編制財(cái)務(wù)分析報(bào)告是企業(yè)的常規(guī)工作，其中包含大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)計(jì)算和財(cái)務(wù)指標(biāo)分析，工作量大且容易出錯(cuò)，綜合利用財(cái)務(wù)軟件、Excel、Word編制財(cái)務(wù)分析報(bào)告模板，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和計(jì)算的自動(dòng)化，對(duì)于減少計(jì)算錯(cuò)誤，提高工作效率具有重大實(shí)用價(jià)值。財(cái)務(wù)分析模板數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集處理通過(guò)利用報(bào)表軟件從賬套中取數(shù)、利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)加工中轉(zhuǎn)、利用Word創(chuàng)建報(bào)告模板三部分實(shí)現(xiàn)。

財(cái)務(wù)分析報(bào)告包括報(bào)表分析、運(yùn)營(yíng)分析、指標(biāo)分析等多種類型，不同單位對(duì)報(bào)告的格式和內(nèi)容要求也不盡相同，但其本質(zhì)是一致的，都包含大量數(shù)據(jù)計(jì)算表格，配以對(duì)數(shù)據(jù)的文字分析，因此編制分析報(bào)告模板的重點(diǎn)是各種表格的數(shù)據(jù)采集與計(jì)算。當(dāng)前各單位使用的財(cái)務(wù)軟件不同，下面結(jié)合普遍使用的用友UFO報(bào)表軟件對(duì)報(bào)告分析模板的編制進(jìn)行說(shuō)明。

一、利用報(bào)表軟件獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)

主要包括設(shè)計(jì)表格模板、定義取數(shù)公式和生成數(shù)據(jù)表三部分內(nèi)容。

（一）設(shè)計(jì)表格模板

用友UFO報(bào)表軟件的操作與Excel相似，但功能、靈活性不如Excel強(qiáng)大，如果是復(fù)雜表格，可以先在Excel中進(jìn)行設(shè)計(jì)編輯，再用UFO報(bào)表軟件打開，另存為報(bào)表rep格式文件即可，但可能表格有些格式因不兼容而丟失。如果是簡(jiǎn)單表格，可以直接設(shè)計(jì)。

UFO報(bào)表有“格式”和“數(shù)據(jù)”兩種狀態(tài)，通過(guò)表格左下角進(jìn)行切換，設(shè)計(jì)表格模板是在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行。

建議將財(cái)務(wù)分析報(bào)告中的所有表格都放在一個(gè)文件里，這樣既便于管理，也便于設(shè)置取數(shù)公式。

1.新建一個(gè)空白報(bào)表，在其中按照財(cái)務(wù)分析報(bào)告中需要表格的內(nèi)容、樣式進(jìn)行設(shè)計(jì)，如果是常規(guī)財(cái)務(wù)報(bào)表，也可以在財(cái)務(wù)軟件內(nèi)置模板的基礎(chǔ)上修改使用。

2.設(shè)置關(guān)鍵字，UFO中的關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以指定表格取數(shù)的賬套時(shí)間，在菜單“數(shù)據(jù)—關(guān)鍵字—設(shè)置”下設(shè)置，也可以調(diào)整位置、取消，如圖1所示。

（二）定義取數(shù)公式

定義取數(shù)公式是最關(guān)鍵的步驟，可以使用工具欄中的公式向?qū)（x），也可以在相應(yīng)的單元格直接輸入，格式正確后單元格會(huì)顯示“公式單元”，單擊公式單元格，可在工具欄中顯示定義的公式，如圖2所示。

根據(jù)公式定義的復(fù)雜程度，常用的定義方式大致可分為三類：

1.本文件當(dāng)前表頁(yè)單元格——直接用單元格地址

UFO報(bào)表一個(gè)文件也可包含多張工作表，在同一張表頁(yè)中計(jì)算、引用單元格數(shù)據(jù)時(shí)，可以直接寫單元格地址，例如：本表b10單元格等于b6到b9的合計(jì)，記為：b10=b6+b7+b8+b9或用函數(shù)b10=ptotal（b6：b9），如果單元格公式只是簡(jiǎn)單地加減乘除，可以使用拖拉快速填充，但要注意檢查確認(rèn)，不同財(cái)務(wù)軟件都有自己的函數(shù)，與Excel不完全一樣。

