文/泰安市城市管理綜合服務(wù)中心 李晶

大數(shù)據(jù)是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)產(chǎn)生的高科技，在如今信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)受到人們的廣泛關(guān)注。事業(yè)單位辦公室文書檔案中含有文字、圖片以及視頻等不同類型的信息資源，可以真實地反映事業(yè)單位各項經(jīng)營活動，是事業(yè)單位發(fā)展期間十分重視的資源。在事業(yè)單位文書檔案管理期間，檔案管理人員引入信息技術(shù)實現(xiàn)對文書檔案的采集、整理以及應(yīng)用，可充分發(fā)揮文書檔案具有的價值，能夠為事業(yè)單位的發(fā)展與建設(shè)提供服務(wù)。

一、文書檔案管理工作的特點

（一）文書檔案管理的重要性。文書檔案指的是文書材料的立卷、文書檔案的采集、整理以及鑒定等環(huán)節(jié)的工作。以上流程彼此關(guān)聯(lián)，但又彼此制約，其中應(yīng)用是重要環(huán)節(jié)，其余環(huán)節(jié)均為檔案應(yīng)用提供服務(wù)，為檔案的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。加強文書檔案管理，為單位的生產(chǎn)經(jīng)營工作提供服務(wù)，對檔案管理工作而言至關(guān)重要。管理人員加強文書檔案管理工作，使得文書檔案的價值得到充分發(fā)揮，不僅可以為各個部門生產(chǎn)經(jīng)營工作提供參考，同時可以作為宣傳教育的重要素材，還是歷史的記錄以及科研工作開展的必要基礎(chǔ)條件，檔案管理工作的重要性可見一斑。

（二）文檔工作實現(xiàn)一體化。文書檔案運用在文書工作中，同時又源自文書工作。文書檔案管理是文書工作最重要的環(huán)節(jié)，是基于文書采集、文書催辦以及文書承辦開展的，各個環(huán)節(jié)彼此關(guān)聯(lián)，文書檔案主要源于文件工作，而文書檔案管理工作質(zhì)量的高低則與檔案整體質(zhì)量以及檔案管理工作質(zhì)量有密切關(guān)系。

（三）文書檔案載體多樣化。文書載體是事業(yè)單位的重要內(nèi)容，文書檔案可以詳細記錄事業(yè)單位各項工作內(nèi)容。文書檔案載體十分豐富，其中包括了簽訂的協(xié)議、合同、責(zé)任書以及上下級彼此傳閱的文件等。檔案內(nèi)容多元化，其中含有會計檔案、行政管理檔案等多種內(nèi)容。

二、文書檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值

（一）提高檔案運用率。管理人員引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以創(chuàng)新檔案管理工作時，能夠高效處理目前檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，以進一步提高資源應(yīng)用效率。工作人員可以利用信息系統(tǒng)完成資料存儲，同時結(jié)合內(nèi)容詳細劃分檔案的重要程度，借由信息系統(tǒng)完成對有關(guān)信息的檢索。上述方式可以顯著提高檔案調(diào)取工作效率，同時許可用戶在個人享有的權(quán)限范圍內(nèi)編輯檔案相關(guān)信息，以加強檔案管理工作的針對性。開展檔案管理工作時，管理人員應(yīng)用以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)開發(fā)的管理系統(tǒng)，使得管理工作更為合理且科學(xué)。故而，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以顯著提高檔案管理工作的整體效率，同時保證檔案管理工作具有的專業(yè)性，以提高檔案管理工作質(zhì)量。

（二）加強檔案數(shù)字化管理水平。工作人員開展日常管理工作時，需要針對大數(shù)據(jù)開展合理運用，加強兩者的結(jié)合，完成數(shù)字化管理的目的，及時修正傳統(tǒng)檔案管理期間的錯誤。不僅如此，檔案管理工作在實際落實期間，對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有較高的要求，所以應(yīng)用期間，管理人員需要結(jié)合檔案管理工作的特征與工作實際需求構(gòu)建對應(yīng)的管理系統(tǒng)，以加強管理工作的專業(yè)性，同時對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行保存，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。此外，管理人員創(chuàng)新檔案管理工作時，需要深入分析大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用方法，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作的有機融合，以有效提高檔案管理工作的信息化水準(zhǔn)。如今，辦公室文書檔案管理工作，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)是事業(yè)單位開展檔案管理的主要方式，對推動檔案管理工作實現(xiàn)全面發(fā)展具有重要意義。

三、大數(shù)據(jù)時代辦公室文書檔案管理工作的挑戰(zhàn)

