徐燕霞
(煙臺(tái)磁山圣水天苑置業(yè)有限公司,山東 煙臺(tái) 264000)
為了順應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì),我國(guó)企業(yè)要對(duì)自身的規(guī)章制度、人員素質(zhì)等方面進(jìn)行全面的剖析,借助各國(guó)公司的優(yōu)秀之處,形成既符合國(guó)際化發(fā)展要求,又具有中國(guó)特色的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。但是,目前部分集團(tuán)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)中存在認(rèn)識(shí)程度不夠,資金投入不足,憂患意識(shí)不強(qiáng),共享效果不佳,專業(yè)人才不精等問(wèn)題,不利于企業(yè)應(yīng)用信息化手段提升管理水平。因此,對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行研究并提出針對(duì)性措施,對(duì)提升集團(tuán)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。
當(dāng)今時(shí)代,科技發(fā)展所帶來(lái)的成果,大大降低了傳統(tǒng)管理方式的不足,先進(jìn)的管理方式有效地提高了辦理各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的效率,財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的使用替代了部分人工,壓縮了財(cái)務(wù)部門的崗位編制,節(jié)約了人力成本及管理成本,實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化財(cái)務(wù)管理、增加企業(yè)效益的目的。另外,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)有助于構(gòu)建起信息共享平臺(tái),實(shí)時(shí)獲取相關(guān)數(shù)據(jù),形成快速有效的管理新模式,同時(shí),平臺(tái)在持續(xù)的運(yùn)轉(zhuǎn)中逐步完善,使財(cái)務(wù)管理水平得到進(jìn)一步提升。
企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),可以把財(cái)務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)整合在一起,形成完整的信息鏈。如“采購(gòu)—付款—入庫(kù)—驗(yàn)收”全程所有信息,各部門均可通過(guò)系統(tǒng)模塊獲取,并在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)保持?jǐn)?shù)據(jù)的統(tǒng)一性,同時(shí)實(shí)現(xiàn)相互銜接。比如,營(yíng)銷部將產(chǎn)品銷售信息輸入系統(tǒng)后,采購(gòu)部依照訂單查詢庫(kù)存數(shù)量,然后計(jì)算出短缺的原料,從而生成原料采購(gòu)計(jì)劃和訂單,進(jìn)行“原料采購(gòu)—加工—成品入庫(kù)—出庫(kù)—銷售”的循環(huán)經(jīng)營(yíng)。整個(gè)工作鏈條沒(méi)有任何重復(fù),實(shí)現(xiàn)了資源優(yōu)化配置,防止了各環(huán)節(jié)的浪費(fèi)。集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理有效對(duì)接,達(dá)成業(yè)財(cái)合一,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供財(cái)務(wù)服務(wù),為決策層提供決策數(shù)據(jù),從而有助于不斷優(yōu)化內(nèi)部資源配置,提升企業(yè)整體效益,保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行。
一套科學(xué)完善的財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng),對(duì)于企業(yè)的發(fā)展尤為重要,它能夠?qū)﹃P(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的問(wèn)題并及時(shí)處理,更精準(zhǔn)地監(jiān)控企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié),讓人、財(cái)、物、供、產(chǎn)、銷都處在有效的監(jiān)督之下,資金也能更健康高效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來(lái)。同時(shí),還可以讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)有效指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營(yíng),預(yù)測(cè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì),以使其在經(jīng)營(yíng)決策上與企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)。
企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化,將會(huì)使數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性得到極大地提高。領(lǐng)導(dǎo)層利用系統(tǒng)獲取有關(guān)數(shù)據(jù)信息,結(jié)合企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)方向和戰(zhàn)略目標(biāo),及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)中存在的問(wèn)題,并采取措施、調(diào)整方案。比如:系統(tǒng)中的存貨周轉(zhuǎn)率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)、流動(dòng)比率等數(shù)據(jù),都可以為管理層決策提供強(qiáng)勁的數(shù)據(jù)支撐。一個(gè)企業(yè)是否在良性發(fā)展,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以體現(xiàn)出來(lái),只依靠市場(chǎng)方向?qū)?jīng)營(yíng)策略的調(diào)整還不能保證企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展,通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析,有效評(píng)估數(shù)據(jù)所反映的財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn),是企業(yè)穩(wěn)固發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)財(cái)務(wù)信息化體系,決策層可以更便捷地獲取和了解市場(chǎng)情況,作出更為科學(xué)精準(zhǔn)的決策,使得企業(yè)在復(fù)雜多變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更好地化解各種風(fēng)險(xiǎn)。
