陳萍萍

新形勢(shì)下建立辦公室基本職能的必要性

辦公室工作的地位和重要性 辦公室是綜合性辦事機(jī)構(gòu)，起到了重要的上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐作用，也是組織的形象代表，地位極其重要。無(wú)論在何種機(jī)構(gòu)，辦公室都是領(lǐng)導(dǎo)的直接服務(wù)機(jī)構(gòu)，一方面為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的數(shù)據(jù)、信息、文件等；另一方面也下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排部署，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好日常事務(wù)。在機(jī)關(guān)部門中辦公室更是起到了協(xié)調(diào)樞紐的重要作用。此外，辦公室也擔(dān)負(fù)著上下級(jí)單位的來(lái)文、來(lái)人任務(wù)以及其他各項(xiàng)溝通事宜，是組織機(jī)構(gòu)的門面，也是連接內(nèi)外部的互動(dòng)窗口。

辦公室工作職能和重要性 辦公室工作職能分作四類，分別是參謀、協(xié)調(diào)、督查、保障。參謀多是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，比如在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)為其提供全面基層狀況，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地了解具體情況，從而制訂明確的工作方向和重點(diǎn)等；在決策推進(jìn)過(guò)程中，也能為領(lǐng)導(dǎo)提供即時(shí)性反饋，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地了解決策的實(shí)際價(jià)值，推動(dòng)決策的改進(jìn)和提升。協(xié)調(diào)則是針對(duì)各部門的，辦公室工作要具有大局觀，從橫向、縱向進(jìn)行強(qiáng)化協(xié)調(diào)，保障各部門的工作情況互通，形成聯(lián)動(dòng)配合，大大提高了各部門的團(tuán)結(jié)性協(xié)作力，從而保障機(jī)構(gòu)整體的順暢運(yùn)營(yíng)。督查是指對(duì)領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)及時(shí)傳達(dá)，對(duì)各項(xiàng)決策、指令、規(guī)章嚴(yán)格落實(shí)踐行，對(duì)其他各部門或者職工意見反饋等及時(shí)搜集了解并針對(duì)性地加以處理。保障則是面向領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)、基層三方面的職能。

充分發(fā)揮辦公室總體職能 辦公室總體職能的發(fā)揮，是其工作的落腳點(diǎn)和目標(biāo)。首先要提高辦公室總體素質(zhì)，建立良好的工作作風(fēng)。提高辦公室人員的服務(wù)意識(shí)，面對(duì)問(wèn)題積極應(yīng)對(duì)，重視原則，謹(jǐn)守規(guī)范，以一絲不茍的態(tài)度對(duì)待各項(xiàng)工作任務(wù)，并嚴(yán)格遵循各項(xiàng)規(guī)章制度，不錯(cuò)辦、不漏辦。每個(gè)工作人員都要提高自身能力，適應(yīng)工作要求，在處理好基礎(chǔ)事務(wù)的同時(shí)尋求更大的進(jìn)步，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高規(guī)范服務(wù)意識(shí)和工作主動(dòng)性，并建立協(xié)作意識(shí)，在提升自我的同時(shí)確保辦公室整體合力協(xié)作。

其次，處理好各種關(guān)系，比如政務(wù)、事務(wù)，要事無(wú)巨細(xì)，不懈怠，不疏漏。同時(shí)掌握好主動(dòng)、被動(dòng)的尺度，對(duì)一些常規(guī)性的工作要積極準(zhǔn)備，提早做好應(yīng)對(duì)方案，急領(lǐng)導(dǎo)所急，想領(lǐng)導(dǎo)所想。對(duì)工作任務(wù)加以細(xì)分、量化，推進(jìn)工作方法的精細(xì)化改進(jìn)，促進(jìn)辦公室管理的程序化、規(guī)范化，明確職責(zé)，提升總體效率，為組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下牢固根基。

建立新形勢(shì)下辦公室工作基本職能的具體措施 首先，以科學(xué)發(fā)展觀來(lái)統(tǒng)領(lǐng)辦公工作，將提升服務(wù)質(zhì)量、科學(xué)化發(fā)展當(dāng)作核心主線，秉持優(yōu)質(zhì)高效理念，不斷推動(dòng)辦公室工作職能的充分發(fā)揮。要以大局觀來(lái)看待和組織各項(xiàng)事務(wù)，對(duì)于影響全局發(fā)展的重大問(wèn)題、建議要積極主動(dòng)參謀，提升決策的預(yù)見性和高效性。同時(shí)重視為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的各項(xiàng)活動(dòng)，將各類文件起草、領(lǐng)導(dǎo)講話都當(dāng)作精品來(lái)打造，提升稿件的思想性、指導(dǎo)性。

