蘇小麗

（撫順市檔案館，遼寧 撫順 113000）

數字檔案館建設即是對傳統(tǒng)檔案館的升級，也是檔案館新發(fā)展的強大動力。它打破了傳統(tǒng)檔案館查找不便、需要大量庫房儲存并且需要大量人力財力進行保護等弊端，在信息技術發(fā)展的同時也為建設數字檔案館提供契機。由于檔案專業(yè)的特殊性，加之檔案館的館藏檔案存量非常大，數字檔案館建設不是短時間內完成的，是一項長期的、投資巨大的工程，這就在建設數字檔案館時對技術和管理的要求也就相應的增加，同時在檔案館中如何做好數字檔案與紙質檔案之間的銜接，地方經濟發(fā)展現狀與人才需求的供給也是數字檔案館建設需要思考和處理的課題。

一、加強數字檔案館建設的制度化，是數字檔案館建設的第一要素，也是數字檔案館建設的首要前提

檔案數字化不是孤立存在的，他與社會信息化的發(fā)展也能夠同步發(fā)展，我們要對各級各類綜合檔案館的數字檔案建設制定各種制度，來確保館藏檔案數字化有條不紊地實施，首先要制定數字檔案館建設中長期規(guī)劃，把該項工作納入館每年的重要工作，制定中長期規(guī)劃時最好按三年中期、五年長期規(guī)劃。三年規(guī)劃由于人員、資金等客觀因素相對穩(wěn)定，就要結合館藏實際優(yōu)化館藏數字化工作，如：撫順市檔案館就是根據社會利用檔案的重要程度來優(yōu)先開展涉及人事、土地、勞動、工資等館藏民生檔案數字化，快速實現檢索，使利用效果最大化，即不會因領導、技術人員、資金變動等情況而使數字化工作充滿變數，也不會打亂館藏檔案數字化的整體步伐。五年的長期規(guī)劃除在優(yōu)先館藏檔案數字化的基礎上，按照館藏全宗順序有條不紊地開展數字化工作，使館藏檔案數字化工作穩(wěn)步推進；其次是完善實施數字化工作的各種制度，如：軟件操作、數據采集、數據庫維護、信息發(fā)布、保密安全、接收利用、人員管理、監(jiān)理與驗收等制度，這些制度規(guī)范了在館藏數字化過程中所有工資程序，使我們有章可循；第三是對接收進館全宗單位檔案數字化調研要經常性，館藏增量檔案的來源是同級基層檔案室的檔案，不但接收紙質檔案同時還要接收電子檔案，由于基層單位的業(yè)務主體不是檔案工作，只是本部門行政工作的一部分[1]。特別是近年來退休人員增多，人員銳減，基層檔案工作人員基本都是兼職的，有的甚至是臨時工作人員，文書、檔案、保密、財務、人事等行政工作統(tǒng)攬一身，無暇兼顧檔案工作，再者檔案工作鼓噪乏味，很難有人干時間長，一年換幾人檔案人員的單位現象存在，有的單位幾年都沒有整理檔案更別提檔案數字化工作了，這就造成檔案人員素質、完成時限、案卷質量等差異給進館電子檔案質量構成威脅，而我們在工作中往往忽略館藏增量檔案調研經?；闹匾裕皇且晃抖⒆○^藏存量檔案各種制度的建立，使我們在數字檔案館建設的路上永遠在做基礎工作[2]。

