文/陜西漢中勉縣發(fā)展和改革局 張春花

隨著社會發(fā)展速度的不斷加快，黨政機關(guān)各項工作開展有了更高的標準和要求。檔案管理工作關(guān)系著黨政機關(guān)的業(yè)務(wù)開展情況和整體管理水平，在實際工作中，需要有效整理與保管檔案，并對檔案的實際使用情況加以記錄，優(yōu)化檔案的查詢和使用方式，提高檔案的實際利用效率。做好黨政機關(guān)的檔案管理工作，對各個部門乃至單位整體工作效率和水平都具有重要影響。因此，需要黨政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加大重視力度，并采取合理的優(yōu)化路徑，完善具體的檔案管理工作，全面提升檔案管理水平，從而保證黨政機關(guān)各項工作的長期穩(wěn)定開展。

一、黨政機關(guān)檔案管理工作的重要性

在黨政機關(guān)各項工作的落實過程中，檔案管理和利用是十分重要的一項內(nèi)容，一旦檔案的處理方式不夠正確，可能造成資料泄漏、文件損毀等相關(guān)問題，因此需要黨政機關(guān)對檔案管理工作加大重視。具體來說，黨政機關(guān)針對單位內(nèi)部的相關(guān)文件資料，需要及時做好收存、編號以及備份等工作，從而確保能夠有序處理，節(jié)約工作時間，有效總結(jié)工作開展情況。結(jié)合當前機關(guān)工作現(xiàn)狀進行分析，可以發(fā)現(xiàn)其工作內(nèi)容十分復(fù)雜，這也使得黨政機關(guān)內(nèi)部的檔案內(nèi)容相對較多，通過有效處理檔案，可以確保機關(guān)檔案工作滿足具體的社會發(fā)展需求，實現(xiàn)機關(guān)檔案的科學化、信息化以及現(xiàn)代化管理，從而全面提升黨政機關(guān)的工作質(zhì)量和效率。

二、黨政機關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀和優(yōu)化對策

（一）軟硬件設(shè)施。黨政機關(guān)的檔案管理工作由于檔案管理方面的軟硬件設(shè)施缺乏，進而導(dǎo)致檔案管理有相應(yīng)的弊端存在。工作設(shè)施與工作進度具有密切聯(lián)系，通過完善具體的工作設(shè)施，可以為各項工作的有效開展提供保障。在實際管理檔案時，由于檔案文件數(shù)量比較龐大，進而導(dǎo)致管理人員的工作進度相對緩慢，容易出現(xiàn)相關(guān)錯誤問題。在實際保存檔案時，多數(shù)檔案文件會在辦公室一角擺放，并未準備一個封閉空間來存放檔案文件，這也導(dǎo)致容易出現(xiàn)文件損毀和丟失等問題。目前，多數(shù)機關(guān)單位的檔案部門還未有效普及信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然采用傳統(tǒng)的書寫等級方法，從而導(dǎo)致檔案管理容易受到人為因素帶來的影響，增大了檔案管理的錯誤率，對檔案管理工作的高效和有序開展造成影響。

對此，在檔案管理工作開展過程中，需要對軟硬件工作設(shè)施加以配備，從而進一步保證檔案管理工作的有序開展。針對軟件分類、篩選等問題，在信息化技術(shù)水平不斷提升的背景下，在實際工作中采用信息化技術(shù)，可以使工作效率得到有效提高。對此，黨政機關(guān)單位應(yīng)對信息化技術(shù)加以應(yīng)用，配備具體的軟硬件設(shè)施。例如，可以在文件登記過程中運用電腦管理技術(shù)，從而為文件的檢索與查找提供方便。與此同時，機關(guān)單位還應(yīng)對專門的檔案庫房進行配置，對文件集中管理與保存。

