谷玉華

一、引言

科研檔案是指在進行科研活動時形成的具有保存價值的文字資料、數據、圖像、音視頻、標本、實物等真實載體記錄，凝結了科研人員的經驗思路，記錄了科學研究發(fā)展的歷史，是進行科技創(chuàng)新的重要基礎性戰(zhàn)略資源，是高質量科技供給的重要支撐?？蒲袡n案工作，是做好科研管理的重要環(huán)節(jié)。隨著我國近幾年建設科技強國步伐的加快，科研項目檔案總量不斷增多，優(yōu)化館藏，準確鑒定科研檔案的價值、合理判定其保管期限，是科研檔案管理的源頭，也是貫徹始終的一項非常重要的工作。

根據《科學技術研究檔案管理規(guī)定》中所列科研項目檔案的歸檔范圍，可以看出科研項目檔案文件組成復雜，內容多樣、形式不一，文件材料產生于項目立項論證、組織實施、過程監(jiān)督、結題驗收、績效評價、成果應用等各階段，既有項目管理性文件，也有凝結新方法、新思路的成果報告。同一項目所產生的所有文件材料是否都具有相同的價值，是否統(tǒng)一保管期限進行保管等問題隨著卷件融合管理的逐漸滲入，科研檔案保管期限的鑒定爭議愈大。

然而，現行行政法規(guī)及政策標準中對科研檔案保管期限的規(guī)定不甚明確。《科學技術檔案工作條例》中要求科研檔案的鑒定方法是“直接鑒定檔案的內容”?！犊茖W技術研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-92）中提出“科研課題整體價值的鑒定是以整套科研課題文件為單元，按照課題來源、學術意義、技術水平、獲獎及效益情況分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題為永久；重要科研課題為永久或長期；一般科研課題為長期或短期?！薄犊茖W技術研究檔案管理規(guī)定》則是根據科研項目的性質、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。以上規(guī)定均太過寬泛，難以指導實際工作。

二、科研項目檔案的價值鑒定

檔案價值鑒定究其本質是一項預見性極強的工作，以過去的經驗、依據檔案的現實內容和形式，對其未來價值作出評估和預測。如果沒有科學統(tǒng)一的鑒定標準，這一工作將極大依賴于鑒定人的檔案及專業(yè)素養(yǎng)，難以保障鑒定的合理性，造成不可挽回的重要記錄憑證與科研資源損失。

檔案的價值，針對不同的參照物（不同的時間、地點、人物）有著不同的結果。正如商品價值與價格的關系，價值決定價格，價格是價值的表現。在其他條件不變的情況下，價值越高價格越高，然而受供求、政策、消費者偏好、時間、地域等各方面條件影響，有時候價值與價格并不完全表現為正相關關系。檔案也有其自身的確定價值，檔案人員鑒定價值、判斷保管期限的過程就是再為其標價。不同時期，隨著檔案記錄內容創(chuàng)新性的下降，檔案貶值，亦有可能其歷史文化價值的引申，使得檔案增值。因此，檔案價值鑒定的首要任務就是研判檔案現有的確定性要素，如來源活動的重要性、檔案本身的真實性和完整性等，結合檔案長遠的歷史作用，綜合研判對檔案進行“定價”。但是，人的認識是具有局限性的，而檔案的價值在不同的時空條件下，對不同的社會主體又具有不同的“價格”表現。所以，檔案人員站在現存維度，想要準確客觀的對檔案價值進行鑒定的可能性幾乎為零，一定會產生由于個人主觀和認知局限產生的“價值誤差”。

綜合科研項目檔案組成及衡量價值尺度的復雜度，逐件鑒定檔案價值的難度極大。

三、宏觀鑒定法鑒定科研項目檔案

1989年，加拿大檔案學者特里·庫克首次提出宏觀鑒定法。宏觀鑒定法是一種著眼現實，以檔案當下的形成來源背景及目前可知的而非未來預測的檔案研究利用需求為依據，從整體上鑒定檔案價值的方法。

進行宏觀鑒定時，需系統(tǒng)考慮文件來源背景、時效及輻射范圍。文件來源背景主要體現為文件產生的年代和社會背景、檔案制發(fā)/形成者所屬組織的職能作用和社會地位、文件制發(fā)的目的和性質、文件所反映活動的社會影響和效益價值等。鑒定角度強調整體和宏觀，跳脫了文件自身所記載內容“信息孤島”的限制，抓大放小，注重文件的有機聯系，拓展了檔案價值鑒定的思路。宏觀鑒定法不僅標準框架更加簡單，可操作性也更高，便于檔案人員客觀合理分析檔案價值，從而全面鑒定。

