趙 思, 李孟娟

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 陜西 楊凌 712100)

0 引 言

“雙高計(jì)劃”建設(shè)下,高職院校對(duì)于檔案管理建設(shè)工作投入了非常大的人力物力,并且在高職院校中也建設(shè)了很多新型的智慧化的檔案館,這對(duì)于提高高職院校智慧化校園建設(shè)水平,實(shí)現(xiàn)跨越性的發(fā)展有著重要的價(jià)值和作用。智慧化檔案工作發(fā)展也成為了未來高職院校檔案館發(fā)展的重要形式。通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、5G技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)邊緣計(jì)算技術(shù)、人工智能技術(shù)等來開展檔案工作智慧化發(fā)展,為高職院校檔案管理工作的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 高職院校檔案管理工作基本發(fā)展特征

1.1 信息資源的互動(dòng)和共享特征

高職院校智慧檔案館不僅面向高職院校的師生開放,同時(shí)還要面向全社會(huì)開放,不僅體現(xiàn)在有利于智慧檔案館發(fā)展的新技術(shù)的整合利用方面,同時(shí)還體現(xiàn)在高職院校檔案資源的公開性方面。檔案工作的智慧化發(fā)展,是通過智能控制、智能組織和智能管理的方式來將各種檔案信息資源進(jìn)行發(fā)布和共享,并在高職院校檔案管理中建立跨系統(tǒng)性的應(yīng)用集成,以此來將各個(gè)部門的信息進(jìn)行共享,實(shí)現(xiàn)跨數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)通信和跨圖書館服務(wù)性管理。這些管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),為高職院校中所有部門之間的溝通交流提供了更多的便利,同時(shí)對(duì)于減少高職院校獲取社會(huì)信息互動(dòng)的成本也提供了很好的保障。

1.2 信息資源應(yīng)用的高效性特征

高職院校檔案工作智慧化發(fā)展將各個(gè)館之間的隔閡進(jìn)行消除,檔案工作智慧化的發(fā)展將檔案館中的行政色彩逐一淡化。另外,通過檔案工作智慧化發(fā)展為高職院校師生提供了很大的便利,這樣學(xué)校師生就可以按照自己的實(shí)際需求來利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢和特點(diǎn)來查詢自己所需要的資料。此外,檔案工作智能化發(fā)展在很大程度上還提高了檔案資源的可感知性,并且將更多的、分布式和異構(gòu)式的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行了整合,為智慧檔案管理提供了更加全面、多層次、便捷、及時(shí)的搜索、出借、導(dǎo)航和管理服務(wù)[1]。高職院校檔案管理工作的智慧化發(fā)展依托的是先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),正是這些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在很大程度上也提高了檔案工作智慧化發(fā)展的質(zhì)量和水平。

1.3 智慧服務(wù)和創(chuàng)新性的特征

高職院校智慧檔案管理工作中,拓展文化教育功能發(fā)展的主要方式是創(chuàng)新檔案服務(wù)。高職院校檔案館最為基本的職能是為了保存和認(rèn)識(shí)文獻(xiàn)資料。創(chuàng)新性發(fā)展是將信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行了充分的結(jié)合,使得高職院校檔案工作除了基本的保存和認(rèn)識(shí)文獻(xiàn)資料的功能之外,還拓展了對(duì)高職院校檔案工作智能化服務(wù)能力的創(chuàng)新發(fā)展。通過創(chuàng)新工作方式來為學(xué)生的實(shí)踐能力提升提供大大的幫助,同時(shí)可以提高學(xué)校教師和學(xué)生們的參與度。比如,檔案創(chuàng)客空間的構(gòu)建,讓很多的用戶可以在眾多的檔案資料中找到更加滿足自己需求的精準(zhǔn)性信息。創(chuàng)新服務(wù)也是提高公眾參與檔案工作的新方法,例如,三維檔案成果展示服務(wù)為高職院校檔案工作從最初的文獻(xiàn)資料管理,查詢、閱覽的靜態(tài)單一工作,發(fā)展成為一個(gè)比較特別的三維協(xié)同創(chuàng)作空間,實(shí)現(xiàn)了各種檔案信息數(shù)據(jù)的共享,將高職院校檔案工作的基本服務(wù)功能進(jìn)行了創(chuàng)新,同時(shí)也拓展創(chuàng)新了檔案工作服務(wù)的智慧化服務(wù)模式,為校內(nèi)外師生提供了更多的創(chuàng)新性服務(wù)。

2 依托學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè),高職院校檔案工作智慧化發(fā)展中的問題

2.1 缺乏具有針對(duì)性的相關(guān)政策引導(dǎo)

