胡 玲
(四川鐵道職業(yè)學院,四川 成都 610000)
職業(yè)院校檔案管理在大數(shù)據(jù)時代下得到迅猛發(fā)展,與此同時,給職業(yè)院校的檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。面對新時期職業(yè)教育改革趨勢和信息化技術飛速發(fā)展帶來的影響,必須要結合高職院校實際情況,積極探索符合現(xiàn)代社會需求的創(chuàng)新路徑。適應數(shù)字時代發(fā)展要求,把握發(fā)展機遇,加強自身人才培養(yǎng)能力,貫徹立德樹人的國家目標。職業(yè)院校檔案管理工作是高職院校管理中的重要環(huán)節(jié)。職業(yè)院校數(shù)字檔案包括:標準規(guī)范體系、數(shù)字信息資源、數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)、基礎設施、信息穩(wěn)定體系和人才隊伍六個方面,其中很重要的一個內(nèi)容是在數(shù)字檔案信息資源管理的過程中,要主動借助信息技術,形成科學化的管理模式,強化自身檔案管理的質(zhì)量與效益,能較好地服務于學生及學校,還有助于信息的共享。
1.解決查詢檔案難的問題的需要
在職業(yè)院校管理中,檔案管理是其中一個非常重要的組成部分,在大數(shù)據(jù)技術得到廣泛應用的今天,職業(yè)院校應將數(shù)字技術引進檔案管理領域,借助數(shù)字檔案,提升管理能力[1]。當前,職業(yè)院校中對于數(shù)字化檔案信息的收集和整理等方面都取得了很大進展。目前,國內(nèi)大部分職業(yè)學校已建成比較完善的數(shù)字化檔案館系統(tǒng),但因各高校實際狀況不一,在檔案管理工作中仍然存在著一些不足之處。傳統(tǒng)檔案管理主要依靠人工進行整理和檢索,不僅效率低而且容易出錯[2]。傳統(tǒng)模式中檔案管理采用紙質(zhì)檔案,每個檔案均要求工作人員記錄在案,并且還要有巨大的空間去保存。這種方式不僅耗費大量的時間,而且容易丟失一些珍貴資料,同時還無法保證檔案資料不會被篡改和刪除。尤其是檔案利用時,需要從海量檔案中尋找目標檔案的位置,如遇資料未知,查找難度就更大,會占用很多時間,對于一些重要信息來說,也無法保證安全。而在網(wǎng)絡技術不斷發(fā)展的今天,人們能夠通過互聯(lián)網(wǎng)找到他們需要的信息。因此,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的要求。為順應時代發(fā)展趨勢,檔案工作的革新與改革勢在必行。紙質(zhì)檔案很難保證資料完整,將對數(shù)據(jù)分析結果產(chǎn)生直接的影響。因此,我們應該在信息化時代背景下,建立一個數(shù)字化的檔案館,以確保信息資源能夠得到最大程度的共享。在大數(shù)據(jù)時代來臨之際,職業(yè)院校還應主動融入新一輪技術革命,特別是檔案管理應該引進新的技術,建設完善數(shù)字檔案系統(tǒng),利用信息系統(tǒng)對檔案資料進行存儲,一旦有必要,只需登陸系統(tǒng)即可、鍵入關鍵詞可以快速查找到需要的資料,此外,也能實現(xiàn)跨時空的數(shù)據(jù)共享,能享受到前所未有的便利,還利于檔案的整體管理提升。
2.準確定位所需檔案的需要
職業(yè)院校在創(chuàng)建數(shù)字檔案中,歷史檔案都需輸入數(shù)據(jù)庫,運用計算機技術,將檔案中所有的資料加以分析整理,再以此為基礎設置目錄與分目錄。通過這種方式可以將大量分散的檔案資料整合起來,為教學、科研等提供參考信息。對檔案數(shù)據(jù)進行分類整理時,也可以形成一種全新的關聯(lián),在不同的目錄下,也能共享數(shù)據(jù)[3]。同時,為了保證信息存儲的安全,還要設置專門的數(shù)據(jù)備份機構來保護檔案的信息安全,既便于查找信息,又提升了學校檔案管理的工作效率。