安新宇

摘要：論文在較為系統(tǒng)地介紹2021版《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》的修訂背景和主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步說(shuō)明了其特點(diǎn)和作用，對(duì)2021版規(guī)則存在的問(wèn)題進(jìn)行了思考并提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：公務(wù)電子郵件 歸檔管理 管理規(guī)則

Abstract： Based on a systematic introduction of the background and main contents of the revi？ sion of the 2005 edition of The Rules for FIling and Management of Official Electronic Mail， the paper further explains its main features and functions， re？ flects on the problems that still exist in the Rules， and puts forward suggestions for improvement.

Keywords：Official electronic mail；Filing man？ agement；Rules for management

2021年《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)則》）重新修訂，在2005版的基礎(chǔ)上，積極適應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)境變化，操作性顯著提升，為業(yè)務(wù)部門(mén)規(guī)范公務(wù)電子郵件歸檔管理提供指導(dǎo)。其修訂符合《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中“制定和實(shí)施引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系方案，加大對(duì)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案標(biāo)準(zhǔn)供給”的要求，對(duì)實(shí)現(xiàn)“檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化”的目標(biāo)有積極作用。

一、2021版《規(guī)則》的修訂背景及主要內(nèi)容

（一）修訂背景

電子郵件是信息時(shí)代重要的溝通交流工具，在私人通信、業(yè)務(wù)往來(lái)中常見(jiàn)使用。在我國(guó)電子政務(wù)推進(jìn)過(guò)程中，因?yàn)殡娮庸南到y(tǒng)的應(yīng)用，電子郵件一般不作為正式的文件流轉(zhuǎn)渠道，與英美等國(guó)將電子郵件作為業(yè)務(wù)數(shù)字化重要組成部分的做法有較大差異。但由于電子郵件方便、快速、價(jià)格低的特點(diǎn)，其使用范圍逐漸擴(kuò)大，基于此，2005版《規(guī)則》對(duì)公務(wù)活動(dòng)中電子郵件的撰寫(xiě)、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交和保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范，對(duì)促進(jìn)公務(wù)電子郵件憑證作用發(fā)揮有積極意義。

近年來(lái)我國(guó)電子文件管理實(shí)踐的發(fā)展和理論體系逐漸完備，對(duì)于電子文件管理的要求進(jìn)一步提高，真實(shí)性、完整性、可用性、安全性成為電子文件管理的目標(biāo)，來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)成為電子檔案法定身份的來(lái)源。另外，2015年美國(guó)前國(guó)務(wù)卿希拉里使用私人郵箱處理公務(wù)的“郵件門(mén)”事件也再度警示人們重視公務(wù)電子郵件的管理與歸檔工作。[1]在此背景下2005版《規(guī)則》顯示出與時(shí)代的不適應(yīng)性，有學(xué)者曾指出2005版《規(guī)則》存在過(guò)于籠統(tǒng)、內(nèi)容過(guò)時(shí)的局限性。[2]

為此，經(jīng)全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第二十五次年會(huì)會(huì)議審議，2005版《規(guī)則》列入2017年檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)修訂計(jì)劃。[3]在充分調(diào)研、工作試點(diǎn)、反復(fù)修改和意見(jiàn)征求的基礎(chǔ)上，2021年5月26日，新修訂的2021版《規(guī)則》正式發(fā)布。

（二）主要內(nèi)容

2021版《規(guī)則》主要是由前言、包含11個(gè)章節(jié)的正文及1個(gè)資料性附錄構(gòu)成。

1.前言

前言主要介紹了修訂后的《規(guī)則》在主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)方面的三點(diǎn)變化。一是更改，“總則”拆分為第4章和第5章，對(duì)管理原則和管理職責(zé)進(jìn)行明確；“公務(wù)電子郵件歸檔范圍及保管期限”獨(dú)立成章。二是增加，即增加了公務(wù)電子郵件系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的有關(guān)規(guī)定、形成要求、歸檔方式及歸檔格式、元數(shù)據(jù)等相關(guān)要求。三是刪除，因相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)已完善，刪除了公務(wù)電子郵件保管環(huán)節(jié)制作備份等內(nèi)容，不再單獨(dú)規(guī)定；還刪除了公務(wù)電子郵件的收發(fā)文登記表。