高職院校檔案管理工作是一項(xiàng)長期性的非常復(fù)雜性的工作,特別是檔案工作智慧化的發(fā)展。目前,在學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)的影響下,很多高職院校受到多種因素的影響,并沒有設(shè)置智慧化檔案管理工作,對(duì)于檔案館的籌備、規(guī)劃、成立、后期的運(yùn)行維護(hù)、以及中長期科學(xué)管理模式、資源搭配等基礎(chǔ)性的政策并沒有建立[2]。同時(shí),也沒有制定與之相匹配的檔案工作管理方式和相關(guān)的引導(dǎo)政策,沒有建立統(tǒng)一完善的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,因此,也就造成在高職院校智慧校園建設(shè)過程中,沒有將檔案工作智慧化發(fā)展融入其中,這對(duì)于高職院校未來的數(shù)據(jù)對(duì)接工作和智慧校園建設(shè)工作產(chǎn)生了很大的影響,同時(shí)也造成高職院校檔案工作在智慧化發(fā)展時(shí)形成的信息孤島問題。

2.2 基礎(chǔ)建設(shè)不夠充分完善

在學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)不斷深化發(fā)展的過程中,各個(gè)高職院校對(duì)于智慧校園的建設(shè)非常重視,并且還投入了大量的人力、物力和財(cái)力,但是,在一些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面卻仍然存在著嚴(yán)重的不足和問題,這些對(duì)于檔案工作智慧化發(fā)展帶來了非常不利的影響。比如,在智慧檔案館建設(shè)之前,要先對(duì)檔案館內(nèi)部的所有檔案進(jìn)行數(shù)字化統(tǒng)計(jì)分析,在此基礎(chǔ)上才可以進(jìn)行智慧化檔案館的建設(shè)。然而,在實(shí)際工作開展的過程中,很多高職院校的檔案管理工作還是以實(shí)體為主,一些高職院校雖然已經(jīng)開始進(jìn)行實(shí)體檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展,但是,仍然還有一些高職院校并沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理建設(shè),在很大程度上制約了檔案工作智慧化的發(fā)展。另外,即便是一些高職院校的檔案工作實(shí)現(xiàn)了智慧化的發(fā)展,并且檔案館內(nèi)的設(shè)備已經(jīng)達(dá)到了一定的標(biāo)準(zhǔn),但是,仍然沒有達(dá)到智慧化檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際需求,如果要徹底實(shí)現(xiàn)檔案工作智慧化的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)存取,就需要將新型系統(tǒng)引入檔案工作智慧化管理中,并建立監(jiān)控庫房、智能門禁管理,并將RFID模式和智能密集架設(shè)備等融入其中。

然而在很多高職院校中,檔案管理工作并沒有引入更為先進(jìn)的管理模式,很多管理系統(tǒng)仍然采用的是單一的操作系統(tǒng),這種操作系統(tǒng)比較簡單,功能也比較單一,僅有錄入和檢查功能,但是對(duì)于編研、信息統(tǒng)計(jì)和庫房聯(lián)動(dòng)管理的功能并沒有建立,這和國家開展高職院校智能化檔案管理的要求存在著很大的差距[3]。另外,這種系統(tǒng)模式,對(duì)檔案館內(nèi)海量的檔案資料數(shù)字化的管理也大大不利;同時(shí),很多檔案管理中的文獻(xiàn)資料呈現(xiàn)仍然還是以紙質(zhì)為載體,雖然也有了一些電子文件,但是,上傳、操作的作用并不明顯,查找、調(diào)閱仍然需要人工參與,不僅耗費(fèi)了大量的人力資源,同時(shí)還降低了檔案管理工作效率。

2.3 檔案工作智能化管理隊(duì)伍建設(shè)不足

近些年,在學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)的影響下,高職院校檔案管理工作受到了很大程度的重視,并且檔案管理人才隊(duì)伍在思想認(rèn)識(shí)和管理能力方面都有了一定的提升,但是,由于整體的檔案管理工作人員并不是檔案管理專業(yè)人才出身,對(duì)于檔案管理工作的專業(yè)化管理知識(shí)和管理技能掌握并不豐富,更不要說掌握智能化的檔案管理知識(shí)和技能了,以致不能滿足高職院校檔案工作智能化管理發(fā)展的需求。另外,在專業(yè)學(xué)歷方面,雖然高職院校檔案管理隊(duì)伍中增加了比較多的研究生學(xué)歷人才,但是研究領(lǐng)域和專業(yè)內(nèi)容方面并不對(duì)口,檔案管理人才隊(duì)伍的整體水平和能力并不高,專業(yè)能力不是很強(qiáng),大多是以繼續(xù)教育和成人教育為主。此外,高職院校檔案智慧化管理人才儲(chǔ)備不足,掌握高水平信息化的人才不多,并且同時(shí)掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的人才更是少之又少。其次,高職院校對(duì)于智能化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的重視依然不夠,相關(guān)方面的投入力度有限,檔案館內(nèi)部的人才培養(yǎng)培訓(xùn)以及再教育工作投入不足,并不能培養(yǎng)更多優(yōu)秀的智慧化檔案管理人才,這在很大程度上也限制了高職院校檔案工作智慧化的發(fā)展[4]。

3 依托學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)加強(qiáng)檔案工作智慧化發(fā)展建議

