文/莆田學院人事處 陳桂香

干部人事檔案作為職工信息的重要載體，記載著干部的德、能、勤、績、廉，在高校教職工的干部選拔任用、職稱晉升、辦理退休等環(huán)節(jié)中起著重要的作用。以干部人事檔案專項審核工作為契機，各系統(tǒng)對檔案工作進行了一次全面的檢查，以高效推進人事檔案工作。

一、干部人事檔案專項審核工作中出現(xiàn)的問題

干部人事檔案專項審核是以干部的年齡、工齡、黨齡、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及干部身份（簡稱“三齡兩歷一身份”）為審核重點，逐項對干部檔案進行登記、查缺。筆者對高校人事檔案專項審核工作中出現(xiàn)的問題，歸結(jié)為普遍性和特有性問題，并對這些問題進行簡要分析：

（一）普遍性問題。普遍性問題比較直觀，也是影響干部檔案專項審核工作中的基礎性制約問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.干部信息前后記載不一致。（1）時間不一致。在干部人事檔案專項審核中發(fā)現(xiàn)，在出生日期、入黨時間和工作時間這“三齡”問題上，不同時期的檔案材料記載不一致，主要有個人因素和時代因素這兩個方面的原因：個人因素：主要是因為個人檔案意識不強，在填寫各種材料時相關信息記憶不清、忽略公歷農(nóng)歷之間的轉(zhuǎn)換；時代因素：主要是檔案事業(yè)早期不成熟和落后，全民缺少檔案意識，檔案事業(yè)整體宣傳匱乏。（2）姓名不一致。檔案中記載姓名不一致的地方時有發(fā)生，早期一些字記載用同音字代替，出現(xiàn)了姓氏讀音相同，字形不同的情況。家庭成員對名字缺乏固定性認知，名字不同很多是去掉偏旁或多加偏旁或者用簡化字代替等，還有因為個別家庭現(xiàn)實因素——姓氏隨父母或長輩進行更改。（3）家庭情況記載不一致。父母的出生日期由于本人記憶不清填寫錯亂，造成家庭信息欄里父母的信息多份材料出現(xiàn)不一致。還有一些家庭成員信息變動不及時更改，比如子女的情況不斷變動而未更改造成信息滯后，與實際情況不符合。2.檔案材料普遍缺失。材料缺失可以分為缺乏重要材料、一般材料和認定材料三種。（1）重要材料缺失。比如學籍檔案、參加工作佐證材料缺失，入黨團、民主黨派材料缺失等。在檔案專項審核中發(fā)現(xiàn)學籍材料很多缺本科學士學位授予相關材料，主要原因是個別高校未規(guī)定將學籍材料裝入檔案。干部個人發(fā)展的重要階段如《入團志愿書》《入黨志愿書》，民主黨派入黨、入會材料，《下鄉(xiāng)登記表》《招收工人錄取通知書》《入伍登記表》等調(diào)動材料及畢業(yè)生報到證等材料缺失；調(diào)轉(zhuǎn)材料缺失嚴重，個別檔案材料留在原先學習和工作單位；干部介紹信、工資關系轉(zhuǎn)移介紹信、檔案轉(zhuǎn)遞通知單等，這些原始材料因為辦理人事手續(xù)時沒有及時存入個人檔案而導致缺失。（2）一般材料缺失。主要為學歷學位證書復印件和獎懲材料，另一原因是獎懲材料隨工作年限增加累積變多,一般由本人主動提供，若個人沒有歸檔意識，歸檔材料不及時，會造成材料的缺失。（3）缺少認定材料。個別年齡不一致的，需要調(diào)查原始戶籍所在地的人口普查底冊，取證戶籍材料結(jié)合檔案材料進行綜合認定，戶籍檔案底冊以及認定報告都需要及時歸檔。

（二）特有性問題。檔案整本材料的缺失、檔案歸檔渠道不暢是高校檔案專項審核過程中出現(xiàn)的特有現(xiàn)象。1.檔案整本缺失。干部在入職本單位之前檔案材料全部缺失，即為教職工檔案整本缺失，主要源于特定時期高校人才流動的特點。采取柔性政策引進人才的高校，教職工入校時與學校簽訂服務協(xié)議，若未滿服務年限離開，學校就會扣下教職工的檔案，出現(xiàn)“人走檔留”的現(xiàn)象。需要引進人才的高校，也會出現(xiàn)人來檔未來“重新建檔”的情況，這種現(xiàn)象導致整本檔案缺失，為學校后期干部考察和聘任帶來不便。2.檔案歸屬渠道不暢通。在審核干部信息時，發(fā)現(xiàn)大部分人在某個階段所有入黨材料缺失。一般情況是原基層單位未把黨員材料及時送交人事檔案室。各基層業(yè)務部門與人事檔案部門之間溝通不暢，個別材料的補充是交給人事部門各職能科室特定時期辦理某項業(yè)務，如入職報到、職稱晉升等所需憑證作用，但最終未歸檔到人事檔案里。另外，高校在干部人員輪崗流動過程中交接不暢，最終導致材料丟失，這些都影響到人事檔案專項審核工作。

