文/江蘇省水文水資源勘測(cè)局 龐海萍

水利工程周期長(zhǎng)、投資大、涉及廣、項(xiàng)目雜，在整個(gè)工程建設(shè)中形成的檔案數(shù)量大、種類(lèi)多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。當(dāng)前，工程參建各方對(duì)于檔案管理工作越來(lái)越重視，水利工程檔案管理工作質(zhì)量也有了較大的提升，但仍存在重工程建設(shè)、輕檔案管理，規(guī)章制度執(zhí)行不到位、歸檔不及時(shí)、人員配備不足等現(xiàn)象，如何更科學(xué)地開(kāi)展工程檔案和有效管理項(xiàng)目檔案，已經(jīng)成為水利部門(mén)的一項(xiàng)重要的管理工作。筆者作為水利系統(tǒng)的檔案管理工作者，現(xiàn)根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)和工作中遇到的一些問(wèn)題，結(jié)合當(dāng)前水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀，淺談一些想法。

一、加強(qiáng)水利工程檔案管理的必要性

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)中直觀形成的具有保管價(jià)值的圖表、聲像及文字等不同形式的、對(duì)社會(huì)和國(guó)家有留存價(jià)值的各種體系的文件材料，是質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后運(yùn)行、維護(hù)過(guò)程中不可缺少的重要參考資料。水利工程檔案產(chǎn)生于整個(gè)水利工程建設(shè)全過(guò)程，是水利檔案的重要組成部分，是工程技術(shù)人員辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，是維護(hù)水利工作檔案管理真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。同時(shí)，對(duì)新建工程的規(guī)劃等有著重要的價(jià)值，為水利工程提供真實(shí)詳盡的信息，成為水利運(yùn)行管理工作及工程建設(shè)中不可缺少的依據(jù)和關(guān)鍵信息。

二、水利工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，工程檔案管理工作中存在的矛盾和問(wèn)題如下：

（一）缺少專(zhuān)業(yè)的高素養(yǎng)的水利檔案管理人員。水利工程建設(shè)工作人員大多是其他部門(mén)抽調(diào)來(lái)的，多數(shù)管理水平不夠?qū)I(yè)，檔案管理人員一般是新加入的同志居多，這些人員對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)比較缺乏，對(duì)水利工程檔案不太熟悉，對(duì)所收集上來(lái)的材料是否齊全并不了解，只是從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那里被動(dòng)地接收相關(guān)材料，往往是給多少拿多少，存在材料內(nèi)容不全、遺漏和隱蔽工程驗(yàn)收信息記錄不準(zhǔn)確、整理材料規(guī)范性不到位等問(wèn)題，極易造成項(xiàng)目檔案信息收集不齊全、案卷統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不好、不夠標(biāo)準(zhǔn)等諸多問(wèn)題，嚴(yán)重影響著工程項(xiàng)目信息歸檔質(zhì)量。

（二）水利工程檔案管理工作在工程建設(shè)初期準(zhǔn)備和重視不足。平常工程檔案管理往往以施工緊張為由，僅是圍繞工程的實(shí)施，側(cè)重于滿(mǎn)足日常工作的需要，不注意檔案的采集、歸檔，只要能應(yīng)付過(guò)去就行了，往往到水利工程項(xiàng)目建設(shè)中后期，才開(kāi)始入手進(jìn)行工程檔案資料的收集整理工作，經(jīng)常是面臨驗(yàn)收了，才抽調(diào)人員加班加點(diǎn)進(jìn)行突擊。由于先天不足，靠后天的彌補(bǔ)難以達(dá)到文件材料的齊全，工程項(xiàng)目檔案資料嚴(yán)重缺失。

（三）文件材料形成程序不規(guī)范、收集不完整、歸檔不及時(shí)。水利工程是系統(tǒng)工程，這一要素決定了水利建設(shè)工程檔案的系統(tǒng)性、科學(xué)性和復(fù)雜性，對(duì)于資料的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、及時(shí)性要求都很高。一些水利工程單位從事檔案工作的同志是兼職，缺少檔案管理的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有把工程技術(shù)資料同項(xiàng)目的歸檔有效貫穿起來(lái)，直接影響了工程檔案的原始性、完整性和真實(shí)性。

（四）檔案管理制度及體制不夠完善。目前，各水利部門(mén)對(duì)水利工程檔案管理法規(guī)宣揚(yáng)、貫徹執(zhí)行不夠，對(duì)水利檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺少相關(guān)措施；檔案管理組織保障不健全，也沒(méi)有建立有效的檔案管理制度，使得部分工程建設(shè)技術(shù)人員由于人事變動(dòng)，“人走檔案走，人走檔案沒(méi)人做”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，容易導(dǎo)致檔案流失或遺漏。

