唐 昕
(廣東省汕頭市中心醫(yī)院,汕頭 515000)
在醫(yī)療服務(wù)不斷完善的過(guò)程中,醫(yī)院的固定資產(chǎn)不斷增加,加大了管理難度。對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制有利于提高資產(chǎn)利用率、提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量,所以應(yīng)在現(xiàn)有研究結(jié)果的基礎(chǔ)上分析如何開(kāi)展醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制工作。
固定資產(chǎn)指的是醫(yī)院為滿(mǎn)足經(jīng)營(yíng)管理需求而持有的、使用時(shí)間超過(guò)一年的、價(jià)值達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的非貨幣性資產(chǎn),主要包括建筑物、機(jī)械設(shè)備等。內(nèi)部控制是為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和保護(hù)資產(chǎn)完整而在醫(yī)院內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃等方法。固定資產(chǎn)是醫(yī)院賴(lài)以經(jīng)營(yíng)的主要資產(chǎn),加強(qiáng)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制具有重要作用。第一,有利于降低固定資產(chǎn)購(gòu)置成本。醫(yī)院所需要的固定資產(chǎn)相對(duì)較多,其中部分資產(chǎn)的價(jià)格較高,加強(qiáng)內(nèi)部控制有利于增強(qiáng)固定資產(chǎn)采購(gòu)的合理性,降低采購(gòu)成本。第二,有利于保護(hù)資產(chǎn)完整與安全。在長(zhǎng)期使用過(guò)程中,固定資產(chǎn)可能會(huì)出現(xiàn)損壞甚至流失等問(wèn)題,加強(qiáng)內(nèi)部控制有利于充分了解固定資產(chǎn)的使用情況,加大對(duì)固定資產(chǎn)的養(yǎng)護(hù)力度,降低固定資產(chǎn)出現(xiàn)損壞、流失等問(wèn)題的概率。第三,有利于促進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展。固定資產(chǎn)對(duì)于醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)有較大影響,如果固定資產(chǎn)經(jīng)常出現(xiàn)故障就會(huì)加大醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本,而加強(qiáng)內(nèi)部控制有利于延長(zhǎng)固定資產(chǎn)的使用壽命,充分發(fā)揮固定資產(chǎn)在醫(yī)療服務(wù)等各個(gè)方面的作用,增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展。
F 醫(yī)院屬于歷史悠久的大型綜合性醫(yī)院,在當(dāng)?shù)蒯t(yī)療服務(wù)中發(fā)揮著重要作用,具有較好的口碑與效益,以及設(shè)備先進(jìn)、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量高等優(yōu)勢(shì)。從相關(guān)會(huì)計(jì)制度來(lái)看,該醫(yī)院的固定資產(chǎn)主要包括房屋及構(gòu)筑物、專(zhuān)用設(shè)備、通用設(shè)備和其他資產(chǎn)等類(lèi)型,其中房屋及構(gòu)筑物有門(mén)診樓、住院部等,專(zhuān)用設(shè)備有心電監(jiān)護(hù)儀、X 射線(xiàn)機(jī)、消毒機(jī)、血液透析設(shè)備等,通用設(shè)備有攝像機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)等,其他資產(chǎn)有工作臺(tái)、儲(chǔ)物柜等。而且,F(xiàn) 醫(yī)院的固定資產(chǎn)總額不斷攀升,專(zhuān)用設(shè)備與通用設(shè)備的占比不斷提升。
F 醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制目標(biāo)主要包括公益性目標(biāo)、經(jīng)濟(jì)性目標(biāo)、合規(guī)性目標(biāo)和安全性目標(biāo)。第一,公益性目標(biāo)。醫(yī)藥費(fèi)用主要是由診療費(fèi)、檢查費(fèi)和藥品費(fèi)構(gòu)成的,其中檢查費(fèi)源于設(shè)備檢查,在一定程度上加大了患者的負(fù)擔(dān),所以F 醫(yī)院制定了公益性目標(biāo),強(qiáng)調(diào)要根據(jù)這一目標(biāo)對(duì)與醫(yī)療檢查有關(guān)的固定資產(chǎn)進(jìn)行公益性評(píng)估,從而增強(qiáng)檢查收費(fèi)的合理性,減輕患者負(fù)擔(dān)。第二,經(jīng)濟(jì)性目標(biāo)。醫(yī)院在固定資產(chǎn)方面的投資相對(duì)較多,加大了運(yùn)營(yíng)成本。