2.正文

（1）范圍、引用、術(shù)語(yǔ)部分明確了標(biāo)準(zhǔn)施行應(yīng)用的基礎(chǔ)

第1章：范圍。說(shuō)明了2021版《規(guī)則》確立的規(guī)范事項(xiàng)和適用范圍，以及對(duì)公務(wù)電子郵件包括形成、收集、整理、歸檔各管理環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，形成了相關(guān)的程序與規(guī)則。相比于2005版，公務(wù)電子郵件形成者增加了“個(gè)人”，這與公務(wù)電子郵箱主要由個(gè)人使用和維護(hù)的情況相符合。

第2章：規(guī)范性引用文件。2021版《規(guī)則》的規(guī)范性引用文件較之于2005版變化較大，原有的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2000）更新至最新版本，刪除了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678—1999）的第一部分和第二部分、《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 1—2000）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—1999）和《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國(guó)家檔案局令第6號(hào)），增加了《中文電子郵件地址郵件頭格式技術(shù)要求》（GB/T 32397—2015）、《信息安全技術(shù)電子郵件系統(tǒng)安全技術(shù)要求》（GB/T 37002—2018）、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009）和《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70—2018）。

第3章：術(shù)語(yǔ)。2021版《規(guī)則》定義了電子郵件、公務(wù)電子郵件、公務(wù)電子郵件系統(tǒng)、EML格式文件四個(gè)術(shù)語(yǔ)。與2005版相比，電子郵件定義更為精簡(jiǎn)，保留了屬概念及其生成和傳遞環(huán)境，刪除了關(guān)于電子郵件使用場(chǎng)景和概念外延的表述，體現(xiàn)了術(shù)語(yǔ)定義的精煉和準(zhǔn)確。公務(wù)電子郵件定義將其形成者概括為單位和個(gè)人，在不產(chǎn)生歧義的情況下，精簡(jiǎn)了術(shù)語(yǔ)表述。公務(wù)電子郵件系統(tǒng)定義保持不變。新增的術(shù)語(yǔ)是EML格式文件，EML是各類(lèi)電子郵件軟件通用的格式，使用EML格式在保留電子郵件本身結(jié)構(gòu)特性的同時(shí)，增強(qiáng)了通用性，有利于公務(wù)電子郵件的長(zhǎng)期保存。另外，2021版的術(shù)語(yǔ)刪除了“電子文件管理系統(tǒng)”，正文內(nèi)代之以電子檔案管理系統(tǒng)，突出了對(duì)歸檔管理這一環(huán)節(jié)的強(qiáng)調(diào)，同時(shí)符合《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T 58—2014）中規(guī)定的電子檔案管理系統(tǒng)管理對(duì)象為“電子文件和電子檔案”。

（2）管理原則和職責(zé)規(guī)定了管理目標(biāo)、要求、責(zé)任人和責(zé)任內(nèi)容

第4章：管理原則。管理原則從總體上說(shuō)明了為達(dá)成維護(hù)“四性”的目標(biāo)，公務(wù)電子郵件管理需要遵循的要求。第一，《規(guī)則》要求制度先行，技術(shù)措施輔助，確保公務(wù)電子郵件及時(shí)歸檔；第二，公務(wù)電子郵件實(shí)行全過(guò)程管理，納入現(xiàn)有電子文件管理體系，管理各環(huán)節(jié)職責(zé)落實(shí)到人；第三，通過(guò)對(duì)公務(wù)電子郵件歸檔時(shí)間、范圍等管理和技術(shù)細(xì)節(jié)的詳細(xì)規(guī)定以保證公務(wù)電子郵件歸檔質(zhì)量；第四，公務(wù)電子郵件元數(shù)據(jù)應(yīng)按規(guī)定形成、捕獲、歸檔。

