石家莊市職教園區(qū)管理服務(wù)保障中心 閆建強(qiáng)

基建工程檔案就是在工程建設(shè)活動(dòng)中所直接和間接形成的一些資料，這些資料對企業(yè)的發(fā)展具有重要推動(dòng)作用，很多資料是由文字、聲音、圖像、視頻等各種載體文件資料組成，作為一種重要的信息鏈條，基建工程檔案是當(dāng)前項(xiàng)目發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)推進(jìn)環(huán)節(jié)，無論是從前期的設(shè)計(jì)還是到后期的驗(yàn)收，都需要做好基建工程檔案的存放和管理，只有不斷提高基建工程檔案歸檔的規(guī)范性和科學(xué)性，才能夠?yàn)榛üこ涛磥淼慕?jīng)營和建設(shè)提供科學(xué)的決策依據(jù)。

一、基建項(xiàng)目檔案歸檔的意義

任何項(xiàng)目工程在開展工作過程中都會產(chǎn)生諸多檔案資料，對檔案進(jìn)行收集和整合能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案收集工作是各項(xiàng)工作的核心，由于大部分基建工程項(xiàng)目比較大、涉及人員多、部門多，對于檔案收集和歸檔工作既是一個(gè)難點(diǎn)，也是一個(gè)挑戰(zhàn)?；üこ痰娜魏问┕み^程產(chǎn)生的檔案都是整個(gè)施工活動(dòng)的真實(shí)記錄表現(xiàn)，其檔案歸檔的完整性和規(guī)范性對于基建工程的順利發(fā)展具有重要作用，檔案工作與工程建設(shè)不同，很多基建工程的檔案工作滯后于工程建設(shè)，收集資料不及時(shí)，不完整，這樣會影響后續(xù)工作的正常開展。很多檔案在歸檔過程中所收集的材料不夠準(zhǔn)確，對于后續(xù)更改的檔案沒有及時(shí)更新，歸檔管理混亂，久而久之就會使檔案的真實(shí)價(jià)值受到影響[1]。近年來，我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展對我國基建工程也提出了更高的要求，建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量以及規(guī)模不斷加大，只有加強(qiáng)檔案歸檔工作，使其跟上當(dāng)前的項(xiàng)目建設(shè)水平，這樣才能夠促進(jìn)我國基礎(chǔ)建設(shè)的快速發(fā)展。信息化時(shí)代的到來給我國基建項(xiàng)目檔案歸檔提供了更多可能，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)以及其他數(shù)據(jù)處理方式，能夠使歸檔工作更加高效地開展，滿足不同基建項(xiàng)目的實(shí)際需求，在查詢和閱讀時(shí)也能夠更加便捷，擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔難度大、整理耗費(fèi)時(shí)間長、儲存要求多的問題。所以，做好歸檔工作，對我國基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目以及人民的生產(chǎn)和建設(shè)生活具有十分重要的作用，必須要引起當(dāng)前基建部門的重視。

二、基建項(xiàng)目檔案歸檔存在的難題

（一）歸檔檔案資料收集困難

近年來，我國基建項(xiàng)目數(shù)量不斷增加，檔案歸檔的重要性也被逐漸認(rèn)可，但是在實(shí)際項(xiàng)目開展期間仍然存在檔案歸檔不規(guī)范的問題。首先，基建項(xiàng)目是一個(gè)大型項(xiàng)目，一般來說施工周期長、分包商多、工程量大、項(xiàng)目復(fù)雜，無論是從設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)、施工環(huán)節(jié)還是到最后的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，都會涉及諸多檔案資料，這就對當(dāng)前的檔案資料收集和歸檔的規(guī)范性提出了更多的挑戰(zhàn)。在進(jìn)行建設(shè)過程中，施工團(tuán)隊(duì)為了保障工程的順利進(jìn)行，需要嚴(yán)格按照施工要求進(jìn)行施工，而很多施工單位之間為了追趕工期，沒有嚴(yán)格按照當(dāng)前檔案資料收集的要求進(jìn)行檔案整合，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、技術(shù)檢測等單位參與工程建設(shè)的人數(shù)眾多、流動(dòng)性強(qiáng)，在對人員管理、設(shè)備管理和各個(gè)項(xiàng)目的開展過程中一些檔案資料流轉(zhuǎn)速度較快，沒有經(jīng)過及時(shí)梳理。此外，一些檔案資料需要通過很多施工人員和施工隊(duì)進(jìn)行簽字確認(rèn)，施工人員流動(dòng)性強(qiáng)，施工隊(duì)伍管理混亂，這樣就會對檔案資料的真實(shí)性和完整性產(chǎn)生了一定的影響，也給后續(xù)的檔案歸檔規(guī)范性帶來了困難。

