江婷婷 中國海峽人才市場(chǎng)

檔案安全是檔案工作的生命線?，F(xiàn)立足于新時(shí)期流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)工作，主要從檔案的保管環(huán)境安全、檔案利用安全、電子檔案的安全、強(qiáng)化檔案從業(yè)人員安全意識(shí)和完善檔案安全制度五個(gè)方面討論檔案安全問題，以期在提升流動(dòng)人員檔案管理與服務(wù)水平的同時(shí)，確保檔案的安全。

人才機(jī)構(gòu)是流動(dòng)人員檔案保管的主要場(chǎng)所。流動(dòng)人員的檔案是記錄一個(gè)人升學(xué)、工作的發(fā)展進(jìn)程和變化軌跡的重要載體。同時(shí)檔案中記載的學(xué)歷、職稱、工資、政治面貌等信息與個(gè)人升職、政審、退休等切身利益息息相關(guān)。但是由于檔案是一種不可再生資源，檔案的安全問題時(shí)刻貫穿于檔案管理的全過程，是檔案工作的生命線。近幾年，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，流動(dòng)人員對(duì)檔案的利用需求逐漸增加；此外，由于人們生活環(huán)境的復(fù)雜多變，檔案的安全問題也日益凸顯，所以在新時(shí)代背景下檔案的安全問題也愈發(fā)引起人們的重視。人社部2014年90號(hào)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》明確提出要加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案安全管理，提出切實(shí)做好檔案安全管理工作；2020年新修訂出臺(tái)的《中華人民共和國檔案法》中更是多次提到檔案安全管理問題；人社部2020年發(fā)布的《流動(dòng)人員人事檔案安全管理規(guī)范》明確了人力資源服務(wù)行業(yè)檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)。這些都說明現(xiàn)階段國家對(duì)檔案安全的重視上升到了一個(gè)新的高度，對(duì)檔案安全管理工作提出了新的要求。本文著重從檔案保管環(huán)境、檔案的利用、電子檔案、人員安全意識(shí)、檔案安全制度五個(gè)方面進(jìn)行討論。

檔案保管環(huán)境的安全

獨(dú)立的空間

檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、場(chǎng)所建設(shè)是檔案安全管理的基礎(chǔ)性工作。眾所周知，檔案的保管場(chǎng)所應(yīng)該是相對(duì)獨(dú)立且堅(jiān)固的檔案庫房。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的要求，檔案庫房的建設(shè)必須按照國家有關(guān)規(guī)定配置合適的檔案保管庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案安全，并利用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。作為流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)的人才機(jī)構(gòu)，不論保管、接收檔案數(shù)量有多少，檔案保管場(chǎng)所都不能與辦公場(chǎng)所、休息區(qū)、接待處共同使用，嚴(yán)禁檔案同其他材料、食品或易發(fā)霉物品混雜存放。根據(jù)檔案法的規(guī)定，必須設(shè)置專門的房間或場(chǎng)所來存放保管檔案。庫房的選址要遠(yuǎn)離各類火源或火災(zāi)易發(fā)區(qū)，不要臨近機(jī)房、控制室、廚房、倉庫等場(chǎng)所。

具體設(shè)施設(shè)備的建設(shè)

根據(jù)人社部90號(hào)文的規(guī)定，要想加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案安全管理，就要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保管技術(shù)，提高流動(dòng)人員人事檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全人防、物防、技防“三防一體”的安全防范體系。鑒于此，營造一個(gè)安全的檔案保管環(huán)境，除了滿足空間上的要求之外，檔案庫房還要配置必要的密集架以及防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫等設(shè)備，嚴(yán)格落實(shí)檔案庫房建設(shè)“八防”要求，加強(qiáng)安全措施，確保庫房檔案的安全，并安排專人定期對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行安全檢查。

1.防火、防光。檔案庫房嚴(yán)禁煙火，應(yīng)配備火警報(bào)警裝置及庫房溫度探測(cè)器、煙感裝置、滅火器等必要的滅火設(shè)備，定期做好庫房內(nèi)各種電器線路的安全排查，避免火災(zāi)隱患。同時(shí)，檔案庫房的照明應(yīng)選用紫外線含量低的光源，最好選用白熾燈。有條件的庫房盡量不要設(shè)窗，若條件有限，應(yīng)對(duì)窗戶采取相應(yīng)的遮光措施，避免陽光直射。

