魏云霞
摘要:根據(jù)信息化發(fā)展要求,結(jié)合電子文件歸檔需要,進(jìn)行OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口建設(shè),意義重大。論文根據(jù)北京市軌道交通運(yùn)營管理有限公司接口建設(shè)的做法和經(jīng)驗(yàn),分析了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案接口建設(shè)的必要性,提出OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)應(yīng)注意的問題,以期為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口設(shè)計(jì)提供參考。
關(guān)鍵詞:OA系統(tǒng) 檔案系統(tǒng) 歸檔接口
企業(yè)在經(jīng)營管理活動(dòng)中常用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件,給企業(yè)管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。如何提高電子文件的歸檔效率成為企業(yè)研究的一項(xiàng)重要課題。目前各業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷完善,利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)歸檔至電子檔案管理系統(tǒng),對(duì)提高歸檔效率、推動(dòng)電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相互銜接具有重要的意義。本文以北京市軌道交通運(yùn)營管理有限公司(以下簡(jiǎn)稱“北京市軌道運(yùn)營公司”)OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口研究為例,論述了接口實(shí)施的必要性和實(shí)現(xiàn)方案。
(一)實(shí)施歸檔接口是落實(shí)國家相關(guān)政策的需要
歸檔接口是指業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通的程序,可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中待歸檔電子文件的自動(dòng)歸檔。國家檔案主管部門出臺(tái)的法律法規(guī)對(duì)電子文件歸檔提出了要求,歸檔接口的實(shí)施是對(duì)相關(guān)政策的落實(shí)。新修訂的《檔案法》規(guī)定,企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等制度文件,明確提出企業(yè)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)應(yīng)充分考慮電子文件歸檔要求。OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口的實(shí)施有助于實(shí)現(xiàn)電子文件的全流程管理,促進(jìn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化。
(二)實(shí)施歸檔接口可打破系統(tǒng)間限制,加強(qiáng)系統(tǒng)間的交互
隨著計(jì)算機(jī)及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身需要搭建各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)繁多,大量有保存價(jià)值的文件材料分別被保存在不同部門不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相互獨(dú)立,數(shù)據(jù)之間不交互,形成信息資源孤島。設(shè)計(jì)并實(shí)施業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口,打破系統(tǒng)間的限制,可實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。例如,北京市軌道運(yùn)營公司在信息化建設(shè)中共完成27個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊部署,涵蓋OA系統(tǒng)、人資系統(tǒng)、規(guī)章制度系統(tǒng)、采購管理、施工管理、運(yùn)維綜合管理等。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行過程中會(huì)形成事故報(bào)告單、運(yùn)行圖等具有軌道運(yùn)營特色的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),對(duì)企業(yè)的后續(xù)發(fā)展具有重要的參考價(jià)值和借鑒作用。實(shí)施OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口,可實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)存檔,打破兩個(gè)系統(tǒng)間的限制,減少電子文件的流失,有力地推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)、實(shí)現(xiàn)資源共享。
