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企業(yè)全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)措施

2023-05-17 05:10:36阮陽(yáng)
時(shí)代金融 2023年5期
關(guān)鍵詞:全員預(yù)算編制管理

阮陽(yáng)

全面預(yù)算管理是企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要手段,尤其是在國(guó)際化程度日益提高、競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的時(shí)代背景下,全面預(yù)算管理可以幫助企業(yè)制定科學(xué)合理的經(jīng)營(yíng)目標(biāo),促進(jìn)各部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合,有效管理監(jiān)督企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng),是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)的有效方式。但是,在實(shí)踐中,全面預(yù)算管理仍然存在較多問(wèn)題,本文基于企業(yè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),尤其是工程建設(shè)企業(yè)的管理模式,指出企業(yè)全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀及不足,有針對(duì)性地提出改進(jìn)措施,充分體現(xiàn)全面預(yù)算管理的重要價(jià)值,提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)推行全面預(yù)算管理的重要性

我國(guó)經(jīng)濟(jì)從高速增長(zhǎng)階段逐步轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段,為了滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求,企業(yè)需要不斷提升自身管理水平,全面預(yù)算管理是日常經(jīng)營(yíng)管理的重要工具之一,具有改善企業(yè)管理流程、有序推動(dòng)內(nèi)部控制規(guī)范、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力等諸多優(yōu)勢(shì)。全面預(yù)算可以使企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)一步具體化,幫助企業(yè)制定系統(tǒng)化的管理戰(zhàn)略方針,落實(shí)到每個(gè)部門(mén)甚至每個(gè)員工,全方位、全過(guò)程、全員參與,讓企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)更具有可行性和可操作性。這是一種科學(xué)的、系統(tǒng)的管理方式,突出企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的綜合性和整體性,具有計(jì)劃、協(xié)調(diào)、激勵(lì)、評(píng)價(jià)、控制等多功能的管理機(jī)制,為管理者提供科學(xué)的導(dǎo)向和有效的監(jiān)控手段,有利于企業(yè)資源的整合優(yōu)化,從粗放型向集約型轉(zhuǎn)變,進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化資源配置、提高經(jīng)濟(jì)效益、促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的最終目標(biāo)。同時(shí),財(cái)務(wù)人員要從傳統(tǒng)的核算型會(huì)計(jì)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇蜁?huì)計(jì),數(shù)據(jù)處理從半手工半系統(tǒng)逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑幚矸绞?。全面預(yù)算管理和企業(yè)的短期目標(biāo)及長(zhǎng)期戰(zhàn)略都存在著密不可分的關(guān)系,不僅可以引導(dǎo)短期發(fā)展目標(biāo)的落地,還對(duì)長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。尤其是國(guó)有企業(yè),是國(guó)計(jì)民生的關(guān)鍵組成部分,是國(guó)家經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障,要想在激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中生存并發(fā)展,更需要推進(jìn)全面預(yù)算管理,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的有效性以及戰(zhàn)略目標(biāo)的匹配性,進(jìn)而提升企業(yè)的整體管理水平,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀及不足

(一) 業(yè)財(cái)融合的深度和廣度不夠

全面預(yù)算管理一個(gè)典型的特點(diǎn)是全員性,其屬于企業(yè)全員參與的管理工作,但是很多企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理的認(rèn)知較片面,宣傳推動(dòng)工作不足,導(dǎo)致全員參與度較低,多數(shù)員工認(rèn)為預(yù)算管理是財(cái)務(wù)人員的工作,對(duì)此缺乏工作積極性,降低了管理配合度,進(jìn)而影響了全面預(yù)算管理的效率,編制執(zhí)行工作難以達(dá)到預(yù)期。以工程建設(shè)總承包項(xiàng)目為例,業(yè)務(wù)人員往往不能認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目進(jìn)度的重要影響,不能分辨收入與收款的區(qū)別,這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)預(yù)算、資金預(yù)算的準(zhǔn)確度不高。