（三）干部人事檔案歸檔材料不規(guī)范。主要包括如下幾點：1.檔案書寫材料不規(guī)范。在檔案專項審核過程中，出現(xiàn)用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等各種不規(guī)范的書寫材料，字跡涂改嚴重看不清。人事檔案時間跨度中學、大學、工作、直到退休，時間跨度大，檔案紙張大小、厚薄、顏色不一，給檔案整理工作帶來一定的難度。2.檔案材料缺少簽字、審批程序不規(guī)范。早期各個部門對檔案不重視、不規(guī)范，比如部門材料無公章，檔案中需要本人簽字的沒有簽字，這些缺少的簽字、印章由于組織、人事變動的緣故，有的無法補齊原始印章和簽名。3.檔案分類不合理、零星材料張冠李戴或者材料內(nèi)容出現(xiàn)錯誤、重新建檔等現(xiàn)象，都可歸納為檔案材料內(nèi)容及整理不規(guī)范。

二、高校干部人事檔案存在問題的原因剖析

（一）主觀原因。早期多數(shù)教職工主觀檔案意識淡薄，個人在填寫各種表格和歸檔材料時，普遍認為檔案的價值不大，出現(xiàn)檔案信息記載前后不一致，填寫檔案信息時任意涂改，書寫不認真，字跡潦草難以辨認。

（二）組織因素。筆者在檔案專項審核過程中發(fā)現(xiàn)，有些因素是整個部門組織因素造成的檔案材料缺失。如個別高校學籍管理部門，未把學位授予材料作為學籍檔案的必須歸檔材料，造成所有畢業(yè)生都缺少學位授予材料。這些結(jié)果為高校的人事檔案管理工作后期補辦材料帶來麻煩，甚至有些永久缺失無法彌補。

（三）高校人事部門的原因。早期社會檔案意識普遍淡薄，檔案中主要缺失材料為參加工作的佐證材料，主要有下鄉(xiāng)材料、招收固定工人通知書、入伍登記表、畢業(yè)生報到證等。早期干部調(diào)動材料如干部介紹信、工資關系介紹信、檔案轉(zhuǎn)遞通知單、干部調(diào)動呈報表等，這些參加工作和調(diào)動材料的缺失，主要是人事部門在辦理入職、醫(yī)療保險、公積金等需要時未及時將材料放入個人檔案中，造成材料的永久性缺失。

三、高校干部人事檔案管理的對策

在人事檔案專項審核過程中，檔案主管部門應該制訂干部檔案管理應對策略，構(gòu)建一套完整的人事檔案科學管理體系。

（一）加強對檔案的宣傳，提高師生的檔案意識。人事檔案部門參與人事檔案收集、保管、利用的過程中，檔案意識缺乏會造成檔案缺失，影響巨大。應建立有效的管理制度，從源頭上把控檔案的收集。提高廣大教職工的檔案意識，從以下三個方面增強檔案工作的宣傳力度，采取措施推進人事檔案制度建設。1.建立符合校情的檔案管理制度。高校人事檔案更多地服務學校的人才測評和人事任免，為各基層單位、黨政機關服務，因此應從校情出發(fā)，制訂規(guī)章制度，從檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)做好建章立制，確保人事檔案收集完整、整理科學規(guī)范、查閱利用方便快捷，確保我們的日常工作有章可循、有規(guī)可依。2.加大檔案工作的宣傳力度，增強全民檔案意識。人事部門應加強人事檔案宣傳工作，印制《檔案工作宣傳手冊》發(fā)給教職工，為教職工歸檔、利用提供指引；充分利用學校的官網(wǎng)、微博和微信公眾平臺等媒介開展檔案宣傳活動，采取傳單、講座等多種形式讓廣大教職工了解人事檔案工作服務事項，提高全社會的檔案意識；在各高校網(wǎng)站發(fā)布人事檔案信息動態(tài)，各位教職員工可以登錄人事系統(tǒng)，隨時掌握個人學歷、職稱、獎勵等人事檔案信息狀態(tài)，在人事信息系統(tǒng)中，教職工可以隨時將個人最新取得成果和獎勵資料補充到人事檔案信息系統(tǒng)中。干部人事檔案與每個人息息相關，教職工個人應重視各類干部檔案材料的生成，在填寫相關資料時能夠秉持認真的態(tài)度，在取得相關學歷學位材料后主動向相關部門歸檔。在教職工入職時開展培訓，增加檔案基本知識授課模塊，提高個人后期職業(yè)生涯中人事檔案的歸檔和利用意識。開展知識講座，擴大宣傳，強調(diào)個人和部門的檔案意識，把檔案工作真正融入部門的日常工作中，確保今后干部人事檔案材料的規(guī)范性、真實性和完整性，并形成良性循環(huán)。3.加強檔案管理者和形成者的管理和責任意識，加強各部門之間的聯(lián)合推動，及時掌握收集各部門形成的人事檔案材料，確保干部人事檔案內(nèi)容充實、準確可靠。人事處形成職工入職、職稱評定、國內(nèi)外訪學進修材料、工資發(fā)放、合同聘用、辦理退休等材料；組織部形成干部任免、提拔、考察材料、黨校培訓、入黨材料等；表彰獎勵材料、科研材料來自各個部門和個人；教務處以及研究生處形成學籍材料；統(tǒng)戰(zhàn)部形成各民主黨派入會材料；紀檢監(jiān)察部門形成違紀違法、處分材料；人事處應協(xié)同各部門，推動檔案材料有序收集。首先，干部人事檔案主管部門制訂教職工干部人事檔案的接收、審核、移交等相關要求和規(guī)章制度。其次，組織人事部門按照規(guī)章制度收到個人檔案材料后第一時間進行審核，主動聯(lián)系相關部門把好入口關，并定期移交，進行材料催缺。加強各部門之間的有效協(xié)作，干部檔案材料的形成者和管理者要具有很強的檔案管理意識和責任心，及時將各種材料跟蹤收集起來，不斷補充新的資料，及時維護、動態(tài)更新每個人的檔案信息，提高干部人事檔案的效用，實現(xiàn)“人檔相統(tǒng)一”。