第5章：管理職責(zé)。管理職責(zé)規(guī)定了公務(wù)電子郵件管理的責(zé)任人及具體的部門(mén)責(zé)任劃分。公務(wù)電子郵件由產(chǎn)生和接收的部門(mén)和人員負(fù)責(zé)管理，其中檔案部門(mén)主要負(fù)責(zé)制度制定、業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、接收歸檔公務(wù)電子郵件、管理公務(wù)電子郵件檔案；信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)包含系統(tǒng)接口在內(nèi)的公務(wù)電子郵件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、維護(hù)。

（3）系統(tǒng)建設(shè)指導(dǎo)公務(wù)電子郵件系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行及與電子檔案管理系統(tǒng)的耦合

第6章：系統(tǒng)建設(shè)要求。2021版《規(guī)則》第6章分為兩部分，分別規(guī)定了公務(wù)電子郵件系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行要求，以及對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的要求。首先是要求公務(wù)電子郵件系統(tǒng)符合GB/T 37002所規(guī)定的信息安全要求及GB/T 32397規(guī)定的郵件地址和郵件頭格式要求，系統(tǒng)應(yīng)能夠輸出規(guī)范的可歸檔格式文件，或具有歸檔電子郵件的接口。同時(shí)與上文管理原則相呼應(yīng)，要求元數(shù)據(jù)合規(guī)形成。對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)，2021版《規(guī)則》從促進(jìn)公務(wù)電子郵件順利歸檔的角度，對(duì)其功能接口及解析驗(yàn)證歸檔信息包、“四性”檢測(cè)的功能等進(jìn)行了規(guī)定。

（4）正文其余章節(jié)細(xì)化了從公務(wù)電子郵件形成到移交的各管理環(huán)節(jié)的操作規(guī)范

第7章：公務(wù)電子郵件歸檔范圍及保管期限。2021版《規(guī)則》認(rèn)為公務(wù)電子郵件歸檔范圍和保管期限由單位結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行劃定。另外，還特別規(guī)定無(wú)論是否屬于歸檔范圍的公務(wù)電子郵件，都應(yīng)繼續(xù)在原電子郵件系統(tǒng)中保留至少1年。

第8章：公務(wù)電子郵件的形成。這一章對(duì)公務(wù)電子郵件的標(biāo)題、正文、附件、落款、元數(shù)據(jù)做出了規(guī)定。公務(wù)電子郵件標(biāo)題強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)潔性，能夠反映郵件內(nèi)容。公務(wù)電子郵件正文盡量囊括所有內(nèi)容，正文中無(wú)法表示的以附件形式一起發(fā)送。附件則要求名稱(chēng)上與郵件標(biāo)題相關(guān)，格式上滿(mǎn)足電子檔案存儲(chǔ)要求，原則上不得對(duì)附件加密。落款強(qiáng)調(diào)撰寫(xiě)人、發(fā)送時(shí)間與實(shí)際相符。元數(shù)據(jù)則參考DA/T 46規(guī)定，特別提出對(duì)于時(shí)間項(xiàng)的要求，一是盡可能精確至秒，二是保留時(shí)區(qū)信息（涉及跨時(shí)區(qū)事務(wù)時(shí)）。