（二）企業(yè)移交的基建檔案材料整理不規(guī)范

一般來說，我國當(dāng)前基建項(xiàng)目工程都是公共基礎(chǔ)工程，是利國利民的項(xiàng)目工程，在這個(gè)過程中，很多工程需要有建設(shè)方、施工方和不同主體之間共同開展，不同主體之間在檔案歸檔和檔案收集時(shí)沒有統(tǒng)一的管理模式，對于一些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及材料的整合缺少系統(tǒng)性和規(guī)范性。長此以往，導(dǎo)致企業(yè)移交的基建檔案材料整理不夠規(guī)范，在最終進(jìn)行檔案整理時(shí)也會存在材料遺失，材料混亂，難以通過系統(tǒng)的方式對其進(jìn)行整合。

對于一些大型的基建工程項(xiàng)目來說，一般是通過招投標(biāo)的方式對不同類型的項(xiàng)目進(jìn)行區(qū)分，通過劃分為若干個(gè)子項(xiàng)目加快施工周期，滿足當(dāng)前的建設(shè)要求。同時(shí)，很多基建工程內(nèi)部分為電氣工程、樓房建設(shè)、預(yù)防工程，不同工程的經(jīng)理人不同，施工單位不同，管理內(nèi)容不同，不可能實(shí)現(xiàn)對基建檔案的統(tǒng)一管理。此外，很多基建項(xiàng)目工程在前期沒有對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集，導(dǎo)致很多檔案整理不規(guī)范，也容易出現(xiàn)檔案丟失和檔案真實(shí)性存疑等問題[2]。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高

要想實(shí)現(xiàn)檔案歸檔規(guī)范性的提高，就需要有專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作，而由于大多數(shù)基建項(xiàng)目開展時(shí)檔案管理人員的專業(yè)度不高，很多檔案管理人員都是其他行政人員進(jìn)行兼任，不同管理人員的素質(zhì)和對檔案管理的工作認(rèn)可度存在一定的差異，這樣就會導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)較多問題。一些管理人員在進(jìn)行檔案的收集和歸檔時(shí)，由于自身對于管理知識不夠全面，在進(jìn)行檔案收集和整合時(shí)不能很好地歸類，導(dǎo)致檔案管理效果大大降低。很多檔案管理人員只注重對紅頭文件的收集，而對于一些其他的文件隨意存放，這種方式嚴(yán)重影響了后續(xù)檔案資料的正常使用。此外，很多檔案管理人員沒有責(zé)任意識，也沒有明確檔案人員的崗位重要性，崗位管理不受單位領(lǐng)導(dǎo)重視，這樣就會在進(jìn)行資料歸檔時(shí)無法按照實(shí)際情況進(jìn)行文件資料的整合，后續(xù)借閱時(shí)也沒有做好相關(guān)的登記和備注，這樣也容易出現(xiàn)一些檔案借走之后很難尋回，一些重要的資料丟失等問題。

三、基建項(xiàng)目檔案歸檔存在難題的原因

（一）觀念需更新

針對當(dāng)前檔案歸檔不規(guī)范情況，究其根本是大多數(shù)基建工程對于檔案管理的重視程度不強(qiáng)，沒有良好的檔案規(guī)范管理觀念，這樣就會使得很多工程人員在開展基建工程時(shí)忽視檔案管理的重要性。大部分工程管理人員認(rèn)為檔案管理工作不夠重要，管理意識淡薄，在項(xiàng)目完工之后缺乏對檔案細(xì)致的管理和后續(xù)的探究，一些部門在選擇檔案歸檔人員時(shí)都是由臨時(shí)工和不專業(yè)人員進(jìn)行，檔案人員流動(dòng)性大，能力不足，而造成當(dāng)前檔案歸檔不規(guī)范。長此以往，產(chǎn)生的一些檔案隨意擺放，在使用過程中產(chǎn)生了遺失、破壞等情況，缺乏有效的管理。同時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)整體歸檔效果的提升，就需要提高檔案管理人員的歸檔意識，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平和實(shí)踐能力，才能夠?qū)崿F(xiàn)當(dāng)前檔案管理的規(guī)范化發(fā)展[3]。