所以F 醫(yī)院制定了經(jīng)濟(jì)性目標(biāo),強(qiáng)調(diào)要在內(nèi)部控制中根據(jù)這一目標(biāo)和常見(jiàn)疾病優(yōu)化固定資產(chǎn)的購(gòu)置類(lèi)型,在滿(mǎn)足醫(yī)療服務(wù)需求的同時(shí)增加經(jīng)濟(jì)效益。第三,合規(guī)性目標(biāo)。F 醫(yī)院的固定資產(chǎn)具有類(lèi)型多、價(jià)格高等特點(diǎn),對(duì)內(nèi)部控制的要求較高。如果內(nèi)部控制出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清等問(wèn)題,就會(huì)影響醫(yī)院發(fā)展。所以F 醫(yī)院制定了合規(guī)性目標(biāo),要求增強(qiáng)內(nèi)部控制的合理性。第四,安全性目標(biāo)。F 醫(yī)院強(qiáng)調(diào),在對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí),需要保障固定資產(chǎn)的安全性,避免固定資產(chǎn)出現(xiàn)損壞、流失等問(wèn)題。
1.具體狀況
第一,組織狀況。F 醫(yī)院較為注重固定資產(chǎn)內(nèi)部控制工作,設(shè)置了固定資產(chǎn)內(nèi)部控制小組,安排該小組對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行分級(jí)管理,并且制定了分級(jí)核算體系。通過(guò)財(cái)務(wù)科進(jìn)行總賬與一級(jí)明細(xì)賬的核算,明確各類(lèi)固定資產(chǎn)的情況;通過(guò)設(shè)備科與總務(wù)科進(jìn)行二級(jí)明細(xì)賬的核算,全面核查固定資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)和相關(guān)賬目;通過(guò)資產(chǎn)使用科室進(jìn)行三級(jí)明細(xì)賬的核算,明確固定資產(chǎn)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量。第二,制度狀況。F 醫(yī)院根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定了固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度,如不相容職務(wù)分離制度、財(cái)務(wù)預(yù)算制度、固定資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)流程管控制度等,對(duì)固定資產(chǎn)的采購(gòu)、管理等各個(gè)方面進(jìn)行了相應(yīng)的規(guī)定。
2.存在問(wèn)題
從實(shí)際情況與有效性分析結(jié)果來(lái)看,F(xiàn) 醫(yī)院的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中仍然存在一些問(wèn)題。第一,采買(mǎi)與驗(yàn)收不規(guī)范。F 醫(yī)院在開(kāi)展內(nèi)部控制工作時(shí)沒(méi)有規(guī)范固定資產(chǎn)的采購(gòu)審批流程,導(dǎo)致采購(gòu)審批缺乏相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字,降低了資產(chǎn)成本控制的有效性。另外,沒(méi)有規(guī)范固定資產(chǎn)驗(yàn)收流程,導(dǎo)致固定資產(chǎn)驗(yàn)收時(shí)很多相關(guān)方?jīng)]有同時(shí)在場(chǎng),而且在場(chǎng)人員沒(méi)有對(duì)設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格檢查與調(diào)試,無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備問(wèn)題。第二,使用與維修不規(guī)范。F 醫(yī)院沒(méi)有做好固定資產(chǎn)的使用與維修工作。例如,沒(méi)有對(duì)使用人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn),沒(méi)有對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行日常管理與養(yǎng)護(hù),沒(méi)有及時(shí)維修設(shè)備。第三,清查與盤(pán)點(diǎn)不規(guī)范。固定資產(chǎn)的清查與盤(pán)點(diǎn)難度相對(duì)較大,但F 醫(yī)院沒(méi)有針對(duì)這些情況制定完善的清查與盤(pán)點(diǎn)制度,也沒(méi)有安排專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行全面核查,可能會(huì)導(dǎo)致固定資產(chǎn)流失。第四,報(bào)廢處置不規(guī)范。F 醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)的報(bào)廢處置不太重視,而且沒(méi)有通過(guò)合適的方式進(jìn)行處置,可能會(huì)導(dǎo)致固定資產(chǎn)閑置。