第9章：公務(wù)電子郵件歸檔收集。本章為公務(wù)電子郵件歸檔收集環(huán)節(jié)提供了操作指南。發(fā)件情形下，歸檔責(zé)任人是發(fā)件人；收件情形下，歸檔責(zé)任人在收件人范圍內(nèi)指定。移交歸檔的步驟是責(zé)任人定期或?qū)崟r(shí)將辦理完畢的公務(wù)電子郵件及其元數(shù)據(jù)以EML格式文件或其他格式，通過(guò)接口或離線方式提交電子檔案管理系統(tǒng)，解析出提交信息后歸檔。對(duì)于多件同主題公務(wù)電子郵件，歸檔時(shí)注重保持其關(guān)聯(lián)關(guān)系。2021版《規(guī)則》對(duì)公務(wù)電子郵件正文及附件歸檔格式做出了詳細(xì)規(guī)定，基本原則是公務(wù)電子郵件源格式符合歸檔要求的直接采用源格式歸檔，不符合歸檔要求的應(yīng)轉(zhuǎn)換為符合歸檔要求的格式。對(duì)于不同類(lèi)型的公務(wù)電子郵件，則根據(jù)其所屬類(lèi)別確定了歸檔格式。

第10章：公務(wù)電子郵件歸檔整理。本章主要規(guī)定了公務(wù)電子郵件歸檔整理時(shí)的操作規(guī)范，基本上遵循了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）。一是保管期限劃分：依據(jù)事先制定的保管期限表進(jìn)行劃分。二是組件：同一事由或單次發(fā)出（接收）電子郵件為一件；正文、附件為一件等。三是排序：正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件在后；發(fā)出的電子郵件在前，收到的電子郵件在后。四是分類(lèi)：既可形成獨(dú)立門(mén)類(lèi)，也可根據(jù)內(nèi)容歸入其他門(mén)類(lèi)。前者采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”三級(jí)分類(lèi)法。后者應(yīng)與其所屬門(mén)類(lèi)其他電子文件一同整理。五是排列：公務(wù)電子郵件所歸入最低一級(jí)類(lèi)目中按時(shí)間結(jié)合事由進(jìn)行排列。六是編號(hào)：歸檔公務(wù)電子郵件檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)—檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度—保管期限代碼—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼—件號(hào)”（機(jī)構(gòu)代碼和保管期限代碼的位置可以互換）。七是編目：自動(dòng)生成目錄后，增加電子文件目錄封面，將其轉(zhuǎn)換為適合長(zhǎng)期保存的版式文件。

第11章：公務(wù)電子郵件檔案的移交和接收。本章對(duì)公務(wù)電子郵件檔案移交內(nèi)容及檢測(cè)程序做出了規(guī)定。公務(wù)電子郵件移交內(nèi)容包括公務(wù)電子郵件（含附件）、元數(shù)據(jù)。檔案部門(mén)接收歸檔公務(wù)電子郵件后應(yīng)遵照DA/T 70規(guī)定檢測(cè)，檢測(cè)不合格的退回整理。

3.附錄

2021版《規(guī)則》要求公務(wù)電子郵件歸檔時(shí)應(yīng)完整捕獲元數(shù)據(jù)，由于其所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)DA/T 46針對(duì)的是文書(shū)類(lèi)電子文件，為了適應(yīng)公務(wù)電子郵件的特性，附錄提供了其中部分元數(shù)據(jù)項(xiàng)目的對(duì)照關(guān)系。例如編號(hào)M50的元數(shù)據(jù)“文檔創(chuàng)建程序”，在電子郵件語(yǔ)境下指電子郵件責(zé)任者提供的非通用格式閱讀軟件；編號(hào)M51的元數(shù)據(jù)“信息系統(tǒng)描述”，在電子郵件語(yǔ)境下指電子郵件責(zé)任者郵件系統(tǒng)名稱(chēng)及版本號(hào)。

二、2021版《規(guī)則》的特點(diǎn)與作用

作為我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系完善過(guò)程中的有力一步，2021版《規(guī)則》的修訂和發(fā)布對(duì)單位和個(gè)人開(kāi)展公務(wù)電子郵件歸檔管理工作具有規(guī)范和指導(dǎo)作用。其主要特點(diǎn)和作用如下。

