文/重慶廣電集團(tuán) 冉義國

在當(dāng)前的巡視、審計(jì)工作中，會(huì)議記錄是必須查閱查證的重要材料。我們發(fā)現(xiàn)，一些單位很多重要事項(xiàng)上會(huì)研究的過程，往往在記錄里查不全或查不到，缺少充分論證、研究討論、集體決策的原始憑據(jù)；有的基層黨組織“三會(huì)一課”記錄不完整、不規(guī)范或沒有記錄。這反映出不少單位平時(shí)對(duì)會(huì)議記錄及管理依然重視不夠，甚至有可能存在應(yīng)該上會(huì)的沒有上、應(yīng)該開的會(huì)沒有開等問題。如何規(guī)范而又高質(zhì)量地做好會(huì)議記錄及管理，是提升基層單位管理能力和工作水平的應(yīng)有之義，在新形勢下顯得十分重要而迫切。

一、會(huì)議記錄及管理的重要性

（一）會(huì)議記錄是如實(shí)完整記載會(huì)議情況的原始材料。會(huì)議記錄具有紀(jì)實(shí)性、原始性的特征，一些重要會(huì)議除了文字記錄外，還輔之以錄音、錄像、照片等形式進(jìn)行記載。從紀(jì)實(shí)性看，是對(duì)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員、發(fā)言討論情況和會(huì)議議定結(jié)果進(jìn)行如實(shí)、完整的記錄，這是其價(jià)值所在，因此所記內(nèi)容不得隨意省略、刪減，更不能主觀更改、偽造。從原始性看，是反映會(huì)議情況的第一手材料，通常情況下會(huì)議一結(jié)束，記錄就形成，即便有記得不全、不準(zhǔn)的地方，只是會(huì)后及時(shí)作如實(shí)補(bǔ)充、修正。如果記錄一旦缺失、丟失、損毀，其原始性便不復(fù)存在。

（二）會(huì)議記錄是決策事項(xiàng)執(zhí)行督查的重要依據(jù)。第一，是執(zhí)行實(shí)施的依據(jù)。會(huì)議記錄最直接、最當(dāng)緊的作用，就是依據(jù)記錄內(nèi)容盡快形成會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要作為一種正式公文，會(huì)清楚地載明會(huì)議議定事項(xiàng)的主要內(nèi)容、牽頭實(shí)施部門、協(xié)助部門、完成時(shí)限等，以此為據(jù)啟動(dòng)議定事項(xiàng)的實(shí)施。第二，是督查明責(zé)的依據(jù)。議定事項(xiàng)在執(zhí)行過程中，進(jìn)展情況如何、完成質(zhì)量怎樣、遇到什么困難等問題，督查部門會(huì)依據(jù)記錄紀(jì)要的要求對(duì)情況和問題進(jìn)行梳理匯總分析，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)或主管部門書面匯報(bào)。如督查發(fā)現(xiàn)其中存在主觀推進(jìn)不力、相互推諉、不擔(dān)當(dāng)不作為的問題，督查部門和主管部門則會(huì)依據(jù)記錄紀(jì)要追究相關(guān)部門、相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第三，是編寫材料的依據(jù)。除了編寫會(huì)議紀(jì)要外，記錄還是起草工作簡報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、講話、大事記、年鑒等的重要依據(jù)。

（三）會(huì)議記錄的歸檔管理是今后查閱利用的重要保障。會(huì)議記錄做得再好，如果不及時(shí)收集歸檔，任其散落在記錄人員手上或會(huì)議牽頭部門、承辦部門等處，那么今后的查閱利用可能成為一句空話。因此會(huì)議記錄的收集歸檔非常重要。一方面，是編史修志、學(xué)史資政的重要保障。各類檔案是編史修志工作的材料基礎(chǔ)，其中記載的豐富的內(nèi)容起著其他方式不可替代的原始憑證作用，也是后來人學(xué)史資政的可信、可靠信息之源；另一方面，是查證事實(shí)、還原真相的重要保障。在機(jī)構(gòu)改革需要查證組織沿革、在巡視審計(jì)工作需要查閱各類會(huì)議記錄、在干部選拔任用工作需要核查“三齡兩歷一身份”、在辦理退休手續(xù)時(shí)需要核實(shí)參工時(shí)間相關(guān)信息等事項(xiàng)中，我們都要通過查閱檔案才能得到真實(shí)可靠的資料，而僅憑當(dāng)事人回憶、相關(guān)人員作證顯然是沒有把握可以采信的。

