王曉霞

（山西省人民醫(yī)院，山西 太原 030012）

引言

檔案管理工作作為醫(yī)院管理體系的重要組成部分，對醫(yī)院的穩(wěn)定運行有非常重要的影響。伴隨社會發(fā)展速度的加快，大數(shù)據(jù)時代應運而生，在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院檔案管理人員要圍繞當下檔案管理工作中存在的現(xiàn)實問題進行深入研究和系統(tǒng)分析，積極探索大數(shù)據(jù)時代檔案管理思維的轉化方式以及智能管理方式的應用，推動檔案管理模式的創(chuàng)新，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的高水平發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1．提高醫(yī)院檔案的利用價值

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，管理者常常處于被動狀態(tài)，存在嚴重的檔案資源浪費現(xiàn)象，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，相關人員應當充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，通過信息化思維的事例，建立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源庫以及完備的信息化管理系統(tǒng)，在細化分類儲存檔案數(shù)據(jù)的基礎之上，實現(xiàn)檔案下載、查閱和檢索等功能的一體化，讓相關管理者和用戶能在申請訪問權限之后，查閱自己所需要的檔案，這不僅實現(xiàn)了檔案管理的優(yōu)化，也能合理有效地利用檔案信息。在智能管理思維下，大數(shù)據(jù)得到了廣泛的應用，醫(yī)院管理部門要注重強化檔案管理工作的信息化屬性，通過有效的信息結構體系的建立，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)與檔案管理的有效結合，提高檔案工作和各部門之間的關聯(lián)度，在對檔案資料進行分析與分類的基礎之上，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效整合，除此之外，檔案管理者也要提高個人的服務主動性，要推動信息化管理模式下檔案的有效應用，從而提高檔案的利用效率，使醫(yī)院檔案能發(fā)揮更大價值[1]。

2．推動檔案管理技術的創(chuàng)新性發(fā)展

推動檔案管理技術的創(chuàng)新性發(fā)展是大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作面臨的一個新挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)的影響之下，醫(yī)院檔案管理工作與信息技術之間存在緊密的聯(lián)系，為此，各大醫(yī)院應當著力建設數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，從而在管理過程中提高檔案應用的效率和檔案管理的檔案管理，但是在當前階段一些醫(yī)院的檔案管理工作尚未完善，管理人員也不能熟練應用大數(shù)據(jù)管理技術，在檔案管理工作中存在斷層的問題。技術化手段沒有得到有效應用時，檔案管理工作不夠系統(tǒng)，檢索功能和信息分享功能沒有得到充分的利用，檔案信息的細化分層管理并為實現(xiàn)。為此，在大數(shù)據(jù)的時代環(huán)境下，并將檔案轉成相應的資料，從而提高檔案管理的質量。當然，這要求醫(yī)院檔案管理者提高個人應用大數(shù)據(jù)和現(xiàn)代信息技術的水平，最大化發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。

3．實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)功能的優(yōu)化

在現(xiàn)代信息技術的引導和幫助下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案往往是紙質版形式的，而在數(shù)字化時代的引領之下，醫(yī)院就可以在現(xiàn)代網絡技術的幫助之下，將傳統(tǒng)的紙質版資料轉化為電子形式的檔案資料，這有助于實現(xiàn)檔案調取管理的信息化，促進醫(yī)院檔案管理工作的高水平發(fā)展。眾所周知，醫(yī)院檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，而在大數(shù)據(jù)的引領之下，檔案的可讀性和安全性就得到了充分的體現(xiàn)，檔案管理人員可以通過信息技術準確的查找檔案資源，使檔案查閱更加方便。此外，大數(shù)據(jù)和云計算具有較高的實用價值，醫(yī)院檔案管理部門在應用云技術和云服務的過程之中，也可以為檔案查閱者提供更好的服務，在先進大數(shù)據(jù)技術和積極開展技術研發(fā)的過程中，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)會得到有效的優(yōu)化。