財(cái)務(wù)管理信息化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)全球化經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的關(guān)鍵手段。信息的全球性決定了財(cái)務(wù)管理的全球化,通過(guò)財(cái)務(wù)信息化管理有助于企業(yè)整合全球的資金、資源,并對(duì)各區(qū)域的子公司進(jìn)行統(tǒng)一管理、分配,比如對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表的查閱和分析,打破了傳統(tǒng)的必須人工現(xiàn)場(chǎng)管理的弊端,大大提升了企業(yè)的綜合管理水平與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。
信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段,在公司發(fā)展中的地位和作用越來(lái)越突出。會(huì)計(jì)信息化所產(chǎn)生的信息占企業(yè)管理信息系統(tǒng)的三分之二以上,是企業(yè)管理很重要的一部分。現(xiàn)階段,會(huì)計(jì)信息化建設(shè)在國(guó)內(nèi)外公司經(jīng)營(yíng)治理中越來(lái)越受到重視。縱觀全球,處于競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的大公司無(wú)不將信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用作為推動(dòng)企業(yè)革新的重要舉措,在經(jīng)營(yíng)管理各方面取得了有目共睹的成就和經(jīng)濟(jì)效益。目前,我國(guó)的集團(tuán)公司會(huì)計(jì)信息化建設(shè)取得了一些成效,但與國(guó)外公司信息化建設(shè)的先進(jìn)程度相比還有很長(zhǎng)的一段路要走,在人才儲(chǔ)備、管理層重視程度、系統(tǒng)兼容性等等方面還有著諸多不足。例如,缺乏既懂財(cái)務(wù)知識(shí),又精通信息技術(shù)的人才;我國(guó)相當(dāng)一部分企業(yè)重視技術(shù)管理,卻忽視高管的支持,會(huì)計(jì)信息化不僅包含技術(shù)問(wèn)題,還涉及到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造、部門責(zé)權(quán)的重新劃分、管理制度的制定、執(zhí)行等問(wèn)題,領(lǐng)導(dǎo)的支持力度不夠,使其無(wú)法順利推進(jìn);財(cái)務(wù)軟件不一致,與現(xiàn)有管理流程、軟件不兼容,出現(xiàn)高投入、低成效的現(xiàn)象,達(dá)不到預(yù)期的效果。
1.對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位
根據(jù)目前集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的狀況,不少企業(yè)還存在一定的局限性,主要問(wèn)題是認(rèn)識(shí)不足,思想滯后,以為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)就是財(cái)務(wù)工作電算化,但兩者本質(zhì)上還是有區(qū)別的。有些企業(yè)盡管已經(jīng)啟用會(huì)計(jì)電算化開(kāi)展財(cái)務(wù)工作,但也只是簡(jiǎn)單的賬務(wù)處理,并未對(duì)電腦技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)的應(yīng)用。財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的核心部門,并擴(kuò)展到其他部門,需要各個(gè)部門,包括管理者、決策者和全體員工的通力合作。但是企業(yè)內(nèi)部各級(jí)管理人員信息化利用水平、管理理念參差不齊,在一定程度上影響了企業(yè)財(cái)務(wù)信息化體系的建設(shè),導(dǎo)致信息化建設(shè)成效降低,且存在執(zhí)行難的問(wèn)題。
2.對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)投資不到位
公司的各個(gè)層面都涉及到企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè),牽扯的部門和人員數(shù)量龐大。另外,系統(tǒng)軟件對(duì)操作環(huán)境、技術(shù)支持等也有著較高的要求,對(duì)硬件設(shè)施的需求也較大。這樣,無(wú)論是前期購(gòu)置階段,還是后期使用維護(hù)階段,企業(yè)都需要大量的資金投入。以國(guó)際大型石油公司雪佛龍德士古公司為例,該公司在信息系統(tǒng)建設(shè)方面每年投資占銷售的1%,該公司最近十二個(gè)月的營(yíng)收額為2060 億美元,按照這個(gè)數(shù)據(jù)計(jì)算,他一年的投入約20.6 億美元,國(guó)際上其他有名的石油公司也不例外,像殼牌公司每年投入約30 億美元,??松梨诠久磕晖度爰s20 億美元,英國(guó)石油公司每年僅在勘探開(kāi)發(fā)板塊的信息化投入就有25 億美元。只有保障了充足的資金投入,財(cái)務(wù)信息化建設(shè)才能緊隨企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的步伐并隨之更新優(yōu)化。但我國(guó)集團(tuán)企業(yè)往往也面臨著資金緊張的問(wèn)題,對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)缺少資金投入成了多數(shù)企業(yè)的通病,是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)推進(jìn)的困難之一。
3.財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)安全性不足