因此,做好職業(yè)院校的檔案數(shù)字化管理工作是十分必要的。在社會經(jīng)濟日益發(fā)展的今天,對職業(yè)教育的關注程度不斷提高,并以職業(yè)院校為技能型人才培養(yǎng)基地,其信息化管理建設更加重要。數(shù)字化檔案是指將紙質(zhì)檔案通過計算機錄入軟件轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像并進行保存和處理的一種方式,它能夠?qū)n案資料起到保護作用,從而使教學水平得到有效提升。但現(xiàn)階段我國部分職業(yè)院校在推行數(shù)字化檔案管理過程中還存在諸多問題,這些問題已經(jīng)影響到職業(yè)院校管理水平與工作效率。因此,我們必須要加強對職業(yè)院校數(shù)字化檔案管理的研究,從而實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。建立健全檔案數(shù)據(jù)庫等,能使用數(shù)字技術進行自動收集、對有關資料進行存儲與分析,能較好地服務于信息需求者。因此,職業(yè)院校首先應加大對檔案管理工作的力度,通過構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來加強自身管理工作,從而有效提升學校整體水平。同時,還可以不斷的完善檔案管理的內(nèi)容。對于高職院校來說,其自身擁有的各種數(shù)據(jù)都是非常重要的,其中包含有豐富的教學經(jīng)驗、科研成果等,具有一定的參考價值。職業(yè)院校正在開展學術研究和社會調(diào)研工作,在學科培訓等環(huán)節(jié)上,這些數(shù)字檔案資料也能得到充分的利用,增強調(diào)研及培訓的針對性和有效性等。此外,數(shù)字化檔案管理還能對學校發(fā)展規(guī)劃提供有效支撐。健全檔案信息,能使學校更加深入地了解到學校工作的進展情況和檔案利用情況。通過對檔案資源的有效整合,不僅為學生提供了豐富的知識儲備,而且有助于推動學校教學工作順利開展,促進學??沙掷m(xù)發(fā)展。在數(shù)字檔案日趨完善的今天,它的價值將與日俱增,能達到職業(yè)院校檔案管理能力提高的目的。
3.加強交流與合作的需要
運用現(xiàn)代信息技術建設數(shù)字檔案、數(shù)字檔案庫,可以實現(xiàn)職業(yè)院校間檔案信息的共享。通過這種方式可以將大量分散的檔案資料整合起來,為教學、科研等提供參考信息。同學們想知道其他同學的查閱、檢索資料情況,便可從數(shù)字檔案庫中找到其他同學在這方面學習、研究的動態(tài),學生間也可在檔案庫平臺上交流,加強相互間的交流、銜接和配合。在實際工作中,將學生組織起來形成一個科研小組,這樣不僅提高了他們學習興趣和積極性,而且促進了學生綜合能力的發(fā)展。尤其是教師們,在同樣的科學研究中,及時了解國內(nèi)外研究動態(tài),同行或?qū)W生的研究情況,也可以加入學生的研究團隊,相互之間進行溝通交流,相互學習借鑒。這種方式不僅提高了教學效率,而且對科研水平也有一定程度的促進作用。就社會調(diào)研項目而言也同樣適用,調(diào)研結果在上傳至學校網(wǎng)絡后,全體師生均可在校園網(wǎng)絡平臺上查看、共享調(diào)研資料,也可探討交流,對于調(diào)研結果做綜合的評價,強化調(diào)研效果。因此,數(shù)字檔案館建設成為當前重要研究課題之一,對教育事業(yè)有著十分深遠的意義。數(shù)字檔案建成后,能較好地服務于學校師生等信息需求者,服務范圍得到相應的拓展,各高校學生可以實現(xiàn)信息共享,加強了學校間的關系,這也更進一步開拓了同學們的眼界,同時,也有助于提高職業(yè)院校的知名度。因此,數(shù)字檔案管理對于提高教育質(zhì)量有重要作用,不僅能夠使教師教學更加規(guī)范有序,而且對培養(yǎng)高素質(zhì)人才起著積極地促進作用[4]。數(shù)字檔案可以實現(xiàn)職業(yè)院校和社會的緊密交流和溝通,相互之間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案服務的共享,社會上的信息需求者,可登錄該校網(wǎng)絡平臺進行查詢,有助于增進社會文化交流的迅猛發(fā)展等。