2.本文件不同表頁(yè)——用@符號(hào)表明表頁(yè)頁(yè)碼

如果公式中取數(shù)涉及其它表頁(yè)的單元格，則需要指明是哪一表頁(yè)，避免不同表頁(yè)相同單元格地址重復(fù)。例如：本頁(yè)b2單元格取當(dāng)前表第3頁(yè)c5單元格的值，記為：b2=c5@3；本頁(yè)c2等于第1頁(yè)d3值除以第5頁(yè)e3乘以10，記為：c2=（d3@1/e3@5）×10。

3.不同文件表間取數(shù)——標(biāo)明路徑和文件名

路徑表示方法：“路徑＼報(bào)表文件名.rep”->單元格，注意公式中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)全是英文，如誤用了中文，會(huì)顯示公式錯(cuò)誤。例如，令當(dāng)前表頁(yè)d5單元格取數(shù)d：＼bbfx＼資產(chǎn)負(fù)債表.rep第2頁(yè)d5的值，記為：d5=“d：＼bbfx＼資產(chǎn)負(fù)債表.rep”->d5@2；再例如，定義財(cái)務(wù)指標(biāo)計(jì)算公式，存貨周轉(zhuǎn)次數(shù)=銷售收入/平均存貨，涉及利潤(rùn)表和資產(chǎn)負(fù)債表兩個(gè)文件的多個(gè)單元格，記為：d5=“d：＼cwbb＼利潤(rùn)表.rep”->c5×2/ （“d：＼bbfx＼資產(chǎn)負(fù)債表.rep”->c15+“d：＼bbfx＼資產(chǎn)負(fù)債表.rep”->d15），如果兩個(gè)文件在同一文件夾下（路徑相同），路徑可省略，只寫文件名即可。

（三）生成數(shù)據(jù)表

1.從賬套文件中取數(shù)

切換表格到“數(shù)據(jù)”狀態(tài)，在菜單“數(shù)據(jù)—關(guān)鍵字—錄入”中錄入表格取數(shù)賬套的日期，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)重新計(jì)算，按照先前定義的公式，從賬套或相關(guān)報(bào)表文件中取數(shù)計(jì)算，就可以生成數(shù)據(jù)表了，如圖3所示。

2.保存表格模板

建議在除C盤之外的硬盤上單獨(dú)建立文件夾，在其中再建幾個(gè)子文件夾，分別保存表格模板、財(cái)務(wù)報(bào)表等數(shù)據(jù)源、導(dǎo)出的Excel格式數(shù)據(jù)表。建議文件夾及文件名稱使用簡(jiǎn)明易懂的字母或數(shù)字，盡量避免使用漢字，因?yàn)閿?shù)據(jù)表在定義公式時(shí)會(huì)用到作為數(shù)據(jù)源的文件名和路徑，否則寫起來(lái)會(huì)很麻煩，也容易出錯(cuò)。

將設(shè)計(jì)好的數(shù)據(jù)表模板rep文件保存，以后就可以在UFO報(bào)表軟件中打開使用，如果表格模板只涉及到從賬套中取數(shù)，只需要更改取數(shù)的日期就可以生成新的數(shù)據(jù)表；如果表格模板涉及到從其它文件中取數(shù)，一定不要忘記更新數(shù)據(jù)源文件。

3.將數(shù)據(jù)表格另存為Excel文件

UFO報(bào)表軟件支持Excel文件，但并不能很好地兼容，在相互轉(zhuǎn)化時(shí)，部分格式、公式、圖標(biāo)等不兼容的方面會(huì)丟失。制作財(cái)務(wù)分析報(bào)告模板只需要UFO的表格數(shù)據(jù)，其它方面可以用Excel完成，將其保存在事先建好的數(shù)據(jù)源文件夾內(nèi)。