三、科學(xué)做好水利工程檔案管理工作的方法

對(duì)于如何進(jìn)一步加強(qiáng)水利工程檔案管理工作，概括起來(lái)就是推進(jìn)“三個(gè)建設(shè)”：一是推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)。在規(guī)范責(zé)任方面，要根據(jù)組織體系、職責(zé)、考核等相關(guān)規(guī)章制度，明確勘測(cè)設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位的歸檔責(zé)任，建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)工程項(xiàng)目檔案工作給予足夠的重視，要落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，制定工程項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)制度，明確規(guī)定文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類(lèi)、整理、移交等流程，明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)兼職檔案工作人員，做到檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循，并加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。二是推進(jìn)信息化建設(shè)。檔案管理現(xiàn)代化已成為當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向。大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，就是要在檔案管理工作中全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。三是推進(jìn)專(zhuān)業(yè)化建設(shè)。水利工程檔案管理工作是檔案工作的一部分，而檔案工作專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，工作人員不能局限于傳統(tǒng)或現(xiàn)有的檔案管理知識(shí)，必須與時(shí)俱進(jìn)，緊跟檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技能，發(fā)揮好主觀能動(dòng)性，促進(jìn)水利工程檔案發(fā)揮最大限度的服務(wù)性，服務(wù)于水利現(xiàn)代化的建設(shè)。強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)是檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案管理人員的新要求，想做好水利工程檔案管理工作不僅要主動(dòng)學(xué)習(xí)、拓寬水利專(zhuān)業(yè)和檔案專(zhuān)業(yè)的知識(shí)面，提升水利工程檔案管理業(yè)務(wù)能力，更要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立事業(yè)心和責(zé)任感，提高思想意識(shí)，增強(qiáng)使命感，確保水利檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。作為檔案工作者，筆者在總結(jié)分析水利工程檔案管理實(shí)踐的基礎(chǔ)上，結(jié)合本職工作，針對(duì)水利工程的特點(diǎn)，提出如下建議與對(duì)策：

（一）增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。水利工程參建單位多，從工程建設(shè)管理、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位，到省、市、縣政府、水行政主管等部門(mén)，每個(gè)項(xiàng)目參建的單位多達(dá)上百個(gè)。同時(shí)，工程檔案還涉及水利、交通、通信、消防、市政、電力、生態(tài)環(huán)境、建設(shè)等方方面面。在工程項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，不僅要對(duì)來(lái)自四面八方的施工、監(jiān)理單位人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，同時(shí)還要對(duì)各級(jí)項(xiàng)目建設(shè)單位主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)他們的工程檔案意識(shí)，從基礎(chǔ)設(shè)置上、管理制度上、人員配備上爭(zhēng)取各方面的配合與支持，提高做好工程建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，使檔案管理工作真正發(fā)揮作用。

（二）建立完善工程檔案管理制度。根據(jù)《保密法》《檔案法》及《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際情況，制訂出科學(xué)、合理、適用、可操作性強(qiáng)的檔案管理制度，將工程檔案管理工作納入工程建設(shè)目標(biāo)管理，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核；提高執(zhí)行力，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)定，實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)“三同步”，執(zhí)行檔案人員“三參加”，落實(shí)檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎(chǔ)。此外，應(yīng)建立檔案督查制度，每半年至少組織一次檔案專(zhuān)項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要求整改。

（三）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)。首先，要培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)、工程專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，使檔案人員既對(duì)工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認(rèn)識(shí)，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開(kāi)展；其次，對(duì)工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求，督促相關(guān)人員嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；最后，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位產(chǎn)生的工程材料文件進(jìn)行編制指導(dǎo)，使之符合歸檔要求。江蘇省南水北調(diào)、治淮、治太等重點(diǎn)工程檔案管理水平較高，有條件的建設(shè)單位可組織檔案人員現(xiàn)場(chǎng)參觀學(xué)習(xí)，增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)。

（四）強(qiáng)化水利工程管理檔案過(guò)程控制。要想使水利工程檔案全面、系統(tǒng)、完整地反映出某個(gè)工程建設(shè)各環(huán)節(jié)的過(guò)程和結(jié)果，就要做到事前介入、事中控制、事后把關(guān)，使其滲透于工程建設(shè)各階段、各環(huán)節(jié)中。在啟動(dòng)工程時(shí)，應(yīng)預(yù)先謀劃，建立健全檔案管理體系，制訂明確的目標(biāo)和計(jì)劃；在工程開(kāi)工準(zhǔn)備階段統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確該項(xiàng)水利工程文件資料的收集、整理和歸檔管理要求，并將有關(guān)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)和要求傳達(dá)到各參建方；在工程施工階段實(shí)時(shí)收集該工程的詳細(xì)工程建設(shè)資料，并做好同步管理，在檢查工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度時(shí)，同步檢查檔案資料的形成、收集、管理情況，重點(diǎn)檢查和指導(dǎo)各參建單位項(xiàng)目檔案人員立卷，檢查案卷質(zhì)量是否符合要求，對(duì)于容易疏忽的問(wèn)題和容易出錯(cuò)的案卷材料重點(diǎn)檢查；在工程竣工驗(yàn)收階段，需先同步檢驗(yàn)工程文件資料的收集整理與歸檔管理情況，重點(diǎn)加強(qiáng)未完工程及暫時(shí)未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查。

（五）建立水利工程管理檔案網(wǎng)絡(luò)。目前，計(jì)算機(jī)應(yīng)用較為廣泛，有條件利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案輔助管理。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，建立網(wǎng)上管理網(wǎng)絡(luò)。購(gòu)買(mǎi)網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，迅速完成目錄輸入、修改、打印，準(zhǔn)確、快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)審核、存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等操作。重要的電子資料，應(yīng)形成對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件資料說(shuō)明一并歸檔，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為工程建設(shè)管理服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案能真實(shí)反映水利工程建設(shè)管理的全過(guò)程，具有憑證和依據(jù)效用，對(duì)于工程運(yùn)轉(zhuǎn)和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要，水利檔案管理員必須要愛(ài)崗敬業(yè)、規(guī)范檔案管理行為、增強(qiáng)管理服務(wù)意識(shí)，使項(xiàng)目管理檔案資料在水利工程建設(shè)中發(fā)揮出最大利用功效。