（二）檔案管理制度。結(jié)合黨政機關(guān)的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，可以發(fā)現(xiàn)部分機關(guān)單位的檔案管理制度不夠完善，進而對檔案管理工作的有序開展造成阻礙。具體來說，在實際的檔案管理工作中，由于管理制度不夠完善，進而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)相關(guān)錯誤問題。部分黨政機關(guān)單位未高度重視檔案管理工作。因此，沒有明確檔案管理的工作界限和工作的具體職責，缺乏專人對檔案類別的管理，導(dǎo)致在后續(xù)借調(diào)檔案時出現(xiàn)相關(guān)錯誤，例如沒有對往來記錄加以登記，這樣在有檔案管理問題出現(xiàn)時無法及時追究相關(guān)責任人，也不利于檔案管理工作的順利開展。對此，黨政機關(guān)單位在具體開展檔案管理工作時，需要制訂出完善的管理制度，從而確保此項工作的高效開展。在實際管理檔案時，相關(guān)機關(guān)單位應(yīng)通過完善管理制度，使管理人員的工作職責和習慣得到優(yōu)化。結(jié)合檔案管理中的問題詳細制訂解決方案，明確具體的檔案管理工作流程，使管理人員在實際工作中出現(xiàn)的失誤情況得到減少，強化各部門之間的工作配合，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。目前，黨政機關(guān)的檔案管理人員多數(shù)為退休人員或者一些勞動能力相對較差的人員，其在實際工作中往往采取死板和機械的工作方式，只是整理和保管檔案，或者對檔案資料的借調(diào)往來加以記錄，未明確分類檔案，管理手段缺乏，進而導(dǎo)致檔案容易出現(xiàn)損毀或者丟失等問題。除此之外，由于管理方式不夠科學和有效，因此在對檔案進行借調(diào)時，通常需要花費較長時間去尋找，過程比較麻煩。

想要使檔案管理工作質(zhì)量和效率得到有效提高，還應(yīng)對檔案管理人員的綜合素質(zhì)加以提升。在實際管理檔案時，黨政機關(guān)單位應(yīng)招聘專業(yè)對口的管理人員進行專門管理檔案。對于專業(yè)管理人員而言，其應(yīng)在檔案管理方面具有豐富經(jīng)驗，并能緊隨時代變化及時轉(zhuǎn)變自身的想法與思維，嚴格按照社會發(fā)展要求對檔案管理方式加以改善，從而有效推動檔案管理工作的順利開展。在具體提高相關(guān)檔案管理人員的工作能力時，需要對其加強培訓，具體需要落實一對一培訓活動，并要嚴格檢查管理人員的學習成果，組織開展具體的教育工作，從而使相關(guān)檔案管理人員的思想認識得到提升，綜合素質(zhì)得到有效提高。

三、新形勢下提高黨政機關(guān)檔案管理工作的有效路徑

（一）精心編研。對于檔案編研工作而言，需要從更深層次去研究和開發(fā)檔案信息資源，以此來為企業(yè)的改革和發(fā)展提供高品質(zhì)服務(wù)。通過開展具體的編研工作，可以有針對性地鑒別和篩選檔案資料信息，并在具體的整理和加工之后，將其編輯成相應(yīng)的二次文獻，確保能夠集中、準確、全面以及系統(tǒng)地管理檔案資料信息。檔案編研作為一類研究性工作，需要確保相關(guān)工作人員的專心、用心、靜心以及精心。在實際開展編研工作時需要做到主動開發(fā)，需要在具體的工作當中有效落實精心編研的思想，當企業(yè)有需要時主動進行編研，而當企業(yè)急需時，則需要做到超前編研，確保實現(xiàn)各個門類的精心編研。企業(yè)檔案的編研成品具有多種類型，但無論哪一種都需要結(jié)合檔案原始材料來編研具體的事實材料以及數(shù)據(jù)。相關(guān)使用者在對編研成果加以享受時，可以對文化力量和歷史厚重產(chǎn)生深刻感受，并使其能夠充分尊重歷史和敬仰文化。