(三)實(shí)施歸檔接口能歸檔更多的過程信息
做好OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的接口工作,可從源頭上掌控歸檔材料的電子元數(shù)據(jù)、電子文件的修改痕跡、存儲(chǔ)方式和格式要求,歸檔更多的過程信息。目前一些單位在進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)載體歸檔時(shí),一般要求文件處理單、正文、附件組件歸檔。OA系統(tǒng)完整記錄了電子文件從發(fā)文起草到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批再到最終發(fā)布的全部文件信息,含原始稿、痕跡稿、套頭無章稿、正文、附件等內(nèi)容。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔相比,電子文件歸檔內(nèi)容更齊全、更豐富,且方便后續(xù)利用。
(四)實(shí)施歸檔接口大大提高了歸檔效率
OA系統(tǒng)中形成的記錄文件信息的元數(shù)據(jù),如文號(hào)、題名、責(zé)任者等內(nèi)容無法直接進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng),若采用手工錄入的方式,無法保證歸檔效率和準(zhǔn)確性。實(shí)施歸檔接口后,檔案管理人員可把關(guān)歸檔文件的數(shù)量與質(zhì)量,規(guī)避歸檔不全、歸檔不及時(shí)、歸檔不合規(guī)等問題。電子文件辦畢后,從OA系統(tǒng)自動(dòng)歸檔至電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)電子元數(shù)據(jù)的自動(dòng)化寫入和電子文件的自動(dòng)掛接,大大提高了歸檔效率。例如,北京市軌道運(yùn)營公司每年從OA系統(tǒng)直接歸檔的數(shù)據(jù)占40%,避免了兼職檔案員手動(dòng)錄入歸檔,提高了歸檔效率。
業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化歸檔,可避免人工歸檔的不及時(shí)、不完整、不規(guī)范等問題。同時(shí)加強(qiáng)電子文件的全流程管理,把檔案理念融入業(yè)務(wù)系統(tǒng),也是未來信息化發(fā)展的趨勢(shì)。北京市軌道交通運(yùn)營公司在信息化建設(shè)一期采用數(shù)據(jù)庫中間表的形式,實(shí)施了OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口。
(一)歸檔接口的類型
目前常用的接口方式有WebService和數(shù)據(jù)庫中間表兩種。本文重點(diǎn)論述通過數(shù)據(jù)庫中間表的形式實(shí)施歸檔接口。
利用數(shù)據(jù)庫中間表開發(fā)數(shù)據(jù)接口的常用方式之一是運(yùn)用觸發(fā)器,OA系統(tǒng)定期向中間表寫入數(shù)據(jù),電子檔案管理系統(tǒng)定期從中間庫讀取數(shù)據(jù),從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。中間表接口通過數(shù)據(jù)庫直接連接,減少了大量中間環(huán)節(jié),數(shù)據(jù)傳輸速度快、效率高且開發(fā)周期短,但要求雙方系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫具有良好的交互能力。
(二)歸檔接口的組織與實(shí)施
OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的接口設(shè)計(jì)包括明確實(shí)施組織、確定歸檔范圍、明確設(shè)計(jì)原則、確定接口方案、接口方案測(cè)試、接口方案實(shí)施等步驟。
1.明確實(shí)施組織。在人員方面,業(yè)務(wù)系統(tǒng)所屬部門、檔案部門、信息化部門及系統(tǒng)供應(yīng)商組建團(tuán)隊(duì),負(fù)責(zé)歸檔接口的方案確定及實(shí)施。北京市軌道運(yùn)營公司根據(jù)職責(zé)分工,建立了歸檔接口開發(fā)團(tuán)隊(duì),包括公司辦公室、檔案管理部門、信息技術(shù)部門、系統(tǒng)供應(yīng)商相關(guān)人員。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)歸檔接口方案的制訂及實(shí)施,建立歸檔接口項(xiàng)目例會(huì)制度,研討接口方案、實(shí)施進(jìn)展情況及實(shí)施中出現(xiàn)的問題,以保證后續(xù)接口工作順利開展。
2.確定歸檔范圍。企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍制定,包括各業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),及以獨(dú)立文檔形式存儲(chǔ)的具有保存價(jià)值的信息記錄。在確定歸檔范圍時(shí),應(yīng)充分考慮公司公文管理部門的歸檔內(nèi)容,同時(shí)結(jié)合OA系統(tǒng)中文件產(chǎn)生的情況。以北京市軌道運(yùn)營公司OA系統(tǒng)為例,歸檔內(nèi)容包括公司發(fā)文、收文,具體包括收發(fā)文目錄數(shù)據(jù)信息、正文、附件及收發(fā)文處理單、流轉(zhuǎn)記錄、有痕跡正文。這些收文、發(fā)文從OA系統(tǒng)被導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)的條件為:在OA系統(tǒng)中辦理完畢。