有些企業(yè)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)雖然已經(jīng)建成,但在實(shí)際的財(cái)務(wù)工作中,財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)加密、信息安全保護(hù)等方面不關(guān)注、不重視,再加上有些財(cái)務(wù)人員專業(yè)技能掌握不足,工作熟練度差,在缺乏安全防護(hù)的情況下,很容易被黑客或木馬病毒攻擊,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料、商業(yè)機(jī)密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等重要信息外泄、丟失、或被非法竊取,乃至導(dǎo)致整個(gè)軟件系統(tǒng)崩潰。由此帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失巨大,企業(yè)運(yùn)營(yíng)受到嚴(yán)重危害。
4.子公司系統(tǒng)不一致或不兼容
由于集團(tuán)公司在子公司成立初期沒(méi)有對(duì)其財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的使用做出統(tǒng)一要求,還有些子公司是通過(guò)兼并、收購(gòu)而來(lái),形成各下屬企業(yè)所用財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)不同的情況,有的使用用友、有的使用金蝶、浪潮等軟件,給集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化統(tǒng)一管理帶來(lái)較大的困難。且子公司之間、子公司與集團(tuán)之間的財(cái)務(wù)核算基準(zhǔn)及要求不同,導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的規(guī)則程序有差別,有關(guān)問(wèn)題在轉(zhuǎn)達(dá)過(guò)程中不能精準(zhǔn)反映,相關(guān)信息不能有效共享,信息傳遞率低,使企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作難度加大。
5.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)專業(yè)人才匱乏
現(xiàn)階段,一些財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技能水平較低,對(duì)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用不熟,或者是缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),而專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員又缺乏財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí),導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化發(fā)展進(jìn)程緩慢。再加上人員崗位的不穩(wěn)定,系統(tǒng)操作和管理人員的頻繁更換,不僅增加了人力培訓(xùn)成本,以及泄露信息的風(fēng)險(xiǎn),也難以使系統(tǒng)最大程度的發(fā)揮作用。
集團(tuán)企業(yè)對(duì)相關(guān)人員要加強(qiáng)教育培訓(xùn),把財(cái)務(wù)信息化的優(yōu)勢(shì)和必要性對(duì)全員進(jìn)行宣傳和灌輸,使其對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的認(rèn)同度增強(qiáng)。同時(shí),對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境的要求和特點(diǎn),集團(tuán)企業(yè)要幫助財(cái)務(wù)人員和管理人員進(jìn)行了解,樹(shù)立新的工作理念,注重信息化在財(cái)務(wù)工作中發(fā)揮的作用。財(cái)務(wù)信息化將財(cái)務(wù)管理方式由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)為現(xiàn)代,持續(xù)進(jìn)步的信息化與企業(yè)內(nèi)部制度優(yōu)化互相推進(jìn),使財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性在整個(gè)企業(yè)逐漸有了認(rèn)識(shí)。當(dāng)整個(gè)企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)持續(xù)加深以后,內(nèi)部員工也就自愿加入到財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的進(jìn)程中來(lái),主動(dòng)應(yīng)用信息化技術(shù)來(lái)完成本職工作。這樣一來(lái),不僅會(huì)大大提高工作效率,而且廣泛地運(yùn)用了信息化的技術(shù)。對(duì)于財(cái)務(wù)信息化建設(shè),企業(yè)管理層更應(yīng)該主動(dòng)參與其中,帶頭帶領(lǐng)內(nèi)部員工逐步提高認(rèn)識(shí),使財(cái)務(wù)資源在信息化的作用下得到合理應(yīng)用。這樣相互補(bǔ)充、自下而上的變化,才能使企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力持續(xù)增強(qiáng)。
我國(guó)企業(yè)眾多,若想普及財(cái)務(wù)信息化軟件,提高整體企業(yè)管理水平,靠企業(yè)自身進(jìn)行個(gè)性化開(kāi)發(fā)存在巨大的困難,一方面缺乏開(kāi)發(fā)資金,另一方面缺乏開(kāi)發(fā)軟件的人才。在此情況下,國(guó)家出臺(tái)相關(guān)政策,鼓勵(lì)專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)行業(yè)型通用軟件,并留出深度開(kāi)發(fā)的端口,讓使用的企業(yè)通過(guò)購(gòu)買來(lái)獲取軟件使用權(quán),同時(shí),企業(yè)可以根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)的需要,在通用的基礎(chǔ)上,進(jìn)行二次開(kāi)發(fā),通用與特制相結(jié)合,企業(yè)只需要花少量的錢購(gòu)買軟件,單獨(dú)支付二次開(kāi)發(fā)的費(fèi)用,就能完全滿足自身的需求,大大節(jié)約了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成本,有利于我國(guó)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的推行使用,提高企業(yè)綜合管理水平。
