文/中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院 海爾瀚 喬麗莎 王澤群

根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》第464條的規(guī)定，合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。軍工科研單位作為以承擔(dān)軍工型號(hào)或項(xiàng)目研制、生產(chǎn)為主要任務(wù)的組織，其經(jīng)營(yíng)管理主要圍繞科研生產(chǎn)任務(wù)進(jìn)行，其中大多數(shù)經(jīng)濟(jì)行為通過合同體現(xiàn)。其中既有作為研制單位與裝備需求部門簽訂的收款合同，也有作為任務(wù)分包方與協(xié)作配套單位簽訂的付款合同。合同履約情況直接關(guān)系科研生產(chǎn)工作的健康運(yùn)行，合同管理水平也是單位整體管理水平的重要體現(xiàn)。

以付款合同為例，合同管理的全周期包括需求提出、供方選擇、合同起草、合同簽訂、文本管理、節(jié)點(diǎn)檢查和付款、驗(yàn)收、合同變更、尾款結(jié)算、供方評(píng)價(jià)、歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等多個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)，是型號(hào)或項(xiàng)目管理的核心和靈魂。提升合同管理水平，可以有效防范和化解風(fēng)險(xiǎn)，提升工作效率，降低管理成本，提升經(jīng)費(fèi)使用效益。隨著軍工科研單位數(shù)字化、信息化建設(shè)的不斷深入，有必要借助先進(jìn)的管理平臺(tái)，大幅提升合同管理水平。

一、傳統(tǒng)合同管理模式

傳統(tǒng)合同管理模式主要采取紙質(zhì)載體以及簡(jiǎn)單的電子檔案進(jìn)行，依靠人工進(jìn)行信息錄入和提取，適合少量合同管理。對(duì)于軍工科研單位，合同涉及的類別雜、合同標(biāo)的種類繁多、履約形式和周期不一、合同相關(guān)的部門眾多，業(yè)務(wù)量非常龐大，很容易因信息不集中、業(yè)務(wù)分散性強(qiáng)、流程節(jié)點(diǎn)多等原因造成簽訂周期長(zhǎng)、履約不及時(shí)、監(jiān)管困難等風(fēng)險(xiǎn)和問題。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）簽訂周期長(zhǎng)。合同自起草、審批到最后簽字蓋章生效，少則幾個(gè)環(huán)節(jié)，多則十余個(gè)審查節(jié)點(diǎn)，需要合同承辦人逐個(gè)去介紹相關(guān)背景情況、報(bào)批，周期很長(zhǎng)。即便召開相關(guān)部門通過會(huì)議的形式集中審查，也難以根據(jù)合同需要隨時(shí)進(jìn)行，往往會(huì)造成簽訂延誤。

（二）過程管控困難。合同承辦人或其所在部門的領(lǐng)導(dǎo)，難以對(duì)眾多合同的履約情況充分掌控，尤其是合同量大、節(jié)點(diǎn)多的時(shí)候，進(jìn)而影響到對(duì)合同進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率的把握，對(duì)可能出現(xiàn)的研制進(jìn)度和其他風(fēng)險(xiǎn)，無法提前預(yù)警。

（三）合同信息查詢不便。合同相關(guān)管理人員，需要經(jīng)常查詢歷史或執(zhí)行過程中的合同信息，包括金額、供方、周期等內(nèi)容，靠人工管理的合同，各類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)形式不統(tǒng)一，管理人員不相同，難以根據(jù)需要及時(shí)調(diào)用相關(guān)信息，且存在人員崗位調(diào)整造成相關(guān)信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）合同成果共享不充分。對(duì)于軍工科研單位而言，應(yīng)在內(nèi)部充分共享其出資購(gòu)買的技術(shù)服務(wù)產(chǎn)品或技術(shù)研究成果。因人工管理的局限性，很多技術(shù)合同的成果不能充分被其他部門所及時(shí)了解，有時(shí)會(huì)就相似的技術(shù)需求重復(fù)外協(xié)，造成科研經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

二、合同管理信息化系統(tǒng)的組成

合同管理信息化系統(tǒng)必須以合同全生命周期管理為核心進(jìn)行建設(shè)。除具備合同信息的錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)功能外，還應(yīng)包括任務(wù)管理、供方管理、合同標(biāo)準(zhǔn)文本擬制、在線審批、合同狀態(tài)監(jiān)控、合同變更管理、統(tǒng)計(jì)分析、用戶管理、收付款管理、檔案管理、標(biāo)的和成果管理等多個(gè)模塊。