3.1 重視高職院校檔案工作智慧化發(fā)展規(guī)律

高職院校要制定適合檔案工作智慧化發(fā)展的配套政策制度。高職院校要按照國家和各個(gè)省市實(shí)際的政策要求來建立與之相匹配的智慧化檔案館,并結(jié)合檔案館的實(shí)際情況制定配套的政策管理制度,從頂層開始著手,為檔案工作的智慧化發(fā)展提供重要參考和指導(dǎo)。各項(xiàng)規(guī)章制度的設(shè)置要以確保智慧檔案的正常運(yùn)行為出發(fā)點(diǎn),借助“雙高計(jì)劃”建設(shè)的優(yōu)勢和智慧化檔案工作的特點(diǎn),制定規(guī)范檔案館安全保密、借閱、統(tǒng)計(jì)檢索、庫房管理、鑒定等工作細(xì)則和制度,為高職院校檔案智慧化發(fā)展提供重要的基礎(chǔ)保障。在此過程中需要特別注意的是要遵循時(shí)代發(fā)展的需求,引進(jìn)先進(jìn)的管理理念,先進(jìn)的管理制度、先進(jìn)的設(shè)備和新技術(shù),完善智慧化檔案管理工作。此外,還可以通過各個(gè)高職院校聯(lián)合的方式來構(gòu)建智慧融通的智慧化檔案管理工作模式,為高職院校檔案工作智慧化發(fā)展奠定更好的基礎(chǔ)。

3.2 借助于學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)優(yōu)勢完善檔案工作智慧化配套

高職院校檔案智慧化建設(shè)不僅需要充足的財(cái)力支撐,同時(shí)還需要依靠各種先進(jìn)的設(shè)備,比如自動(dòng)化檔案柜、智能化管理系統(tǒng)、恒溫恒濕柜、消毒柜、智慧化檔案自助一體機(jī)等等。一直以來在高職院校的發(fā)展中,檔案管理工作一直是輔助性的工作,很多高職院校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作并不認(rèn)同,也不夠重視,因此在檔案管理工作開展的過程中,相關(guān)的投入相對(duì)比較少。但是,隨著學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)的深入發(fā)展,為高職院校檔案工作智慧化發(fā)展帶來了新的機(jī)會(huì),特別是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善方面[5]。高職院校的智慧化檔案工作需要借助于“雙高計(jì)劃”建設(shè)來進(jìn)行不斷完善,獲取更多的學(xué)校資金投入,不斷完善提升智慧化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備。高職院校要充分利用智能辦公系統(tǒng)建設(shè)的機(jī)會(huì),將智能辦公系統(tǒng)引入到檔案管理中,這樣可以節(jié)省檔案工作智慧化系統(tǒng)建設(shè)所需要的資金費(fèi)用,可以很好的節(jié)省管理成本。此外,高職院校還要進(jìn)行開源,利用學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)中五個(gè)提升信息化水平的目標(biāo)來建立高職院校檔案工作智慧化系統(tǒng),為高職院校檔案工作智慧化發(fā)展提供保障。

3.3 構(gòu)建檔案工作智慧化高水平工作隊(duì)伍

高職院校要重視檔案工作智慧化工作隊(duì)伍的升級(jí)完善,要利用學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)的優(yōu)勢來引入大量的掌握信息技術(shù)的優(yōu)秀人才。首先,需要引入一些掌握服務(wù)器存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)云端安排和數(shù)字化操控,以及存儲(chǔ)信息監(jiān)控、用戶角色監(jiān)控、服務(wù)器運(yùn)行監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫運(yùn)維等技術(shù)的信息化技術(shù)優(yōu)秀人才,為檔案工作智慧化發(fā)展保駕護(hù)航。其次,高職院校還要對(duì)現(xiàn)有的檔案館人才加強(qiáng)培訓(xùn)指導(dǎo),要引導(dǎo)他們進(jìn)行先進(jìn)管理理念、管理知識(shí)和管理技能等內(nèi)容的學(xué)習(xí),通過培訓(xùn)的方式來提高其信息化、數(shù)字化、智能化管理的能力和水平,在開展教育培訓(xùn)的過程中可以引入大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)技術(shù)、辦公電子文件無縫銜接歸檔技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)理論等知識(shí),通過這種方式來完善現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),為檔案工作智慧化發(fā)展培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才[6]。

4 結(jié) 語

以高職院?！半p高計(jì)劃”建設(shè)為發(fā)展契機(jī),實(shí)現(xiàn)高職教育現(xiàn)代化和智能化的發(fā)展,為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展,提高國家競爭力水平培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才。而在這一目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的過程中,智慧校園建設(shè)是非常有效的一項(xiàng)措施,其中檔案工作智慧化發(fā)展,智慧化檔案館的建設(shè)是必不可少的。所以,在高職院校檔案智慧化發(fā)展建設(shè)的過程中要充分利用學(xué)?！半p高計(jì)劃”建設(shè)所帶來的優(yōu)勢和機(jī)會(huì),不斷完善高職院校檔案館的智慧化發(fā)展,引進(jìn)先進(jìn)的智慧化基礎(chǔ)設(shè)施,和先進(jìn)的管理理念,培養(yǎng)智慧化管理人員隊(duì)伍,為高職院校檔案工作智慧化發(fā)展提供重要的保障,也為我國職業(yè)教育的發(fā)展添磚加瓦。