（一）管理理念需要升級。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，文書檔案管理工作與傳統(tǒng)管理工作之間存在顯著的差別，管理理念與流程方面也有明顯差異。傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員必須結(jié)合檔案內(nèi)容予以分類，并為不同類別的檔案設(shè)計相應(yīng)的標(biāo)識，為后續(xù)調(diào)取與檢索工作提供便利。不僅如此，檔案管理人員需要結(jié)合不同類型檔案的特征開展獨立管理，使用人員應(yīng)結(jié)合需求以及檔案的種類分類調(diào)取瀏覽，因此造成文書檔案管理工作整體質(zhì)量降低，同時可能產(chǎn)生文書檔案遺失的問題。另外，辦公室文書檔案的形成具有多樣化的特點，所以種類呈多樣化的趨勢，信息數(shù)據(jù)彼此有顯著的交叉。傳統(tǒng)的管理理念已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的實際需求，與大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理工作理念存在顯著的差異，工作人員需要對傳統(tǒng)管理理念進行創(chuàng)新，以確保管理工作符合事業(yè)單位對檔案檢索以及調(diào)閱的需要。

（二）管理人員素質(zhì)有待提高。事業(yè)單位開展文書檔案管理工作期間，應(yīng)用信息化技術(shù)進行操作，盡管可以從某種程度上加強辦公室文書檔案管理工作的效率，但是檔案管理工作依舊需要靠人力完成，綜合素質(zhì)水平與工作創(chuàng)新水平之間關(guān)系十分密切，所以嚴(yán)格要求工作人員個人能力滿足工作的需要。大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案管理工作期間需要使用的計算機軟件以及信息技術(shù)較為豐富，需要工作人員具備綜合能力。如今個別事業(yè)單位文書管理人員接受新事物的能力較差，缺乏互聯(lián)網(wǎng)理論知識以及操作技能，不能滿足檔案管理工作的實際需求。故而，事業(yè)單位需要積極開展有效的培訓(xùn)活動，以顯著提高辦公室文書檔案管理人員的信息技術(shù)知識與技能掌握程度，進一步提高文書檔案管理工作效率。

（三）管理方式亟待升級。傳統(tǒng)文書檔案管理期間，檔案普遍以紙質(zhì)形式存在，管理人員在管理期間，僅需要按照類別將檔案歸檔即可，但是在調(diào)取期間，需要耗費許多時間開展檢索。不僅如此，紙質(zhì)材料在存儲期間，可能受到外界因素的干擾，例如自然環(huán)境、人為因素等，使得紙質(zhì)檔案出現(xiàn)丟失或是受損的問題，嚴(yán)重降低了辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量。大數(shù)據(jù)背景下，拓展文書檔案的資料來源，不僅能夠避免傳統(tǒng)文書檢索方面的弊端，同時能夠利用不同的表現(xiàn)方式展現(xiàn)多元化的效果。故而，檔案管理工作人員在大數(shù)據(jù)環(huán)境下需要不斷提升檔案管理工作水平，首要工作是改善管理水平，使得管理工作更為完善。

四、大數(shù)據(jù)時代辦公室文書檔案管理措施

（一）建立大數(shù)據(jù)與大檔案觀念。事業(yè)單位檔案管理人員需要以大數(shù)據(jù)時代為基礎(chǔ)推動事業(yè)單位文書檔案管理工作向信息化發(fā)展。要想實現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要保證辦公室文書檔案管理人員自身具有一定的大數(shù)據(jù)、大檔案觀念。隨著工作人員形成大數(shù)據(jù)觀念、大檔案觀念，文書檔案信息化建設(shè)速度將隨之加快，且能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下引發(fā)的眾多變革。事業(yè)單位培養(yǎng)檔案管理人員具有檔案大數(shù)據(jù)觀念，應(yīng)先培養(yǎng)其具有建立海量信息數(shù)據(jù)庫的觀念，以此增加辦公室文書檔案的來源渠道，同時有針對性地從海量信息數(shù)據(jù)資源中選擇擁有保存價值與應(yīng)用價值的檔案數(shù)據(jù)。大檔案觀念的培養(yǎng)必須與大數(shù)據(jù)處理技術(shù)實現(xiàn)有機融合，以此確保文書檔案能夠為事業(yè)單位各項工作提供一定的參考。故而，檔案管理人員理應(yīng)具有數(shù)據(jù)檢索、分辨以及解決能力，同時熟悉檔案管理工作以及計算機專業(yè)理論知識。檔案大服務(wù)觀念要求檔案管理人員意識到原本資訊檢索模式具有的局限性，并在以用戶需求為導(dǎo)向理念的指導(dǎo)下不斷改善檔案服務(wù)方式，使得辦公室文書檔案管理工作的個性化、智慧化水平得到提升。

（二）定期開展培訓(xùn)工作。辦公室文書檔案管理工作至關(guān)重要，檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展，要求事業(yè)單位必須擁有業(yè)務(wù)技術(shù)和綜合素質(zhì)較高的管理人員，安排責(zé)任心強、工作認(rèn)真的黨員開展文書檔案管理工作。同時，文書檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)“檔案采集員”以及“檔案保存員”的固有觀念，為事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展以及科學(xué)研究提供相應(yīng)的參考，為事業(yè)單位決策提供相應(yīng)的依據(jù)。具體需要開展如下方面的培訓(xùn)工作：