（一）任務(wù)管理。提出任務(wù)需求，是簽訂合同的先決條件。任務(wù)管理模塊應(yīng)具備技術(shù)要求或其他服務(wù)要求的提出功能，由任務(wù)需求部門根據(jù)模板在線編寫，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批后狀態(tài)凍結(jié)。填報(bào)任務(wù)管理內(nèi)容時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)記錄關(guān)鍵字，以便后續(xù)查詢。

（二）供方管理。供方管理模塊應(yīng)具備合格供方的準(zhǔn)入和剔除功能，根據(jù)供方的屬性進(jìn)行分類，同時(shí)可查詢以往合同簽訂和履約情況。合同承辦人可根據(jù)任務(wù)需求對(duì)供方進(jìn)行篩選，篩選結(jié)果可作為后續(xù)線下詢比價(jià)的候選供方。該模塊還應(yīng)具備在合同完成后的評(píng)價(jià)功能，以期為后續(xù)合作提供參考。供方數(shù)據(jù)庫中應(yīng)包含供方的各類信息，如經(jīng)營(yíng)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證情況、保密資質(zhì)、法人信息、聯(lián)系方式、銀行賬號(hào)等。

（三）合同標(biāo)準(zhǔn)文本擬制。該模塊為系統(tǒng)提供多種類型的合同標(biāo)準(zhǔn)文本，合同承辦人可根據(jù)需要在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行選擇，并完成其他合同信息的編寫。該模塊還需具備從任務(wù)管理模塊中自動(dòng)讀取有關(guān)要求的功能，如技術(shù)要求、完成時(shí)間、檢查節(jié)點(diǎn)等。當(dāng)然，該模塊也應(yīng)具備非模板合同的擬制功能，需由法務(wù)人員審核后定稿。系統(tǒng)需對(duì)合同要素的必須項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，不完備的不允許提交。

（四）在線審批。系統(tǒng)自動(dòng)將提交審批的合同文本按預(yù)定流程轉(zhuǎn)相關(guān)人員進(jìn)行審批，根據(jù)審批人的崗位和權(quán)限自動(dòng)流轉(zhuǎn)，保留審批過程中的意見。對(duì)于未通過審批的情況，退回合同承辦人。審批通過后，法人或授權(quán)委托人可直接進(jìn)行簽字，系統(tǒng)同時(shí)自動(dòng)生成合同編號(hào)。

（五）合同狀態(tài)監(jiān)控。合同承辦人及其所在部門或單位的領(lǐng)導(dǎo)，可查詢主管范圍內(nèi)的合同進(jìn)展，包括合同審批情況、付款情況、驗(yàn)收情況等。既可從宏觀層面對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)的所有合同情況進(jìn)行查看，也可針對(duì)具體某一個(gè)合同進(jìn)行檢查。系統(tǒng)可根據(jù)進(jìn)展情況提醒或預(yù)警。

（六）合同變更管理。記錄合同變更的原因及變更前后的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)變更信息的全記錄，供后續(xù)審計(jì)或查看調(diào)用。變更記錄單應(yīng)以表格對(duì)比的形式顯示，以便清晰地反映變更內(nèi)容。

（七）統(tǒng)計(jì)分析。該功能模塊可根據(jù)用戶需要，實(shí)現(xiàn)多種自定義維度的統(tǒng)計(jì)功能，例如某領(lǐng)域方向的合同簽訂數(shù)量、合同金額，與某供方單位簽訂的合同數(shù)量及具體名稱，合同經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行率，合同變更數(shù)量等。統(tǒng)計(jì)結(jié)果可自動(dòng)輸出，供后續(xù)決策參考。

（八）用戶管理。該功能對(duì)合同管理全流程涉及的所有人員進(jìn)行崗位設(shè)定、權(quán)限配置，并可根據(jù)崗位和職務(wù)變動(dòng)情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。

（九）收付款管理。該模塊除了對(duì)合同執(zhí)行過程中的首付款情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)外，還與財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)通，通過該模塊實(shí)現(xiàn)合同的付款和首款功能。相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也自動(dòng)作為合同狀態(tài)監(jiān)測(cè)的關(guān)鍵信息。