3.明確設(shè)計(jì)原則。實(shí)施該歸檔接口后,OA系統(tǒng)生成的需要?dú)w檔的電子文件可以按照一定的標(biāo)準(zhǔn)被導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。在設(shè)計(jì)接口時(shí),我們應(yīng)保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性以及電子文件歸檔的高效性。
4.確定接口方案。該步驟是接口設(shè)計(jì)的核心環(huán)節(jié)。歸檔接口開發(fā)團(tuán)隊(duì)通過多次專題溝通會(huì)研討,確定了以數(shù)據(jù)庫中間表實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口方案。該方案涉及數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制、歸檔接口讀寫時(shí)間安排、中間表設(shè)計(jì)、接口歸檔容錯(cuò)性處理、回退處理等內(nèi)容。
(1)數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制。接口設(shè)計(jì)理念為:在OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間建立一個(gè)中間數(shù)據(jù)庫,接口數(shù)據(jù)的目錄信息存放在此中間數(shù)據(jù)庫中,電子文件存放于專門的FTP服務(wù)器中。電子檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商負(fù)責(zé)在中間邏輯數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間開發(fā)應(yīng)用程序。OA系統(tǒng)負(fù)責(zé)將歸檔數(shù)據(jù)推送到中間數(shù)據(jù)庫和FTP服務(wù)器的應(yīng)用程序中。歸檔接口啟動(dòng)后,接口程序可提取OA數(shù)據(jù)庫中的目錄信息,同時(shí)建立與電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系,完成后方可轉(zhuǎn)入電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)的表中。因OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中目錄和對(duì)應(yīng)的電子文件之間具有一定的關(guān)聯(lián)性,在接口程序運(yùn)行中,可同時(shí)將與之關(guān)聯(lián)的電子文件上傳到預(yù)先配置好的FTP服務(wù)器存放路徑中,通過文件路徑實(shí)現(xiàn)電子目錄與電子文件的一一對(duì)應(yīng)。
(2)歸檔接口讀寫數(shù)據(jù)時(shí)間安排??紤]到中間表操作的便利性及安全性,接口雙方須遵照約定的規(guī)則進(jìn)行讀寫處理:第一,錯(cuò)開讀寫時(shí)間;第二,讀寫時(shí)嚴(yán)格按照規(guī)則進(jìn)行。電子檔案管理系統(tǒng)需要定時(shí)對(duì)中間表進(jìn)行讀寫,并且在讀取數(shù)據(jù)過程中,需要確保讀取數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。讀取完畢后,電子檔案管理系統(tǒng)需要對(duì)中間表進(jìn)行讀取完畢標(biāo)識(shí)操作。
(3)中間表設(shè)計(jì)。采用中間表進(jìn)行數(shù)據(jù)交互時(shí),需要將中間庫建在一個(gè)雙方均可訪問的FTP服務(wù)器上。讀取狀態(tài)由標(biāo)識(shí)字段進(jìn)行標(biāo)記,OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)讀取狀態(tài)操作后,只修改其對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)字段。因?yàn)榻涌趯懭氲膬?nèi)容分為文件目錄及電子文件,中間表的設(shè)計(jì)也分為目錄和電子文件的設(shè)計(jì)。
(4)接口歸檔容錯(cuò)性處理。OA系統(tǒng)通過接口向中間庫寫入相關(guān)數(shù)據(jù),同時(shí)通過FTP服務(wù)器傳送文件。電子檔案管理系統(tǒng)程序從中間庫獲取數(shù)據(jù)信息,同時(shí)根據(jù)數(shù)據(jù)信息從FTP目錄下讀取相對(duì)應(yīng)的電子文件。當(dāng)讀取程序出錯(cuò)時(shí),電子檔案管理系統(tǒng)將相關(guān)出錯(cuò)信息寫入中間表中。OA系統(tǒng)定期從中間庫中獲取出錯(cuò)信息,并將出錯(cuò)信息生成電子郵件,于每天固定時(shí)間發(fā)送給OA系統(tǒng)歸檔人員,及時(shí)通知該人員有文件在接口歸檔時(shí)出錯(cuò)。OA系統(tǒng)獲取出錯(cuò)信息的同時(shí)會(huì)生成“歸檔數(shù)據(jù)日志”。OA系統(tǒng)歸檔人員可對(duì)歸檔失敗的文檔進(jìn)行查看并再次歸檔。