（二）制度缺乏保障

盡管當(dāng)前很多基建工程已經(jīng)認(rèn)識到檔案歸檔的重要性，但是很多公司仍然缺少完善的制度，缺少整個(gè)體系的保障，這樣就會導(dǎo)致很多檔案歸檔工作缺少執(zhí)行保障機(jī)制，在相關(guān)工作開展過程中也影響了資料歸檔的規(guī)范性和系統(tǒng)性。一些基建公司在進(jìn)行基建檔案歸檔時(shí)缺少檔案保障計(jì)劃和應(yīng)急計(jì)劃，沒有結(jié)合基建工程的實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)范管理，這樣就會導(dǎo)致很多項(xiàng)目檔案管理只有方向性的條款，卻沒有具體的落實(shí)細(xì)則，這樣就會造成檔案管理缺乏制度依據(jù)，缺少制度保障?；üこ虣n案管理工作十分重要，也需要加大人力、物力、財(cái)力的投入，但是很多項(xiàng)目工程對于檔案管理的預(yù)算投入十分有限。信息化時(shí)代對檔案管理也提出了更高的要求，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件對于檔案進(jìn)行存檔效果十分明顯，但是由于其前期投入較多，對人員的專業(yè)性較大，很多項(xiàng)目管理沒有引入缺少足夠的物質(zhì)保障和制度保障，這樣就會使得檔案管理和收集過程中存在諸多問題，耽誤檔案歸檔的信息化和數(shù)字化建設(shè)。

（三）質(zhì)量有待提升

檔案歸檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，在進(jìn)行基建工程資料的整合過程中，一定要結(jié)合實(shí)際情況，加強(qiáng)基建檔案的分析，根據(jù)實(shí)際情況不斷提高質(zhì)量?；üこ虣n案的資料內(nèi)容比較多，設(shè)計(jì)方面比較廣，所以對其整合過程中一定要提高檔案歸檔的專業(yè)性，將一重要的資料進(jìn)行分級歸檔，而一些無足輕重的檔案資料可以放在其他相應(yīng)位置，這樣能夠有效提高整體檔案利用的效率。在歸檔過程中有一些紙質(zhì)檔案，在保存和管理時(shí)難度較大，所以當(dāng)前也可以通過掃描的方式對檔案信息進(jìn)行儲存，而目前很多檔案管理部門仍然是以人工檔案管理為主，檔案的存儲和查詢要耗費(fèi)大量的人力，缺乏先進(jìn)的管理手段和系統(tǒng)的管理方式，這樣也會使檔案的利用效果大打折扣。

（四）載體相對單調(diào)

結(jié)合基建項(xiàng)目在實(shí)際施工過程中的情況，很多基建項(xiàng)目都會留下數(shù)字文件，要結(jié)合檔案管理歸檔的規(guī)定，對各項(xiàng)數(shù)字文件進(jìn)行整合，但在實(shí)際檔案管理過程中，很多檔案管理的載體比較單調(diào)，對于一些特殊的檔案內(nèi)容很難通過系統(tǒng)和科學(xué)的方式進(jìn)行存儲，這樣給公司的檔案管理帶來了巨大的難題。目前，大多數(shù)基建工程在開展前期調(diào)研時(shí)需要拍攝很多照片和視頻，而大多數(shù)工程沒有結(jié)合工程的實(shí)際情況，在前中后期進(jìn)行拍攝，這樣就會導(dǎo)致很多影像資料留存不夠齊全，不夠系統(tǒng)。同時(shí)，很多工作人員工作繁忙，缺少足夠的精力和意識去做好各項(xiàng)檔案資料的收集，只是做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔，而忽視了一些影像聲音和圖片資料，這樣就會使一些工程項(xiàng)目的信息不夠完整，無法真正實(shí)現(xiàn)建項(xiàng)目全過程的把控[4]。

四、基建工程檔案歸檔規(guī)范性發(fā)展對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，同步管理

對于當(dāng)前基建工程項(xiàng)目來說，一定要加強(qiáng)檔案工作的綜合管理，無論是設(shè)計(jì)階段還是到最后的驗(yàn)收階段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，積極轉(zhuǎn)變觀念，通過同步管理，結(jié)合項(xiàng)目開展的各個(gè)環(huán)節(jié)由專人進(jìn)行檔案收集，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。我國近年來基建工程項(xiàng)目逐漸增多，投資數(shù)額越來越大，項(xiàng)目工程規(guī)模的增大也對檔案管理提出了更高的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)的穩(wěn)定性和全面性，就要將檔案資料準(zhǔn)確系統(tǒng)的歸檔，為后續(xù)項(xiàng)目工程的維護(hù)、改造、擴(kuò)建提供更加準(zhǔn)確的信息依據(jù)，讓企業(yè)能夠真正地考慮到檔案管理的重要性，在項(xiàng)目組建之初要對檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行確定，擴(kuò)大工作范圍并對檔案收集內(nèi)容，檔案管理內(nèi)容的分析，提高檔案管理人員的責(zé)任意識，定人定崗。對于各級各類檔案都需要通過分類管理，進(jìn)一步加強(qiáng)收集的效果，通過與各個(gè)相關(guān)主體之間加強(qiáng)聯(lián)系，應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理方式，主動(dòng)的溝通，將檔案管理工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中去，才能避免檔案管理工作產(chǎn)生漏洞。此外，企業(yè)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，通過開展實(shí)地觀摩和培訓(xùn)等方式，提高每一個(gè)人員對于檔案的重視程度，明確管理流程，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