其次，朝著學(xué)習(xí)型辦公室方向轉(zhuǎn)變。增強(qiáng)對(duì)科學(xué)發(fā)展觀、中國(guó)特色社會(huì)主義理論的學(xué)習(xí)，一邊學(xué)習(xí)一邊實(shí)踐，一邊改進(jìn)一邊提升，提高政策理論水平、調(diào)研能力、分析解決問(wèn)題的能力；完善各項(xiàng)機(jī)制，如考核、管理等，創(chuàng)建長(zhǎng)效化工作機(jī)制。

新形勢(shì)下辦公室工作基本職能的變化

新形勢(shì)下辦公室工作基本職能的拓展 首先，政務(wù)辦理向集成模塊化轉(zhuǎn)變。即通過(guò)特定流程順序，將工作內(nèi)容、時(shí)間、對(duì)象等綜合統(tǒng)一起來(lái)，打造響應(yīng)速度快的政務(wù)工作辦理模塊。這樣能夠大大縮減內(nèi)耗，增強(qiáng)工作效率，轉(zhuǎn)變辦公室對(duì)外形象。其次，管理工作向規(guī)范化轉(zhuǎn)變。各項(xiàng)管理工作都嚴(yán)格按照法律要求、規(guī)章制度執(zhí)行，各項(xiàng)技術(shù)方法、審批流程都更為清晰簡(jiǎn)明，同時(shí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)測(cè)、集體探討等均公開透明，責(zé)任分明。第三，官媒響應(yīng)向及時(shí)化轉(zhuǎn)變。官媒是機(jī)構(gòu)官方代表，其一切表達(dá)和聲音都應(yīng)從正面著力，面對(duì)任何輿情問(wèn)題要即時(shí)處理，降低負(fù)面信息傳播率。

新形勢(shì)下辦公室工作的發(fā)展變化首先，組織架構(gòu)的多元化。辦公室作為組織內(nèi)設(shè)職能機(jī)構(gòu)，歷經(jīng)了多項(xiàng)變革，比如，自最初的直線性架構(gòu)演變至今，已發(fā)展出自由性架構(gòu)、無(wú)界限組織模式等，這些架構(gòu)特征都為辦公室賦予了新的變化。其次，法制化速度加快。近年來(lái)，我國(guó)依法治國(guó)進(jìn)程明顯加快，社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的組織也需順勢(shì)而為，辦公室工作的法制化意識(shí)也越來(lái)越高。行政方式更加豐富。工作室、Soho office等形式越發(fā)豐富，各類機(jī)構(gòu)所實(shí)行的行政方式和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)上多種多樣。

新形勢(shì)下辦公室工作面臨的問(wèn)題首先是管理模式問(wèn)題。當(dāng)前辦公室文件資料的傳輸都已變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化，這不但對(duì)辦公室人員的工作能力、知識(shí)儲(chǔ)備提出更高要求，辦公室的保密工作也應(yīng)提上議事日程；其次是業(yè)務(wù)能力問(wèn)題。組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展促使辦公室工作越發(fā)繁重復(fù)雜，因此需要進(jìn)一步對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化提升，不斷完善溝通機(jī)制等等。

新形勢(shì)下辦公室工作管理的主要對(duì)策

精準(zhǔn)把握辦公室工作定位 首先，在職責(zé)上，辦公室是機(jī)構(gòu)組織的關(guān)鍵構(gòu)成部分，也是機(jī)構(gòu)組織各項(xiàng)會(huì)議的組織者、各部門溝通的協(xié)調(diào)者；其次，在地位上，辦公室是重要的樞紐銜節(jié)點(diǎn)，要溝通上下，協(xié)調(diào)內(nèi)外，一方面參與到事務(wù)、政務(wù)工作中，另一方面也要對(duì)各項(xiàng)服務(wù)予以協(xié)調(diào)；另外，在角色上，辦公室是組織機(jī)構(gòu)中各項(xiàng)事務(wù)工作的牽頭者，在企業(yè)決策當(dāng)中是輔助性角色，而在政務(wù)事務(wù)工作中則是主要角色。

全面履行各項(xiàng)工作職能 首先，做好參謀工作。依循客觀規(guī)律，提高工作的預(yù)見性，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議和信息。同時(shí)能夠向上傳輸基層建議，并從中疏導(dǎo)。精準(zhǔn)地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意思，全面貫徹落實(shí)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章、制度，如期保質(zhì)地完成領(lǐng)導(dǎo)交付的各項(xiàng)任務(wù)。對(duì)公文質(zhì)量、審核等要嚴(yán)格把關(guān)，不斷提高業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。