二、加大資金投入是數字檔案館建設的保證

數字檔案館建設是一項依靠技術支撐、投資巨大的復雜系統(tǒng)工程。不僅需要購置計算機、掃描儀、縮微設備、大型復印機等硬件設備，而且需要投入大量的人力作保障[3]。例如，初步統(tǒng)計，撫順市檔案館館藏檔案16.5 萬卷，按每卷120 頁計算共有1990 多萬頁，需要15-20年時間，約800 萬資金，館藏檔案數字化工作還需要大量的、穩(wěn)定的數字化加工人員和現代化設備，要將如此大量的文字、圖紙、照片、音像等一點一滴輸入、校對、修改、管理、維護、數據備份等，轉換成電子文件，以便于檔案的檢索。目前館藏檔案數字化資金只列在了檔案保護費中，沒有專項資金保障，造成有資金就干，沒有資金館藏檔案數字化工作停滯的尷尬局面。這樣繁重的工作，需耗時數年甚至更長時間，況且數字檔案館建設也不是一勞永逸的工程，其維護和使用費用極高，需要后期不斷地投入大量資金來維持其正常運行，所以在實踐工作中操作起來困難重重，受經濟條件約束極大[4]。各級各類綜合檔案館要爭取到各級領導對數字檔案館建設工作的重視和支持，這樣才能有資金來加強檔案數字化工作機構、人員、辦公、設備等的完善和更新，尤其是要保障數字檔案館建設工作有專項資金，否則，這一工作將會受到很大制約，數字檔案館建設將是一句空話。而對于大部分的檔案館來說，目前館藏檔案數字化資金都相當有限，省級行政管理部門要積極為數字檔案館出臺政策，對各市“檔案數字化”要有具體的進度要求。近年來國家、省檔案行政管理部門出臺了《市、縣國家綜合檔案館測評辦法》保證此項工作有據可依。我館積極參加《市、縣國家綜合檔案館測評辦法》，在工作中找出數字檔案館建設中的差距與不足，并及時向市委、市政府打報告爭取資金和政策的支持，如果得不到相關部門的資金保障和政策支持，數字檔案館建設工作無法開展下去。在“十三五”期間，國家下發(fā)了《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發(fā)工作總體規(guī)劃》，2017年-2019年我館積極爭取國家重點檔案保護與開發(fā)資金208 萬元，用于館藏國家重點檔案數字化目錄數據庫建設29.5 萬條，全文數據庫建設326.8 萬張幅，基本完成館藏檔案數字化量的五分之一，通過此次的國家重點檔案目錄數據庫建設的任務實施，使館藏的歷史檔案更好地為信息資源開發(fā)服務，為深度挖掘館藏資源打下堅實的基礎。在此項目沒開展前，歷史檔案除在確保檔案實體安全的情況下，小范圍為編史修志服務，無法更廣泛地滿期足社會各界想要利用歷史檔案的需求，制約了撫順地區(qū)歷史的研究與發(fā)掘。此次任務的開展使我們更細、更深的了解館藏，尤其是挖掘館藏紅色資源，利用紅色資源，傳承紅色基因提供了便利條件，如：挖掘館藏撫順十四位革命先烈的生平事跡完成《撫順英烈年譜》，再如：在檔案局館網站、微信公眾平臺上開辦了“檔案發(fā)現”欄目介紹館藏歷史檔案，受到社會各界觀展人員的認可。再者，館藏的新中國成立前紙質檔案（1900-1948年）歷經120年之久，紙張有變脆、發(fā)黃、發(fā)霉等情況，在數字化后封存紙質檔案利用電子檔案，最大限度地延長了民國紙質檔案壽命，提高了館藏檔案的科學管理水平，使開發(fā)和利用新中國成立前的檔案更準確和高效。因此，加大資金投入，完善檔案館基礎設施建設和穩(wěn)定館藏數字化隊伍是數字檔案館建設的有力保障。

三、規(guī)范館藏檔案數字化標準是數字檔案館建設的根本

數字檔案館建設中檔案數字化是重要內容，其包含館藏存量和接收的增量檔案。第一，館藏存量檔案要選擇合適的檔案進行數字化是數字檔案館建設的有效途徑。數字檔案館建設是一項長期的艱巨的工作，必須從一開始就確保它能穩(wěn)定運行[5]。對于市級檔案館來說，要在短期內大規(guī)模地進行全部館藏檔案數字化是不可能的，難度極大，它需要將館藏存量紙質檔案，通過檔案數字化采集設備進行電子化轉換，并結合相應的圖像處理技術轉化為計算機和檔案管理系統(tǒng)可識別的格式供人們使用。這就要求檔案數字化的數據共享，應有一個可遵循的標準，不至于到數字化加工完成后形成數據孤島，棄之可惜，用之不上。統(tǒng)一標準，就不僅要有彼此兼容的硬件環(huán)境，還要有一致的文件格式，統(tǒng)一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、目錄數據庫標準、全文數據庫標準等等。雖然國家、地方檔案行政管理部門近年來紛紛出臺了針對數字檔案館建設標準，但在實際操作上還大相徑庭，如：“十三五”期間，國家出臺了《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發(fā)工作總體規(guī)劃》，主要任務是對各級各類綜合檔案館館藏民國檔案目錄數據庫和全文數據庫建設，為數字檔案館建設奠定基礎。同時也出臺了民國檔案目錄和全文數據庫建設規(guī)范和接收標準，但是在實際工作中與現有的檔案館館藏檔案的目錄數據庫和全文數據庫標準不同，給這部分數據的資源共享造成一定的困擾。所以在由數字檔案館的各項標準構成的體系中，既要確保每一項標準的內容前后協(xié)調一致，又要保證各項相關標準之間在內容與技術方面的協(xié)調一致，這就要適時地增加備注項和必著項，還要有項目增加或減少功能，只有這樣才能有效地維護數字檔案館標準在整體上的系統(tǒng)性及與其他相關標準間的一致性。第二，嚴把接收增量檔案入館質量關，提高檔案整體質量是數字檔案館建設的重要環(huán)節(jié)。在數字化檔案館的建設中，依據《檔案法》要求，隨著時間的推移，存放在基層的館藏全宗檔案應陸續(xù)接收進館，但是這部分增量檔案數字化的情況參差不齊，我館館藏檔案全宗大部分截止到1990年，近年來由于我館搬遷等客觀因素影響，使接收進館檔案工作滯后。根據調研，應進館檔案近16 萬余卷（件），一部分檔案由于形成的時間較長。21世紀初，檔案數字化還沒有普及，有的是手寫目錄，好一點的是機打目錄，但是元數據已經丟失，這部分檔案基本沒有全文數字化；另一部分是2018年機關事業(yè)單位機構改革后（撫順市城建檔案館與我館合并），的檔案，很多撤并單位的檔案無人整理更沒有把檔案數字化工作提到議事日程，更有甚者有的單位這部分檔案無人管理，用麻袋裝著放在庫房角落里無人問津，當作閑置的文件材料。加之檔案局和檔案館職能分開，檔案局人員和功能有待完善，指導沒有及時到位，檔案館接收又不符合接收進館標準，如果接收進館增加了檔案館館藏數字化的難度，不接收就散落在基層單位無人問津，再過一段時間這部分檔案很可能有丟失的風險，而且這部分檔案的數量不在少數，根據撫順市檔案館的調研，僅在2018年機關事業(yè)單位改革中撤并單位就有79 家，近十萬余件文件材料，幾乎涉及了整個機關團體和事業(yè)單位，在2018年--2021年因進一步鞏固和完善機關事業(yè)單位改革的成果，又有幾家撤并或單獨成立了新的單位，進一步弱化了檔案的管理。即使新成立的單位領導有很強的檔案意識想把檔案數字化承接起來，但是文件材料數量巨大，缺少必要的檔案數字化人員，又不熟悉原撤并單位工作性質職能，而且還需要大量的資金來完成此項工作，在既沒有資金又沒有人員的情況下，只有把這項工作暫時擱淺起來，進館檔案質量都不符合要求，檔案數字化基本無從談起，更加劇了丟失或損毀的風險，也有的檔案數字化的單位經過機構或人員的更替，數據已經遺失或部分損壞，使以前檔案數字化工作前功盡棄，還得重新進行檔案數字化工作。鑒于此，首先要加強局、館對接收進館檔案的指導與協(xié)作。在新形勢、新情況下結合館藏檔案數字化實際，聯合下發(fā)檔案館接收標準和接收范圍，標準和范圍的制定既不能過高，也不能夠過低。檔案接收標準過高，由于基層單位的檔案工作只是政務工作的一部分，不是本單位的主流業(yè)務，人員和資金都很匱乏，如果檔案接收標準要求過高，無形中增加基層單位檔案數字化的難度，使他們怎么努力都達不到檔案的進館標準，只有放棄該項工作；檔案接收標準過低又增加了館藏檔案數字化的壓力。