1.數(shù)字檔案存在不準確性
隨著信息時代到來,大量的信息充斥在人們學習、工作、生活之中。學校內(nèi)部的教學人員都會安裝有自己的電子檔案柜,可以記錄每個學生學習的相關資料。職業(yè)院校應該建設數(shù)字檔案、在達到數(shù)據(jù)共享時,從中選出有用的東西,必須不斷增強數(shù)據(jù)信息真實度。這就要求職業(yè)院校建立起完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來保障其運行效率。職業(yè)院校建設數(shù)字檔案庫,旨在實現(xiàn)檔案的綜合管理、增強數(shù)據(jù)檔案利用便捷性,在這個過程中,必然要面對數(shù)據(jù)真?zhèn)?,怎樣保證數(shù)據(jù)準確、如何保證數(shù)字檔案館能夠安全有效地運行,是職業(yè)院校在數(shù)字檔案建設中必須思考的一個問題。因此,數(shù)字檔案館建設成為當前重要研究課題之一,它對教育事業(yè)有著十分深遠的意義。數(shù)字檔案的建設過程,判斷資料是否真實,保證輸入的每項資料是完整、真實、客觀的。同時,還要注意維護和管理好數(shù)字化檔案資源。數(shù)據(jù)檔案的關鍵是精確,只有準確、客觀,才能有價值,才能做到不同人群之間的分享[5]。若數(shù)據(jù)檔案遭到篡改或失實,或不能夠綜合地反映出問題,這類數(shù)據(jù)便會喪失其存在的價值,不能提供人與人共享的服務,甚至影響職業(yè)院校聲譽,影響其今后各項工作有效地開展。
2.數(shù)字檔案容易泄密
數(shù)字檔案依托現(xiàn)代信息技術,改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式,全部檔案信息由電腦錄入網(wǎng)絡平臺,再借助網(wǎng)絡平臺作用綜合整理資料后可共享數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術的應用為高職院校檔案管理提供了新的發(fā)展方向。數(shù)據(jù)檔案有其獨特性,上傳到網(wǎng)絡平臺后,內(nèi)容多為開放的、能讓人參考的,不同終端上的用戶可直接用手機或電腦查詢有關資料,也可下載有關資料。目前,我國很多職業(yè)院校已經(jīng)建成數(shù)字化檔案館,并且開始提供數(shù)字檔案庫服務。對于職業(yè)院校來說,其信息化建設水平和信息安全程度都與國家發(fā)展息息相關,然而,目前職業(yè)院校信息系統(tǒng)安保措施較少,盡管普通人無法攻克數(shù)字檔案庫,但黑客卻極易闖入,沒有開放的消息將從這種渠道外泄,例如,學校內(nèi)部信息、新科研成果等,這些數(shù)字檔案信息一旦被泄露出去,則職業(yè)院校將面臨著巨大的損失。
3.數(shù)字檔案過于零散
實地調(diào)研發(fā)現(xiàn),職業(yè)院校開展數(shù)字檔案管理工作時存在較大的隨意性,例如,在錄入環(huán)節(jié),未進行資料的分析與集成,將全部數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫,缺少合理化的分析,造成數(shù)字檔案的內(nèi)容相對雜亂,和數(shù)字檔案的關系并不明顯,也未使用信息技術統(tǒng)一管理數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)利用效率較低,檔案也未能充分挖掘其價值,影響職業(yè)院校數(shù)字檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
4.數(shù)字檔案缺乏深入挖掘