4．彌補傳統(tǒng)檔案管理工作中的安全問題

在大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理者可以推動醫(yī)院檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，解決了檔案管理過程中存在的安全問題，避免檔案管理給數(shù)據(jù)安全帶來的挑戰(zhàn)。在智能管理思維下，大數(shù)據(jù)時代的醫(yī)院檔案管理工作往往傾向于電子化和信息化管理，這一定程度上減少了檔案被盜取的風險，但也在無形之中增加了信息安全風險。目前，許多醫(yī)院都是使用電子設備進行檔案信息存儲的，當數(shù)據(jù)損壞或丟失時，會觸發(fā)自動報警系統(tǒng)，這有效防止了黑客入侵醫(yī)院檔案，并采取不正當途徑取信息事件的發(fā)生。各大醫(yī)院在信息化時代也致力于對檔案管理者進行技術上的培訓，提高醫(yī)院檔案管理者應用現(xiàn)代信息技術的能力，使他們梳理信息化的思維，了解檔案管理的程序化步驟。從檔案最開始的搜集整理到后期的保存與利用，都是需要走相應流程的，一般情況下，醫(yī)院在檔案管理工作中需要考慮檔案的價值屬性，并結合法律法規(guī)的要求確定檔案的管理方式以及調取原則，這一定程度上打破了以往檔案管理工作中不夠系統(tǒng)，不夠連貫的問題，檔案管理工作得到了更高水平的發(fā)展，也提高了信息資源的可利用性。在大數(shù)據(jù)時代，一些醫(yī)院也通過培訓的方式解決數(shù)字化檔案管理過程中存在的技術問題。以往的醫(yī)院檔案管理工作中存在的一個險種問題，就是粗放式管理，通過人工手段保存紙質版的資料信息使信息存在較大的不穩(wěn)定性，而在數(shù)字化時代的引領之下，許多醫(yī)院致力于對員工進行技術上的培訓，使檔案管理者能了解檔案管理的新方法，在面臨新的挑時，也能注重信息的有效保存，提高信息的共享和利用水平，能應對和處理突發(fā)問題，這提高了檔案管理的信息化效能。

二、智能管理思維下大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管工作的策略

1．建設切實有效的檔案信息化管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代的引領之下，醫(yī)院要想讓檔案管理工作朝著創(chuàng)新化和多元化的方向發(fā)展，就要進一步關注到檔案管理的價值與意義，通過理論培訓和實踐鍛煉的方式，建立切實有效的檔案信息化管理系統(tǒng)。首先，醫(yī)院檔案管理者要提高自身對數(shù)字化手段的認識將檔案信息的安全性作為第一要務積極主動地在檔案管理工作中。其次，醫(yī)院領導要為檔案管理提供足夠多的資金和技術支持，重視網絡安全軟件的使用，最大限度提高檔案信息的安全性，再為檔案管理者提供有效培訓的同時提高他們的技術水平，從而保障檔案信息的安全性。通過網絡安全軟件的應用以及定期維護和升級，保障醫(yī)院檔案信息的相對安全，做好醫(yī)院檔案管理的調取和存儲工作。與此同時，醫(yī)院也有強化檔案管理，網絡服務端的安全性，采取相應的措施實現(xiàn)醫(yī)院檔案客戶端信息的安全服務和有效查詢，通過使用較強安全性網絡軟件的方式提高醫(yī)院檔案信息的安全系數(shù)。當醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的安全度有所提升之后，越來越多醫(yī)院就會加入信息化和數(shù)字化檔案管理的范疇之中，從而推動檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展[2]。