（十）檔案管理。將與合同有關(guān)的所有文件、審批表單、技術(shù)要求、附加協(xié)議、變更文本、驗(yàn)收證明等以電子文檔的形式進(jìn)行歸檔管理。歸檔的文件可供相關(guān)人員在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。

（十一）標(biāo)的和成果管理。將合同對(duì)應(yīng)的標(biāo)的物或成果以電子文檔的形式存儲(chǔ)，可根據(jù)需要將成果清單在特定范圍內(nèi)公示，供有需要的組織或人員調(diào)用。在進(jìn)行新任務(wù)申請(qǐng)時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)可根據(jù)關(guān)鍵詞，自動(dòng)將有關(guān)標(biāo)的或成果的清單推送申請(qǐng)人，避免相似內(nèi)容重復(fù)外協(xié)。

三、預(yù)期效果

利用信息化手段，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程化建設(shè)，全面提升管理水平，已成為當(dāng)前的共識(shí)。信息化平臺(tái)所具有的流程規(guī)范、文本標(biāo)準(zhǔn)、審批透明、數(shù)據(jù)翔實(shí)、職責(zé)明確、監(jiān)管全面、權(quán)力制衡等特點(diǎn)，在合同管理方面尤其能發(fā)揮更大的效益。對(duì)于軍工科研單位全面提升工作效率和工作質(zhì)量，有著重要的意義。上線合同管理信息化系統(tǒng)，預(yù)期可以達(dá)成如下效果：

（一）增強(qiáng)對(duì)工作開展情況的全面掌控。合同管理信息化系統(tǒng)可將合同的簽訂和履約進(jìn)度、付款情況客觀全面地反映出來，使得各級(jí)管理人員直觀、準(zhǔn)確地了解各項(xiàng)工作的開展情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)外協(xié)任務(wù)、物資設(shè)備采購(gòu)、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行率等工作的全面控制，從根本上提升軍工科研單位的管理水平。

（二）提升管理透明度，有效防控風(fēng)險(xiǎn)。合同管理信息化系統(tǒng)通過網(wǎng)上辦公與信息流轉(zhuǎn)，可將與合同有關(guān)的全部信息全面準(zhǔn)確地傳送給相關(guān)人員，實(shí)時(shí)記錄審批信息，并將所有信息自動(dòng)存檔記錄。上述特點(diǎn)，有利于從源頭進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，提升監(jiān)督能力，可以有效地防止暗箱操作，有利于在單位內(nèi)部營(yíng)造公開透明規(guī)范的良好風(fēng)氣。

（三）大幅提升工作效率和工作質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)在線審批流程，可以極大地減少合同承辦人的工作負(fù)擔(dān)，僅逐個(gè)找相關(guān)人員審批簽字一方面，即可大幅壓縮辦理時(shí)間，極大提升單位內(nèi)部的流轉(zhuǎn)審核效率。系統(tǒng)自帶合同模板等標(biāo)準(zhǔn)化文本，幾乎可以杜絕因填報(bào)信息錯(cuò)誤帶來的問題和風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)了工作質(zhì)量的提高。

（四）便于分析統(tǒng)計(jì)，支撐決策參考。合同管理信息化系統(tǒng)同時(shí)具備數(shù)據(jù)庫的功能，可以根據(jù)需要提取相關(guān)信息，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工經(jīng)驗(yàn)式、粗放型的管理模式向以基于數(shù)據(jù)分析的精細(xì)化管理模式的轉(zhuǎn)變，針對(duì)分析發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)采取改進(jìn)措施，避免出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患，同時(shí)可為開展后續(xù)其他合同談判、編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算提供參考，有力支撐管理層決策。

（五）檔案記錄翔實(shí)，便于隨時(shí)參閱。通過合同管理信息化系統(tǒng)管理的合同，其所有文本和審批信息均載入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存，確保合同信息的真實(shí)性，拓寬了收集合同信息的渠道，可供管理和監(jiān)管人員隨時(shí)查閱。通過合同管理信息化系統(tǒng)存檔的電子文件，存儲(chǔ)量大、時(shí)間長(zhǎng)，便于長(zhǎng)期保存。