同時(shí),財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)前端業(yè)務(wù)了解不充分、理解不深入,往往習(xí)慣以前期數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),并且不能依據(jù)戰(zhàn)略來(lái)掌控和配置資源及決定業(yè)務(wù)單位的發(fā)展方向,不能充分整合企業(yè)內(nèi)、外部信息資源,無(wú)法主導(dǎo)真正的業(yè)務(wù)預(yù)算,導(dǎo)致預(yù)算目標(biāo)與實(shí)際情況相差過(guò)大,難以發(fā)揮全面預(yù)算管理的作用。怎樣使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)互相配合和適應(yīng),真正做到業(yè)財(cái)融合,這正是全面預(yù)算管理要解決的主要問(wèn)題和實(shí)質(zhì)。

(二)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控不完善

完成預(yù)算編制不是終點(diǎn),而是起點(diǎn),預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控在全面預(yù)算管理中是非常關(guān)鍵的一環(huán)。如果監(jiān)控工作做不好,預(yù)算就無(wú)法順利執(zhí)行,那預(yù)算編制就是紙上談兵,不能發(fā)揮全面預(yù)算管理的真正作用,無(wú)法為實(shí)現(xiàn)公司的利潤(rùn)目標(biāo)創(chuàng)造良好的條件。現(xiàn)階段,在實(shí)際工作中往往是預(yù)算編制部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算,而其他部門(mén)沒(méi)有做到積極配合并充分執(zhí)行預(yù)算工作,這就是預(yù)算監(jiān)控不完善的后果,導(dǎo)致預(yù)算工作流于形式、浮于表面,不能真正有效指導(dǎo)監(jiān)督公司各個(gè)相關(guān)部門(mén)的行為,不利于預(yù)算的執(zhí)行,不利于管理的提升,不利于公司的發(fā)展。因此,要消除預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控不完善的不良影響,就要充分熟悉預(yù)算編制的具體情況,提出科學(xué)有效的監(jiān)督措施,加大執(zhí)行監(jiān)控力度,提高全面預(yù)算管理質(zhì)量,促進(jìn)公司的發(fā)展。

(三)預(yù)算目標(biāo)與績(jī)效考核脫節(jié)

很多企業(yè)沒(méi)有真正理解預(yù)算管理與績(jī)效管理的關(guān)系,未能實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理與績(jī)效管理的有效整合,企業(yè)各個(gè)職能部門(mén)依然各行其是,失去了預(yù)算的導(dǎo)向作用,導(dǎo)致財(cái)務(wù)部統(tǒng)籌編制的預(yù)算,最終變成了“擺設(shè)品”,沒(méi)有發(fā)揮預(yù)算管理的真正意義。比如,在總承包項(xiàng)目中,開(kāi)工前對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理下達(dá)預(yù)算任務(wù)不夠全面和明確,執(zhí)行中對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的工作缺乏監(jiān)管和階段性考核,結(jié)束后對(duì)項(xiàng)目盈利能力和預(yù)算完成情況沒(méi)有綜合考核,對(duì)考核結(jié)果沒(méi)有與項(xiàng)目經(jīng)理和主要人員的績(jī)效掛鉤等。

一方面,有的企業(yè)對(duì)預(yù)算執(zhí)行缺乏剛性要求,對(duì)預(yù)算目標(biāo)與實(shí)際經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)的差異原因不做深入分析,對(duì)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中出現(xiàn)的背離預(yù)算目標(biāo)情況無(wú)法及時(shí)提出糾偏整改提醒。另一方面,預(yù)算管理與績(jī)效考核脫節(jié),不利于提高員工工作的積極性,缺乏預(yù)算監(jiān)督職能的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