固定資產(chǎn)的采買(mǎi)與驗(yàn)收是內(nèi)部控制的關(guān)鍵內(nèi)容,F(xiàn) 醫(yī)院應(yīng)增強(qiáng)采買(mǎi)與驗(yàn)收的規(guī)范性,減少其中的問(wèn)題。第一,科學(xué)編制固定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃。科學(xué)編制固定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃要求相關(guān)科室與部門(mén)的人員根據(jù)實(shí)際情況,判斷是否需要購(gòu)置固定資產(chǎn)、需要購(gòu)置哪些固定資產(chǎn)并與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通交流,之后再編制采購(gòu)計(jì)劃。在編制計(jì)劃時(shí)應(yīng)按照要求填寫(xiě)申請(qǐng)表,明確列出固定資產(chǎn)的規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置數(shù)量、購(gòu)置原因等信息。第二,優(yōu)化固定資產(chǎn)采購(gòu)審批流程。采購(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)全面審批采購(gòu)申請(qǐng),判斷采購(gòu)需求是否合理,之后邀請(qǐng)專(zhuān)家對(duì)固定資產(chǎn)的購(gòu)置進(jìn)行可行性論證,判斷各個(gè)科室是否存在片面追求高精尖設(shè)備、重復(fù)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備等問(wèn)題,并且需要判斷固定資產(chǎn)采購(gòu)金額是否超出預(yù)算。同時(shí),審計(jì)科等部門(mén)需要對(duì)采購(gòu)審批進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督,確保逐級(jí)進(jìn)行審批,避免審批過(guò)程中出現(xiàn)不合規(guī)行為,否則會(huì)影響醫(yī)院的效益。在這一環(huán)節(jié),固定資產(chǎn)內(nèi)部控制小組中應(yīng)根據(jù)《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》《F 醫(yī)院設(shè)備購(gòu)置制度》等條例,對(duì)可行性論證、采購(gòu)金額、采購(gòu)合同進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部控制。第三,優(yōu)化固定資產(chǎn)驗(yàn)收流程。醫(yī)院應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的固定資產(chǎn)驗(yàn)收小組,讓這一小組根據(jù)固定資產(chǎn)采購(gòu)合同檢查固定資產(chǎn)的規(guī)格、數(shù)量和性能,判斷固定資產(chǎn)是否存在外觀(guān)破損、無(wú)法正常運(yùn)行等問(wèn)題。在確保沒(méi)有基礎(chǔ)問(wèn)題后,邀請(qǐng)專(zhuān)家共同驗(yàn)收。其中較為精密貴重的固定資產(chǎn),若驗(yàn)收不合格,需及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系。若固定資產(chǎn)沒(méi)有任何問(wèn)題,驗(yàn)收小組就需要填寫(xiě)驗(yàn)收單,財(cái)務(wù)部門(mén)需要檢查申請(qǐng)表、采購(gòu)合同等各項(xiàng)資料的完整性,使用部門(mén)需要根據(jù)自身需求領(lǐng)用固定資產(chǎn)并填寫(xiě)固定資產(chǎn)移交單。
采購(gòu)固定資產(chǎn)就是為了展現(xiàn)資產(chǎn)價(jià)值、滿(mǎn)足實(shí)際需求,所以應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)的使用與維修進(jìn)行內(nèi)部控制,提高固定資產(chǎn)的利用率。第一,加大固定資產(chǎn)使用培訓(xùn)力度。醫(yī)院大多數(shù)固定資產(chǎn)較為先進(jìn),如果操作不當(dāng)可能會(huì)導(dǎo)致資產(chǎn)損壞,所以需要對(duì)使用人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn),讓其掌握正確的操作方法。首先,應(yīng)加大理論培訓(xùn)力度,例如全面講解使用方法與注意事項(xiàng),發(fā)放固定資產(chǎn)使用手冊(cè),增進(jìn)使用人員對(duì)其的了解。其次,應(yīng)加大實(shí)踐培訓(xùn)力度,逐一示范固定資產(chǎn)的操作步驟,避免使用人員出現(xiàn)操作不良等情況,否則會(huì)提高資產(chǎn)故障率。第二,優(yōu)化固定資產(chǎn)使用與維修流程。在領(lǐng)用固定資產(chǎn)后,使用人員需要定期維護(hù)并準(zhǔn)確判斷其是否需要維修,若需要維修則及時(shí)提出申請(qǐng),設(shè)備科需要根據(jù)故障原因進(jìn)行維修。