第一，針對(duì)公務(wù)電子郵件結(jié)構(gòu)的特殊性，維護(hù)其所記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。由于公務(wù)電子郵件與其他電子文件相比，具有副本多、附件也需要管理的特點(diǎn)[4]，所以2021版《規(guī)則》根據(jù)這一特性進(jìn)行了針對(duì)性指導(dǎo)，在收集和整理兩個(gè)環(huán)節(jié)中突出體現(xiàn)了對(duì)于有機(jī)聯(lián)系性的維護(hù)。第9章中規(guī)定“同一主題有多件公務(wù)電子郵件需歸檔時(shí)，應(yīng)按往來(lái)記錄逐封歸檔，并保持其關(guān)聯(lián)關(guān)系”；在第10章中要求組件時(shí)正文和附件、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件分別為一件，分類(lèi)時(shí)歸入其他門(mén)類(lèi)的電子郵件應(yīng)與其所屬門(mén)類(lèi)其他電子文件一同整理。有學(xué)者指出有機(jī)聯(lián)系性是檔案的一種重要本質(zhì)規(guī)定性。[5]2021版《規(guī)則》從公務(wù)電子郵件結(jié)構(gòu)特點(diǎn)出發(fā)，歸檔過(guò)程中通過(guò)正文附件統(tǒng)一組件，維系了其內(nèi)部聯(lián)系，又通過(guò)把握電子郵件之間、電子郵件與其他電子文件之間的關(guān)系，維系了其外部聯(lián)系，使利用者能夠?qū)珓?wù)電子郵件檔案所記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)和所反映的機(jī)構(gòu)職能有系統(tǒng)完整的理解。

第二，注重文件生命周期整體性，保證了公務(wù)電子郵件形成環(huán)境的業(yè)務(wù)連續(xù)性。2021版《規(guī)則》雖然主要專(zhuān)注于歸檔管理這一環(huán)節(jié)，但并未放棄對(duì)文件生命周期整體性的堅(jiān)持，如在第6章中提到了公務(wù)電子郵件系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的耦合，要求前者通過(guò)接口或離線方式提交歸檔，要求后者具有能夠接收歸檔的接口并正確解析信息包，促進(jìn)了公務(wù)電子郵件從其生成系統(tǒng)向電子檔案系統(tǒng)的流動(dòng)。另外，在第7章中特別規(guī)定了無(wú)論是否在歸檔范圍內(nèi)的公務(wù)電子郵件均在電子郵件系統(tǒng)中保留至少一年，凸顯出維護(hù)業(yè)務(wù)連續(xù)性的重視，經(jīng)過(guò)歸檔鑒定后的公務(wù)電子郵件無(wú)論是否具有進(jìn)一步保存價(jià)值，都構(gòu)成了當(dāng)下工作進(jìn)一步開(kāi)展的背景，在郵件系統(tǒng)中的保留有方便工作、防止數(shù)據(jù)丟失的積極意義。

第三，善于利用現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)體系形成的基礎(chǔ)，體現(xiàn)了與其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)較好的協(xié)同性。在規(guī)范性引用文件部分可以看出2021版《規(guī)則》較2005版做了較大的調(diào)整和增改，一方面它及時(shí)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)新出臺(tái)及修訂情況進(jìn)行更新，有利于提升內(nèi)容的科學(xué)性和規(guī)范性，同時(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)體系的適應(yīng)性；另一方面它所涉及的歸檔管理工作各環(huán)節(jié)，在我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中已經(jīng)有所積累和體現(xiàn)，在這些標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上針對(duì)公務(wù)電子郵件的特性進(jìn)行規(guī)定，有效減輕了標(biāo)準(zhǔn)修訂的難度，降低了標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)知成本。

三、2021版《規(guī)則》存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議

如上所述，2021版《規(guī)則》較上一版本有顯著提升，自身也體現(xiàn)出在維系有機(jī)聯(lián)系、業(yè)務(wù)連續(xù)和與其他標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同方面的優(yōu)越性。但同時(shí)仍存在一些有待完善的問(wèn)題。