信息共享是數(shù)字檔案的價值體現(xiàn),更是職業(yè)院校數(shù)字檔案庫建設的宗旨所在,但是,在考察時卻發(fā)現(xiàn),職業(yè)院校在建立數(shù)字檔案后,深度挖掘不夠,開發(fā)利用效果不盡人意,大部分下載數(shù)據(jù)為表面數(shù)據(jù),不能充分地發(fā)掘數(shù)據(jù)背后所隱藏的價值,也不能很好地服務于與別人共享。
1.強化對數(shù)字檔案進行鑒定
數(shù)字檔案只有準確、全面,才有可能創(chuàng)造出巨大共享價值。因此,對于高職院校而言,需要加強對數(shù)字檔案管理工作的關注,通過數(shù)字化手段來提升管理水平,促進教學水平的提高。職業(yè)院校在開展數(shù)字檔案的管理工作時,應綜合鑒別資料真假,保證輸入的每項數(shù)據(jù)真實可信。職業(yè)院校數(shù)字化檔案管理是一種新型管理模式,它將信息化技術運用于學校管理工作當中,能夠為管理人員提供有效參考依據(jù)。職業(yè)院校建設數(shù)字檔案,旨在使管理與使用更方便,但同樣應該注意數(shù)據(jù)準確性。職業(yè)院校數(shù)字檔案建設過程中存在諸多問題,例如,數(shù)據(jù)來源不明確或者是真實性不足等。為此可借助多種先進手段綜合評判數(shù)據(jù)來源,對這些真實數(shù)據(jù)進行甄別,保證了每次輸入數(shù)據(jù)來源的穩(wěn)定性和內(nèi)容的全面性及真實性。就數(shù)據(jù)來源的確定而言,就犯了不少的錯,例如,在錄入來源于美國的信息資料時誤錄為來源于英國的信息資料,信息管理者亦未對其加以檢查,致使在信息輸出時貽笑大方。這說明職業(yè)院校在開展信息管理工作時存在一定問題,這些問題嚴重制約著高職院校的發(fā)展與進步。因此,職業(yè)院校信息管理的過程中,要防止錯誤的信息出現(xiàn),否則將影響院校信譽;要保證信息錄入的準確性和可靠性,要綜合判斷檔案信息的真實度;還要加強管理力度和監(jiān)管力度,避免造成損失[6]。也可采用數(shù)理統(tǒng)計分析法判斷資料是否真實,及時剔除不真實的資料,保證資料的真實有效、數(shù)字檔案齊全可靠,為了保證數(shù)字檔案具有價值,能較好地實現(xiàn)共享服務。
2.確保數(shù)字檔案安全
職業(yè)院校收集檔案保密性強,查閱和下載時通常都要設定用戶的訪問權限,被授權用戶輸入賬戶及密碼后方可登錄。因此,對于高職院校而言,需要加強對數(shù)字檔案管理工作的關注程度,通過數(shù)字化手段來提升管理水平,促進教學水平的提高。隨著信息技術飛速發(fā)展,為保障信息安全,電子簽章開始使用,與傳統(tǒng)紙面簽名或蓋章相似,在紙質(zhì)文檔上添加一層安全認證標簽后,便可通過電子簽名驗證身份。用戶只能在得到該封面授權后才能登陸賬戶并瀏覽資料。基于此,本文提出將數(shù)字技術應用到職業(yè)院校收入檔案管理中,通過數(shù)字簽名技術對紙質(zhì)憑證進行保護,同時采用加密算法保證數(shù)據(jù)安全性和完整性。此法可保證檔案內(nèi)容不受任意篡改,還可以進行信息使用者的分享。
3.對數(shù)字檔案進行統(tǒng)籌管理
錄入之初,數(shù)字檔案比較分散,有必要借助數(shù)字平臺對其綜合整理歸類,進而實行科學化管理,以使數(shù)字檔案發(fā)揮其應有的功能。由于職業(yè)教育的特殊性,學生信息的保密措施較為嚴格。職業(yè)院校應深入分析數(shù)字檔案管理現(xiàn)狀,再結合存在的問題找到優(yōu)化的具體措施,充實檔案內(nèi)容,增強管理科學性、針對性。隨著計算機技術以及網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展,數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為了主流趨勢[7]。