jù)酒店的行業(yè)及財(cái)會(huì)管理性質(zhì),可以從兩方面著手。第一,更新財(cái)會(huì)專業(yè)知識(shí)及管理理念,提高財(cái)會(huì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì),讓高素質(zhì)財(cái)會(huì)人才結(jié)合當(dāng)下科技技術(shù)與信息技術(shù),更好地全面服務(wù)酒店的管理;第二,可以定期安排管理者和財(cái)會(huì)人員向高質(zhì)量?jī)?yōu)秀酒店學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式,再結(jié)合酒店自身的實(shí)際情況,靈活變通并應(yīng)用到酒店的財(cái)會(huì)管理工作中。通過不斷的學(xué)習(xí)、吸收經(jīng)驗(yàn),跟上時(shí)代的步伐,掌握經(jīng)濟(jì)全球化的信息密碼,把握科技信息技術(shù),創(chuàng)新財(cái)會(huì)管理方式,有利于加快實(shí)現(xiàn)酒店財(cái)會(huì)信息化管理。
在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用,加快了酒店業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的轉(zhuǎn)變,在此背景下,企業(yè)可以精準(zhǔn)獲取數(shù)據(jù)信息,實(shí)現(xiàn)部門信息共享,優(yōu)化資源配置,降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),提高企業(yè)管理效率。因此,酒店全面實(shí)行財(cái)會(huì)信息化管理十分必要。通過完善酒店財(cái)會(huì)管理內(nèi)部控制體系,樹立全體員工的財(cái)會(huì)管理意識(shí),強(qiáng)化財(cái)會(huì)管理隊(duì)伍建設(shè),優(yōu)化財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng),促進(jìn)財(cái)會(huì)信息化數(shù)據(jù)有效關(guān)聯(lián),完善財(cái)會(huì)管理制度,創(chuàng)新財(cái)會(huì)管理方式,有助于進(jìn)一步優(yōu)化酒店的財(cái)會(huì)信息化管理,提升企業(yè)信息化管理水平。