2.防潮、防高溫。人才機(jī)構(gòu)保管的基本都是紙質(zhì)材料檔案，而高溫高濕的環(huán)境特別容易改變紙張的屬性，使得紙質(zhì)材料干燥、易脆，易滋生微生物，因此溫濕度的控制至關(guān)重要。檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)新風(fēng)系統(tǒng)、溫濕度顯示監(jiān)測(cè)器，每日定時(shí)檢測(cè)庫房內(nèi)溫濕度的變化。有條件的人才機(jī)構(gòu)檔案庫房可以在安裝溫度自動(dòng)記錄儀的基礎(chǔ)上，安排工作人員每日進(jìn)行人工登記。做好雙套數(shù)據(jù)的登記對(duì)比，使庫房溫濕度控制得更加精準(zhǔn)。庫房具體溫度應(yīng)控制在14攝氏度到24攝氏度左右(一晝夜變化幅度不超過2攝氏度)。相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%到60%左右(一晝夜變化幅度不超過5%)。當(dāng)庫房內(nèi)濕度大于庫房外濕度時(shí)，開啟抽風(fēng)機(jī)，進(jìn)行排氣通風(fēng)或啟動(dòng)除濕機(jī)；當(dāng)庫房內(nèi)濕度小于庫房外濕度時(shí)，應(yīng)及時(shí)開啟空調(diào)。

3.防盜。檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁，實(shí)行專人進(jìn)出和專人管理制度。還應(yīng)每日對(duì)門鎖門禁進(jìn)行檢查，同時(shí)應(yīng)配備防盜報(bào)警裝置和監(jiān)控設(shè)備，實(shí)行監(jiān)控室24小時(shí)值班，保證監(jiān)控設(shè)備24小時(shí)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.防塵。灰塵也會(huì)影響紙張的壽命和內(nèi)容的清晰度。要保持檔案庫房干凈整潔，堅(jiān)持每日除塵等日常保潔工作，有條件的人才機(jī)構(gòu)在檔案庫房的清潔上盡量做到一周一小掃，一月一大掃。

5.防蟲、防有害生物。定期投放殺蟲驅(qū)害的藥物，并在高溫高濕季節(jié)安排人員做好庫存檔案蟲霉情況抽查工作，避免出現(xiàn)蟲害和霉菌等現(xiàn)象。

檔案接收、使用方面的安全

檔案接收方面的安全

每次新接收的檔案或添加的材料，都要對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行鑒別，保證其準(zhǔn)確性和完整性。人才機(jī)構(gòu)除了點(diǎn)對(duì)點(diǎn)采用機(jī)要通信渠道寄送的檔案外（高校畢業(yè)生檔案允許采用郵政EMS投遞），由單位或個(gè)人遞送的添加材料都要對(duì)其真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，這對(duì)檔案管理人員，特別是檔案審核人員提出了更高的要求。有條件的檔案接收部門還可以同相關(guān)檢測(cè)機(jī)構(gòu)合作，如添加的是學(xué)籍材料，可以要求附加教育部學(xué)信網(wǎng)《教育部學(xué)歷證書注冊(cè)備案表》或《中國高等教育學(xué)位在線驗(yàn)證報(bào)告》；同時(shí)在對(duì)檔案審核的過程中，也可以根據(jù)其前后信息是否一致找出問題。在采集信息時(shí)還需要保證正確嚴(yán)謹(jǐn)：如添加的學(xué)歷材料是在職取得的碩士學(xué)位，而非學(xué)歷。此外，及時(shí)完成新接收檔案材料的電子化流程，并做好檔案材料的消毒工作，確保接收的檔案材料可以完整無損地歸檔，最終做到檔案入庫上架整齊有序。

檔案使用的安全

人才機(jī)構(gòu)管理的檔案使用最頻繁的就是檔案的查（借）閱。檔案查（借）閱，首先要有獨(dú)立的查閱場(chǎng)所，且必須安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置專人負(fù)責(zé)。在檔案查（借）閱的過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理制度，按規(guī)定辦理；認(rèn)真核對(duì)查（借）人信息，詳細(xì)填寫查（借）閱單；嚴(yán)防檔案內(nèi)容被涂改、抽取、替換；嚴(yán)禁查閱過程中私抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。