第一，強化理論知識培養(yǎng)?，F(xiàn)代辦公室文書檔案管理人員應(yīng)具備大量的理論知識，包括專業(yè)基礎(chǔ)知識、自然科學(xué)知識以及社會科學(xué)知識等，各級組織要開展檔案法律法規(guī)培訓(xùn)、繼續(xù)教育以及網(wǎng)絡(luò)教育等，培養(yǎng)工作人員。同時，工作人員需要自主與全方位地提高個人修養(yǎng)，拓展知識面，積極學(xué)習(xí)該領(lǐng)域最新的技術(shù)以及知識，拓展個人視野。

第二，培養(yǎng)工作人員的技能。檔案管理是十分專業(yè)的工作，從檔案信息內(nèi)容的采集、匯總、保存以及統(tǒng)計直至檔案的應(yīng)用、編研，有十分完善的理論以及工作流程，檔案人員需要強調(diào)個人的完善，更為熟練地學(xué)習(xí)計算機理論知識以及工作方式，使得個人可以應(yīng)用不同類型的現(xiàn)代化信息工具，為檔案信息的開發(fā)以及運用奠定良好的基礎(chǔ)。不僅如此，檔案管理人員還需要具備優(yōu)秀的信息采集能力，能夠盡快為使用者提供其所需要的檔案信息數(shù)據(jù)，并幫助使用者獲取更為豐富的檔案信息數(shù)據(jù)，為應(yīng)用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。

第三，強化政治修養(yǎng)。事業(yè)單位的檔案管理工作十分細致且繁雜，從檔案的采集、匯總、安全保管以及登記統(tǒng)計，直至提供利用，都需要文書檔案管理人員耗費一定的時間與精力，檔案管理人員需要具備恪盡職守、任勞任怨的職業(yè)道德以及過硬的政治素養(yǎng)。

第四，強化職業(yè)修養(yǎng)。事業(yè)單位辦公室文書檔案管理人員與文書檔案密切接觸。因此，需要具備優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)以及保密意識，確保工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，所有檔案信息數(shù)據(jù)無缺漏，同時避免因為人為因素造成檔案內(nèi)容泄露。

（三）構(gòu)建文書檔案信息平臺。文書檔案管理工作的最終目標(biāo)是文書檔案信息得以充分應(yīng)用。所以，實際工作中，檔案管理人員在開展文書檔案信息數(shù)據(jù)采集之后，要應(yīng)用計算機技術(shù)有效進行加工，構(gòu)建文書檔案加工管理系統(tǒng)，對文書檔案信息資料進行采集以及匯總，并將文件打印為紙質(zhì)文件，保證紙質(zhì)文件與電子檔案并存。因為文書檔案的內(nèi)容相對復(fù)雜，事業(yè)單位需要積極構(gòu)建文書檔案數(shù)據(jù)庫，以文書檔案各種類別為基礎(chǔ)予以存儲，完成歸檔，保證文書檔案內(nèi)容不會受損。同時，隨著檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，文書檔案數(shù)字格式更為標(biāo)準(zhǔn)，顯著提高了檔案信息資源的應(yīng)用效率。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，工作人員應(yīng)強調(diào)文書檔案信息化建設(shè)期間檔案信息的檢索以及保密工作。事業(yè)單位在研發(fā)文書檔案管理軟件期間，應(yīng)科學(xué)設(shè)定文書檔案資料的檢索權(quán)限，明確檔案管理系統(tǒng)對應(yīng)模塊中電子檔案內(nèi)容瀏覽、編輯、下載以及打印的權(quán)限，如檔案管理人員有權(quán)進行檔案的瀏覽、編輯、下載與打印，而用戶只享有瀏覽、下載以及打印的權(quán)限，以保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。另外，文書檔案管理軟件還可以為電子檔案借閱、檔案內(nèi)容檢索提供便利。建立文書檔案信息平臺的同時，還需保證檔案內(nèi)容的安全性。針對事業(yè)單位文書檔案管理工作來說，部分電子檔案含有達到保密級別的信息數(shù)據(jù)，這就決定了事業(yè)單位辦公室文書檔案信息數(shù)據(jù)不能完全共享，需要有一定的范圍限制。故而，文書檔案信息化建設(shè)發(fā)展期間，檔案管理人員需要合理運用網(wǎng)絡(luò)安全保護技術(shù)以確保文書檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。因網(wǎng)絡(luò)本身的特殊性，文書檔案信息數(shù)據(jù)可能受到嚴(yán)重威脅，許多不法分子可能通過攻擊網(wǎng)絡(luò)竊取或是篡改檔案信息數(shù)據(jù)，所以事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)期間，檔案的安全性問題應(yīng)得到重視。檔案安全管理主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)故障、設(shè)備問題以及計算機病毒預(yù)防等工作，同時積極開展檔案信息數(shù)據(jù)的分級共享，確保文書檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

五、結(jié)語

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，檔案管理行業(yè)也不例外。事業(yè)單位應(yīng)明確大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在辦公室文書檔案管理工作中的價值，通過定期開展培訓(xùn)以及構(gòu)建文書檔案信息平臺等方式，加強大數(shù)據(jù)技術(shù)與辦公室文書檔案管理工作的有機結(jié)合，提高檔案管理工作效率。