在當下，許多醫(yī)院已經建設了切實有效的檔案信息化管理系統(tǒng)，通過微信小程序等途徑，醫(yī)生和患者可以查閱相關檔案，實現(xiàn)線上繳費和線上掛號等，這提高了醫(yī)院整體工作效率，也為新時期檔案管理工作帶來了新的發(fā)展方向。當切實有效的檔案信息化管理系統(tǒng)得以建立之后，無論是檔案的查閱還是檔案的存儲都更加方便，這減輕了醫(yī)院整體工作的壓力，也提高了醫(yī)院工作的效率。醫(yī)院要針對傳統(tǒng)檔案管理方式或檔案管理系統(tǒng)中存在的問題進行深入的分析和綜合性的判斷，找到其中存在的優(yōu)勢和不足之處，改進其中存在的問題，同時發(fā)揮優(yōu)勢。

2．樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念是實現(xiàn)數(shù)字化時代醫(yī)院檔案管理工作高水平發(fā)展的必然要求。在大數(shù)據(jù)基礎得到廣泛應用的現(xiàn)代社會，醫(yī)院檔案管理者要轉變個人的檔案管理觀念，從傳統(tǒng)的紙質化思維轉變?yōu)閿?shù)字化思維，對醫(yī)院檔案管理工作有清晰明確的認識，作出正確的價值判斷和價值選擇。醫(yī)院要加強檔案管理的宣傳工作，通過現(xiàn)代大數(shù)據(jù)與醫(yī)院檔案管理工作的融合，使醫(yī)院各個部門及檔案管理人員認識的數(shù)據(jù)技術應用的重要意義以及獨特優(yōu)勢，發(fā)揮宣傳作用，建設檔案現(xiàn)代化管理模式。此外，醫(yī)院也要著力提高檔案管理工作的整體效率，在現(xiàn)代化的管理模式影響之下，使醫(yī)院檔案工作能朝著高效化和規(guī)范化的方向發(fā)展，檔案管理人員要注重檔案資料信息的保護與歸類，樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念是實現(xiàn)新時期檔案管理工作不斷創(chuàng)新的前提，我國要在制定整體行業(yè)規(guī)范的基礎之上，引導醫(yī)院管理者和檔案管理人員轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，能將信息技術及數(shù)字化管理模式應用到工作之中，提高個人的學習主動性，在工中加強知識積累。

3．提升檔案管理的信息化水平

在信息化的時代下，現(xiàn)代信息技術和大數(shù)據(jù)給人們的生產生活帶來了諸多的方便，醫(yī)院檔案管理工作也可以與現(xiàn)代信息技術相融合，實現(xiàn)二者之間的互聯(lián)互通，從而讓數(shù)字化和信息化助力醫(yī)院檔案管理工作的完善，實現(xiàn)檔案管理的有序化和規(guī)范化，提高檔案管理的信息化水平可以提高我國醫(yī)院保存和調取檔案的效率。以往的醫(yī)院檔案管理模式過于粗放，這導致管理效果不盡如人意，而在檔案管理信息化建設的過程中，醫(yī)院管理人員就應當加大基礎設備和專業(yè)人員的投入。通過加大基礎設備和專業(yè)人員的投入，醫(yī)院檔案管理信息化水平能得到有效的提升，醫(yī)院各級管理者也能在現(xiàn)代信息技術和大數(shù)據(jù)的引領之下，提高檔案管理的效率，在檔案管理工作中付出更多的精力。首先，醫(yī)院要對檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓和綜合性的考察，使他們在檔案管理工作中能轉變傳統(tǒng)的固有思維，認識到大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作應當做出的創(chuàng)新，在此基礎之上學習檔案管理的相關技能。除此之外，醫(yī)院檔案管理人員也要通過外部培訓的方式，提高個人的檔案管理能力，邀請專家學者來醫(yī)院舉辦講座，是大數(shù)據(jù)時代檔案管理中最基本的工作方法。也要通過足夠多的技術和資金投入實現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的高水平發(fā)展，通過信息技術對檔案進行再次加工并開展一系列的信息化服務，提高醫(yī)院的信息化服務水平，讓大數(shù)據(jù)能在醫(yī)院管理體系中得到創(chuàng)造性的應用，推動醫(yī)院檔案網絡服務端的有效發(fā)展。