第三,加強(qiáng)固定資產(chǎn)使用與維修管理。在進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí),應(yīng)完善固定資產(chǎn)調(diào)撥制度,對(duì)流動(dòng)性較大的固定資產(chǎn)進(jìn)行嚴(yán)格控制,通過(guò)調(diào)入、調(diào)出手續(xù)明確固定資產(chǎn)的流向,避免出現(xiàn)固定資產(chǎn)流失等問(wèn)題。需要對(duì)使用人員的各項(xiàng)操作進(jìn)行嚴(yán)格管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)盲目操作、操作錯(cuò)誤等問(wèn)題。另外,固定資產(chǎn)在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)受到環(huán)境溫濕度等諸多因素的影響,可能會(huì)出現(xiàn)一些故障。因此,需要加大固定資產(chǎn)的日常保養(yǎng)力度,增強(qiáng)固定資產(chǎn)運(yùn)行的穩(wěn)定性;詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的操作信息、故障信息并做好信息匯總工作,減少固定資產(chǎn)的非自然損耗。此外,在維修時(shí)應(yīng)全面檢查固定資產(chǎn)運(yùn)行狀況,明確故障原因、維修手段和維修成本,將維修后收益較小的固定資產(chǎn)納入處置環(huán)節(jié)中。
在長(zhǎng)期使用過(guò)程中,固定資產(chǎn)可能會(huì)出現(xiàn)流失等問(wèn)題,所以F 醫(yī)院應(yīng)定期進(jìn)行固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn),判斷固定資產(chǎn)是否與賬目相符,從而維護(hù)固定資產(chǎn)的安全。第一,完善固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)制度,增強(qiáng)各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)性。醫(yī)院需要根據(jù)固定資產(chǎn)的特點(diǎn)與需求建立清查與盤(pán)點(diǎn)制度,對(duì)清查與盤(pán)點(diǎn)的范圍、方式、過(guò)程等各個(gè)方面進(jìn)行明確規(guī)定,突出清查與盤(pán)點(diǎn)重點(diǎn),確保清查與盤(pán)點(diǎn)工作順利完成。第二,優(yōu)化固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)流程。為了優(yōu)化清查與盤(pán)點(diǎn)效果,應(yīng)構(gòu)建集設(shè)備科、總務(wù)科和使用科室人員于一體的清查盤(pán)點(diǎn)小組。該小組需要根據(jù)制度條例制訂清查與盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃并上報(bào)至院領(lǐng)導(dǎo),在院領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)后,小組應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)的人員共同開(kāi)展清查與盤(pán)點(diǎn)工作,審計(jì)科需要對(duì)清查與盤(pán)點(diǎn)過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不合規(guī)行為。在清查與盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)相關(guān)表格并編制盤(pán)虧盤(pán)盈報(bào)告,如果存在資產(chǎn)與賬目不符等情況需要明確相關(guān)責(zé)任人并讓責(zé)任人填寫(xiě)書(shū)面說(shuō)明,最后根據(jù)具體原因變更固定資產(chǎn)明細(xì)賬。第三,增強(qiáng)固定資產(chǎn)清查與盤(pán)點(diǎn)工作的規(guī)范性。在進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)可以先讓科室進(jìn)行自查,之后讓清查盤(pán)點(diǎn)小組進(jìn)行核查。各個(gè)科室需要根據(jù)制度要求清查科室范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)并編寫(xiě)固定資產(chǎn)清單,在確保沒(méi)有問(wèn)題后將清單上報(bào)至清查盤(pán)點(diǎn)小組。清查盤(pán)點(diǎn)小組需要全面審核各個(gè)科室提交的清單,之后根據(jù)清單內(nèi)容判斷進(jìn)行小范圍清查盤(pán)點(diǎn)還是大范圍清查盤(pán)點(diǎn)。一般情況下,需要對(duì)固定資產(chǎn)數(shù)量較多或高精尖設(shè)備較多的科室進(jìn)行小范圍盤(pán)點(diǎn),判斷實(shí)際資產(chǎn)是否與清單內(nèi)容一致,若不一致則需要進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)清查。同時(shí),需要每年對(duì)醫(yī)院內(nèi)的所有固定資產(chǎn)進(jìn)行大范圍盤(pán)點(diǎn),核對(duì)實(shí)際資產(chǎn)與資產(chǎn)賬面的內(nèi)容是否一致,若不一致則需要進(jìn)行核查。在信息化時(shí)代中,醫(yī)院也可以利用信息技術(shù)手段構(gòu)建固定資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng),通過(guò)該系統(tǒng)獲取固定資產(chǎn)的各種信息。