(四)信息系統(tǒng)的支撐作用有限

由于全面預(yù)算管理信息量很大,數(shù)據(jù)整理工作煩瑣復(fù)雜,如果沒(méi)有信息系統(tǒng)的支持,會(huì)影響全面預(yù)算管理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。有些企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的EXCEL 電子表格作為數(shù)據(jù)處理工具,各個(gè)報(bào)表之間的勾稽關(guān)系關(guān)聯(lián)性差,無(wú)法實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間有效的數(shù)據(jù)共享,在數(shù)據(jù)的安全性和保密性方面也存在缺陷。有些企業(yè)雖然采用了特定的信息系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算工作,但是還處于半手工半電算化階段,缺乏有效的數(shù)據(jù)共享平臺(tái),使公司的工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息之間溝通不暢、效率低下。以工程建設(shè)企業(yè)為例,市場(chǎng)部使用市場(chǎng)系統(tǒng)記錄項(xiàng)目合同信息,采購(gòu)部使用采購(gòu)系統(tǒng)記錄采買(mǎi)原材料、設(shè)備等信息,計(jì)劃部使用計(jì)劃系統(tǒng)記錄項(xiàng)目進(jìn)度、毛利率等相關(guān)信息,這些系統(tǒng)與財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)沒(méi)有接口,導(dǎo)致信息無(wú)法共享,錄入工作量重復(fù),信息更新不能及時(shí)傳導(dǎo)等問(wèn)題,導(dǎo)致企業(yè)人力物力的浪費(fèi),不符合預(yù)算管理的精細(xì)化要求,容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)分析滯后、結(jié)果失真等問(wèn)題,影響財(cái)務(wù)管理工作的有序開(kāi)展。

三、提高企業(yè)全面預(yù)算管理水平的改進(jìn)措施

(一)提高全員預(yù)算管理的意識(shí)

對(duì)于企業(yè)面臨的全面預(yù)算管理認(rèn)知片面問(wèn)題,要確立正確的全面預(yù)算管理觀念,強(qiáng)化全員參與的意識(shí),建立健全的全面預(yù)算管理組織架構(gòu)。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出發(fā),深化對(duì)全面預(yù)算管理工作的認(rèn)知,向企業(yè)全體成員宣傳貫徹全面預(yù)算管理的內(nèi)涵和作用,讓員工意識(shí)到企業(yè)利益與自身發(fā)展息息相關(guān),努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面預(yù)算管理目標(biāo)與戰(zhàn)略目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一。

首先,預(yù)算需要全員參與,從預(yù)算體系上來(lái)說(shuō)需要建立一個(gè)預(yù)算管理委員會(huì)來(lái)統(tǒng)籌跨部門(mén)之間的協(xié)作。為了增強(qiáng)全員的重視度和參與度,保證全面預(yù)算管理的權(quán)威性,這個(gè)預(yù)算管理委員會(huì)作為全面預(yù)算管理的決策機(jī)構(gòu),應(yīng)由企業(yè)最高管理層構(gòu)成,充分發(fā)揮企業(yè)高層以身作則的作用,全面支持預(yù)算工作的順利開(kāi)展,抓好管理手段的有效實(shí)施。

其次,設(shè)立預(yù)算管理辦公室來(lái)全面落實(shí)預(yù)算管理的各個(gè)環(huán)節(jié),負(fù)責(zé)組織預(yù)算的編制、協(xié)調(diào)、執(zhí)行、反饋、考核等工作,確保各部門(mén)共同參與全面預(yù)算管理。預(yù)算管理辦公室成員應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)、各業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)的負(fù)責(zé)人共同組成,承擔(dān)承上啟下的功能,對(duì)預(yù)算管理委員會(huì)下達(dá)的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行逐層分解,制定出參與計(jì)劃,下達(dá)到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)和職能部門(mén),按照要求的預(yù)算進(jìn)度進(jìn)行催交,同時(shí)在預(yù)算編制過(guò)程中,在各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行溝通—協(xié)調(diào)—再溝通—再協(xié)調(diào)的工作,進(jìn)而達(dá)到“潤(rùn)滑”的作用,并真實(shí)準(zhǔn)確的反饋信息數(shù)據(jù),提高管理執(zhí)行效果,實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制的系統(tǒng)化管理。