（二）推進人事檔案工作制度化建設，做到依法治檔、管檔。在檔案材料的收集、接收、審核、整理、傳遞、保管、查借閱等各個環(huán)節(jié)健全管理制度，嚴格按照規(guī)定程序辦理，做到依法管檔，加強檔案工作的制度化建設，在查借閱檔案時按規(guī)定程序?qū)徟筒殚?；在檔案傳遞方面，嚴把檔案傳遞的入口關和出口關；把高校干部檔案管理工作納入科學化、制度化和規(guī)范化的軌道，以制度來加強管理。1.強化夯實檔案的收集基礎。人事檔案管理部門應介入材料的形成源頭單位，建立縱橫交織、上下連貫的收集網(wǎng)絡，設立兼職檔案員，協(xié)助做好材料收集歸檔。以經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集等辦法加強收集，檔案材料是否收集齊全和完整，是干部檔案管理實體建設的前提條件。2.認真鑒別材料，提高歸檔案卷質(zhì)量。在檔案收集齊全之后，加強對歸檔材料的審查和鑒別，嚴把檔案材料的入口關。發(fā)現(xiàn)“三齡兩歷”信息前后不一致的、手續(xù)不完備的，要嚴格審查鑒別；新接收的干部檔案要逐頁審核，確保材料的真實和完整，及時退回未齊全的材料，等手續(xù)完整后再接收，隨時動態(tài)收集資料，做好接收入口關、材料制作關、檔案移交關和定期檢查關四個關口的把控。3.穩(wěn)定檔案人員隊伍，提高人員綜合素質(zhì)。人事檔案管理人員必須要德才兼?zhèn)?，時刻關注人事工作和干部個人的發(fā)展情況，加強業(yè)務培訓，更新知識，不斷提高信息服務能力和綜合素質(zhì)。要確保管檔干部隊伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性，在檔案的各項工作事務中做實、做細、做全、做準。

（三）提高高校人事檔案信息化管理服務水平。目前，高校人事檔案管理多數(shù)存在重立檔、輕利用的現(xiàn)象，人事檔案的利用主要停留在“被動利用”狀態(tài)。高校應該加強人事檔案數(shù)字化建設，將其融入校園數(shù)據(jù)庫建設，不斷加強干部檔案的信息化、網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)全國干部檔案信息的資源共享。干部檔案向數(shù)字化和網(wǎng)絡化方向發(fā)展，管理流程向自動化、信息共享整體化方向發(fā)展，實現(xiàn)學校內(nèi)部、學校之間和上級主管部門之間信息共享。通過全方位有序推進檔案信息化工作，建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高干部人事檔案的利用率，打造安全、高效的人事檔案信息化管理服務平臺。檔案管理部門要更新觀念，樹立開拓性服務意識，在保密政策允許的前提下，個人和社會利用人事檔案的地方日益增加，利用校園網(wǎng)絡和信息技術整合全校信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，讓社會充分了解檔案資源，滿足廣大人民群眾日益擴大的檔案利用需求。

四、結(jié)語

干部人事檔案專項審核工作已告一段落，但干部人事檔案管理和整改工作一直在進行。希望高校各部門重視該項工作，要以專項審核為契機，以審促改、以審促建、建改并重，通力合作，進一步推進該項工作規(guī)范化，對普遍存在的共性問題、反復出現(xiàn)的頑固性問題，從根源上加以規(guī)范，將專項審核工作有效舉措總結(jié)固化，從嚴管檔、用檔。高校應全面推進人事檔案制度化、科學化、規(guī)范化管理，明確目標、細化工作、查缺補漏、集中力量整理，確保檔案材料更齊全、信息更準確、管理更規(guī)范、服務上水平。高校檔案主管部門要全面提升干部人事檔案的內(nèi)在質(zhì)量和利用價值，開展高層次檔案信息服務和人才選拔工作，更好地為領導決策、組織人事工作等提供服務。