1.紙質(zhì)檔案的使用。檔案的使用要保護(hù)原始檔案材料及檔案內(nèi)容信息的安全。對(duì)外借的檔案要做好登記，歸還的檔案要認(rèn)真核對(duì)目錄與檔案內(nèi)容，檢查是否完整，同時(shí)在使用的過程中若發(fā)現(xiàn)檔案破損應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。對(duì)轉(zhuǎn)出或借出的檔案都需要附上檔案材料目錄清單。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，在檔案轉(zhuǎn)遞的過程中，嚴(yán)禁個(gè)人自帶，只能通過機(jī)要通信渠道或?qū)Ｈ怂腿》绞睫D(zhuǎn)遞。同時(shí)要定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，及時(shí)催還、核對(duì)檔案，對(duì)外借使用及歸還的檔案，做好登記備注，清理臺(tái)賬。

2.電子檔案的使用。電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全有較高要求。系統(tǒng)設(shè)備陳舊、網(wǎng)絡(luò)漏洞都極大地影響著電子檔案的安全，輕則檔案信息丟失，重則檔案內(nèi)容被泄露，甚至數(shù)據(jù)被篡改，嚴(yán)重影響著檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值[1]。在查閱電子檔案的過程中，首先需要保證數(shù)字檔案載體的安全，所有的電子查閱設(shè)備不能有外接數(shù)據(jù)接口，還要注意維護(hù)硬件服務(wù)器的安全，關(guān)注其使用壽命，同時(shí)對(duì)讀取信息的軟件也要定期進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)。其次要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，電子檔案的安全在很大程度上與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境密切相關(guān)，因此電子檔案的加工、利用都要實(shí)行專用網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)開展遠(yuǎn)程服務(wù)的同時(shí)，做好局域網(wǎng)與因特網(wǎng)的物理隔離，安裝防火墻、開展漏洞掃描，防止計(jì)算機(jī)病毒和黑客通過網(wǎng)絡(luò)入侵[2]，防止檔案內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中被泄露。此外，檔案查閱場(chǎng)所禁止使用無線網(wǎng)卡及其他無線設(shè)備，同時(shí)還要設(shè)置專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)防電子檔案內(nèi)容外泄。電子檔案對(duì)外應(yīng)根據(jù)不同的利用對(duì)象設(shè)置查閱權(quán)限，根據(jù)檔案內(nèi)容和保密等級(jí)開放查閱內(nèi)容。

信息化背景下數(shù)字檔案的安全

檔案信息化的開發(fā)與利用，既是對(duì)原始檔案資料的保護(hù)，同時(shí)也是檔案服務(wù)于民生的一種形式和手段[3]。

不斷加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案安全存儲(chǔ)設(shè)備的建設(shè)

一方面，社會(huì)信息化程度的不斷提高，產(chǎn)生了大量數(shù)字檔案，檔案的電子數(shù)據(jù)越來越多，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備提出了更高的要求。另一方面，要加強(qiáng)檔案的數(shù)據(jù)備份建設(shè)，注意做好電子檔案的備份，可以使用不同的載體對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行備份，避免因數(shù)據(jù)損壞、自然因素等對(duì)檔案安全造成威脅。同時(shí)，加大對(duì)數(shù)字檔案操作平臺(tái)穩(wěn)定性和保密性的維護(hù)力度，提升工作人員應(yīng)對(duì)各類網(wǎng)絡(luò)攻擊的基本能力，完善反饋求助機(jī)制，防止檔案信息內(nèi)容泄露。

加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包單位管理

隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案被廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化的安全性也備受關(guān)注。檔案的數(shù)字化加工通常會(huì)選擇外包的形式。首先要選擇規(guī)模大、實(shí)力強(qiáng)和專業(yè)化程度高的外包企業(yè)，其次檔案管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的檔案數(shù)字化加工管理制度，與外包企業(yè)簽署相關(guān)的保密協(xié)議，最后檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與外包企業(yè)的溝通與互動(dòng)[4]。在檔案進(jìn)行數(shù)字加工的過程中，應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行商討，再加以解決處理。檔案的數(shù)字化工程是一個(gè)多流程的過程，所以檔案管理部門要安排專門人員參與數(shù)字化加工的全過程，做好全程的監(jiān)督檢查，實(shí)時(shí)通過抽檢的形式確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，商討解決方案，確保檔案安全。由于外包單位人員大多都是臨時(shí)工，人員缺乏穩(wěn)定性，造成實(shí)際操作者素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致檔案在數(shù)字化加工過程被隨意標(biāo)記、折角、剪裁，進(jìn)而使檔案被損毀。因此，檔案管理部門要配合外包企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，加強(qiáng)安全管理，制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范的技術(shù)指導(dǎo)，更好地提升操作人員的操作能力和熟練度，引導(dǎo)參與檔案數(shù)字化加工人員增強(qiáng)安全意識(shí)，提高工作熱情。