(5)回退處理。除電子檔案管理系統(tǒng)的自身容錯(cuò)性處理外,檔案管理員可根據(jù)數(shù)據(jù)審核的內(nèi)容進(jìn)行回退操作。檔案管理員在數(shù)據(jù)審核發(fā)現(xiàn)歸檔文件有問題時(shí),可進(jìn)行拒收操作。回退處理與接口歸檔容錯(cuò)性處理的實(shí)現(xiàn)方式基本一致,均可發(fā)送錯(cuò)誤信息提醒及實(shí)現(xiàn)電子文件的再次歸檔。
5.接口方案測(cè)試。OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口方案確定后,由系統(tǒng)供應(yīng)商在測(cè)試環(huán)境中實(shí)施。之后由信息技術(shù)部門組織辦公室及檔案管理部門對(duì)該功能實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行功能測(cè)試并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行優(yōu)化。測(cè)試時(shí),往往會(huì)涉及數(shù)據(jù)的歸檔、數(shù)據(jù)的回退、系統(tǒng)供應(yīng)商對(duì)后臺(tái)日志的監(jiān)測(cè)。
6.接口方案實(shí)施。系統(tǒng)在測(cè)試環(huán)境中被驗(yàn)證無問題后可正式上線。歸檔部門與檔案部門結(jié)合使用中發(fā)現(xiàn)的問題不斷提出優(yōu)化建議,以使該接口不斷完善,為公司電子文件的歸檔及利用提供便利。
歸檔接口因涉及兩個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互,需注意以下事項(xiàng)。
1.接口的可靠性。接口設(shè)計(jì)時(shí)通過建立中間數(shù)據(jù)庫的形式實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接。通過中間數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí),應(yīng)采取歸檔容錯(cuò)技術(shù),對(duì)中間庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)。當(dāng)校驗(yàn)無問題時(shí),可確保傳輸數(shù)據(jù)的完整性;當(dāng)校驗(yàn)出問題時(shí),可標(biāo)記出錯(cuò)信息并及時(shí)提醒,以此來保證系統(tǒng)的可靠性。同時(shí)該技術(shù)也可標(biāo)記因修改OA系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)配置造成接口無法正常運(yùn)行的情況。
2.接口的安全性。接口在實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中,依賴網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行,為防止數(shù)據(jù)在傳輸中被篡改、損毀或丟失,應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),保證信息的安全流轉(zhuǎn),同時(shí)應(yīng)采取數(shù)據(jù)安全技術(shù),如水印技術(shù)、防寫技術(shù)等,確保中間數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全。此外,還應(yīng)保障數(shù)據(jù)傳輸時(shí)的安全性,確保歸檔的內(nèi)容不會(huì)暴露或遭到截留,要求系統(tǒng)能夠有效存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。
歸檔接口有助于實(shí)現(xiàn)公司OA系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的跨平臺(tái)數(shù)據(jù)傳送,實(shí)現(xiàn)電子文件的全流程管理。歸檔接口的實(shí)施在業(yè)務(wù)層面大大提高了電子文件歸檔的效率,也為電子檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)。未來檔案管理部門應(yīng)聯(lián)合信息部門及業(yè)務(wù)部門積極推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的接口開發(fā)工作,為企業(yè)留下更豐富、寶貴的電子檔案資源。
參考文獻(xiàn):
[1]周楊慧,丑勇萍,溫琬稀.高校檔案信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口研究[J].蘭臺(tái)世界,2021(10):66-68.
[2]劉永祥,周榮,蘇琴.高校OA數(shù)據(jù)與檔案信息系統(tǒng)接口研究[J].蘭臺(tái)世界,2017(18):47-48.
[3]袁琦.OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的“無縫鏈接”[J].浙江檔案,2014(12):61.
作者單位:北京市軌道交通運(yùn)營管理有限公司