其次，做好協(xié)調(diào)工作。從大局著手，嚴(yán)格遵循流程秩序，詳細(xì)周密部署規(guī)劃，協(xié)調(diào)好內(nèi)外各方關(guān)系，調(diào)動(dòng)各方人員的主動(dòng)性。對(duì)于一些重大會(huì)議、活動(dòng)等要預(yù)先介入，精心謀劃，保障各類議程順利展開。精簡(jiǎn)各類不必要的審核流程、文件等，讓領(lǐng)導(dǎo)從繁多的文件、如山的會(huì)議中解放出來(lái)，集中精力抓核心事務(wù)。采用現(xiàn)代化科技手段推動(dòng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷提升工作效率，同時(shí)兼具保密認(rèn)知，增強(qiáng)保密舉措，規(guī)避泄密事件的發(fā)生。

另外，做好保障工作。時(shí)常督查引導(dǎo)，以確保各項(xiàng)事務(wù)、規(guī)定如實(shí)執(zhí)行。圍繞著組織機(jī)構(gòu)重要決定、重大工作展開部署和檢查，以確保推進(jìn)核心任務(wù)的如期完成。突出工作重心，將各類基層所反映的問(wèn)題提上日程，不斷清除障礙，解決問(wèn)題，在工作方法上不斷創(chuàng)新，緊跟時(shí)事趨勢(shì)，摸索新路徑、新方法。

創(chuàng)建高效工作模式 創(chuàng)建辦公室工作管理模式，搭建優(yōu)質(zhì)班子、黨組織。緊抓班子的政治建設(shè)，確保班子成員的思想、作風(fēng)、行為等符合國(guó)家法律規(guī)定，沒(méi)有違法亂紀(jì)行為。明晰班子成員的分工，創(chuàng)建會(huì)議機(jī)制，定期組織會(huì)議。強(qiáng)化各部門對(duì)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)和執(zhí)行，并具有大局觀念，把辦公室各項(xiàng)工作都放到組織機(jī)構(gòu)發(fā)展的大局中，清晰定位，嚴(yán)密思考，統(tǒng)籌各類事宜，創(chuàng)立健全的管理機(jī)制。同時(shí)，也可以讓全員參與到管理模式的建立中，收集基層對(duì)管理模式的意見。另外，黨組織建設(shè)也要加大力度，充分發(fā)揮黨員的示范性作用，促進(jìn)全體職員政治素養(yǎng)的提升。

提高人員素質(zhì)能力 信息化趨勢(shì)下，各類機(jī)構(gòu)組織都面臨著非常激烈的競(jìng)爭(zhēng)，提升各項(xiàng)工作的信息技術(shù)的應(yīng)用程度是大勢(shì)所趨。所以，辦公室工作人員必須具備較強(qiáng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，不但對(duì)本職工作要業(yè)務(wù)熟練，而且還需有信息化理念，具有自我提升的意識(shí)，學(xué)習(xí)掌握更多先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，通過(guò)辦公自動(dòng)化來(lái)提高工作質(zhì)量，降低失誤率。組織機(jī)構(gòu)也要定期進(jìn)行人員培訓(xùn)，制定周密的培訓(xùn)計(jì)劃，定期施行內(nèi)容豐富的專項(xiàng)培訓(xùn)，以此來(lái)促進(jìn)全員綜合素養(yǎng)的提升，從而為工作的高效率、高質(zhì)量執(zhí)行打下穩(wěn)固根基。值得一提的是，學(xué)習(xí)型辦公室的建設(shè)和學(xué)習(xí)型辦公人員的培訓(xùn)要相輔相成，這樣才能形成合力，充分發(fā)揮辦公室基本職能。

辦公室工作對(duì)于整個(gè)組織極為關(guān)鍵，在日常事務(wù)中發(fā)揮著重要影響。辦公人員也在現(xiàn)代化管理中身負(fù)重任，怎樣做好辦公室工作，搞好協(xié)調(diào)，做好服務(wù)，當(dāng)好參謀，是辦公人員都需要深思的問(wèn)題。針對(duì)當(dāng)前辦公室工作的變化和其中存在的問(wèn)題，要積極應(yīng)對(duì)，采取各項(xiàng)舉措加以調(diào)整和改進(jìn)，推動(dòng)辦公室工作的現(xiàn)代化、創(chuàng)新化發(fā)展。

作者單位：城廂區(qū)安福電子商務(wù)城管理委員會(huì)