（一）管理原則的表述

2021版《規(guī)則》將2005版的“總則”部分拆分并修改為“管理原則”（第4章）和“管理職責(zé)”（第5章），其中“管理原則”部分提出了公務(wù)電子郵件歸檔的目標(biāo)和基本要求。但從“原則”的角度來(lái)看，目前的條文表述過(guò)于具體，不夠精練，抽象層次與其原則定位不匹配?！掇o海》（第7版）中原則指“觀察問(wèn)題、處理問(wèn)題的準(zhǔn)則”[6]?！秳蛟~典》中原則（prin？ ciple）指“解釋或控制某事如何發(fā)生或運(yùn)作的基本思想或規(guī)則”[7]。由此可以看出，原則是事物運(yùn)行的規(guī)律，對(duì)于公務(wù)電子郵件歸檔工作而言，原則就是其基礎(chǔ)性原理，是具體指導(dǎo)工作展開(kāi)的各項(xiàng)要求、規(guī)定的依據(jù)。而2021版《規(guī)則》現(xiàn)有的管理原則并未能從這一角度出發(fā)，表述更偏向具體的規(guī)定，而非“原則”。這一表述問(wèn)題，一方面影響了內(nèi)容整體的邏輯性，原則部分過(guò)于具體就無(wú)法與后文形成“總—分”的呼應(yīng)；另一方面也不利于實(shí)施主體從整體和宏觀的角度把握公務(wù)電子郵件歸檔工作應(yīng)該堅(jiān)持的準(zhǔn)則。所以，建議參考《檔案著錄規(guī)則》（DA/ T 18—2022）等規(guī)則中的原則表述（如層級(jí)性、相稱(chēng)性等）。

（二）安全保密方面的規(guī)定

2021版《規(guī)則》在第5章“管理職責(zé)”部分提及安全保密部門(mén)的職責(zé)是負(fù)責(zé)公務(wù)電子郵件歸檔管理過(guò)程中的安全保密管理，是通過(guò)維護(hù)公務(wù)電子郵件檔案安全來(lái)堅(jiān)持貫徹落實(shí)總體國(guó)家安全觀的表現(xiàn)。但其中對(duì)于安全保密方面的規(guī)定僅止于第5章，除此之外只提及原則上不許對(duì)附件加密，以及密級(jí)、保密期限等元數(shù)據(jù)項(xiàng)，然后再無(wú)論述。這一問(wèn)題在行文上影響標(biāo)準(zhǔn)的前后呼應(yīng)，不利于整體的邏輯完整性，從而影響標(biāo)準(zhǔn)制定質(zhì)量。雖然在安全保密問(wèn)題方面的缺失有其客觀原因，但鑒于安全保密工作的極端重要性，實(shí)踐單位對(duì)于涉密文件管理已基本上形成了自身成熟的工作體系，2021版《規(guī)則》旨在規(guī)范公務(wù)電子郵件歸檔管理環(huán)節(jié)，對(duì)于更細(xì)節(jié)的安全保密工作確實(shí)鞭長(zhǎng)莫及。此外，部分涉密管理規(guī)定自身也屬于涉密文件，所以不便引用。因此可以采取折中方法，考慮到公務(wù)電子郵件的應(yīng)用主要是基于其便利的特點(diǎn)而非不可替代，建議增加規(guī)定要求涉密信息不宜使用電子郵件傳輸，已經(jīng)形成的涉密公務(wù)電子郵件歸檔管理應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家保密規(guī)定，參考《檔案法》《保守國(guó)家秘密法》《檔案工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》及各單位制定的相關(guān)保密制度等。