最后,企業(yè)應(yīng)把全面預(yù)算管理的意識(shí)融入到企業(yè)文化中,提高員工整體素質(zhì),增強(qiáng)企業(yè)全員參與的積極性。企業(yè)文化熏陶對(duì)全員參與全面預(yù)算管理工作具有重要的推動(dòng)作用,企業(yè)的制度與文化導(dǎo)向協(xié)調(diào)統(tǒng)一,促進(jìn)各部門(mén)員工堅(jiān)持制度導(dǎo)向原則,有效執(zhí)行全面預(yù)算管理制度任務(wù)。一方面,企業(yè)要使全體員工從根本上認(rèn)識(shí)到日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與預(yù)算息息相關(guān),并以預(yù)算作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)尺度來(lái)衡量。另一方面,企業(yè)可以把預(yù)算的重要性列入內(nèi)部培訓(xùn)內(nèi)容中,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各部門(mén)全面預(yù)算管理的知識(shí)培訓(xùn),讓基層員工掌握有關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)和預(yù)算編制方法,達(dá)到全員參與組織思考的過(guò)程,使最終編制的預(yù)算是各個(gè)部門(mén)溝通協(xié)同的結(jié)果,在邏輯上具有一致性。

(二)加強(qiáng)對(duì)預(yù)算管理工作的監(jiān)督

全面預(yù)算的編制、執(zhí)行以及落實(shí),離不開(kāi)控制和監(jiān)管,以免出現(xiàn)預(yù)算內(nèi)容形式化、預(yù)算執(zhí)行失控等問(wèn)題,所以要建立強(qiáng)有力的管控機(jī)制,將控制和監(jiān)督貫穿始終,做好預(yù)算分析工作,及時(shí)反饋,動(dòng)態(tài)監(jiān)管,保證預(yù)算執(zhí)行上的準(zhǔn)確度。對(duì)于全面預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督工作,要全面掌握公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀況,特別是要對(duì)預(yù)算編制的依據(jù)進(jìn)行認(rèn)真考察,對(duì)預(yù)算編制的過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)整理,對(duì)預(yù)算編制的資料進(jìn)行詳實(shí)分析,保證預(yù)算的編制和執(zhí)行能與全面預(yù)算監(jiān)督體系相適應(yīng),使預(yù)算管理機(jī)制更加科學(xué)和完善。公司要重視對(duì)預(yù)算執(zhí)行效果影響因素的考察,改進(jìn)預(yù)算信息的反饋方式,特別是對(duì)影響預(yù)算編制精準(zhǔn)性、預(yù)算執(zhí)行有效性的各類(lèi)因素進(jìn)行總結(jié),比如敏感性分析,使預(yù)算管理手段的針對(duì)性更強(qiáng)。

在全面預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督工作中,公司要結(jié)合預(yù)算管理的執(zhí)行過(guò)程,對(duì)預(yù)算結(jié)果反映的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)測(cè)評(píng),一方面建立科學(xué)及時(shí)的預(yù)算預(yù)警機(jī)制,加強(qiáng)監(jiān)控管理,預(yù)防管理風(fēng)險(xiǎn),另一方面建立完善動(dòng)態(tài)的監(jiān)管制度,促進(jìn)預(yù)算管理結(jié)果的落地,特別是要對(duì)全面預(yù)算管理措施的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行精準(zhǔn)研究,使各項(xiàng)監(jiān)管行動(dòng)能夠合理運(yùn)行,在管理規(guī)范、職責(zé)清晰、目標(biāo)明確和方向正確中體現(xiàn)出全面預(yù)算管理工作的良好結(jié)果,反映出全面預(yù)算監(jiān)督工作的重要價(jià)值。

(三)建立科學(xué)合理的考核機(jī)制

預(yù)算能夠建立企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與經(jīng)營(yíng)績(jī)效之間的聯(lián)系,為了保證全面預(yù)算管理的順利實(shí)施和執(zhí)行效果,促進(jìn)預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),企業(yè)需要制定科學(xué)完善的考核機(jī)制。對(duì)于預(yù)算數(shù)據(jù)與實(shí)際結(jié)果的對(duì)比,不僅在公司整體層面進(jìn)行考核,更要落實(shí)到各個(gè)部門(mén)??己酥贫纫獫M足權(quán)、責(zé)、利三者相統(tǒng)一,采取公平公正的原則對(duì)待每個(gè)員工,選擇實(shí)質(zhì)可行的復(fù)合型量化指標(biāo),滲透到各個(gè)管理環(huán)節(jié),做到分工明確,形成全方位且穩(wěn)定的預(yù)算考核體系,將企業(yè)的長(zhǎng)期業(yè)績(jī)和整體效益結(jié)合在一起。這樣有利于調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性,促進(jìn)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與員工形成統(tǒng)一的責(zé)任共同體,更好地完成公司戰(zhàn)略目標(biāo)。