（二）創(chuàng)新技術(shù)管理。想要有效實現(xiàn)黨政機關(guān)檔案的現(xiàn)代化管理目標，需要全面加強電子文件和檔案管理工作，以促進檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。電子文件主要是在數(shù)字環(huán)境和設(shè)備當中生成，采用數(shù)碼形式在光盤、磁盤以及磁帶等載體中有效存儲，可以通過計算機等相關(guān)數(shù)字設(shè)備，實現(xiàn)電子文件的處理和閱讀，還可以在通信網(wǎng)絡(luò)上對文件加以傳送。電子文件包括文檔、報表、信件、圖紙以及文書等，在具體歸檔之后，可以被稱之為電子檔案。針對電子檔案的特點進行分析，具體包括以下兩個方面：首先，信息具有非人工識讀性。電子檔案主要以數(shù)字代碼形式存在，因此需要通過計算機的特定程序進行解碼，這樣使用者方可以對檔案加以識讀。其次，對系統(tǒng)的依賴性。在實際使用電子檔案時，需要對計算機系統(tǒng)加以運用。在此過程中，檔案部門需要嚴格按照檔案統(tǒng)一管理的相關(guān)原則，對電子文件的管理和收集等責任加以承擔。所以，檔案部門需要全過程地監(jiān)控和管理電子文件的歸檔、鑒定、積累以及形成，使電子文件的歸檔質(zhì)量得到保證。在具體歸檔時，需要對電子文件的歸檔范圍加以明確，其具體包括文件本身和硬件平臺說明，同時還需要電子文件操作和應(yīng)用等系統(tǒng)軟件的有力支持，因此需要做好系統(tǒng)軟件的備份工作。

（三）服務(wù)創(chuàng)新?？茖W技術(shù)是黨政機關(guān)檔案管理工作發(fā)展的主要動力。檔案管理并非一項閉合工作，而是要有效體現(xiàn)出服務(wù)性。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，在黨政機關(guān)檔案管理工作中對智能化和信息化技術(shù)進行了有效應(yīng)用，這不僅可以使信息時效性和準確性得到保證，而且還可以使檔案管理工作質(zhì)量和效率得到提高。因此，在實際創(chuàng)新黨政機關(guān)檔案管理時，需要有效提升服務(wù)質(zhì)量，為其他部門的工作開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使檔案管理工作的重要價值得到有效體現(xiàn)。黨政機關(guān)部門需要對檔案管理工作在主觀意識上加大重視，加大科學技術(shù)、資金以及人力的投入，從而使檔案管理的智能化和信息化建設(shè)水平得到提升，有效創(chuàng)新服務(wù)模式。除此之外，還需要對工作人員加強培訓，增強其自身的操作技能。與此同時，檔案管理部門需要對檔案在線數(shù)據(jù)信息查詢庫進行建立，為使用者提供更為簡單和快捷的檔案查閱服務(wù)，從而提升檔案查詢效率。

（四）加快檔案信息化建設(shè)進程。在黨政機關(guān)檔案管理工作開展過程中，需要有效運用計算機技術(shù)，從而更好地存儲和檢索檔案信息，并實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。想要有效實現(xiàn)此目標，需要相關(guān)檔案管理人員提高自身的信息化意識，并對檔案管理的軟硬件設(shè)備加以完善，科學合理地構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理。在我國信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過應(yīng)用先進的信息技術(shù)，可以使檔案管理水平得到有效提高，因此黨政機關(guān)需要全面加強檔案管理的信息化建設(shè)，從而更好地滿足新形式的發(fā)展需求。在此過程中，還需要相關(guān)黨政機關(guān)創(chuàng)新服務(wù)，有效開展檔案信息服務(wù)工作，具體可以從以下方面入手。首先，需要樹立起正確的信息服務(wù)理念，加強主動服務(wù)。相關(guān)檔案管理部門需要針對信息來源以及共享需求具備高度敏感性，對系統(tǒng)用戶的潛在需求進行調(diào)查和了解，從而保證不同層次服務(wù)工作的針對性，有計劃地開發(fā)和加工電子文件信息資源，并將其轉(zhuǎn)化成具體的信息產(chǎn)品。其次，需要對檔案服務(wù)渠道加以拓展，以檔案資料為資源，對相關(guān)文學書籍、歷史知識讀物以及人物傳記等進行編輯。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，黨政機關(guān)在開展檔案管理工作時應(yīng)有效采用先進的科學技術(shù)，使檔案管理工作效率得到提升。相關(guān)黨政機關(guān)需要及時創(chuàng)新自身的檔案管理工作理念，對信息化技術(shù)加以運用。同時，還需要分析當前階段工作中的不足，采取有效對策加以解決，使檔案管理能夠向著科學化、信息化和精細化的方向轉(zhuǎn)變，全面提升黨政機關(guān)的檔案管理水平，保證機關(guān)各項工作的高效有序開展，從而保障社會的穩(wěn)定發(fā)展。