經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期使用,部分固定資產(chǎn)存在老化、超過(guò)使用年限、無(wú)法正常使用且維修意義較小等問(wèn)題,需要按照相關(guān)規(guī)定對(duì)這些資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢處置,因此F 醫(yī)院需要做好這一環(huán)節(jié)的工作。第一,完善固定資產(chǎn)報(bào)廢處置制度。醫(yī)院應(yīng)提高對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置的重視程度并做好報(bào)廢處置的宣傳工作,增進(jìn)各個(gè)科室與部門(mén)對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置標(biāo)準(zhǔn)、方法的了解,調(diào)動(dòng)職工參與資產(chǎn)處置的積極性。同時(shí),醫(yī)院需要制定完善的固定資產(chǎn)報(bào)廢處置制度,對(duì)固定資產(chǎn)處置流程、手段進(jìn)行明確規(guī)定,避免出現(xiàn)固定資產(chǎn)未經(jīng)處置便減少等問(wèn)題,否則會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失。第二,優(yōu)化固定資產(chǎn)報(bào)廢處置流程。為了優(yōu)化固定資產(chǎn)內(nèi)部控制效果,使用科室應(yīng)先準(zhǔn)確判斷固定資產(chǎn)是否能夠繼續(xù)使用,若確定無(wú)法使用則需要提交固定資產(chǎn)報(bào)廢處置申請(qǐng)。之后設(shè)備科等部門(mén)需要判斷資產(chǎn)是否屬于正常報(bào)廢,若屬于正常報(bào)廢則直接進(jìn)行報(bào)廢鑒定并明確處置方式,若不屬于正常報(bào)廢則需要明確設(shè)備為何無(wú)法使用,之后再編制非正常報(bào)廢申請(qǐng)并交由院領(lǐng)導(dǎo)審批。同時(shí),財(cái)務(wù)科需要科學(xué)編制固定資產(chǎn)報(bào)廢處置明細(xì)表,做好賬務(wù)處理工作。第三,對(duì)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格控制。任何固定資產(chǎn)都占用了一定的資金,隨意報(bào)廢可能會(huì)造成資產(chǎn)浪費(fèi),所以在報(bào)廢前應(yīng)對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)鑒定并出具鑒定報(bào)告,若確定報(bào)廢則要填寫(xiě)固定資產(chǎn)報(bào)廢處置單,詳細(xì)列出固定資產(chǎn)的型號(hào)、規(guī)格、報(bào)廢原因等信息,之后將固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)出至專(zhuān)業(yè)的回收企業(yè)。而且審計(jì)科需要對(duì)報(bào)廢處置進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,判斷報(bào)廢處置的申請(qǐng)資料是否真實(shí)、審批程序是否完善。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,需及時(shí)查明原因并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo),有效防范固定資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。
加強(qiáng)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制具有重要意義,不僅可以為醫(yī)院發(fā)展提供保障,也可以反映醫(yī)院的綜合實(shí)力。因此,F(xiàn)醫(yī)院針對(duì)固定資產(chǎn)的特點(diǎn)開(kāi)展了內(nèi)部控制工作,但在認(rèn)知片面等因素的影響下,實(shí)際工作中仍然存在采買(mǎi)與驗(yàn)收不規(guī)范、使用與維修不善等問(wèn)題。為此,應(yīng)明確內(nèi)部控制現(xiàn)狀,不斷優(yōu)化控制策略,使固定資產(chǎn)的采買(mǎi)、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)更符合實(shí)際要求,從而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。