二、利用Excel軟件完善數(shù)據(jù)和格式

財(cái)務(wù)軟件一般只能對(duì)賬套內(nèi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和生成的rep格式的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行取數(shù)和計(jì)算，如果涉及財(cái)務(wù)軟件外的數(shù)據(jù)，以及對(duì)表格的格式、圖形等進(jìn)行設(shè)計(jì)，則需要使用Excel的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能。

（一）新建數(shù)據(jù)表格

從UFO報(bào)表軟件中導(dǎo)出的Excel數(shù)據(jù)表格，建議只作為數(shù)據(jù)源使用，因?yàn)樗赡苤挥胸?cái)務(wù)分析模板數(shù)據(jù)表的一部分?jǐn)?shù)據(jù)，而且其格式也不是最終樣式。新建一個(gè)Excel數(shù)據(jù)分析表，設(shè)計(jì)好財(cái)務(wù)分析模板中需要表格的內(nèi)容及格式，這項(xiàng)工作和UFO報(bào)表的表格設(shè)計(jì)基本重復(fù)，先做好一個(gè)，另外一個(gè)可以在前一個(gè)的基礎(chǔ)上修改即可。

（二）補(bǔ)充其它數(shù)據(jù)

通過(guò)定義公式來(lái)實(shí)現(xiàn)取數(shù)和數(shù)據(jù)計(jì)算，方法與UFO報(bào)表定義公式類似，公式不太一樣。同一表頁(yè)內(nèi)的取數(shù)與計(jì)算很簡(jiǎn)單，在此不再贅述，重點(diǎn)說(shuō)明表間取數(shù)。

表間取數(shù)的公式格式為：路徑＼[文件名.xlsx]表頁(yè)名！單元格地址。（引號(hào)是英文單引號(hào)，較老版本的Excel文件擴(kuò)展名為xls，較新版本為xlsx，看數(shù)據(jù)源表是什么格式）。 同一文件夾下不同文件間取數(shù)路徑可省略，同一文件不同表頁(yè)間取數(shù)只需寫明表頁(yè)名。例如：當(dāng)前文件f5單元格取d：＼yx.xlsx文件的sheet1表頁(yè)的f3單元格數(shù)值，記為： f5='d：＼[yx.xlsx]sheet1'！f3。

通過(guò)表間取數(shù)，從UFO導(dǎo)出的Excel數(shù)據(jù)表中將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集到新表中，如果是可以在新表中引用和計(jì)算的單元格，則既可以從導(dǎo)出的數(shù)據(jù)源表中取數(shù)，也可以另行直接在新Excel表中重新設(shè)置公式，后者更方便一些。定義好取數(shù)公式或表內(nèi)計(jì)算公式后，可以通過(guò)拖拉實(shí)現(xiàn)快速填充公式。

（三）完善圖表等功能

有些單位可能要求財(cái)務(wù)分析報(bào)告圖文并茂，以增加閱讀的直觀性，Excel功能豐富，可以根據(jù)不同表格數(shù)據(jù)直接生成圖表，如圖4所示。

三、利用Word編輯報(bào)告模板

利用Word強(qiáng)大的文字編輯功能對(duì)整個(gè)模板進(jìn)行格式設(shè)置，對(duì)于文字分析部分，首次需要按照單位要求結(jié)合數(shù)據(jù)表格進(jìn)行撰寫，之后在此基礎(chǔ)上修改使用即可；對(duì)于復(fù)雜的表格部分，則可以直接從Excel數(shù)據(jù)分析表中取數(shù)，并自動(dòng)隨著數(shù)據(jù)分析表的變化而變化，不需要任何處理，大大簡(jiǎn)化了編制財(cái)務(wù)分析報(bào)告的工作量，提高工作效率和工作質(zhì)量。