四、加強人員素質培訓是數字檔案館建設的核心

數字檔案館建設工作的核心是人才的建設，人才是基礎。沒有人才作為支撐，數字檔案館建設將無從說起。就算是最基礎的數據錄入，僅懂得計算機的一般操作也是不行的，還需要具備一定的檔案專業(yè)知識，更需精通計算機知識，才能掌握不斷更新的檔案管理軟件，才能更好地運用和操作檔案軟件系統(tǒng)。此外，還需要懂得軟件系統(tǒng)的維護、管理、完善及系統(tǒng)升級的專業(yè)人才。因為檔案數字化管理是一個跨學科、多專業(yè)、涉及面廣的復雜的系統(tǒng)工程。數字化管理不僅需要精通計算機的，而且要懂檔案管理的復合型人才。撫順市檔案館在開展館藏檔案數字化過程中一直注重檔案與計算機專業(yè)知識復合型人才的培養(yǎng)，也在逐步完善和優(yōu)化，積極儲備檔案數字化復合型人才[6]。首先館藏檔案數字化加工人員無論是本單位招聘人員還是通過第三方進行館藏檔案數字化加工的，實際檔案數字化工作并不復雜，但是某些環(huán)節(jié)卻需要豐富的經驗和較強的專業(yè)知識，撫順市檔案館指定專門部門，指派一名具有高級職稱的專業(yè)人員具體負責館藏數字化工作，通過市人才市場招聘公益崗位人員來實施館藏檔案數字化工作，但是這些人員對檔案專業(yè)比較陌生，存在邊學習邊工作的現象，而且工作報酬普遍不高，極易離職，人員的頻繁更迭和邊學習邊工作模式無形中忽略了安全防范，甚至在特定環(huán)節(jié)會出現因專業(yè)上的問題而出現差錯并忽略過去，這對館藏檔案數字化安全將是一個嚴峻考驗。因此，在實際工作中提高現有人員業(yè)務素質，加強培訓，開展零散培訓與集中培訓相結合的方法，即在工作中如果是個性問題隨時遇到問題隨時解答，是共性的問題在規(guī)定的時間內進行集中培訓。只有改變現有人員結構，更新檔案工作者知識領域，形成強有力的人才支撐，才能推進數字檔案館的建設工作。

結語

21世紀是信息產業(yè)主導的世紀，數字檔案館的建設是發(fā)展的必然趨勢，市級綜合檔案館要抓住這個契機，制定合理的規(guī)劃，在重點做好數字檔案館建設的基礎工作外，進一步促進數字檔案館有關規(guī)范的完善，努力解決數字檔案館建設的瓶頸，使數字檔案館建設向著快速、健康和良性的方向發(fā)展。