（四）會(huì)議記錄及管理是提升文秘人員綜合素質(zhì)的重要途徑。文秘人員在做會(huì)議記錄、編寫紀(jì)要過程中，通過聆聽和重溫參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言、專家的意見以及會(huì)議主持人的歸納總結(jié)，實(shí)際上整個(gè)記錄的過程就是一次學(xué)習(xí)的過程，撰寫材料的過程就是消化提升的過程。在收集歸檔過程中，文秘人員、檔案管理人員通過相互協(xié)作和業(yè)務(wù)交流，以及工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制的建立完善，會(huì)議記錄、公文寫作、檔案法規(guī)等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)都會(huì)增加，從而不斷提升自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

二、會(huì)議記錄及管理存在的突出問題

通過巡視審計(jì)發(fā)現(xiàn)并結(jié)合自身對(duì)照查找、多方調(diào)研了解等途徑，歸納起來，筆者認(rèn)為目前會(huì)議記錄及管理存在以下四個(gè)方面的問題：

（一）認(rèn)識(shí)不到位。主要體現(xiàn)：1.對(duì)記錄的重要性認(rèn)識(shí)不夠。事實(shí)上，有的單位某些事項(xiàng)集體討論研究了，但沒有安排專門的工作人員作全程記錄。討論時(shí)各記各的，記錄的也只是涉及本部門的議題和自己感興趣的內(nèi)容。還有一種情況，一些復(fù)雜項(xiàng)目在前期調(diào)研、磋商、論證過程中，項(xiàng)目組內(nèi)部、項(xiàng)目組與合作單位也會(huì)有一些突發(fā)性的、臨時(shí)性的洽談和磋商，而這些洽談和磋商多數(shù)會(huì)被視作“聊天”，認(rèn)為不是正式會(huì)議就沒有作專門記錄，頂多是隨行人員用個(gè)人筆記本電腦簡單記了一下，事后沒有按會(huì)議記錄要求作整理完善和打印成紙質(zhì)件歸檔保存。2.對(duì)會(huì)議制度的執(zhí)行重視不夠。有的單位的一些事項(xiàng)，本該提交會(huì)議審議，但有的人認(rèn)為上會(huì)走流程會(huì)耽誤時(shí)間，于是拿給領(lǐng)導(dǎo)簽個(gè)字就直接操作，造成該上會(huì)而不上會(huì)的問題。有的單位對(duì)落實(shí)基層黨組織“三會(huì)一課”制度重視不夠，不按規(guī)定過組織生活，沒有會(huì)議記錄或記錄的次數(shù)未達(dá)到要求。

（二）記錄不完整。工作人員對(duì)會(huì)議情況記得太粗略、太隨意，很多議題討論情況不翔實(shí)、不清晰、不準(zhǔn)確。比如討論“三重一大”事項(xiàng)，沒有逐個(gè)記錄每位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言表態(tài)的意見；有的記錄沒有把會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、列席人員等基本要素記全；有的議題討論時(shí)存在一些意見分歧，而記錄中沒有記載，只有部分人的贊同意見和會(huì)議主持人最后的意見。

（三）管理不規(guī)范。有的單位黨組織會(huì)議、行政辦公會(huì)、專題會(huì)沒有專用的記錄本，所有會(huì)議用同一個(gè)記錄本混記。有的單位工作人員習(xí)慣于購買市場上的小筆記本作記錄，紙張小于國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，這樣不便于今后記錄的歸檔裝訂。有的工作人員心中只有會(huì)議紀(jì)要應(yīng)歸檔的概念，而對(duì)會(huì)議記錄的歸檔意識(shí)淡薄，加上管理方面不規(guī)范不嚴(yán)格，造成該收集歸檔的記錄一直在個(gè)人手上。

（四）能力有欠缺。有的記錄人員平常不注重學(xué)習(xí)，不注重調(diào)研，政策水平不高，文字能力有限，對(duì)情況不熟悉，所作記錄往往謬誤百出，不能準(zhǔn)確反映發(fā)言者的意見。有的記錄人員書寫速度不快，遇到討論激烈的復(fù)雜議題時(shí)記錄零亂抓不住重點(diǎn)，造成有些事項(xiàng)記了芝麻丟了西瓜，記錄的字跡難辨，書寫不工整不美觀。

三、高質(zhì)量做好會(huì)議記錄及管理的舉措

習(xí)近平總書記于2014年5月8日視察中辦時(shí)提出了“五個(gè)堅(jiān)持”的要求，其中在提到“堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)”時(shí)強(qiáng)調(diào)：“無論辦文辦會(huì)辦事，都要一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精，于細(xì)微之處見精神，在細(xì)節(jié)之間顯水平?！笨倳浀闹匾v話，為高質(zhì)量做好會(huì)議記錄及管理指明了方向。筆者認(rèn)為，針對(duì)目前我們工作中存在的問題，應(yīng)當(dāng)在五個(gè)方面特別用心。