科研項目具有一次性項目活動性質，其過程相互依存，文件材料互相支撐。根據科研檔案管理辦法中關于保管期限鑒定相關要求，鑒定科研檔案保存價值的角度依據主要是科研項目自身的性質、規(guī)模、創(chuàng)新性以及產生的效益等，單個文件材料僅為以上內容的記錄載體和體現形式。因此，科研檔案的保管期限判定更適用于宏觀鑒定法，根據項目情況整體鑒定檔案的保管期限，同一項目的所有文件統(tǒng)一保管期限?！秶铱萍贾卮髮ｍ棧窨冢n案管理規(guī)定》中將專項檔案保管期限劃分為永久，沒有對不同文件材料分別劃分永久和定期，就是綜合考慮項目整體性及重要性、運用宏觀鑒定法的結果。

四、科研項目檔案的分級分類

在實際工作中，為方便科研項目管理，一般將科研項目按經費來源和渠道分為以下幾類：第一類為財政類項目，下分為中央財政科技計劃和地方財政科技計劃，一般由主管部門編制項目指南，鼓勵符合條件的科研人員申報項目，其研究目的和研究內容在申報前是不確定的，這類項目一般項目規(guī)模大，創(chuàng)新性強。第二類為委托類項目，下分為縱向委托和橫向委托，一般項目委托方對委托內容（包括技術開發(fā)、技術服務、技術咨詢、技術轉讓等）、過程管理及驗收方式有明確要求，這類項目主要來源廣泛，項目規(guī)模及創(chuàng)新性較一類次之。第三類為自選類項目，這類項目由科研單位自行制定相關管理辦法，支持科研工作者進行項目預研活動或自由科研探索，一般規(guī)模較小、創(chuàng)新性較強。

在科研檔案管理中，為方便檔案保管期限判定，檔案人員一般以不同的價值影響因素為維度對科研項目進行分級分類。一直以來，人們都試圖建立不同的模型指標，企圖以更加客觀的角度度量科技檔案的價值，降低“價值誤差”。張瑜提出了技術、時間、典型、作者四要素，潘穎等認為評價科技檔案價值應從項目評價、科技水平、投入產出、綜合狀況等方向出發(fā)，于鯤認為科技檔案價值是由其所記錄信息的技術水平、經濟情況、代表性、作者來源以及檔案載體壽命等多種因素決定的，周彩英等將科技檔案價值分解為現實利用價值和歷史研究價值兩個一級指標和科學研究、經濟活動、科技決策、科技人員考核、科技成果甄別、文物收藏和編史七個二級指標。

綜合來看，以上評判指標多為定性描述，在實際保管期限判定過程中，受鑒定人員主觀影響較大，標準難以統(tǒng)一，且越復雜的指標體系實操性越差。在實際工作中，各單位均會結合項目管理及預算編制要求，制定項目編碼規(guī)則，編碼體現了項目的分類方法與性質特征，結合科研項目檔案保管期限判定標準“科研項目的性質、規(guī)模、創(chuàng)新性等”，在原項目管理編碼基礎上以可明確量化的檔案價值鑒定指標對科研項目進行分級分類，對不同級別類型的項目劃分不同的保管期限，對于實際科研檔案管理工作更具指導意義。

不同來源、規(guī)模、創(chuàng)新性和效益的科研項目在保管期限上應體現梯度差別。一是按項目來源的重要程度依次為：國家級>省部級>地方及以下；二是按科研項目規(guī)模，經費更多的項目其規(guī)模一般大于經費更少的，保管期限也應該從長；三是按科研項目的創(chuàng)新性，獲得獎勵層級更高、獲取專利更多的科研項目檔案應從長保管；四是按科研項目產生的效益，一方面為社會效益，多為軟科學研究為解決某個社會問題或為某項政策規(guī)劃、體制改革等作出重大支撐決策，另一方面是經濟效益，可看轉化及應用情況等加以界定。

以交通運輸部公路科學研究院（以下簡稱“公路院”）為例，公路院成立于1956年，是交通運輸部的正局級事業(yè)單位，類別為公益二類，主要從事公路交通運輸領域的科學研究、技術研發(fā)、標準規(guī)范制修訂和科技服務、技術支撐等工作。公路院承擔的各類項目編碼由14位數字和字母組成，以2+2+4+2+4的形式排列，項目預算類型（2位）+年份（2位）+項目類型（4位）+款源（2位）+流水號（4位）。其中項目類型按兩級進行分類，一級分類為科研項目（縱向）、標準規(guī)范項目、科技服務項目等。

以上分類僅為結合項目自身類別來源信息和判定標準的基本分級分類。在實際應用過程中，應結合具體的項目經費大小、獲獎情況等對項目進行相應的提級或降級，例如，一類地方項目經費超過100萬元，應算大規(guī)模項目，其相應保管期限應延長至30年，一類省部級項目獲得國家科技進步獎，其相應保管期限應延長至永久。

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作者單位：交通運輸部公路科學研究院