（一）將數(shù)據(jù)表復(fù)制為圖片對(duì)象格式

在Excel數(shù)據(jù)分析表中選擇復(fù)制報(bào)表模板中需要的表格，在Word財(cái)務(wù)分析報(bào)告模板適當(dāng)?shù)奈恢茫蜷_“選擇性粘貼”，在形式中選擇“Microsoft? office? Excel 工作表對(duì)象”，左側(cè)選擇“粘貼鏈接”，確定后就將數(shù)據(jù)表格粘貼過(guò)來(lái)了。粘貼后的數(shù)據(jù)表是圖片對(duì)象格式，不能單獨(dú)編輯，表格內(nèi)數(shù)據(jù)和格式都隨著Excel表的變化而變化，所以表格的格式要根據(jù)Word模板需要的格式事先在Excel中調(diào)整好，圖5所示。

（二）將數(shù)據(jù)表復(fù)制為表格格式

在Excel數(shù)據(jù)分析表中復(fù)制需要的表格，在Word中直接粘貼，先不要進(jìn)行其它操作，這時(shí)在表格的右下角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)粘貼選擇項(xiàng)圖標(biāo)，打開后選擇“匹配目標(biāo)區(qū)域表格樣式并鏈接到Excel”，這樣粘貼的表格就是Word表格樣式，可以直接進(jìn)行格式編輯，它只從Excel數(shù)據(jù)分析表中取數(shù)，格式不會(huì)隨數(shù)據(jù)源表變化，但不兼容的特殊格式將會(huì)丟失，如圖6所示。

對(duì)于圖表對(duì)象，復(fù)制粘貼方式同表格一樣，第一種方法其格式、數(shù)據(jù)都隨著數(shù)據(jù)源表變化，第二種方法只有數(shù)據(jù)變，格式不變。以上兩種方法各有長(zhǎng)處，可以根據(jù)自己的喜好習(xí)慣選用。

財(cái)務(wù)分析報(bào)告模板編制完成后，每次打開時(shí)都會(huì)提醒“此文檔包含的鏈接可能引用了其他文件，是否要用鏈接文件中的數(shù)據(jù)更新此文檔？”，關(guān)閉時(shí)提醒“是否將更改保存到文件中？”，選擇“是”，更新數(shù)據(jù)，如果確信數(shù)據(jù)沒(méi)有新變化，也可以不更新。

四、總結(jié)

財(cái)務(wù)分析報(bào)告模板編制要綜合利用各軟件的長(zhǎng)處，賬套財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由UFO報(bào)表采集，非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)計(jì)算由Excel處理，報(bào)告模板和文字處理由Word生成。為減少工作重復(fù)和計(jì)算錯(cuò)誤，建議如下。

（一）建立一個(gè)文件夾，單獨(dú)存放數(shù)據(jù)源文件，包括UFO報(bào)表生成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和Excel格式的其它數(shù)據(jù)，文件夾和文件名要用簡(jiǎn)明的字母數(shù)字，便于以后設(shè)置取數(shù)公式。以后每次編制報(bào)告，只需替換數(shù)據(jù)源文件即可。注意，替換文件要與原先文件除數(shù)據(jù)外其它如文件名稱、類型、包含表格和位置等都必須一樣，否則取數(shù)公式就會(huì)取數(shù)錯(cuò)誤。

（二）編制新財(cái)務(wù)分析報(bào)告時(shí)，先打開UFO報(bào)表數(shù)據(jù)模板，從賬套文件中取數(shù)，保存為Excel格式文件，替換原數(shù)據(jù)采集源文件；其次打開Excel數(shù)據(jù)分析表，自動(dòng)按照設(shè)置的公式從數(shù)據(jù)源文件更新表格數(shù)據(jù)，最后打開Word報(bào)告模板，自動(dòng)從Excel數(shù)據(jù)分析表中調(diào)用更新表格。

（三）編制模板要經(jīng)過(guò)仔細(xì)測(cè)試，確保設(shè)置正確，為避免以后誤操作，可以將一些關(guān)鍵的表格或單元格設(shè)置保護(hù)。

（作者單位：濰坊職業(yè)學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：劉珍剛，男，1973年生，山東濰坊人，濰坊職業(yè)學(xué)院副教授，碩士，研究方向：管理科學(xué)與工程。