當(dāng)今,大數(shù)據(jù)與信息化飛速發(fā)展,確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性是信息化管理的基礎(chǔ),同時(shí),還要重視數(shù)據(jù)的安全性。在信息化下,數(shù)據(jù)共享范圍越來(lái)越廣,被泄露的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越大。因此,深化安全意識(shí),加強(qiáng)安全防護(hù),是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中必須考慮的問(wèn)題。財(cái)務(wù)等相關(guān)人員要提高對(duì)防火墻、殺毒軟件的使用和管理能力,養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣,確保系統(tǒng)崩潰后能夠快速修復(fù)并恢復(fù)數(shù)據(jù)。同時(shí),企業(yè)要嚴(yán)格設(shè)置崗位職能權(quán)限,定期對(duì)秘鑰進(jìn)行更換,重點(diǎn)崗位人員登錄系統(tǒng)后,要及時(shí)清除登錄信息。另外,加大督查力度,強(qiáng)化人員保密意識(shí),簽訂確保資料安全的業(yè)務(wù)保密協(xié)議,對(duì)于財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)建立一套切實(shí)可行的授權(quán)審批使用制度,使其在完整的監(jiān)控體系下運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要建立風(fēng)控系統(tǒng),做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,并對(duì)評(píng)估出的風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)做好應(yīng)對(duì)措施,以便使企業(yè)的整體風(fēng)控能力得到更好地提升。
針對(duì)集團(tuán)企業(yè)子公司信息系統(tǒng)多樣,數(shù)據(jù)信息傳遞和共享不到位這一情況,集團(tuán)企業(yè)要建立信息集散中心,讓該中心成為所有子公司信息數(shù)據(jù)的集散地,通過(guò)該平臺(tái),集團(tuán)企業(yè)把各公司的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)抓取過(guò)來(lái),進(jìn)行整理,集合,形成統(tǒng)一格式、統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)的共享數(shù)據(jù),然后相關(guān)單位或部門根據(jù)職責(zé)權(quán)限及實(shí)際需求對(duì)平臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理運(yùn)用,來(lái)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效共享。
在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天,企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技能也提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求,要求財(cái)務(wù)人員不僅要有豐富的財(cái)務(wù)知識(shí)功底,還要能熟練應(yīng)用各類系統(tǒng)軟件,各項(xiàng)核算工具,識(shí)別并解決一些系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。因此,企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式的變革,勢(shì)必促使財(cái)務(wù)人員的身份發(fā)生變化,推動(dòng)其綜合素質(zhì)的提高,這就要求財(cái)務(wù)人員要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的知識(shí)技能,以符合企業(yè)的發(fā)展需求。同時(shí),企業(yè)要通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)及講座的形式,來(lái)提高相關(guān)人員的信息化專業(yè)技能,創(chuàng)造相互溝通學(xué)習(xí)交流的環(huán)境,鼓勵(lì)鉆研,制訂相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)政策,使財(cái)務(wù)工作和經(jīng)營(yíng)管理人員的工作能力得到持續(xù)強(qiáng)化,最終打造出一批高素質(zhì)的信息化專業(yè)技能人才。另外,留住人才,保證崗位人才的穩(wěn)定性,也是企業(yè)必須重視的一個(gè)問(wèn)題,企業(yè)應(yīng)該在工作環(huán)境,福利待遇等方面制定相關(guān)制度,留住關(guān)鍵崗位的技能型人才,使其能夠長(zhǎng)期穩(wěn)定的和企業(yè)共同發(fā)展進(jìn)步。
在當(dāng)今信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化也是時(shí)代發(fā)展的必要趨向,是企業(yè)贏得持續(xù)發(fā)展的必然要求。財(cái)務(wù)信息化的應(yīng)用水平離不開(kāi)企業(yè)各級(jí)人員對(duì)它的認(rèn)識(shí)程度及操作熟練程度,企業(yè)要加強(qiáng)人員培訓(xùn),重視人才培養(yǎng),組建專業(yè)團(tuán)隊(duì),貼合經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)環(huán)境,持續(xù)優(yōu)化管理,規(guī)范建設(shè)流程,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控,充分利用財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng),推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作取得實(shí)實(shí)在在的成效,確保企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)利益,增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力,為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展添磚加瓦。