運用大數(shù)據(jù)技術收集的信息或雜亂繁雜、或反復出現(xiàn)等,訪問數(shù)據(jù)庫后,需深入剖析其品質(zhì),在創(chuàng)建數(shù)字檔案的過程中,應注意對原始數(shù)據(jù)進行分析,分類處理。同時,還應該做好數(shù)據(jù)歸檔工作,確保能夠形成完整系統(tǒng)的信息。通常資料都是通過輸入、加工、檢索、分析而成、展現(xiàn)等多個環(huán)節(jié)后,才能夠達到數(shù)據(jù)共享的要求。職業(yè)院校應該從多個角度入手,將不同類型的數(shù)據(jù)組織起來,形成完整、系統(tǒng)的數(shù)字化文件。職業(yè)院校在建設數(shù)據(jù)檔案過程中,還必須純化數(shù)據(jù),在計算機技術的幫助下,可將它們集成起來并分類,使分散的資料系統(tǒng)化,歸入相應數(shù)字檔案目錄下。這樣不僅有利于提升工作效率,還能保證數(shù)據(jù)信息更加準確可靠。信息使用者在登陸數(shù)字平臺后,輸入關鍵詞即可以查找需要的信息;同時,用戶還可通過關鍵詞查找相關信息;或按關鍵詞相近程度分類管理數(shù)據(jù)檔案,使數(shù)據(jù)檔案能對信息使用者起到全方位的服務作用。
4.對數(shù)字檔案進行深入挖掘
數(shù)字檔案建成后,只有深入挖掘它,方能顯示其價值所在。在數(shù)字化時代,如何更好地將檔案資源開發(fā)利用起來是當前研究的重點問題之一。對此,我們必須先建立檔案資源管理體系,對各管理環(huán)節(jié)進行優(yōu)化,做到管理結構合理科學,再深入挖掘數(shù)字檔案資源,發(fā)現(xiàn)其有價值的部分,給信息使用者帶來更好的共享服務等。在實際工作中,需要結合具體的需求制定有效的管理策略,從而更好地促進數(shù)字資源的建設與應用。數(shù)字檔案管理涵蓋了眾多學科的內(nèi)容,各個學科間的聯(lián)系都不是很密切,影響數(shù)字資源深度開發(fā)與使用。在實際工作中,主要是以紙質(zhì)材料為主,但也有部分資源來源于網(wǎng)絡等新媒體形式;有的來源于社會科學部門,有的來源于自然科學部門;有的通過手機上傳網(wǎng)絡,有的通過電腦上傳網(wǎng)絡,數(shù)字信息較為龐雜。在數(shù)字化時代下,如何有效管理好這些海量數(shù)據(jù)是我們需要思考的問題。檔案與信息管理部門首先應統(tǒng)籌規(guī)劃,做到統(tǒng)一管理,并對信息的上傳及操作過程實施全方位的監(jiān)督和引導;其次,各個職業(yè)院校還可以根據(jù)自身實際情況,制定相應的管理制度,保證數(shù)字信息在學校內(nèi)安全運行;再次,其他部門也應主動與檔案、信息管理等部門緊密配合,形成合力,實現(xiàn)數(shù)字信息的綜合管理,避免因各自為政造成信息混亂;最后,在建設數(shù)字化校園中,還應該建立起相應的組織機構,為高校信息化提供強有力的保障。如圖書館,學生處以及教務處等,應主動與數(shù)字管理中心合作,做好數(shù)字檔案管理,建設信息資源大統(tǒng)一體系,從而達到信息資源共建共享的目的[8]。
隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨,信息共享已是普遍的趨勢,職業(yè)院校建設數(shù)字檔案,旨在更好地共享信息,使其他信息需求者亦能方便的獲取有關資料,充分挖掘數(shù)字檔案功能和價值。對此,職業(yè)院校檔案管理部門應該積極主動地對資料進行采集與保護,發(fā)掘資料中有價值之處,適時上傳至平臺上方,更好地為他人提供共享服務。在信息化技術高速發(fā)展的今天,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已不適合現(xiàn)代社會發(fā)展需求。職業(yè)院校數(shù)字檔案管理工作,唯有探索出一條行之有效的管理路徑,滿足新時期信息管理發(fā)展的需求,才能提高共享服務質(zhì)量和效率。