（三）郵件賬戶(hù)的管理

相較于2005版，2021版《規(guī)則》刪除了對(duì)于公務(wù)電子郵件賬戶(hù)管理的一些要求，但是本文認(rèn)為郵件賬戶(hù)管理問(wèn)題在標(biāo)準(zhǔn)中進(jìn)行明確是必要的。首先，郵箱是公務(wù)電子郵件形成、傳遞的場(chǎng)所，郵箱的規(guī)范管理是公務(wù)電子郵件合規(guī)形成的基礎(chǔ)。2021版《規(guī)則》中指出由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公務(wù)電子郵件歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。所以檔案部門(mén)同樣需要指導(dǎo)郵箱管理，在公務(wù)電子郵件檔案形成前培育良好環(huán)境，體現(xiàn)檔案部門(mén)前端服務(wù)的作用。另外，如果缺少對(duì)于郵箱規(guī)范使用的指導(dǎo)，就會(huì)產(chǎn)生各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)從而影響公務(wù)電子郵件歸檔質(zhì)量。郵箱管理不當(dāng)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)主要包括：公郵私用，公私混用，可能威脅公務(wù)電子郵件信息安全；公務(wù)電子郵件非法刪除，可能造成數(shù)據(jù)丟失等嚴(yán)重后果；人員變動(dòng)但郵箱沒(méi)有順利交接，可能損害歸檔電子郵件間的有機(jī)聯(lián)系；郵件濫發(fā)，可能導(dǎo)致公務(wù)電子郵件“四性”無(wú)法保證。因此，建議2021版《規(guī)則》在第5章“管理職責(zé)”部分明確產(chǎn)生和接收公務(wù)電子郵件的部門(mén)和人員的職責(zé)，增加對(duì)于公務(wù)電子郵件賬戶(hù)的管理。此外，在第8章“公務(wù)電子郵件的形成”中增加相應(yīng)公務(wù)電子郵件賬戶(hù)管理具體要求，如公務(wù)電子郵件賬戶(hù)應(yīng)明確設(shè)立目的、管理責(zé)任人、使用范圍，不應(yīng)使用公務(wù)郵箱處理私務(wù)或在處理公務(wù)時(shí)使用私人郵箱，[8]責(zé)任人離崗調(diào)崗前做好密碼、權(quán)限交接，保留收發(fā)郵件等一切操作記錄以備監(jiān)督檢查等。

（四）郵件的歸檔范圍

對(duì)于公務(wù)電子郵件歸檔范圍問(wèn)題，有學(xué)者指出2005版《規(guī)則》中歸檔范圍的確定的確過(guò)于寬泛，缺乏實(shí)際指導(dǎo)意義。[9]雖然2021版《規(guī)則》在前言中對(duì)公務(wù)電子郵件歸檔范圍進(jìn)行了明確規(guī)定，但僅在第7章規(guī)定“單位應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際確定公務(wù)電子郵件歸檔范圍”，相比于2005版“凡是反映本單位工作活動(dòng)且具有查考利用價(jià)值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍”不僅沒(méi)有進(jìn)行細(xì)化，反而再度簡(jiǎn)化。歸檔范圍劃定過(guò)于寬泛對(duì)于歸檔完整性極為不利，容易帶來(lái)歸檔鑒定的隨意性，因?yàn)槿魏螝w檔選擇都可以自稱(chēng)是“業(yè)務(wù)實(shí)際”。所以具體的歸檔范圍和不歸檔范圍建議參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）和《企業(yè)材料文件歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）修改。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[5]王英瑋.論檔案的有機(jī)聯(lián)系性[J].檔案學(xué)研究， 2003（6）：2-4.

[6]《辭?！?原則詞條[EB/OL]. [2023-06-01]. https：//www.cihai.com.cn/baike/detail/72/5624980？q=%E5%8E%9F%E5%88%99.

[7] Cambridge dictionary. Meaning of principle in English[EB/OL]. [2023-06-01]. https：//dictionary.cam？ bridge.org/dictionary/english/principle.

[8]周文泓，夏俊英.美國(guó)聯(lián)邦政府電子郵件管理的進(jìn)展研究——基于政策的調(diào)查與啟示[J].檔案管理， 2018，（3）：27-31.

[9]王夢(mèng)瑤，王英瑋.《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》的內(nèi)容及存在問(wèn)題分析[J].北京檔案，2018（7）：20-24.

作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院