（一）在提前準(zhǔn)備上用心。習(xí)近平總書記曾與地縣辦公室干部談心時(shí)講過：“要增強(qiáng)超前服務(wù)和事后服務(wù)意識(shí)。例如召開地、縣重要工作會(huì)議，辦公室同志要提前到位，尤其是辦公室主任、會(huì)議記錄人員、勤雜事務(wù)人員一定要先到場做好會(huì)前準(zhǔn)備工作?！睍?huì)議記錄人員提前到位做什么？除用心準(zhǔn)備好規(guī)范的會(huì)議記錄本、備用記錄紙、多支記錄用筆，以及必要的錄音設(shè)備、備用電池等用品外，還應(yīng)提前閱讀了解會(huì)議議題及材料、參會(huì)人員及職務(wù)等內(nèi)容。特別是對(duì)議題材料中的一些專業(yè)詞匯、陌生詞語和生僻字詞，應(yīng)提前查閱明白其含義。如果會(huì)前用心準(zhǔn)備不夠，對(duì)議題相關(guān)內(nèi)容缺乏提前了解，作記錄時(shí)就極有可能出現(xiàn)少記、漏記、錯(cuò)記的問題。

（二）在翔實(shí)準(zhǔn)確上用心。會(huì)議記錄是會(huì)后撰寫紀(jì)要、執(zhí)行、督辦以及今后查閱利用的重要依據(jù)，會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、列席人員等基本要素和每個(gè)議題的討論意見（包括分歧意見）、議定結(jié)果等關(guān)鍵內(nèi)容必須記錄完整。因此記錄人員在會(huì)議過程中必須保持全神貫注，用心聽和記，不能分心、走神、發(fā)呆。手機(jī)應(yīng)處于關(guān)閉狀態(tài)，不能因手機(jī)來電來信影響記錄，并且最好控制喝水，以免頻繁上洗手間而中斷記錄。記錄必須嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，來不得半點(diǎn)虛構(gòu)和杜撰。不能根據(jù)記錄人員個(gè)人好惡對(duì)發(fā)言意見進(jìn)行更改、刪減，也不能因記錄時(shí)書寫未跟上而對(duì)后面的發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行隨意添加、猜測。為確保記錄的準(zhǔn)確無誤，會(huì)后對(duì)一些重要內(nèi)容及分歧意見、表態(tài)意見，應(yīng)及時(shí)回聽會(huì)議錄音進(jìn)行印證、校正或補(bǔ)充。對(duì)議題討論激烈或發(fā)言聲音太小、有地域方言導(dǎo)致記錄人員未聽清的內(nèi)容，應(yīng)在會(huì)后第一時(shí)間找發(fā)言者核實(shí)準(zhǔn)確。

（三）在臨機(jī)應(yīng)變上用心。在實(shí)際工作中，有的會(huì)議往往是突發(fā)性、臨時(shí)性的，其形式與常規(guī)的會(huì)議不太相同：議程不一定提前設(shè)計(jì)好，或者說來不及擬制規(guī)范的書面議程；地點(diǎn)不一定在正規(guī)的會(huì)議室，或許會(huì)因地制宜地隨機(jī)安排，甚至可能因時(shí)間關(guān)系在就餐過程中邊吃邊談。比如一些重大而復(fù)雜的項(xiàng)目在前期調(diào)研、接洽、磋商過程中，就會(huì)形成很多看似非正式的“會(huì)議”。而這類“會(huì)議”是整個(gè)項(xiàng)目充分醞釀、討論、決策鏈條中不可或缺的一環(huán)，切不可忽略其實(shí)際存在，認(rèn)為不正式、不重要，或領(lǐng)導(dǎo)沒有提前吩咐而不作記錄。試想想，如果某個(gè)項(xiàng)目只有最后一次提交黨委（黨組）會(huì)或辦公會(huì)研究審定的會(huì)議有記錄，而前面那些數(shù)次調(diào)研、磋商、論證的會(huì)議沒有任何記載，那勢必給人一種項(xiàng)目論證不充分、決策太草率的疑問。因此遇到這種情況，隨行人員就一定要做一個(gè)“有心人”，善于臨機(jī)應(yīng)變，立即落實(shí)人員如實(shí)作好記錄。近年來，根據(jù)新冠肺炎疫情防控工作的需要，各地各部門會(huì)臨時(shí)性召開視頻會(huì)議研究和布置工作。值得注意的是，再緊急的視頻會(huì)議，同樣要落實(shí)人員作好會(huì)議記錄。即便是在放長假期間或深夜、凌晨時(shí)間段，一旦接到指令，就應(yīng)按召開會(huì)議的基本要求組織，切不可因電話聯(lián)系、視頻連線等工作的忙亂，而忽略了同步做好會(huì)議記錄。