4．提高檔案管理人員的整體素質

在我國醫(yī)療體系不斷改革的背景下，科學性和規(guī)范性被看成醫(yī)院檔案管理工作的重要原則。因此，在檔案管理工作中就應當通過具體有效的培訓，提高檔案管理者的工作水平，讓他們在工作中能將信息化和數(shù)字化的檔案管理方式應用到工作之中，醫(yī)院通過對檔案管理人員的知識和技術訓練，提高其綜合素質，從而讓檔案管理工作朝著創(chuàng)新化和多元化的方向發(fā)展。當下，檔案管理工作中存在的一個顯著不足就是檔案管理人員仍然停留在傳統(tǒng)的認知水平之上，對數(shù)字化和大數(shù)據(jù)的理解不夠深刻，他們認為，新時代的管理模式應當基于傳統(tǒng)管理模式進行創(chuàng)新，新技術的應用應當適可而止，但事實上，這種觀點存在片面性，影響了數(shù)字化時代，醫(yī)院檔案管理工作的高水平發(fā)展[3]。

首先，醫(yī)院可以帶一部舉辦一些關于醫(yī)院檔案保管理論和檔案管理技術等知識講座，對醫(yī)院內部檔案管理人員進行培訓，引導他們學習相關技術。此外，在現(xiàn)代信息技術的引導之下，醫(yī)院檔案管理人員提高個人工作效率的途徑日益多元化，醫(yī)院管理者可以將走出去的理念融入檔案管理人員的培訓過程之中，通過與第三方咨詢服務企業(yè)進行行業(yè)合作的方式，提高檔案管理人員的工作效率，讓他們有外出學習的機會，認真學習國內企業(yè)和海外領先的檔案管理及服務模式，并將自己學到的理論知識應用到實際工作之中，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。第三方咨詢服企業(yè)和身份平臺的融入，可以為醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的完善提供有效幫助，讓醫(yī)院內部檔案管理人員找到自我提升和自我發(fā)展的途徑，以技術支持為重點，提高客人的檔案管理能力。

眾所周知，做好醫(yī)院檔案管理工作是新時期醫(yī)院工作的一個重要部分，醫(yī)療檔案承載著整個醫(yī)院的各種記錄，而人事檔案記錄了與醫(yī)院內相互往來人員的基本情況和調度記錄，這兩部分檔案對醫(yī)院的發(fā)展有至關重要的作用，也是醫(yī)院決策者做出正確決策的保障。為此，要不斷完善醫(yī)院檔案管理方式，對醫(yī)院內部各項操作的基本情況進行規(guī)范與審核，并通過系統(tǒng)有效的問題解決方案解決當下檔案管理工作中存在的實際問題。當醫(yī)院管理系統(tǒng)和檔案管理模式日益規(guī)范之后，檔案管理人員就可以制定一整套清晰可行的流程，從而推動檔案調取和檔案整理工作的完善，形成體系化和制度化，最終服務于醫(yī)院的基礎建設?？v觀當下檔案管理工作的經驗可知，如果管理者和員工對檔案管理工作的過程及其方法有清晰明確的認識，那么檔案管理工作就可以不斷進步，這也是實現(xiàn)我國檔案管理工作創(chuàng)新性發(fā)展的必然要求。在大數(shù)據(jù)時代下，我國醫(yī)院管理者要提高檔案管理人員的信息應用能力。

結語

在大數(shù)據(jù)的時代環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。為了提高醫(yī)院檔案管理者的工作能力和信息管理水平，醫(yī)院就應當采取有效的培訓方式，提高檔案管理者對信息化時代檔案管理工作的認識，把握發(fā)展機遇，實現(xiàn)檔案調取的便捷性和檔案安全的保障性。在智能管理思維的引領之下，大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案管理工作必然會朝著創(chuàng)新化和多元化的方向發(fā)展，有效提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，提高檔案的利用率和醫(yī)院整體服務水平。