在將預(yù)算內(nèi)容與實(shí)際結(jié)果對(duì)比后,企業(yè)要具體分析差異形成的原因,以及導(dǎo)致差異的責(zé)任。一方面,對(duì)于不可抗拒的外部原因,比如政策變化、市場(chǎng)環(huán)境等,要進(jìn)行分析排除,不能一味地強(qiáng)加于預(yù)算編制者。另一方面,對(duì)于可控的內(nèi)部原因,企業(yè)應(yīng)逐層分析高級(jí)管理人員、各部門(mén)、基層員工的責(zé)任,設(shè)置應(yīng)對(duì)方案,健全企業(yè)的激勵(lì)管理機(jī)制,獎(jiǎng)懲分明,提高員工的工作積極性。

(四)切實(shí)發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用

全面預(yù)算管理工作的有序開(kāi)展離不開(kāi)信息系統(tǒng),企業(yè)必須充分認(rèn)識(shí)到建立全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的必要性,提高企業(yè)信息化水平有助于增強(qiáng)信息傳遞的準(zhǔn)確性和時(shí)效性,提升企業(yè)管理水平。如果企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)不夠重視,缺乏科學(xué)有效的預(yù)算系統(tǒng),會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部存在大量的“信息孤島”,管理層與預(yù)算編制部門(mén)、各個(gè)編制部門(mén)之間信息不對(duì)稱(chēng),使得預(yù)算編制準(zhǔn)確性差、效率低、周期長(zhǎng)、數(shù)據(jù)分析難度大,嚴(yán)重影響全面預(yù)算管理的執(zhí)行效果。

全面預(yù)算管理信息化發(fā)展是當(dāng)今企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然要求,企業(yè)應(yīng)當(dāng)為信息系統(tǒng)充分發(fā)揮作用創(chuàng)造有利條件,比如購(gòu)置計(jì)算機(jī)設(shè)備,培訓(xùn)員工熟練操作計(jì)算機(jī)的技能,研發(fā)專(zhuān)業(yè)的預(yù)算管理軟件,搭建先進(jìn)的系統(tǒng)平臺(tái),建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制制度,增強(qiáng)企業(yè)對(duì)信息化資源的利用能力,有效解決企業(yè)全面預(yù)算管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。切實(shí)發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用,可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制,對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新,避免各部門(mén)間傳遞信息不及時(shí),同時(shí)提高了預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,因?yàn)轭A(yù)算表格之間存在一定的勾稽關(guān)系,某一數(shù)據(jù)的變更往往涉及幾張表格,傳統(tǒng)的EXCEL匯總需要人為修改,容易出現(xiàn)疏漏,如果有了高效的系統(tǒng)軟件,可以根據(jù)固定的勾稽關(guān)系對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整,能夠大大增強(qiáng)預(yù)算信息的準(zhǔn)確性,也節(jié)約了人力。

全面預(yù)算管理對(duì)于企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)管理有著至關(guān)重要的作用,在實(shí)施全面預(yù)算管理的過(guò)程中,企業(yè)要提高全員預(yù)算管理的意識(shí),加強(qiáng)對(duì)預(yù)算管理工作的監(jiān)督,建立科學(xué)合理的考核機(jī)制,切實(shí)發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。充分發(fā)揮全面預(yù)算管理的重要功能,使其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和效益管理中扮演重要的角色,優(yōu)化資源配置,提高經(jīng)濟(jì)效益,促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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作者單位:中國(guó)石化工程建設(shè)有限公司

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