（四）在學(xué)習(xí)提升上用心。作會(huì)議記錄絕不是簡單地聽聽寫寫事務(wù)，而是一項(xiàng)技術(shù)活。為了保證會(huì)議記錄記得又快又全又準(zhǔn)，記錄人員應(yīng)當(dāng)用心練好“內(nèi)功”、提升技能。其一，要錘煉政治能力。要深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)黨的理論和路線方針政策，把準(zhǔn)政治方向，增強(qiáng)政治意識(shí)，嚴(yán)守政治紀(jì)律和保密紀(jì)律，提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力，時(shí)刻做政治上的明白人，所記內(nèi)容不能有任何政治偏差。其二，要熟悉業(yè)務(wù)工作。平時(shí)多用心學(xué)習(xí)各類文件和會(huì)議精神，全面了解熟悉單位的工作情況，同時(shí)深入一線調(diào)研，對(duì)基層工作現(xiàn)狀以及存在的問題做到心中大體有數(shù)。只有熟悉各環(huán)節(jié)、各領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作，會(huì)議過程中才能聽得懂、記得準(zhǔn)。其三，要摸索速記技巧。一名優(yōu)秀的記錄人員，莫過于記錄時(shí)話落字出，寫得快記得準(zhǔn)，且字跡清晰、工整美觀。因此記錄人員平時(shí)要根據(jù)自身特點(diǎn)多用心進(jìn)行有效的聽寫訓(xùn)練，提升速記能力，同時(shí)注意摸索和運(yùn)用一些實(shí)用性記錄技巧。比如有的領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)講話語速快，記錄時(shí)可注意記關(guān)鍵詞、關(guān)鍵語句，保證跟上講話節(jié)奏，會(huì)后再結(jié)合回聽錄音對(duì)記錄進(jìn)行整理補(bǔ)充。對(duì)講話中出現(xiàn)的類似“世界百年未有之大變局”“開啟全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國家新征程”“實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢”“成渝地區(qū)雙城經(jīng)濟(jì)圈建設(shè)”等字?jǐn)?shù)較多的規(guī)范化提法和固定詞組，可以暫時(shí)記下首位字和間隔一兩處關(guān)鍵字，留出空白，會(huì)后及時(shí)補(bǔ)全。

（五）在收集歸檔上用心。巡視、審計(jì)在會(huì)議記錄中查找相關(guān)內(nèi)容查不全，大多是因?yàn)闀?huì)議記錄原本就存在沒記全、沒記準(zhǔn)的“硬傷”，或者收集歸檔有遺漏；而查不到，要么是當(dāng)時(shí)開會(huì)壓根就沒有作記錄，要么是記錄遺失或沒有移交歸檔?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有?！睍?huì)議記錄作為直接形成的具有保存價(jià)值的原始材料，是文書檔案的重要組成部分，也是現(xiàn)在巡視、審計(jì)監(jiān)督需要查閱、復(fù)制的重要佐證。各個(gè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步樹牢檔案管理意識(shí)，密切配合檔案部門，用心收集、整理本部門經(jīng)手負(fù)責(zé)的會(huì)議記錄，及時(shí)整理移交歸檔，做到應(yīng)歸盡歸。對(duì)于赴外地出差洽談項(xiàng)目形成的臨場應(yīng)急性記錄，如果當(dāng)時(shí)使用的是個(gè)人記事本或酒店普通便簽寫的記錄的話，紙張可能小于國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，為了便于裝訂，還應(yīng)將每一頁記錄平整托裱在A4型襯紙上存檔。已破損的紙張應(yīng)予修裱，字跡模糊或易褪色的記錄應(yīng)予復(fù)制。電腦記錄的應(yīng)打印成能長期保存的紙質(zhì)件，經(jīng)參會(huì)和記錄人員親筆簽名后存檔。

四、結(jié)語

綜上所述，高質(zhì)量做好會(huì)議記錄及管理，是提升基層單位管理能力和工作水平的應(yīng)有之義，尤顯重要而迫切。我們應(yīng)當(dāng)加深對(duì)會(huì)議記錄及管理重要性的認(rèn)識(shí)，在提前準(zhǔn)備、翔實(shí)準(zhǔn)確、臨機(jī)應(yīng)變、學(xué)習(xí)提升、收集歸檔這五個(gè)方面特別用心，切實(shí)解決工作中存在的認(rèn)識(shí)不到位、記錄不完整、管理不規(guī)范、能力有欠缺等問題，盡快把會(huì)議記錄及管理工作提升到一個(gè)新水平。