（二）齊抓共管，建立管理網(wǎng)絡(luò)

基建工程檔案收集是否齊全，今后能否作為發(fā)展的基礎(chǔ)，就需要通過建立管理網(wǎng)絡(luò)，通過齊抓共管的方式，確保每一個(gè)檔案內(nèi)容信息完整和準(zhǔn)確，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的管控，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一化。同時(shí)，要加強(qiáng)制度建設(shè)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，明確檔案管理的重要性，只有做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，嚴(yán)格做好檔案管理人員的各項(xiàng)工作，這樣才能確保檔案文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展[5]。

（三）根據(jù)基建工程的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道

結(jié)合當(dāng)前的基建項(xiàng)目工程來看，做好工程項(xiàng)目的檔案收集和管理工作，一定要拓寬收集渠道。為了完成好基建檔案管理工作，為今后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，在當(dāng)前一定要將所有檔案進(jìn)行收集，對于一些重要檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理。所以，要提高檔案收集工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，不僅要提高檔案收集的數(shù)量，還需要提高檔案收集的質(zhì)量，對于一些重點(diǎn)檔案來說應(yīng)該提前做好存儲的方案，只有收集到豐富的資料才能幫助后續(xù)工程正常推進(jìn)，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，很多工程項(xiàng)目從申報(bào)到竣工會有很多環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)都會形成復(fù)雜的文件材料且內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長，這對檔案管理人員就提出了更高的要求，加強(qiáng)檔案管理意識不能僅要數(shù)量而不要質(zhì)量，只有加強(qiáng)檔案材料和項(xiàng)目建設(shè)同步開展，這樣才能夠提高工程項(xiàng)目的有效性。同時(shí)，為了保證檔案資料的齊全和完整，要改變檔案管理滯后的問題，提前做好檔案資料的整合方案，按照具體的檔案操作流程和程序做好各項(xiàng)工作[6]。

（四）做好竣工文件的收集與管理工作

對于基建項(xiàng)目來說，工程竣工文件也是反映整體工程建設(shè)實(shí)際情況的重要內(nèi)容，所以對竣工文件進(jìn)行收集和管理，能夠給今后的項(xiàng)目工程帶來重要的數(shù)據(jù)支持。很多項(xiàng)目工程在推進(jìn)過程中具有設(shè)計(jì)圖紙、施工安裝、竣工圖紙，不同的圖紙對于項(xiàng)目的影響有所區(qū)別，而對于竣工文件的質(zhì)量控制，能夠有效加強(qiáng)整體工程項(xiàng)目的把控，如果項(xiàng)目存在問題都能在竣工材料上找到相關(guān)數(shù)據(jù)，更好更快地解決當(dāng)前項(xiàng)目中的問題。所以，做好竣工文件的歸檔工作，一定要保障其完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、全面性，將整個(gè)項(xiàng)目全過程進(jìn)行真實(shí)的記錄和反應(yīng)，提高數(shù)據(jù)的可靠性，做到圖像和各類資料的齊全性，這樣才能夠滿足當(dāng)前規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的歸檔要求，為今后檔案管理提供有力保障。

（五）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，就需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作要求較高，面對業(yè)務(wù)量大，信息源多的工作一定要做好做到位。所以，從事基建工程檔案管理人員一定要提高綜合能力，不僅要懂得檔案管理的專業(yè)知識，還需要對工程基建建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行了解，對于每一個(gè)階段所產(chǎn)生的檔案都了如指掌，這樣在后續(xù)的分類整理時(shí)才能更加清楚。此外，公司也要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理內(nèi)容，這樣才能夠?yàn)榻窈蟮墓ぷ鞯於ɑA(chǔ)，使當(dāng)前檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展[7]。

五、結(jié)語

當(dāng)前應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，做好基建工程的檔案歸檔和審查工作，對于一些重要檔案要做好保存。同時(shí)，對于一些保密檔案也應(yīng)該嚴(yán)格限制查詢和存儲的方式，通過統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，嚴(yán)格按照當(dāng)前的管理要求建立管理網(wǎng)絡(luò)，明確管理責(zé)任，設(shè)立專用的檔案室，配備專門的檔案管理人員，由專人進(jìn)行監(jiān)督和管理，使當(dāng)前單位建設(shè)中產(chǎn)生的各個(gè)檔案都能夠很好地利用。