檔案工作人員的安全意識(shí)

國家檔案局前局長李明華曾指出：“檔案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險(xiǎn)是人的疏忽?！边@說明在檔案安全工作中，人是最重要的因素。檔案工作不僅是一個(gè)部門的事情，更是所有檔案工作人員的事情。檔案工作人員在工作之余，嚴(yán)禁談?wù)摍n案相關(guān)信息；在整理檔案的過程中，禁止中途辦理其他事情，最大限度避免人為泄露信息?；诖?，提高檔案工作人員的檔案安全意識(shí)是檔案安全的基礎(chǔ)保障。通過集中授課、政策講座、法規(guī)學(xué)習(xí)等形式，增強(qiáng)檔案工作人員的安全意識(shí)，提高檔案工作人員的防范意識(shí)。個(gè)人只有在思想上有責(zé)，在工作中才能盡職。

檔案管理安全保障體系的建設(shè)

增強(qiáng)主體安全責(zé)任意識(shí)

履行檔案安全職責(zé)，明確相關(guān)職責(zé)分工，加強(qiáng)檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)，建立“一把手”總負(fù)責(zé)制，壓實(shí)檔案安全責(zé)任，把檔案安全制度責(zé)任到人。定期組織檔案安全檢查工作，對(duì)危害檔案安全的行為實(shí)行“發(fā)現(xiàn)一個(gè)，查一個(gè)，問責(zé)一個(gè)”。

健全工作機(jī)制

在現(xiàn)有規(guī)章制度的規(guī)范下，各類人才機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身特點(diǎn)，按照新時(shí)期對(duì)檔案工作的特點(diǎn)建立健全本單位檔案安全管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，適時(shí)補(bǔ)充、完善檔案安全管理流程，規(guī)范檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德、工作流程，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全責(zé)任制。

提高檔案從業(yè)人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的能力

建立安全風(fēng)險(xiǎn)的自查機(jī)制，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，把各類安全風(fēng)險(xiǎn)隱患消滅在萌芽狀態(tài)。同時(shí)，既可以通過開展各種防范風(fēng)險(xiǎn)的演練，對(duì)防范安全風(fēng)險(xiǎn)的工作案例進(jìn)行分析，提高檔案從業(yè)人員的應(yīng)急能力，也可以開展消防應(yīng)急演習(xí)，把安全預(yù)防措施落實(shí)到實(shí)處，進(jìn)一步提高檔案從業(yè)人員的實(shí)際操作能力。

提升檔案從業(yè)人員的職業(yè)能力

首先，檔案從業(yè)人員要具備較高的政治理論水平，堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，把黨對(duì)檔案工作的方針、政策落到日常工作中。其次，新時(shí)代對(duì)檔案從業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，從事檔案管理工作的從業(yè)人員要具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)，才能促進(jìn)檔案管理工作更快、更好、更高效發(fā)展。一方面，可以從專門院校招收具有專業(yè)背景、專業(yè)能力且熱愛檔案事業(yè)的有志青年，壯大檔案隊(duì)伍；另一方面，從思想上提高檔案從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)和參與性，使其在工作中自覺學(xué)習(xí)檔案管理所涉及的如信息技術(shù)、科技、文學(xué)等領(lǐng)域的知識(shí)，從而提升自身檔案服務(wù)的能力。同時(shí)提高薪資待遇水平也有助于留住檔案業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、素質(zhì)高、有能力、有責(zé)任心的檔案管理人員。

檔案在現(xiàn)代社會(huì)生活中各個(gè)領(lǐng)域的作用日益凸顯，其價(jià)值被開發(fā)和利用的同時(shí)，安全管理也備受重視，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在流動(dòng)人員檔案服務(wù)工作中，檔案從業(yè)人員應(yīng)自覺提高檔案管理的安全意識(shí)，完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理能力，做好檔案安全工作的保障者，讓檔案資料更好地被利用，更好地服務(wù)于廣大人民群眾。